[Tải miễn phí] Mẫu biên bản xác nhận công nợ 2026

Trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp thường phát sinh các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp. Nếu không được đối chiếu thường xuyên, số liệu công nợ có thể bị chênh lệch, bỏ sót hóa đơn hoặc ghi nhận thiếu khoản thanh toán.

Biên bản xác nhận công nợ là văn bản ghi nhận số tiền còn phải thu, phải trả giữa các bên tại một thời điểm cụ thể. Bài viết dưới đây, ARITO sẽ hướng dẫn cách lập biên bản và cung cấp các mẫu biên bản xác nhận công nợ mới năm 2026 để doanh nghiệp tham khảo.

1. Biên bản xác nhận công nợ là gì?

Biên bản xác nhận công nợ là văn bản được lập giữa bên có quyền yêu cầu thanh toán và bên có nghĩa vụ thanh toán nhằm xác nhận số tiền còn phải thu, phải trả tại một thời điểm nhất định. Văn bản này thường được lập sau khi hai bên đã kiểm tra các khoản phát sinh liên quan đến hợp đồng, hóa đơn, giao nhận hàng hóa, nghiệm thu dịch vụ, thanh toán, chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại và các khoản bù trừ khác. 

Biên bản xác nhận công nợ có thể được lập theo từng hợp đồng, từng khách hàng, từng nhà cung cấp hoặc toàn bộ giao dịch phát sinh trong một khoảng thời gian. Tùy vào nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đối chiếu theo tháng, quý, sáu tháng hoặc tại thời điểm kết thúc năm tài chính.

Biên bản xác nhận công nợ cũng không thay thế hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận hoặc chứng từ thanh toán. Đây là tài liệu tổng hợp và xác nhận số liệu được hình thành trên cơ sở các chứng từ gốc có liên quan. Khi kiểm tra nguồn gốc khoản nợ, doanh nghiệp vẫn phải xuất trình được hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế.

2. Khi nào cần lập biên bản xác nhận công nợ?

Không phải chỉ khi xảy ra tranh chấp doanh nghiệp mới cần lập biên bản xác nhận công nợ. Trên thực tế, biên bản nên được sử dụng thường xuyên trong quá trình quản lý các khoản phải thu và phải trả, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều khách hàng, nhà cung cấp hoặc phát sinh số lượng giao dịch lớn.

2.1 Đối chiếu công nợ định kỳ

Đối chiếu công nợ định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai lệch giữa sổ kế toán của mình và số liệu do đối tác đang theo dõi. Tùy quy mô hoạt động, doanh nghiệp có thể thực hiện đối chiếu hằng tháng, hằng quý, sáu tháng hoặc vào cuối năm.

Đối với khách hàng thường xuyên phát sinh giao dịch, việc đối chiếu hằng tháng giúp kế toán kiểm tra từng hóa đơn, từng khoản thanh toán và xác định chính xác số tiền đến hạn. Với đối tác ít phát sinh giao dịch, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quý hoặc tại thời điểm kết thúc hợp đồng.

Biên bản xác nhận công nợ định kỳ còn giúp bộ phận kế toán và kinh doanh cùng theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng. Từ số liệu được xác nhận, doanh nghiệp có thể phân loại công nợ chưa đến hạn, đến hạn, quá hạn và khó thu hồi để xây dựng phương án xử lý phù hợp.

2.2 Trước khi quyết toán hoặc kiểm toán

Trước khi lập báo cáo tài chính, quyết toán hoặc cung cấp hồ sơ cho đơn vị kiểm toán, kế toán cần rà soát tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả. Việc gửi biên bản xác nhận công nợ cho khách hàng, nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở kiểm tra số dư đang phản ánh trên sổ kế toán.

Trong quá trình kiểm toán, đơn vị kiểm toán có thể lựa chọn một số khách hàng hoặc nhà cung cấp để xác nhận độc lập số dư. Nếu số liệu của doanh nghiệp không khớp với đối tác, kế toán phải giải trình nguyên nhân và cung cấp chứng từ liên quan.

Các chênh lệch thường gặp gồm hóa đơn đã ghi nhận ở một bên nhưng bên còn lại chưa nhận được, khoản thanh toán đã chuyển nhưng chưa được hạch toán, hàng hóa đang trên đường vận chuyển, chiết khấu chưa được thống nhất hoặc khoản bù trừ chưa có hồ sơ đầy đủ.

Do đó, doanh nghiệp nên hoàn thành việc đối chiếu trước thời điểm khóa sổ. Nếu có chênh lệch, hai bên cần lập bảng giải trình, bổ sung chứng từ hoặc thống nhất phương án điều chỉnh trước khi ký biên bản xác nhận số dư cuối cùng.

2.3 Trước khi thanh toán

Biên bản xác nhận công nợ có thể được lập trước khi khách hàng thanh toán toàn bộ hoặc một phần số tiền còn nợ. Việc xác nhận trước khi chuyển tiền đặc biệt cần thiết khi một hợp đồng có nhiều lần giao hàng, nhiều hóa đơn hoặc nhiều đợt thanh toán.

Biên bản cần thể hiện tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp; số tiền đã thanh toán; các khoản giảm trừ, chiết khấu hoặc bù trừ; số dư còn phải trả và thời hạn thanh toán tiếp theo. Nếu thanh toán theo từng đợt, hai bên nên ghi rõ số tiền và thời hạn của từng đợt.

Việc kiểm tra số liệu trước thanh toán giúp hạn chế tình trạng chuyển thừa tiền, thanh toán trùng hóa đơn hoặc chuyển tiền cho một khoản công nợ chưa đủ điều kiện thanh toán. Đối với doanh nghiệp có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, biên bản xác nhận công nợ còn có thể là một trong những tài liệu được sử dụng để trình duyệt lệnh chi.

2.4 Khi phát sinh tranh chấp công nợ

Tranh chấp công nợ thường xảy ra khi một bên cho rằng số tiền phải thanh toán thấp hơn số liệu mà bên còn lại đang theo dõi. Nguyên nhân có thể đến từ việc thiếu hóa đơn, thiếu biên bản nghiệm thu, ghi nhận sai khoản thanh toán, chưa cập nhật hàng trả lại hoặc chưa thống nhất khoản phạt và bồi thường.

Khi đó, hai bên cần lập bảng đối chiếu chi tiết theo từng giao dịch thay vì chỉ trao đổi về số tiền tổng cộng. Mỗi khoản phát sinh nên ghi rõ số hợp đồng, số hóa đơn, ngày giao hàng, nội dung giao dịch, giá trị, số tiền đã thanh toán và số còn lại.

Nếu chưa thống nhất được toàn bộ số dư, biên bản cần tách rõ phần số liệu hai bên đã đồng ý và phần còn có ý kiến khác nhau. Với khoản chưa thống nhất, nên ghi cụ thể chứng từ nào còn thiếu, bên nào có trách nhiệm bổ sung và thời hạn hoàn thành việc kiểm tra.

Không nên yêu cầu đối tác ký xác nhận toàn bộ số tiền khi vẫn còn khoản đang tranh chấp. Cách lập rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh hiểu nhầm rằng đối tác đã thừa nhận cả những khoản chưa được kiểm tra đầy đủ.

2.5 Kết thúc hợp đồng mua bán

Trước khi thanh lý hoặc kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra xem các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thanh toán hay chưa. Ngoài tiền hàng hoặc phí dịch vụ, kế toán cần rà soát các khoản bảo hành, tiền giữ lại, tiền đặt cọc, phạt vi phạm, bồi thường, chiết khấu và các khoản phát sinh bổ sung.

Nếu hai bên không còn nghĩa vụ tài chính, biên bản có thể ghi nhận số dư công nợ bằng 0. Trường hợp vẫn còn số tiền phải thanh toán, biên bản cần ghi rõ bên có nghĩa vụ trả tiền, số tiền còn lại, thời hạn và phương thức thanh toán.

Biên bản xác nhận công nợ và biên bản thanh lý hợp đồng là hai tài liệu có mục đích khác nhau. Biên bản xác nhận công nợ tập trung vào số tiền phải thu, phải trả tại một thời điểm. Biên bản thanh lý hợp đồng ghi nhận tình trạng thực hiện toàn bộ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể lập riêng hai văn bản hoặc thể hiện nội dung xác nhận công nợ trong biên bản thanh lý.

3. Mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất

Doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu biên bản theo chủ thể tham gia giao dịch và mục đích sử dụng. Trước khi ký, cần điều chỉnh thông tin, căn cứ hợp đồng, số liệu và thẩm quyền của người đại diện cho phù hợp với hồ sơ thực tế.

3.1 Mẫu biên bản xác nhận công nợ giữa hai doanh nghiệp

Mẫu này được sử dụng khi bên mua và bên bán đều là doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế. Nội dung thường gồm thông tin pháp lý của hai bên, căn cứ phát sinh giao dịch, bảng chi tiết hóa đơn, khoản đã thanh toán, số dư còn lại, thời hạn thanh toán và chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.

> Tải ngay: Mẫu bên bản công nợ dành cho doanh nghiệp

3.2 Mẫu biên bản xác nhận công nợ khách hàng

Mẫu biên bản xác nhận công nợ khách hàng phù hợp với doanh nghiệp cần đối chiếu các khoản phải thu theo từng khách hàng, mã khách hàng hoặc từng hợp đồng. Mẫu có thể kèm bảng chi tiết các hóa đơn chưa thanh toán, ngày đến hạn và số tiền còn phải thu để thuận tiện cho việc theo dõi và nhắc nợ.

> Tải ngay: Mẫu biên bản xác nhận công nợ khách hàng

3.3 Mẫu biên bản xác nhận công nợ cá nhân

Mẫu này được sử dụng khi một hoặc cả hai bên tham gia giao dịch là cá nhân. Ngoài số tiền và căn cứ phát sinh công nợ, biểu mẫu cần ghi đầy đủ họ tên, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ, thời hạn thanh toán và phương thức trả nợ.

> Tải ngay: Mẫu biên bản xác nhận công nợ cá nhân

4. Hướng dẫn cách lập biên bản xác nhận công nợ

Để biên bản phản ánh đúng số liệu thực tế, kế toán không nên chỉ lấy số dư trên phần mềm rồi gửi ngay cho đối tác. Trước khi lập biên bản, cần thực hiện đầy đủ quá trình thu thập chứng từ, đối chiếu và kiểm tra chênh lệch.

4.1 Bước 1. Thu thập chứng từ liên quan

Trước tiên, kế toán cần tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp hoặc hợp đồng cần xác nhận. Hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá đã được chấp thuận, hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi và sao kê ngân hàng.

Ngoài ra, cần kiểm tra các chứng từ làm giảm công nợ như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, khoản ứng trước, đặt cọc hoặc biên bản bù trừ công nợ.

4.2 Bước 2. Đối chiếu số liệu

Sau khi tập hợp hồ sơ, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết công nợ với từng chứng từ thực tế. Việc đối chiếu cần kiểm tra cả phát sinh tăng, phát sinh giảm và khoản đã thanh toán.

Kế toán cần kiểm tra xem mỗi hóa đơn đã được ghi nhận đúng khách hàng, đúng giá trị và đúng thời điểm hay chưa. Với khoản thanh toán, cần xác định nội dung chuyển tiền, người chuyển, tài khoản nhận và hóa đơn được thanh toán tương ứng.

Một số khách hàng chuyển một khoản tiền để thanh toán nhiều hóa đơn hoặc chuyển tiền nhưng không ghi rõ nội dung. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần trao đổi với khách hàng để thống nhất nguyên tắc phân bổ, tránh tự ý cấn trừ dẫn đến chênh lệch.

4.3 Bước 3. Điền thông tin vào biểu mẫu

Sau khi số liệu được kiểm tra, kế toán lựa chọn mẫu biên bản phù hợp và điền đầy đủ thông tin. Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện nên được ghi theo thông tin đăng ký hiện hành. Phần căn cứ cần nêu rõ hợp đồng, phụ lục hoặc hồ sơ làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Nếu công nợ liên quan đến nhiều hợp đồng, có thể lập bảng phụ lục chi tiết kèm theo biên bản.

Thời điểm chốt số liệu phải được ghi cụ thể, chẳng hạn: “Hai bên tiến hành đối chiếu và xác nhận công nợ đến hết ngày 30/6/2026”. Những giao dịch phát sinh sau thời điểm này không được tính vào số dư của biên bản.

Số tiền cuối cùng nên được ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp có nhiều loại tiền tệ, cần tách riêng từng loại thay vì cộng chung vào một số tổng. Nếu quy đổi ngoại tệ, biên bản cần ghi rõ tỷ giá và thời điểm áp dụng tỷ giá.

Nếu hai bên đã thống nhất kế hoạch thanh toán, cần ghi rõ thời hạn, số tiền từng đợt, phương thức chuyển khoản và thông tin tài khoản nhận tiền. Việc ghi chung chung như “thanh toán trong thời gian sớm nhất” có thể gây khó khăn khi theo dõi nghĩa vụ sau này.

4.4 Bước 4. Hai bên kiểm tra và ký xác nhận

Sau khi hoàn thành dự thảo, bên lập biên bản gửi đối tác kiểm tra. Đối tác cần đối chiếu lại số liệu với sổ sách và chứng từ của mình trước khi ký. Nếu số liệu thống nhất, biên bản được ký bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Với doanh nghiệp, người ký có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người được giao quyền ký theo điều lệ, quy chế nội bộ, quyết định phân công hoặc giấy ủy quyền.

Kế toán trưởng hoặc kế toán công nợ có thể ký tại phần người lập hoặc người đối chiếu. Tuy nhiên, nếu biên bản làm phát sinh cam kết thanh toán hoặc xác nhận nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp, cần đặc biệt lưu ý thẩm quyền của người ký đại diện.

Nếu người ký theo ủy quyền, doanh nghiệp nên lưu giấy ủy quyền kèm biên bản. Giấy ủy quyền cần xác định rõ phạm vi, nội dung và thời hạn ủy quyền để tránh tranh cãi về giá trị của chữ ký.

Các bên có thể ký biên bản trên giấy hoặc dưới dạng điện tử. Khi sử dụng văn bản điện tử, cần bảo đảm khả năng xác định chủ thể ký, nội dung sau khi ký không bị thay đổi trái phép và tài liệu có thể truy cập để đối chiếu khi cần thiết. Luật Giao dịch điện tử 2023 là căn cứ pháp lý chung đối với thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử, có hiệu lực từ ngày 1/7/2024.

4.5 Bước 5. Lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn tất ký xác nhận, biên bản cần được lưu cùng hồ sơ của khách hàng, nhà cung cấp hoặc hợp đồng tương ứng. Không nên lưu biên bản tách rời khiến doanh nghiệp khó truy xuất chứng từ khi kiểm tra sau này.

Hồ sơ lưu trữ nên bao gồm bản biên bản đã ký, bảng chi tiết công nợ, hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ giao nhận, nghiệm thu, chứng từ thanh toán, tài liệu điều chỉnh và giấy ủy quyền nếu có.

Với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp cần có biện pháp đặt tên file, phân quyền truy cập, sao lưu và bảo vệ dữ liệu. File nên được lưu ở định dạng hạn chế chỉnh sửa sau khi ký, đồng thời phải có khả năng tra cứu theo khách hàng, hợp đồng và thời điểm xác nhận.

Thời hạn lưu biên bản cần được xác định căn cứ vào tính chất và mục đích sử dụng của tài liệu. Nếu biên bản thuộc bộ chứng từ được sử dụng trực tiếp để ghi sổ hoặc làm căn cứ lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần lưu trữ theo thời hạn áp dụng đối với tài liệu kế toán tương ứng. Luật Kế toán quy định việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán nhằm bảo đảm tài liệu đầy đủ, an toàn và có thể tra cứu khi cần thiết.

5. Biên bản xác nhận công nợ cần có những nội dung gì?

Một mẫu biên bản xác nhận công nợ có thể được thiết kế khác nhau tùy từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, để dễ kiểm tra và hạn chế tranh chấp, biểu mẫu nên có đầy đủ các nhóm thông tin cơ bản dưới đây.

5.1 Thông tin các bên

Biên bản cần xác định rõ bên có quyền yêu cầu thanh toán và bên có nghĩa vụ thanh toán. Đối với doanh nghiệp, thông tin thường gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ, số điện thoại và thông tin liên hệ.

Đối với cá nhân, cần ghi họ tên, số CCCD hoặc hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ cư trú và số điện thoại. Việc ghi đầy đủ thông tin giúp xác định chính xác chủ thể tham gia giao dịch, đặc biệt khi có nhiều cá nhân hoặc đơn vị có tên gần giống nhau.

Thông tin trong biên bản nên thống nhất với hợp đồng và hồ sơ pháp lý hiện hành. Nếu doanh nghiệp đã đổi tên, thay đổi địa chỉ hoặc người đại diện, cần sử dụng thông tin mới nhất và có thể ghi chú tên cũ nếu cần đối chiếu với hợp đồng đã ký trước đó.

5.2 Thời điểm đối chiếu công nợ

Biên bản cần ghi ngày lập và ngày chốt số liệu. Hai thời điểm này có thể trùng nhau nhưng không bắt buộc phải giống nhau.

Ví dụ, biên bản được lập ngày 5/7/2026 nhưng xác nhận số dư đến hết ngày 30/6/2026. Khi đó, các giao dịch phát sinh từ ngày 1/7/2026 không thuộc phạm vi đối chiếu của biên bản.

Nếu không ghi rõ thời điểm chốt, các bên có thể hiểu khác nhau về việc khoản thanh toán vừa phát sinh đã được tính vào số dư hay chưa. Vì vậy, đây là nội dung không nên bỏ qua.

5.3 Chi tiết các khoản công nợ

Phần chi tiết cần thể hiện nguồn hình thành số dư. Tùy số lượng giao dịch, doanh nghiệp có thể ghi trực tiếp trong biên bản hoặc lập phụ lục đính kèm. Mỗi khoản nên có số hợp đồng hoặc đơn hàng, số hóa đơn, ngày phát sinh, nội dung, giá trị phải thanh toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại. Nếu có chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại hoặc bù trừ, cần thể hiện thành dòng riêng để người kiểm tra dễ theo dõi.

Đối với khoản tiền đã thanh toán, có thể bổ sung ngày chuyển tiền, số ủy nhiệm chi hoặc mã giao dịch. Thông tin này đặc biệt hữu ích khi hai bên sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng hoặc có nhiều lần thanh toán trong cùng một ngày.

5.4 Số dư cần xác nhận

Biên bản phải kết luận rõ số tiền cuối cùng mà một bên còn phải thanh toán cho bên kia. Không nên chỉ đính kèm bảng chi tiết mà không có dòng kết luận tổng số dư. Cần xác định rõ bên nào là bên phải trả, bên nào là bên được nhận tiền, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ và đơn vị tiền tệ. Nếu số dư bằng 0, biên bản cũng nên ghi rõ hai bên không còn công nợ tại thời điểm xác nhận.

5.5 Cam kết và chữ ký xác nhận

Phần cam kết có thể ghi nhận việc hai bên đã kiểm tra số liệu, đồng ý với số dư và chịu trách nhiệm về thông tin cung cấp. Nếu còn số tiền phải thanh toán, cần bổ sung thời hạn và phương thức thực hiện.

Biên bản cũng nên quy định cách xử lý nếu sau khi ký phát hiện sai sót. Chẳng hạn, các bên có trách nhiệm thông báo bằng văn bản, cung cấp chứng từ và phối hợp lập biên bản điều chỉnh.

Phần chữ ký cần có họ tên và chức vụ của người ký. Với bản giấy, doanh nghiệp có thể đóng dấu theo quy chế và thỏa thuận của các bên. Với bản điện tử, có thể sử dụng chữ ký điện tử phù hợp.

6. Những lưu ý khi lập biên bản xác nhận công nợ

Biên bản chỉ có giá trị quản lý tốt khi số liệu được kiểm tra đầy đủ và nội dung thể hiện rõ ràng. Doanh nghiệp cần tránh tình trạng lập biểu mẫu mang tính hình thức nhưng không rà soát chứng từ phía sau.

6.1 Đối chiếu đầy đủ hóa đơn, chứng từ

Số dư trên phần mềm kế toán là căn cứ quan trọng nhưng không phải nguồn duy nhất để lập biên bản. Trước khi gửi đối tác, kế toán cần kiểm tra số liệu với hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao nhận, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán.

Một hóa đơn đã xuất chưa chắc đã đến hạn thanh toán nếu hợp đồng quy định thời hạn tính từ ngày nghiệm thu hoặc ngày nhận đủ hồ sơ. Ngược lại, có trường hợp hàng hóa đã giao và nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh nhưng hóa đơn hoặc hồ sơ chưa được chuyển đầy đủ cho kế toán.

Do đó, người lập biên bản phải hiểu nội dung hợp đồng và tiến độ thực hiện giao dịch, không nên chỉ dựa vào ngày hóa đơn để kết luận tình trạng công nợ.

6.2 Kiểm tra thời gian phát sinh công nợ

Kế toán cần phân biệt ngày ký hợp đồng, ngày giao hàng, ngày nghiệm thu, ngày lập hóa đơn, ngày đến hạn thanh toán và ngày thực tế chuyển tiền. Mỗi thời điểm có ý nghĩa khác nhau đối với việc ghi nhận và theo dõi khoản nợ.

Nếu hợp đồng quy định thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu, ngày đến hạn phải được tính từ biên bản nghiệm thu chứ không nhất thiết từ ngày lập hóa đơn.

Khi lập biên bản, doanh nghiệp có thể bổ sung cột ngày đến hạn để phân biệt khoản chưa đến hạn và khoản đã quá hạn. Thông tin này hỗ trợ bộ phận kế toán và kinh doanh xây dựng kế hoạch thu hồi nợ phù hợp.

6.3 Thống nhất đơn vị tiền tệ

Biên bản cần ghi rõ đơn vị tiền tệ sử dụng. Trường hợp chỉ phát sinh bằng VND, có thể ghi đơn vị tính ở phần đầu bảng hoặc bên cạnh tổng số tiền.

Nếu công nợ phát sinh bằng ngoại tệ, nên theo dõi riêng từng loại nguyên tệ. Khi cần thể hiện giá trị quy đổi, phải ghi rõ tỷ giá, nguồn tỷ giá và ngày áp dụng để tránh mỗi bên sử dụng một cách tính khác nhau.

Không nên cộng trực tiếp số dư VND và ngoại tệ thành một con số tổng khi chưa có nguyên tắc quy đổi rõ ràng. Điều này có thể khiến số liệu trong biên bản không phản ánh chính xác nghĩa vụ thanh toán thực tế.

6.4 Lưu bản gốc có chữ ký

Với biên bản giấy, doanh nghiệp nên lưu bản có chữ ký trực tiếp của người đại diện hoặc người được ủy quyền. Bản scan có thể dùng để tra cứu nhanh nhưng không nên là tài liệu duy nhất nếu bản gốc giấy đã được lập.

Với biên bản điện tử, doanh nghiệp cần lưu file hoàn chỉnh sau khi ký, dữ liệu xác thực chữ ký và lịch sử gửi nhận nếu có. Không nên chỉ lưu bản Excel chưa ký hoặc ảnh chụp nội dung trao đổi qua ứng dụng nhắn tin.

7. Câu hỏi thường gặp về biên bản xác nhận công nợ

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi lập, ký và sử dụng biên bản xác nhận công nợ trong doanh nghiệp.

7.1 Biên bản xác nhận công nợ có bắt buộc không?

Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc phải lập biên bản xác nhận công nợ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lập biên bản khi đối chiếu định kỳ, chốt số liệu cuối kỳ, kết thúc hợp đồng, công nợ quá hạn hoặc phát sinh chênh lệch với đối tác. Biên bản giúp các bên thống nhất số dư phải thu, phải trả và hạn chế tranh chấp sau này.

7.2 Bao lâu nên đối chiếu công nợ một lần?

Tần suất đối chiếu phụ thuộc vào số lượng giao dịch và mức độ rủi ro của từng khoản công nợ. Doanh nghiệp có nhiều giao dịch nên đối chiếu hằng tháng. Các khoản công nợ ít phát sinh có thể đối chiếu theo quý, cuối năm hoặc trước khi kết thúc hợp đồng. Khi phát hiện chênh lệch hoặc nợ quá hạn, cần đối chiếu ngay.

7.3 Biên bản xác nhận công nợ có thay thế hợp đồng hoặc hóa đơn không?

Biên bản xác nhận công nợ chỉ ghi nhận số dư công nợ tại một thời điểm cụ thể, không thay thế hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán.Các chứng từ gốc vẫn là căn cứ chứng minh giao dịch và nghĩa vụ thanh toán giữa các bên.

7.4 Có thể lập biên bản xác nhận công nợ bằng Excel không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel để tổng hợp hóa đơn, khoản thanh toán và tính số dư công nợ. Tuy nhiên, sau khi hai bên thống nhất số liệu, biên bản nên được in để ký hoặc chuyển sang PDF để ký điện tử. File Excel chưa ký chỉ nên dùng để tổng hợp và đối chiếu số liệu.

7.5 Biên bản xác nhận công nợ cần đóng dấu không?

Biên bản xác nhận công nợ không phải lúc nào cũng bắt buộc đóng dấu. Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định nội bộ của doanh nghiệp, thỏa thuận trong hợp đồng và yêu cầu của các bên. Quan trọng nhất là biên bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Doanh nghiệp nên đóng dấu nếu hợp đồng hoặc quy trình nội bộ có yêu cầu.

Kết luận

Mẫu biên bản xác nhận công nợ giúp doanh nghiệp kiểm tra và thống nhất chính xác các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, nhà cung cấp hoặc cá nhân. Biên bản cần được lập dựa trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận, nghiệm thu và thanh toán có liên quan.

Với doanh nghiệp phát sinh nhiều khách hàng và hóa đơn, việc quản lý công nợ bằng bảng tính thủ công có thể gây mất thời gian, dễ nhầm lẫn và khó theo dõi các khoản đến hạn. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ARITO hỗ trợ theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng và chứng từ, giúp doanh nghiệp kiểm tra số dư, quản lý thời hạn thanh toán và tổng hợp dữ liệu nhanh chóng khi cần lập biên bản xác nhận công nợ.