Các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất theo Nghị định 254/2026

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025. Điều 7 của nghị định này quy định các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Bài viết liệt kê các trường hợp đó, chứng từ dùng thay thế, và quan trọng không kém, những trường hợp vẫn phải xuất hóa đơn mà nhiều doanh nghiệp tưởng là không.

Hai khái niệm hay bị nhầm

Trước khi vào danh mục, cần tách rõ hai thứ khác nhau:

	Không phải lập hóa đơn	Không phải kê khai tính thuế giá trị gia tăng
Nghĩa là	Giao dịch không cần phát hành hóa đơn	Giao dịch không phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế đầu ra
Căn cứ	Quy định về hóa đơn, chứng từ	Quy định về thuế giá trị gia tăng
Hai điều này có luôn đi cùng nhau không	Không

Có giao dịch không phải lập hóa đơn nhưng vẫn cần chứng từ nội bộ để ghi sổ. Có giao dịch phải lập hóa đơn dù không phát sinh thuế phải nộp, ví dụ hàng thuộc diện không chịu thuế hoặc chịu thuế suất 0%.

Nhầm hai khái niệm này dẫn đến hai loại sai: không xuất hóa đơn khi phải xuất, hoặc xuất hóa đơn rồi kê khai sai.

Các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, áp dụng từ 01/7/2026. Dưới đây là các nhóm chính.

1. Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất kinh doanh

Bao gồm việc chuyển kho, xuất vật tư, xuất bán thành phẩm giữa các bộ phận trong cùng một cơ sở kinh doanh.

Điều kiện mấu chốt: hàng vẫn nằm trong cùng một cơ sở kinh doanh và được dùng để tiếp tục sản xuất kinh doanh, không phải để tiêu dùng hay biếu tặng.

Ví dụ thuộc diện này: xuất nguyên vật liệu từ kho tổng sang kho phân xưởng, chuyển bán thành phẩm từ công đoạn này sang công đoạn khác, chuyển hàng giữa hai kho của cùng doanh nghiệp.

Chứng từ dùng thay thế: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kèm lệnh điều động nội bộ.

2. Hàng hóa, dịch vụ tự sản xuất để phục vụ chính hoạt động sản xuất kinh doanh

Cơ sở kinh doanh tự sản xuất ra hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ rồi dùng cho chính hoạt động của mình.

Ví dụ: doanh nghiệp sản xuất bao bì dùng chính bao bì mình làm ra để đóng gói sản phẩm, doanh nghiệp xây dựng dùng đội thi công của mình sửa chữa nhà xưởng của công ty.

Điều kiện: phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Dùng cho mục đích khác thì không thuộc diện này, xem phần cảnh báo bên dưới.

3. Tài sản điều chuyển

Ba trường hợp:

Trường hợp	Điều kiện
Điều chuyển giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc	Đơn vị nhận phải là hạch toán phụ thuộc
Điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh
Điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp	Theo hồ sơ tổ chức lại doanh nghiệp

Điểm cần chú ý: điều kiện “hạch toán phụ thuộc”. Điều chuyển tài sản sang công ty con hạch toán độc lập là giao dịch giữa hai pháp nhân khác nhau, phải lập hóa đơn.

Chứng từ thay thế: quyết định điều chuyển tài sản và biên bản bàn giao.

4. Cho mượn máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ gia công

Không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.

Ví dụ: bên đặt gia công cho bên nhận gia công mượn khuôn, mượn máy để thực hiện hợp đồng gia công.

Điều kiện: phải thỏa mãn cả hai, không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu. Thu phí cho mượn thì đó là hoạt động cho thuê và phải lập hóa đơn.

Chứng từ thay thế: hợp đồng cho mượn và biên bản giao nhận, ghi rõ thời hạn và điều kiện hoàn trả.

5. Các khoản thu không liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ

Loại khoản thu	Ghi chú
Tiền bồi thường	Bồi thường thiệt hại, bồi thường do vi phạm hợp đồng
Tiền thưởng, hỗ trợ	Không gắn với nghĩa vụ cung cấp hàng hóa dịch vụ
Thu hộ, chi hộ	Phải có ủy quyền hợp lệ
Các khoản thu tài chính	Theo quy định

Điều kiện chung: khoản thu không đi kèm nghĩa vụ giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho bên trả tiền.

Đây là nhóm dễ sai nhất. Nhiều khoản được đặt tên là “hỗ trợ” hoặc “thưởng” nhưng thực chất gắn với nghĩa vụ, ví dụ nhà cung cấp chi hỗ trợ trưng bày và bên nhận phải trưng bày sản phẩm theo yêu cầu. Trường hợp đó là cung cấp dịch vụ và phải lập hóa đơn. Bản chất giao dịch quyết định, không phải tên gọi ghi trên chứng từ.

Về thu hộ chi hộ: phải có văn bản ủy quyền và hạch toán riêng, không đưa vào doanh thu. Thiếu ủy quyền thì khoản thu bị coi là doanh thu của chính doanh nghiệp.

6. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong một số trường hợp

Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Ngoài ra Nghị định 254/2026 làm rõ trường hợp cho thuê bất động sản của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Bối cảnh cần lưu ý: từ 01/01/2026 hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp thuế khoán, chuyển sang tự kê khai theo doanh thu thực tế. Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

7. Góp vốn bằng tài sản

Dùng tài sản để góp vốn vào doanh nghiệp, hợp tác kinh doanh.

Chứng từ thay thế: biên bản góp vốn, biên bản định giá tài sản, biên bản giao nhận.

Lưu ý: góp vốn khác với bán tài sản. Bán tài sản cho doanh nghiệp khác rồi nhận tiền là giao dịch mua bán và phải lập hóa đơn.

Điều 7 Nghị định 254/2026 quy định 8 trường hợp. Doanh nghiệp cần đối chiếu trực tiếp toàn văn điều khoản để xác định chính xác trường hợp của mình, vì mỗi trường hợp đều đi kèm điều kiện cụ thể.

Các trường hợp vẫn PHẢI xuất hóa đơn

Phần này quan trọng không kém phần trên, và là nhóm bị xử phạt nhiều nhất.

Trường hợp	Vì sao vẫn phải lập hóa đơn
Hàng khuyến mại	Vẫn là hoạt động cung cấp hàng hóa ra bên ngoài
Hàng biếu, tặng, cho	Kể cả tặng khách hàng, tặng nhân viên
Hàng mẫu, hàng dùng thử	Giao ra ngoài doanh nghiệp
Hàng trả thay lương	Là giao dịch có đối tượng nhận
Hàng tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh	Khác với luân chuyển nội bộ ở mục 1
Xuất hàng cho chi nhánh hạch toán độc lập	Hai pháp nhân hạch toán riêng
Bán hàng cho khách không lấy hóa đơn	Vẫn phải lập, ghi rõ người mua không lấy hóa đơn
Hàng xuất khẩu	Theo quy định về hóa đơn với hàng xuất khẩu

Hai điểm cần nhấn mạnh:

Khách không lấy hóa đơn không có nghĩa là không phải lập. Đây là hiểu sai phổ biến nhất ở khâu bán lẻ. Người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi chú theo quy định khi không có thông tin người mua. Nghị định 254/2026 có làm rõ cách ghi trong trường hợp này.

Phân biệt luân chuyển nội bộ với tiêu dùng nội bộ. Xuất vật tư cho phân xưởng để sản xuất là luân chuyển nội bộ, không phải lập hóa đơn. Xuất hàng cho phòng ban dùng vào việc không phục vụ sản xuất kinh doanh thì không thuộc diện miễn. Ranh giới nằm ở mục đích sử dụng, không nằm ở chỗ hàng có ra khỏi công ty hay không.

Chứng từ dùng thay thế khi không lập hóa đơn

Không lập hóa đơn không có nghĩa là không có chứng từ. Kế toán vẫn cần căn cứ để ghi sổ và giải trình khi thanh tra.

Trường hợp	Chứng từ nên có
Luân chuyển nội bộ	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh điều động
Hàng gửi bán đại lý	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Điều chuyển tài sản	Quyết định điều chuyển, biên bản bàn giao
Cho mượn máy móc thiết bị	Hợp đồng cho mượn, biên bản giao nhận
Thu hộ chi hộ	Văn bản ủy quyền, chứng từ gốc của khoản thu chi
Bồi thường	Biên bản xác định thiệt hại, thỏa thuận bồi thường, chứng từ thanh toán
Góp vốn bằng tài sản	Biên bản góp vốn, biên bản định giá, biên bản giao nhận
Mua hàng của hộ cá nhân không có hóa đơn	Bảng kê thu mua theo quy định, kèm chứng từ thanh toán

Về bảng kê thu mua: đây là chứng từ cho phép doanh nghiệp hạch toán chi phí khi mua hàng của người không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh thuộc diện không phải lập hóa đơn. Cần lập đúng mẫu và đủ thông tin, vì đây là khoản cơ quan thuế kiểm tra kỹ khi quyết toán.

Về biểu mẫu chứng từ: từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014 và cho phép doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu chứng từ, với điều kiện đảm bảo yêu cầu tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận nội dung trong sổ tay kế toán của đơn vị. Chi tiết ở bài quy trình nhập kho hàng hóa.

Hậu quả khi không lập hóa đơn dù thuộc diện phải lập

Nghị định 291/2026/NĐ-CP ngày 21/7/2026 sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.

Ngoài tiền phạt, hai hậu quả thường nặng hơn:

Bị ấn định doanh thu. Không lập hóa đơn khi bán hàng dẫn đến doanh thu ghi nhận thấp hơn thực tế, và cơ quan thuế có thể ấn định.

Bên mua không được khấu trừ và không được tính chi phí. Điều này ảnh hưởng đến quan hệ với khách hàng, vì thiệt hại rơi vào phía đối tác.

Doanh nghiệp cần đối chiếu mức phạt cụ thể theo văn bản hiện hành tại thời điểm áp dụng, vì các quy định về xử phạt đã được sửa đổi nhiều lần trong thời gian gần đây.

Bảng tra nhanh

Tình huống	Phải lập hóa đơn
Chuyển hàng giữa hai kho cùng công ty	Không
Xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất	Không
Xuất hàng cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc	Không
Xuất hàng cho chi nhánh hạch toán độc lập	Có
Tặng hàng cho khách hàng	Có
Tặng quà cho nhân viên	Có
Hàng khuyến mại kèm theo	Có
Gửi hàng mẫu cho khách	Có
Khách mua lẻ không lấy hóa đơn	Có
Nhận tiền bồi thường vi phạm hợp đồng	Không
Nhận tiền hỗ trợ kèm nghĩa vụ trưng bày	Có
Thu hộ có ủy quyền hợp lệ	Không
Cho mượn khuôn gia công không thu tiền	Không
Cho thuê máy móc có thu tiền	Có
Góp vốn bằng tài sản	Không
Bán tài sản cho doanh nghiệp khác	Có
Điều chuyển tài sản khi sáp nhập	Không

Bốn nguyên tắc để không sai

Xét bản chất giao dịch, không xét tên gọi. Khoản ghi là “hỗ trợ” nhưng đi kèm nghĩa vụ thực hiện công việc thì vẫn là cung cấp dịch vụ.

Xét mục đích sử dụng với hàng nội bộ. Ranh giới giữa luân chuyển nội bộ được miễn và tiêu dùng nội bộ phải lập hóa đơn nằm ở chỗ hàng có phục vụ sản xuất kinh doanh hay không.

Xét tư cách pháp lý của bên nhận. Hạch toán phụ thuộc thì nhiều trường hợp được miễn, hạch toán độc lập thì là giao dịch giữa hai pháp nhân.

Luôn có chứng từ thay thế. Không lập hóa đơn không đồng nghĩa với không có giấy tờ. Thiếu chứng từ nội bộ thì khi thanh tra không giải trình được.

Quản lý hóa đơn và chứng từ trên hệ thống

Phần lớn sai sót trong chủ đề này đến từ việc người thực hiện ở kho hoặc bán hàng không biết trường hợp nào cần hóa đơn, và kế toán chỉ phát hiện khi đã muộn.

Arito ERP xử lý bằng cách gắn loại chứng từ vào từng loại nghiệp vụ:

• Phân loại nghiệp vụ xuất kho theo mục đích, mỗi loại gắn với chứng từ tương ứng
• Xuất bán sinh yêu cầu lập hóa đơn, luân chuyển nội bộ sinh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Hóa đơn điện tử SafeInvoice liên thông với bán hàng and kho, hóa đơn lập từ đơn hàng đã duyệt
• Quản lý hàng gửi bán đại lý tách riêng khỏi hàng bán
• Theo dõi hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu như nghiệp vụ riêng để không bỏ sót nghĩa vụ lập hóa đơn
• Cập nhật theo Nghị định 254/2026 áp dụng từ 01/7/2026 và chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 từ 01/01/2026

Xem thêm bài phần mềm hóa đơn điện tử. Đăng ký demo để rà quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp bạn.

Câu hỏi thường gặp

Các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất là gì?

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng từ 01/7/2026, các nhóm chính gồm hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất kinh doanh, hàng tự sản xuất phục vụ chính hoạt động của mình, tài sản điều chuyển trong nội bộ hoặc khi tổ chức lại doanh nghiệp, cho mượn máy móc thiết bị phục vụ gia công không thu tiền, các khoản thu không liên quan đến bán hàng, một số trường hợp của hộ kinh doanh, và góp vốn bằng tài sản.

Văn bản nào đang quy định về hóa đơn điện tử?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP ban hành 30/6/2026, hiệu lực 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nghị định 291/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 125/2020 về xử phạt.

Hàng khuyến mại có phải xuất hóa đơn không?

Có. Hàng khuyến mại, hàng biếu tặng, hàng mẫu đều là hoạt động cung cấp hàng hóa ra bên ngoài và vẫn phải lập hóa đơn. Đây là nhóm bị hiểu sai nhiều nhất.

Khách không lấy hóa đơn thì có phải lập không?

Có. Người bán vẫn phải lập hóa đơn, ghi chú theo quy định khi không có thông tin người mua. Không lập vì khách không yêu cầu là vi phạm.

Chuyển hàng giữa hai kho của công ty có phải xuất hóa đơn không?

Không, nếu là luân chuyển nội bộ trong cùng một cơ sở kinh doanh để tiếp tục sản xuất kinh doanh. Chứng từ dùng thay thế là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm lệnh điều động.

Xuất hàng cho chi nhánh có phải lập hóa đơn không?

Phụ thuộc hình thức hạch toán của chi nhánh. Chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì nhiều trường hợp thuộc diện không bắt buộc. Chi nhánh hạch toán độc lập là pháp nhân hạch toán riêng nên phải lập hóa đơn.

Tiền bồi thường có phải xuất hóa đơn không?

Không, nếu là khoản thu không gắn với nghĩa vụ cung cấp hàng hóa dịch vụ cho bên trả tiền. Cần có biên bản xác định thiệt hại và thỏa thuận bồi thường làm căn cứ.

Thu hộ chi hộ có phải lập hóa đơn không?

Không, với điều kiện có văn bản ủy quyền hợp lệ và hạch toán riêng, không đưa vào doanh thu. Thiếu ủy quyền thì khoản thu bị coi là doanh thu của doanh nghiệp.

Không lập hóa đơn khi phải lập thì bị gì?

Bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020 đã được sửa đổi bởi Nghị định 291/2026. Ngoài tiền phạt còn có rủi ro bị ấn định doanh thu, và bên mua không được khấu trừ thuế cũng như không được tính vào chi phí được trừ.

Tổng kết

Điều khoản cần tra khi có tình huống cụ thể là Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, áp dụng từ 01/7/2026.

Bốn câu hỏi để tự xác định:

Giao dịch này có làm phát sinh nghĩa vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho bên trả tiền không. Có thì phải lập hóa đơn, bất kể khoản thu được gọi tên là gì.

Hàng đi đâu và để làm gì. Luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh thì được miễn, tiêu dùng cho mục đích khác thì không.

Bên nhận là ai. Đơn vị hạch toán phụ thuộc khác với pháp nhân hạch toán độc lập.

Nếu được miễn hóa đơn thì dùng chứng từ gì thay thế. Luôn phải có một chứng từ để ghi sổ và giải trình.

Nhóm dễ bị phạt nhất không phải nhóm được miễn mà là nhóm hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu và trường hợp khách không lấy hóa đơn. Đây là bốn trường hợp vẫn phải lập mà nhiều doanh nghiệp tưởng không.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu toàn văn Điều 7 Nghị định 254/2026 và các văn bản hướng dẫn tại thời điểm áp dụng, và tham vấn ý kiến chuyên môn với tình huống phức tạp. Cần trao đổi về giải pháp quản lý hóa đơn, liên hệ với Arito.