Quy định xuất hóa đơn điện tử 2026: nguyên tắc, thời điểm và trường hợp miễn

Từ 01/7/2026 toàn bộ căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử đã thay đổi. Nếu quy trình nội bộ của doanh nghiệp vẫn viết theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78 thì cần rà lại trước khi xuất hóa đơn tiếp.

Bài viết tổng hợp quy định hiện hành: nguyên tắc, thời điểm lập, trường hợp được miễn và cách xử lý khi xuất sai.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Văn bản	Content	Hiệu lực	Thay cho
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15	Luật gốc
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026)	Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. 5 chương, 45 điều	01/7/2026	Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022, Nghị định 70/2025
Thông tư 91/2026/TT-BTC (30/6/2026)	Hướng dẫn thực hiện	01/7/2026	Thông tư 32/2025
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 + Nghị định 181/2025	Điều kiện khấu trừ, ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt	01/7/2025

Các văn bản không còn viện dẫn được: Nghị định 51/2010, Nghị định 04/2014, Thông tư 39/2014, Thông tư 26/2015, Thông tư 37/2017, Nghị định 119/2018, Thông tư 68/2019, Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021, Thông tư 32/2025.

Xem thêm hóa đơn điện tử là gì and quy định định dạng hóa đơn điện tử.

Bốn nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Nguyên tắc	Content
1. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn	Không phụ thuộc giá trị giao dịch, không có ngưỡng miễn. Kể cả khi khách không lấy hóa đơn
2. Lập đúng thời điểm	Theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ, không theo thời điểm thu tiền
3. Lập đủ nội dung bắt buộc	Theo Điều 10 Nghị định 254/2026
4. Đã gửi cơ quan thuế thì không xóa được	Chỉ xử lý bằng thông báo sai sót, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế

Nguyên tắc 2 là nguyên tắc bị vi phạm nhiều nhất. Lập hóa đơn khi thu tiền thay vì khi giao hàng vừa bị xử phạt về hóa đơn vừa làm doanh thu ghi sai kỳ kế toán.

Thời điểm lập hóa đơn

Loại giao dịch	Thời điểm lập
Bán hàng hóa	Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa
Cung cấp dịch vụ	Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
Dịch vụ thu tiền trước	Thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc dịch vụ theo quy định mới tại Nghị định 254/2026
Dịch vụ có đối soát	Theo thời hạn đối soát quy định. Nghị định 254/2026 mở rộng danh mục ngành được đối soát
Hàng xuất khẩu	Theo quy định riêng đối với hàng hóa xuất khẩu
Xây dựng, xây lắp	Theo thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng

Hai điểm mới của Nghị định 254/2026 về thời điểm

Tiền đặt cọc dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay. Trước đây đây là điểm gây tranh cãi nhiều và mỗi nơi xử lý một cách.

Danh mục dịch vụ được đối soát 7 ngày được mở rộng, bổ sung: hoa tiêu hàng hải, quảng cáo số, tài sản mã hóa, an ninh mạng, bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ, suất ăn công nghiệp, tín chỉ carbon.

Ngoài ra cơ sở y tế được lập hóa đơn tổng cuối ngày, không phải lập từng lần.

Tám trường hợp không phải lập hóa đơn

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là phần tra cứu nhiều nhất và bản cũ không có.

	Trường hợp
1	Luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh
2	Hàng tự sản xuất dùng phục vụ chính hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
3	Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập
4	Cho mượn máy móc, thiết bị gia công không thu tiền
5	Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: bồi thường, tiền thưởng, thu hộ chi hộ, thu tài chính
6	Một số trường hợp hộ kinh doanh lập bảng kê thu mua
7	Một số trường hợp cho thuê bất động sản của hộ kinh doanh
8	Góp vốn bằng tài sản

Nghị định 254/2026 đã mở rộng danh sách này so với quy định cũ, nên doanh nghiệp cần rà lại các trường hợp đang xuất hóa đơn xem có trường hợp nào không còn cần thiết.

Ngược lại, các trường hợp vẫn phải lập hóa đơn

Đây là phần hay nhầm nhất, vì nhiều người tưởng không thu tiền thì không phải xuất.

Trường hợp	Vẫn phải lập hóa đơn
Hàng khuyến mại	Có
Hàng biếu, tặng, cho	Có
Hàng mẫu	Có
Trả thay lương cho người lao động	Có
Tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh	Có
Xuất cho chi nhánh hạch toán độc lập	Có
Khách lẻ không lấy hóa đơn	Có

Ranh giới cần nắm: trường hợp 1 và 2 trong danh sách miễn là hàng đi vào quá trình sản xuất kinh doanh. Khi hàng đi ra khỏi quá trình đó, dù không thu tiền, thì vẫn phải lập hóa đơn.

Với chi nhánh cũng vậy: chi nhánh hạch toán phụ thuộc thuộc diện điều chuyển nội bộ, chi nhánh hạch toán độc lập là đơn vị kế toán riêng nên phải xuất hóa đơn.

Chi tiết xem bài các trường hợp không phải xuất hóa đơn.

Về khách lẻ không lấy hóa đơn

Người bán vẫn phải lập hóa đơn đầy đủ. Trên hóa đơn ghi rõ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, tùy theo hướng dẫn hiện hành.

Không lập hóa đơn vì khách không lấy là hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng, thuộc diện bị xử phạt.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có:

Nhóm nội dung	Chi tiết
Định danh hóa đơn	Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Người bán	Tên, địa chỉ, mã số thuế
Người mua	Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)
Hàng hóa dịch vụ	Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế
Thuế	Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán
Chữ ký	Chữ ký số của người bán; chữ ký số của người mua trong trường hợp bắt buộc
Thời điểm	Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số
Mã cơ quan thuế	Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Nghị định 254/2026 có điều chỉnh nội dung hóa đơn với một số nhóm: hộ kinh doanh, bán lẻ xăng dầu, ủy nhiệm lập hóa đơn, đấu giá. Các nhóm này cần đối chiếu chính văn.

Xuất hóa đơn theo hợp đồng

Với hợp đồng thực hiện nhiều kỳ hoặc giao hàng nhiều lần:

Tình huống	Cách xử lý
Giao hàng nhiều lần theo hợp đồng	Lập hóa đơn theo từng lần giao, theo khối lượng thực giao
Dịch vụ thực hiện theo tiến độ	Lập hóa đơn theo khối lượng hoàn thành được xác nhận
Hợp đồng có tạm ứng	Tiền tạm ứng chưa phải doanh thu. Với dịch vụ, lưu ý quy định mới về tiền đặt cọc
Hợp đồng bị điều chỉnh giá sau khi đã xuất hóa đơn	Lập hóa đơn điều chỉnh, không xóa hóa đơn cũ

Điểm cần nhớ: hóa đơn gắn với thực tế giao nhận, không gắn với tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng. Hai thứ này thường không trùng nhau.

Ngưỡng 5 triệu đồng bên mua

Đây là nội dung mới, người bán cũng cần biết để tư vấn khách.

Từ 01/7/2025, hóa đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào. Ngưỡng cũ là 20 triệu đồng.

Tình huống của bên mua	Xử lý
Đã thanh toán không dùng tiền mặt	Khấu trừ bình thường
Chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng	Vẫn được khấu trừ
Đã đến hạn theo hợp đồng mà chưa có chứng từ	Phải kê khai điều chỉnh giảm thuế đầu vào
Sau đó có được chứng từ hợp lệ	Được kê khai khấu trừ lại

Mốc xét là thời điểm thanh toán ghi trong hợp đồng, không phải ngày lập hóa đơn.

Xem thêm hóa đơn đầu vào là gì.

Xử lý khi xuất sai

Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế không xóa được. Ba luồng xử lý khác nhau:

Loại sai sót	Cách xử lý
Sai thông tin không ảnh hưởng số tiền và mã số thuế, ví dụ sai địa chỉ, sai số tiền bằng chữ	Thông báo sai sót, không phải lập hóa đơn mới
Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa	Lập hóa đơn điều chỉnh or hóa đơn thay thế
Sai mã số thuế của người mua	Xử lý theo hướng lập lại

Chọn sai luồng là phải làm lại từ đầu, nên việc phân loại đúng ngay tiết kiệm nhiều thời gian.

Về mẫu thông báo sai sót và thời hạn gửi, xem bài thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT. Về hủy hóa đơn, xem hủy hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh

Nhóm chịu thay đổi lớn nhất.

Content	Quy định
Thuế khoán	Bỏ từ 01/01/2026
Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên	Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã, hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Doanh thu năm dưới 1 tỷ đồng	Không bắt buộc

Xem hóa đơn điện tử hộ kinh doanh and hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Mức xử phạt

Các hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nhóm hành vi	Mức phạt
Lập hóa đơn không đúng thời điểm	(người phụ trách thuế điền)
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ	(người phụ trách thuế điền)
Lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc	(người phụ trách thuế điền)
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp	(người phụ trách thuế điền)

Người duyệt bài cần điền: Nghị định 125/2020 đã được sửa ba lần, bởi Nghị định 102/2021, Nghị định 310/2025 and Nghị định 291/2026. Tôi để trống thay vì chép số cũ.

Hậu quả nặng hơn tiền phạt thường là bị loại chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và bị truy thu thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ, kèm tiền chậm nộp. Về hành vi mua bán hóa đơn, xem mức phạt cho hành vi mua bán hóa đơn và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Bảy lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Lập hóa đơn khi thu tiền thay vì khi giao hàng	Bị xử phạt về hóa đơn, doanh thu sai kỳ
Không lập hóa đơn vì khách lẻ không lấy	Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng
Không lập hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng	Thiếu hóa đơn đầu ra, sai số thuế phải nộp
Vẫn xuất hóa đơn cho trường hợp thuộc diện miễn theo Điều 7	Tốn công, có thể sai số liệu
Chọn sai luồng xử lý sai sót	Phải làm lại từ đầu
Quy trình nội bộ còn dẫn Nghị định 123/2020	Áp dụng quy định đã hết hiệu lực
Xuất hóa đơn cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc	Không cần thiết, thuộc diện điều chuyển nội bộ

Quản lý hóa đơn trên hệ thống Arito

Ba thay đổi của năm 2026 đều nằm ở phần cấu hình hệ thống, không phải phần thao tác của kế toán.

Arito xử lý:

• Cập nhật theo Nghị định 254/2026 and Thông tư 91/2026 áp dụng từ 01/7/2026
• Gắn việc lập hóa đơn vào chứng từ giao hàng và biên bản nghiệm thu, không gắn vào phiếu thu, nên không sai thời điểm
• Nhận diện trường hợp thuộc diện miễn theo Điều 7 và trường hợp vẫn phải lập
• Ba luồng xử lý sai sót riêng biệt, không cho chọn sai luồng
• Từ hóa đơn ra thẳng bút toán và tờ khai, không nhập lại
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh và bán lẻ

Xem phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Quy định xuất hóa đơn điện tử hiện nay theo văn bản nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng hiệu lực từ 01/7/2026. Nghị định 254/2026 thay Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025. Thông tư 91/2026 thay Thông tư 32/2025.

Thông tư 78 còn hiệu lực không?

Thông tư 78/2021 không còn là văn bản hướng dẫn hiện hành về hóa đơn điện tử. Từ 01/7/2026 áp dụng Thông tư 91/2026.

Xuất hóa đơn khi nào là đúng thời điểm?

Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.

Khách không lấy hóa đơn thì có phải xuất không?

Có. Người bán vẫn phải lập hóa đơn đầy đủ, ghi rõ người mua không lấy hóa đơn. Không lập là hành vi bị xử phạt.

Hàng khuyến mại, biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?

Có. Hàng khuyến mại, biếu tặng cho, hàng mẫu, hàng trả thay lương đều phải lập hóa đơn dù không thu tiền.

Trường hợp nào không phải lập hóa đơn?

Điều 7 Nghị định 254/2026 quy định tám trường hợp, gồm luân chuyển nội bộ tiếp tục sản xuất kinh doanh, hàng tự sản xuất phục vụ chính hoạt động, điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, cho mượn máy móc gia công không thu tiền, các khoản thu không liên quan bán hàng, một số trường hợp hộ kinh doanh, cho thuê bất động sản của hộ kinh doanh, và góp vốn bằng tài sản.

Xuất hóa đơn sai thì xóa được không?

Không. Hóa đơn đã gửi cơ quan thuế không xóa được. Tùy loại sai sót mà gửi thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Tiền đặt cọc dịch vụ có phải lập hóa đơn ngay không?

Nghị định 254/2026 quy định tiền đặt cọc dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay. Đây là điểm mới so với quy định cũ.

Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Dưới 1 tỷ đồng thì không bắt buộc. Thuế khoán đã bỏ từ 01/01/2026.

Tổng kết

Bốn việc cần làm ngay:

Rà lại mọi chỗ còn dẫn Nghị định 123/2020 và Thông tư 78. Quy chế nội bộ, biểu mẫu, tài liệu đào tạo.

Đối chiếu danh sách trường hợp đang không xuất hóa đơn với Điều 7 Nghị định 254/2026. Danh sách đã mở rộng, có thể doanh nghiệp đang xuất hóa đơn cho những trường hợp không cần.

Kiểm tra hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu có xuất hóa đơn đủ chưa. Đây là nhóm hay bị bỏ sót theo chiều ngược lại.

Gắn việc lập hóa đơn vào chứng từ giao hàng, không vào phiếu thu. Đây là cách chặn lỗi thời điểm, lỗi phổ biến nhất.

Nội dung mang tính tham khảo. Hệ văn bản về hóa đơn vừa thay đổi toàn bộ trong năm 2026, cần đối chiếu chính văn trước khi áp dụng.

Bài viết liên quan

• Hóa đơn điện tử là gì
• Các trường hợp không phải xuất hóa đơn
• Hóa đơn GTGT là gì
• Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo chuẩn
• Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn