Hóa đơn điện tử là gì? Toàn bộ quy định mới từ 01/7/2026

Năm 2026 là năm toàn bộ hệ văn bản về hóa đơn điện tử ở Việt Nam được thay mới. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP and Thông tư 91/2026/TT-BTC thay cho Nghị định 123/2020 và Thông tư 32/2025.

Bài viết này là bản cập nhật theo văn bản hiện hành: hóa đơn điện tử là gì, các loại, cách đọc ký hiệu, các trường hợp không cần lập, và những việc doanh nghiệp cần làm.

Hóa đơn điện tử là gì?

Là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bằng phương tiện điện tử, trong đó có hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Hai loại chính:

Loại	Đặc điểm
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế	Được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế	Người bán gửi trực tiếp cho người mua, dữ liệu chuyển cho cơ quan thuế theo quy định

Điều cần hiểu đúng về bản chất: hóa đơn điện tử là dữ liệu, không phải file PDF. Bản PDF hoặc bản in chỉ là cách thể hiện cho người đọc. Bản gốc có giá trị pháp lý là tệp dữ liệu, thường ở dạng XML, kèm chữ ký số.

Hệ quả thực tế: lưu bản PDF mà không lưu tệp XML là lưu thiếu. Khi cần đối chiếu hoặc giải trình, cơ quan thuế làm việc trên dữ liệu.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Nội dung hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Nhóm nội dung	Gồm
Thông tin hóa đơn	Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Người bán	Tên, địa chỉ, mã số thuế
Người mua	Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh
Hàng hóa, dịch vụ	Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Thuế	Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán
Chữ ký	Chữ ký số của người bán, và của người mua nếu có
Thời điểm	Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số
Mã của cơ quan thuế	Với hóa đơn điện tử có mã

Nghị định 254/2026 có điều chỉnh về nội dung hóa đơn cho một số trường hợp: hộ kinh doanh, bán lẻ xăng dầu, hóa đơn ủy nhiệm, và hoạt động đấu giá.

Về thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số: đây là hai mốc khác nhau và đều phải có. Lệch nhau quá xa là điểm cơ quan thuế hay hỏi.

Cách đọc ký hiệu hóa đơn điện tử

Phần này ít bài viết giải thích rõ, nhưng kế toán cần đọc được.

Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Vị trí	Content	Ý nghĩa
Ký tự 1	C or K	C là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, K là không có mã
Ký tự 2 và 3	Hai số	Hai số cuối của năm lập hóa đơn
Ký tự 4	Một chữ cái	Loại hóa đơn
Ký tự 5 và 6	Hai ký tự	Due to người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý

Ví dụ: 1C26TAA

Thành phần	Giá trị	Meaning
Mẫu số	1	Mẫu số hóa đơn
C	C	Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
26	26	Năm 2026
T	T	Loại hóa đơn
AA	AA	Người bán tự đặt

Cách dùng thực tế: khi nhận hóa đơn, ký tự đầu cho biết hóa đơn có mã hay không, và hai ký tự tiếp cho biết năm. Nếu hóa đơn nhận trong năm 2026 mà ký hiệu ghi năm khác, đó là điểm cần kiểm tra.

(người duyệt bài bổ sung bảng đầy đủ các chữ cái tại ký tự thứ 4 và loại hóa đơn tương ứng, theo Thông tư 91/2026)

Chín mẫu số hóa đơn

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định Mẫu số 1 đến Mẫu số 9, tăng từ 7 mẫu của quy định trước. Mẫu 7, 8 và 9 là mẫu mới.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng Mẫu 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026.

(người duyệt bài bổ sung bảng 9 mẫu số kèm tên và phạm vi áp dụng từng mẫu theo Thông tư 91/2026)

Tám trường hợp không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

	Trường hợp
1	Luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất kinh doanh
2	Hàng tự sản xuất phục vụ chính hoạt động sản xuất kinh doanh
3	Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập
4	Cho mượn máy móc, thiết bị gia công không thu tiền
5	Các khoản thu không liên quan bán hàng: bồi thường, thưởng, thu hộ chi hộ, thu tài chính
6	Một số trường hợp hộ kinh doanh: bảng kê thu mua, cho thuê bất động sản
7	Góp vốn bằng tài sản
8	Các trường hợp khác theo quy định

Vẫn phải lập hóa đơn trong các trường hợp sau

Đây là phần hay bị hiểu sai theo hướng có lợi cho doanh nghiệp.

Trường hợp	Vẫn phải lập hóa đơn
Hàng khuyến mại	Có
Hàng biếu tặng	Có
Hàng mẫu	Có
Trả thay lương	Có
Tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh	Có
Xuất cho chi nhánh hạch toán độc lập	Có
Khách không lấy hóa đơn	Có

Dòng cuối là dòng bị vi phạm nhiều nhất trong thực tế bán lẻ. Khách không lấy hóa đơn không có nghĩa là không phải lập. Hóa đơn vẫn phải lập, chỉ là không giao cho khách.

Dòng thứ năm cần phân biệt kỹ với trường hợp số 2 ở bảng trên. Hàng tự sản xuất dùng tiếp cho sản xuất kinh doanh thì không cần lập. Hàng dùng cho mục đích không phục vụ sản xuất kinh doanh, ví dụ dùng cho hoạt động phúc lợi, thì phải lập.

Sáu điểm mới của Nghị định 254/2026

Điểm mới	Content
Mở rộng trường hợp không phải lập hóa đơn	Danh mục tại Điều 7 rộng hơn quy định cũ
Tiền đặt cọc dịch vụ không lập hóa đơn ngay	Giải quyết vướng mắc thực tế của ngành dịch vụ
Mở rộng danh mục dịch vụ được đối soát 7 ngày	Thêm hoa tiêu hàng hải, quảng cáo số, tài sản mã hóa, an ninh mạng, bảo hiểm, dịch vụ bảo vệ, suất ăn công nghiệp, tín chỉ carbon
Cơ sở y tế lập hóa đơn tổng cuối ngày	Giảm khối lượng cho bệnh viện, phòng khám
Thưởng người tố giác	Tối đa 10 triệu đồng một vụ
Điều chỉnh nội dung hóa đơn	Cho hộ kinh doanh, bán lẻ xăng dầu, ủy nhiệm, đấu giá

Điểm thứ ba đáng chú ý với doanh nghiệp dịch vụ. Việc được đối soát trong 7 ngày nghĩa là không phải lập hóa đơn ngay từng giao dịch, mà lập sau khi đối soát số liệu với khách hàng. Danh mục được mở rộng đáng kể.

Hộ kinh doanh từ 01/01/2026

Đây là thay đổi lớn nhất về đối tượng.

Content	Quy định
Thuế khoán	Bãi bỏ từ 01/01/2026
Hộ kinh doanh doanh thu năm từ 1 tỷ đồng	Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã, hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng	Không bắt buộc

Liên quan tới doanh nghiệp mua hàng: khi mua hàng của hộ kinh doanh, cần xác định hộ đó thuộc nhóm nào. Hộ từ 1 tỷ trở lên thì phải lấy hóa đơn, không lập bảng kê.

Chi tiết xem bảng kê mua hàng không hóa đơn.

Thuế suất giá trị gia tăng năm 2026

Content	Quy định
Mức giảm 8% cho một số nhóm hàng hóa dịch vụ	Theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, áp dụng đến 31/12/2026

Điểm cần cẩn thận khi lập hóa đơn: không phải mọi hàng hóa dịch vụ đều được áp 8%. Cần đối chiếu danh mục. Áp sai thuế suất là lỗi phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Chi tiết xem thuế suất là gì.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc	Content
Lưu tệp dữ liệu gốc	Tệp XML kèm chữ ký số, không chỉ bản PDF hoặc bản in
Lưu đủ thời hạn	Theo quy định pháp luật về kế toán
Bảo đảm toàn vẹn	Dữ liệu không bị thay đổi trong thời gian lưu trữ
Tra xuất được khi cần	Trong thời hạn lưu trữ, phải tra ra được

Rủi ro thực tế hay gặp: doanh nghiệp dùng dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, và toàn bộ dữ liệu nằm trên hệ thống của nhà cung cấp. Khi chấm dứt hợp đồng, nếu không tải dữ liệu về thì mất.

Việc nên làm định kỳ: tải toàn bộ tệp XML về lưu tại doanh nghiệp, không chỉ dựa vào hệ thống của nhà cung cấp.

Xử phạt về hóa đơn

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Nghị định này đã được sửa đổi bổ sung ba lần:

Văn bản sửa đổi
Nghị định 102/2021/NĐ-CP
Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Nghị định 291/2026/NĐ-CP	Ngày 21/7/2026

Một quy định đáng biết tại Nghị định 310/2025: không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế nếu người nộp thuế khai bổ sung và tự giác nộp đủ số thuế trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra. Tiền chậm nộp 0,03% một ngày vẫn phải nộp và không được miễn.

(người duyệt bài bổ sung mức phạt cụ thể cho các hành vi về hóa đơn theo văn bản hợp nhất sau NĐ 291/2026)

Những việc doanh nghiệp cần làm trước 01/7/2026

Việc	Chi tiết
Rà soát ký hiệu hóa đơn đang dùng	Chuyển sang cấu trúc 6 ký tự theo Thông tư 91/2026
Cập nhật mẫu số	Đối chiếu với 9 mẫu số mới
Rà soát các trường hợp đang không lập hóa đơn	Đối chiếu Điều 7 Nghị định 254/2026, đặc biệt nhóm khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ
Kiểm tra phần mềm hóa đơn	Nhà cung cấp đã cập nhật theo NĐ 254/2026 và TT 91/2026 chưa
Tải dữ liệu hóa đơn về lưu tại doanh nghiệp	Tệp XML, không chỉ PDF
Rà soát việc mua hàng của hộ kinh doanh	Xác định hộ nào thuộc diện phải xuất hóa đơn
Rà soát việc áp thuế suất 8%	Đối chiếu danh mục theo NĐ 174/2025

Việc thứ ba là việc có rủi ro cao nhất và hay bị bỏ qua nhất, vì nó liên quan tới thói quen đã hình thành nhiều năm.

Hóa đơn điện tử trên hệ thống Arito

Arito xử lý:

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026, áp dụng từ 01/7/2026
• Cả hai loại: hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
• Ký hiệu hóa đơn theo cấu trúc 6 ký tự, cấu hình theo từng loại hóa đơn
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo Mẫu 03/XKNB, Phụ lục V Thông tư 91/2026
• Kiểm tra thuế suất theo nhóm hàng, giảm rủi ro áp sai mức 8% theo Nghị định 174/2025
• Lưu tệp XML gốc tại hệ thống của doanh nghiệp, tải xuống được theo kỳ
• Xử lý hóa đơn đầu vào tự động với Arito Invoice, đọc dữ liệu từ tệp XML thay vì nhập tay
• Chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016

Xem phần mềm ERP.

Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn điện tử là gì?

Là hóa đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử, gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất là văn bản nào?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng có hiệu lực từ 01/7/2026. Nghị định 123/2020 và Thông tư 32/2025 đã bị thay thế.

Nghị định 123/2020 còn hiệu lực không?

Không. Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025.

Có mấy loại hóa đơn điện tử?

Hai loại chính: có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu ký tự?

Sáu ký tự. Ký tự đầu là C hoặc K thể hiện có mã hay không có mã, hai ký tự tiếp là hai số cuối của năm, ký tự thứ tư là loại hóa đơn, hai ký tự cuối do người bán tự xác định.

Có bao nhiêu mẫu số hóa đơn?

Chín mẫu, theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước đó là bảy mẫu.

Khách không lấy hóa đơn thì có phải lập không?

Phải lập. Khách không lấy hóa đơn không phải là trường hợp được miễn lập hóa đơn.

Hàng khuyến mại, biếu tặng có phải lập hóa đơn không?

Phải lập. Đây là các trường hợp vẫn phải lập hóa đơn dù không thu tiền.

Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Dưới 1 tỷ thì không bắt buộc. Thuế khoán bị bãi bỏ từ 01/01/2026.

Lưu hóa đơn điện tử cần lưu file gì?

Tệp dữ liệu gốc, thường là XML kèm chữ ký số. Bản PDF và bản in chỉ là cách thể hiện, không phải bản gốc có giá trị pháp lý.

Thuế suất giá trị gia tăng 8% áp dụng đến khi nào?

Mức giảm 8% cho một số nhóm hàng hóa dịch vụ theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP áp dụng đến 31/12/2026. Cần đối chiếu danh mục, không phải mọi hàng hóa đều được áp.

Tổng kết

Bốn điều quyết định:

Hệ văn bản đã thay toàn bộ từ 01/7/2026. Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 là văn bản hiện hành. Mọi tài liệu nội bộ còn dẫn Nghị định 123/2020 hoặc Thông tư 78/2021 cần sửa.

Rà lại các trường hợp đang không lập hóa đơn. Khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu, trả thay lương và khách không lấy hóa đơn đều vẫn phải lập.

Lưu tệp XML về doanh nghiệp, không chỉ dựa vào hệ thống nhà cung cấp. Bản gốc là dữ liệu, không phải PDF.

Xác định nhóm doanh thu của hộ kinh doanh khi mua hàng. Từ 1 tỷ trở lên thì phải lấy hóa đơn điện tử, không lập bảng kê.

Nội dung mang tính tham khảo. Khi áp dụng cần đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 và các văn bản sửa đổi.

Bài viết liên quan

• Hóa đơn mua hàng là gì
• Hóa đơn thương mại là gì
• Bảng kê mua hàng không hóa đơn
• Thuế suất là gì
• Phần mềm ERP