Các Trường Hợp Không Phải Xuất Hóa Đơn Mới Nhất 2026

Các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất được quy định cụ thể theo từng loại giao dịch và bản chất khoản thu. Việc xác định sai bản chất giao dịch có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn, kê khai thiếu doanh thu và bị xử phạt về hóa đơn, thuế. Doanh nghiệp cần xác định đúng để tránh lập sai hóa đơn hoặc bị xử phạt do bỏ sót nghĩa vụ.

Cùng Arito tổng hợp đầy đủ các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất, chứng từ cần lưu, những trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn và mức xử phạt doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026.

Hiểu nhanh về các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất

Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp có thể không phải lập hóa đơn đối với một số giao dịch không mang bản chất bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như thu hộ, chi hộ, góp vốn bằng tài sản, điều chuyển nội bộ hoặc luân chuyển hàng hóa phục vụ sản xuất.

Dù không phải xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần lưu đầy đủ hợp đồng, biên bản, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để chứng minh giao dịch đúng quy định.

Bảng tổng hợp các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất

Nhóm trường hợp	Cách xử lý
Bồi thường, tiền thưởng, khoản thu không liên quan đến bán hàng	Không lập hóa đơn nếu không kèm nghĩa vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Thu hộ, chi hộ đúng bản chất	Không lập hóa đơn cho khoản tiền thu hộ, chi hộ
Điều chuyển tài sản nội bộ	Không lập hóa đơn nếu đáp ứng đúng điều kiện điều chuyển
Luân chuyển hàng hóa phục vụ sản xuất	Sử dụng phiếu xuất kho và chứng từ nội bộ
Góp vốn bằng tài sản	Không lập hóa đơn bán hàng
Cho mượn máy móc, thiết bị không thu tiền	Không lập hóa đơn nếu không chuyển quyền sở hữu
Một số khoản thu tài chính	Không lập hóa đơn nhưng phải có chứng từ phù hợp
Hàng gửi bán đại lý	Có thể sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý khi giao hàng

1. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất

1.1. Khoản bồi thường, hỗ trợ, thưởng không phát sinh hoạt động bán hàng

Các khoản tiền bồi thường, tiền thưởng hoặc khoản thu khác không liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thường không phải lập hóa đơn.

Ví dụ, doanh nghiệp nhận được:

• Tiền bồi thường do đối tác vi phạm hợp đồng
• Tiền bồi thường tài sản khi Nhà nước thu hồi đất
• Tiền thưởng theo chương trình thi đua
• Khoản hỗ trợ tài chính không kèm nghĩa vụ quảng cáo, trưng bày hoặc cung cấp dịch vụ
• Khoản thu hồi từ bên thứ ba trong hoạt động bảo hiểm

Trong những trường hợp này, bên nhận tiền nên lập chứng từ thu, biên bản xác nhận hoặc hồ sơ thanh toán phù hợp thay cho hóa đơn. Các khoản tiền bồi thường, tiền thưởng, thu hộ và một số khoản thu tài chính không liên quan đến bán hàng được xếp vào nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xem xét bản chất thực tế của khoản hỗ trợ. Nếu bên nhận tiền phải thực hiện quảng cáo, tiếp thị, trưng bày sản phẩm, sửa chữa, bảo hành hoặc một công việc cụ thể cho bên chi tiền thì khoản tiền đó được xem là doanh thu cung cấp dịch vụ và phải lập hóa đơn.

1.2. Thu hộ, chi hộ theo đúng quy định

Khoản thu hộ, chi hộ là khoản tiền doanh nghiệp nhận hoặc thanh toán thay cho một chủ thể khác, không được ghi nhận là doanh thu hoặc chi phí thực tế của đơn vị thu hộ, chi hộ.

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn cho khoản thu hộ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện:

• Có hợp đồng, thỏa thuận hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng
• Khoản tiền thu hộ được tách biệt với doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Có chứng từ chứng minh số tiền đã thu và chuyển trả cho bên được hưởng
• Doanh nghiệp không được toàn quyền sử dụng khoản tiền này
• Số liệu được đối soát đầy đủ giữa các bên

Doanh nghiệp cần tránh gộp khoản thu hộ với phí dịch vụ trên cùng một dòng doanh thu. Phần phí mà doanh nghiệp được hưởng vẫn là doanh thu cung cấp dịch vụ và phải lập hóa đơn theo quy định.

1.3. Điều chuyển tài sản nội bộ theo quy định

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điện tử đối với việc điều chuyển tài sản giữa:

• Công ty mẹ và đơn vị phụ thuộc
• Đơn vị phụ thuộc với công ty mẹ
• Các đơn vị phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp
• Các bộ phận sau khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập
• Các đơn vị liên quan khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp theo đúng quy định

Điều kiện quan trọng là giao dịch chỉ mang tính điều chuyển nội bộ, không làm phát sinh hoạt động mua bán và không chuyển tài sản giữa hai pháp nhân độc lập theo hình thức thương mại.

Trường hợp hai công ty có cùng chủ sở hữu nhưng là hai pháp nhân độc lập, việc chuyển tài sản từ công ty này sang công ty kia không đương nhiên được xem là điều chuyển nội bộ. Doanh nghiệp phải xác định đây là mua bán, cho thuê, cho mượn, góp vốn hay chuyển nhượng tài sản để áp dụng chứng từ phù hợp.

1.4. Luân chuyển hàng hóa nội bộ phục vụ sản xuất

Nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc hàng hóa được luân chuyển giữa các kho, phân xưởng và công đoạn để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh không được xem là hoạt động bán hàng. Vì vậy, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn bán hàng ở từng lần luân chuyển.

Các trường hợp thường gặp gồm:

• Xuất nguyên vật liệu từ kho tổng xuống phân xưởng
• Chuyển bán thành phẩm sang công đoạn sản xuất tiếp theo
• Chuyển hàng giữa các kho thuộc cùng một đơn vị
• Xuất vật tư để tự xây dựng tài sản cố định
• Sử dụng sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất để tiếp tục hoạt động kinh doanh

Pháp luật hiện hành xác định hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, hàng xuất dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và tài sản do doanh nghiệp tự xây dựng, tự sản xuất là những trường hợp đặc thù không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Mặc dù không phải lập hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần có phiếu xuất kho, lệnh sản xuất, phiếu yêu cầu vật tư, biên bản giao nhận hoặc chứng từ vận chuyển để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông.

1.5. Hàng hóa gửi đại lý đúng hình thức

Khi xuất hàng gửi đại lý, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ở thời điểm giao hàng thay cho việc lập ngay hóa đơn bán hàng.

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là chứng từ được đăng ký, phát hành, sử dụng và quản lý theo cơ chế tương tự hóa đơn điện tử.

Quy trình thường được thực hiện như sau:

• Bên giao đại lý lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý khi giao hàng
• Đại lý theo dõi số lượng hàng nhận, hàng bán và hàng tồn
• Hai bên lập bảng kê hoặc biên bản đối soát định kỳ
• Bên giao đại lý lập hóa đơn cho số lượng hàng đã tiêu thụ
• Đại lý lập hóa đơn đối với khoản hoa hồng hoặc phí dịch vụ được hưởng, nếu thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.

Do đó, hàng gửi đại lý không phải là trường hợp được miễn hóa đơn trong toàn bộ quá trình. Doanh nghiệp chỉ chưa phải lập hóa đơn bán hàng tại thời điểm xuất hàng đi gửi bán nếu sử dụng đúng chứng từ và đúng mô hình đại lý.

1.6. Một số khoản thu tài chính không phải lập hóa đơn

Một số nghiệp vụ tài chính không phải là hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thông thường nên không phải lập hóa đơn điện tử, chẳng hạn:

• Khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm
• Nhận tiền gửi
• Phát hành chứng chỉ tiền gửi
• Phát hành chứng khoán lần đầu
• Phát hành giấy tờ có giá
• Bán nợ
• Một số giao dịch ngoại tệ
• Giao dịch phái sinh theo quy định
• Thu nhập tài chính không gắn với việc cung cấp dịch vụ cho bên trả tiền

Đối với hoạt động bán ngoại tệ, đơn vị phải lập bảng kê chi tiết các giao dịch trong kỳ theo quy định, dù không phải lập hóa đơn cho từng giao dịch thuộc trường hợp ngoại lệ.

1.7. Các trường hợp đặc thù khác theo quy định

Ngoài các nhóm nêu trên, các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất còn bao gồm một số giao dịch đặc thù sau:

Góp vốn bằng tài sản

Tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng tài sản để góp vốn vào tổ chức kinh tế không phải lập hóa đơn bán hàng. Hồ sơ cần có biên bản góp vốn, biên bản định giá, tài liệu chứng minh nguồn gốc và hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản.

Cho mượn máy móc, thiết bị không thu tiền

Doanh nghiệp cho bên nhận gia công mượn máy móc, thiết bị là tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ để phục vụ việc gia công hàng hóa cho chính doanh nghiệp cho mượn có thể không phải lập hóa đơn nếu không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.

Một số trường hợp của hộ, cá nhân kinh doanh

Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp bên mua được phép lập bảng kê mua hàng theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp có thể không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn.

Một số cá nhân có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài cũng thuộc nhóm được quy định riêng.

Đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp

Hộ, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm hoặc bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp chi trả đã thực hiện khấu trừ thuế có thể thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

2. Trường Hợp Bắt Buộc Phải Xuất Hóa Đơn

Ngoài các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định cụ thể, doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Đặc biệt, việc không thu tiền không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với không cần xuất hóa đơn. Người bán vẫn phải lập hóa đơn cho người mua khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ (bất kể giá trị hàng hoá, dịch vụ là bao nhiêu), kể cả các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại
• Hàng quảng cáo, hàng mẫu
• Hàng biếu, tặng
• Hàng trao đổi
• Hàng trả thay lương cho người lao động
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ không thuộc trường hợp luân chuyển để tiếp tục sản xuất
• Hàng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả
• Dịch vụ đã hoàn thành hoặc đã phát sinh nghĩa vụ thanh toán
• Các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Lưu ý:

• Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật thuế và kế toán
• Trước khi sử dụng phải đăng ký với cơ quan thuế
• Có thể ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn (có hướng dẫn riêng)
• Một số trường hợp được tích hợp hóa đơn và biên lai thu thuế/phí/lệ phí trên cùng định dạng.

3. Không Xuất Hóa Đơn Khi Đáng Lẽ Phải Xuất Bị Phạt Bao Nhiêu?

Từ ngày 16/01/2026, theo quy định tại Điểm b, khoản 14, điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn được xác định căn cứ vào số lượng hóa đơn vi phạm được xác định như sau:

3.1. Mức phạt đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường

Số lượng hóa đơn không lập	Mức phạt đối với tổ chức
01 số hóa đơn	Từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng
Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn	Từ 2.000.000 đến 10.000.000 đồng
Từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn	Từ 10.000.000 đến 30.000.000 đồng
Từ 20 đến dưới 50 số hóa đơn	Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng
Từ 50 số hóa đơn trở lên	Từ 60.000.000 đến 80.000.000 đồng

3.2. Mức phạt đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu và một số trường hợp không thu tiền

Số lượng hóa đơn không lập	Mức xử lý đối với tổ chức
01 số hóa đơn	Cảnh cáo
Từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn	Từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng
Từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn	Từ 2.000.000 đến 10.000.000 đồng
Từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn	Từ 10.000.000 đến 30.000.000 đồng
Từ 100 số hóa đơn trở lên	Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng

Các mức trên áp dụng cho tổ chức. Đối với cá nhân, mức phạt tiền về hóa đơn thông thường bằng một nửa mức phạt áp dụng cho tổ chức.

Bên cạnh đó, Nghị định 291/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/07/2026 là văn bản sửa đổi mới nhất trong hệ thống xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Tuy nhiên, nội dung sửa đổi lần này tập trung bổ sung hành vi vi phạm về trao đổi, cung cấp thông tin thuế và không thay đổi các khung phạt không lập hóa đơn nêu trên.

Ngoài tiền phạt về hóa đơn, doanh nghiệp còn có thể phải:

• Lập bổ sung hóa đơn
• Kê khai bổ sung doanh thu và thuế
• Nộp số tiền thuế còn thiếu
• Nộp tiền chậm nộp
• Giải trình chênh lệch giữa doanh thu thực tế, dòng tiền và hóa đơn đã phát hành

4. Những Sai Lầm Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Xác Định Có Phải Xuất Hóa Đơn Hay Không

4.1. Nhầm giữa thu hộ và doanh thu

Sai lầm phổ biến là doanh nghiệp coi mọi khoản tiền đi qua tài khoản ngân hàng là doanh thu hoặc ngược lại, gọi một khoản doanh thu là “thu hộ” để không lập hóa đơn.

Một khoản tiền chỉ được xem là thu hộ khi doanh nghiệp không phải là bên được hưởng, có căn cứ ủy quyền và có nghĩa vụ chuyển trả cho chủ thể khác. Phần chênh lệch, hoa hồng hoặc phí doanh nghiệp được hưởng phải được tách riêng và xử lý như doanh thu.

4.2. Điều chuyển hàng hóa nhưng thiếu hồ sơ

Doanh nghiệp chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh nhưng không có phiếu xuất kho, lệnh điều chuyển hoặc chứng từ vận chuyển. Khi bị kiểm tra trên đường hoặc đối chiếu kho, doanh nghiệp khó chứng minh đây là luân chuyển nội bộ thay vì hoạt động bán hàng.

Giải pháp là xây dựng quy trình chứng từ thống nhất cho từng loại giao dịch: chuyển kho, xuất sản xuất, gửi đại lý, điều chuyển tài sản và xuất dùng nội bộ.

4.3. Không lập hóa đơn khi đã thu tiền

Doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng nhưng chưa bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ nên cho rằng chưa cần xuất hóa đơn. Cách xử lý này có thể sai đối với một số hoạt động cung cấp dịch vụ, bởi thời điểm thu tiền có thể làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

Kế toán phải phân biệt rõ tiền đặt cọc để bảo đảm hợp đồng với khoản thanh toán trước hoặc khoản tiền đã trả cho một phần dịch vụ.

4.4. Áp dụng sai quy định đối với hàng khuyến mại

Hàng khuyến mại và hàng mẫu không thu tiền vẫn thuộc nguyên tắc phải lập hóa đơn. Doanh nghiệp không nên dựa vào lý do “không phát sinh doanh thu” để bỏ qua hóa đơn.

Đồng thời, kế toán cần lưu hồ sơ chương trình khuyến mại, quyết định thực hiện, danh sách hàng hóa và tài liệu liên quan để xác định đúng giá tính thuế và cách thể hiện trên hóa đơn.

4.5. Gọi tên giao dịch không đúng với bản chất

Một khoản phí dịch vụ có thể được ghi trong hợp đồng là “hỗ trợ”, một giao dịch bán hàng có thể được gọi là “điều chuyển”, hoặc một khoản thanh toán trước có thể được gọi là “đặt cọc”.

Cơ quan quản lý thường xem xét bản chất kinh tế, quyền và nghĩa vụ của các bên thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi trên chứng từ. Vì vậy, hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền và hạch toán kế toán cần được thiết lập thống nhất.

5. Cách Quản Lý Hóa Đơn Để Hạn Chế Sai Sót

Doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn không nên quản lý nghĩa vụ xuất hóa đơn bằng bảng tính rời rạc hoặc ghi nhớ thủ công. Quy trình hóa đơn cần được kết nối trực tiếp với bán hàng, kho, kế toán và ngân hàng.

5.1. Thiết lập quy tắc xác định giao dịch phải lập hóa đơn

Mỗi loại nghiệp vụ nên được gắn mã xử lý cụ thể, chẳng hạn:

• Bán hàng thông thường
• Thu tiền trước
• Đặt cọc
• Thu hộ, chi hộ
• Biếu tặng, khuyến mại
• Điều chuyển kho
• Gửi hàng đại lý
• Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
• Góp vốn bằng tài sản

Khi nhân viên lựa chọn loại giao dịch, hệ thống cần tự động đề xuất chứng từ phải lập và cảnh báo nếu thiếu hóa đơn hoặc hồ sơ đi kèm.

5.2. Kết nối bán hàng với kế toán

Đơn hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, doanh thu và công nợ cần được đồng bộ trên cùng một hệ thống. Việc này giúp kế toán phát hiện trường hợp hàng đã giao hoặc tiền đã thu nhưng hóa đơn chưa được phát hành.

5.3. Kết nối kho với hóa đơn điện tử

Khi hàng hóa được xuất kho, hệ thống cần phân biệt rõ xuất bán, chuyển kho, xuất sản xuất, gửi đại lý hay biếu tặng. Mỗi lý do xuất kho sẽ dẫn đến một quy trình chứng từ và nghĩa vụ hóa đơn khác nhau.

5.4. Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử

Hóa đơn sau khi phát hành cần được đồng bộ với đơn hàng, phiếu xuất kho, công nợ và bút toán kế toán. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế nhập liệu lặp lại và giảm chênh lệch giữa báo cáo bán hàng với sổ kế toán.

5.5. Kiểm soát cảnh báo thiếu hóa đơn

Doanh nghiệp nên thiết lập các báo cáo cảnh báo:

• Đơn hàng đã hoàn tất nhưng chưa xuất hóa đơn
• Phiếu xuất bán chưa liên kết hóa đơn
• Đã thu tiền nhưng chưa có chứng từ phù hợp
• Doanh thu kế toán chênh lệch với dữ liệu hóa đơn
• Hàng gửi đại lý đã bán nhưng chưa đối soát
• Giao dịch thu hộ không có hồ sơ ủy quyền

5.6. Theo dõi doanh thu theo thời gian thực

Thay vì chờ đến cuối tháng mới đối chiếu, doanh nghiệp nên theo dõi liên tục doanh thu, công nợ, tiền thu và trạng thái hóa đơn. Việc phát hiện sớm giúp kế toán sửa sai trước khi lập tờ khai thuế.

6. Quản lý bán hàng, kế toán và hóa đơn đồng bộ với Arito

Giải pháp ERP của Arito hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa bán hàng, kho, kế toán và hóa đơn điện tử. Khi đơn hàng, phiếu xuất kho và dữ liệu hóa đơn được quản lý trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp có thể hạn chế nhập liệu trùng lặp, theo dõi doanh thu tập trung và kiểm soát tốt hơn tình trạng phát hành hóa đơn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống để:

• Quản lý báo giá, đơn hàng và công nợ;
• Liên kết đơn hàng với phiếu xuất kho;
• Phân loại mục đích xuất hàng;
• Phát hành và tra cứu hóa đơn điện tử;
• Đồng bộ dữ liệu hóa đơn vào kế toán;
• Đối chiếu doanh thu, công nợ và dòng tiền;
• Hạn chế tình trạng giao hàng hoặc thu tiền nhưng bỏ sót hóa đơn.

Việc số hóa quy trình không thay thế trách nhiệm kiểm tra của kế toán, nhưng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu và phát hiện sai sót sớm hơn so với cách quản lý thủ công.

7. Câu hỏi thường gặp – FAQ

7.1. Không thu tiền có phải xuất hóa đơn không?

Có thể vẫn phải xuất hóa đơn. Hàng khuyến mại, hàng mẫu, hàng biếu tặng, hàng trao đổi, hàng trả thay lương và một số trường hợp tiêu dùng nội bộ vẫn phải lập hóa đơn dù không thu tiền. Chỉ những trường hợp được pháp luật quy định rõ là không phải sử dụng hóa đơn điện tử mới được áp dụng ngoại lệ.

7.2. Thu tiền đặt cọc có cần xuất hóa đơn không?

Không. Khoản đặt cọc đúng bản chất nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ không phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền. Tuy nhiên, nếu khoản tiền thực chất là tiền thanh toán trước hoặc tiền trả cho một phần dịch vụ thì doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn theo thời điểm thu tiền.

7.3. Thu hộ có cần lập hóa đơn không?

Có. Khoản thu hộ đúng bản chất, không phải doanh thu của doanh nghiệp, có đầy đủ hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền thì không phải lập hóa đơn cho số tiền thu hộ. Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đối với phí thu hộ, hoa hồng hoặc phí dịch vụ được hưởng.

7.4. Điều chuyển hàng nội bộ có cần xuất hóa đơn không?

Luân chuyển hàng hóa giữa các kho, phân xưởng hoặc công đoạn để tiếp tục sản xuất, kinh doanh có thể không phải xuất hóa đơn. Doanh nghiệp phải có phiếu xuất kho, lệnh điều chuyển và chứng từ vận chuyển phù hợp.

Nếu chuyển hàng giữa hai pháp nhân độc lập hoặc chuyển hàng với mục đích mua bán, doanh nghiệp phải xác định lại nghĩa vụ lập hóa đơn.

7.5. Không xuất hóa đơn có bị phạt không?

Có. Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải lập hóa đơn nhưng người bán không lập, tổ chức có thể bị phạt từ 1 triệu đến 80 triệu đồng tùy theo tính chất và số lượng hóa đơn vi phạm. Cá nhân thường bị phạt bằng một nửa mức áp dụng đối với tổ chức.

Kết luận

Việc xác định đúng các trường hợp không phải xuất hóa đơn mới nhất giúp doanh nghiệp tránh lập hóa đơn sai, đồng thời hạn chế nguy cơ bỏ sót doanh thu và bị xử phạt.

Doanh nghiệp cần ghi nhớ ba nguyên tắc:

1. Không thu tiền chưa chắc được miễn lập hóa đơn.
2. Không phải xuất hóa đơn vẫn phải có chứng từ chứng minh bản chất giao dịch.
3. Tên gọi trên hợp đồng không quan trọng bằng quyền, nghĩa vụ và bản chất kinh tế thực tế.

Đối với giao dịch phức tạp như thu hộ, đặt cọc, hỗ trợ thương mại, điều chuyển tài sản hoặc hàng gửi đại lý, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời hợp đồng, dòng tiền, chứng từ kho và cách hạch toán trước khi quyết định không lập hóa đơn.

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Quản lý hóa đơn điện tử của Arito. Phân hệ hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình hóa đơn điện tử, theo dõi trạng thái phát hành, đối chiếu với chứng từ và dữ liệu kế toán, giúp kiểm soát các trường hợp cần hoặc không cần lập hóa đơn, hạn chế sai sót trong quá trình vận hành và sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.