Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

Phần lớn khối lượng công việc của một kế toán doanh nghiệp nằm ở khoảng mười nhóm nghiệp vụ lặp đi lặp lại. Nắm chắc mười nhóm này là xử lý được đến 90% chứng từ phát sinh hằng ngày, phần còn lại là các tình huống đặc thù theo ngành.

Bài viết tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp kèm bút toán Nợ Có cụ thể, cập nhật theo hệ thống tài khoản của Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/01/2026 (thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC) và Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nghiệp vụ kế toán là gì?

Nghiệp vụ kế toán là toàn bộ công việc chuyên môn mà kế toán viên thực hiện để ghi nhận, xử lý, kiểm tra và trình bày các giao dịch kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi nghiệp vụ đi qua bốn bước: nhận và kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ, và đối chiếu.

Có hai cách phân loại thường dùng.

Theo tần suất phát sinh:

Nhóm	Đặc điểm	Ví dụ
Hằng ngày	Khối lượng lớn, liên tục	Thu chi tiền, mua bán hàng, nhập xuất kho
Định kỳ tháng, quý	Có lịch cố định	Tính lương, trích khấu hao, kê khai thuế
Cuối kỳ, cuối năm	Kết chuyển và khóa sổ	Kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định lãi lỗ

Theo phần hành: kế toán tiền, kế toán công nợ, kế toán kho, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thuế, kế toán tổng hợp.

Trước khi hạch toán: những thay đổi tài khoản từ 01/01/2026

Nếu bạn đang dùng bảng định khoản cũ theo Thông tư 200, hãy đối chiếu bảng dưới đây trước khi áp dụng. Hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có 71 tài khoản cấp 1, ít hơn Thông tư 200 năm tài khoản.

Thay đổi	Content
Bỏ TK 611 Mua hàng	Không còn phương pháp kiểm kê định kỳ theo cách cũ, hàng tồn kho theo dõi thường xuyên
Bỏ TK 631 Giá thành sản xuất	Tập hợp và kết chuyển giá thành qua TK 154
Bỏ TK 161, 441, 461, 466, 417	Các tài khoản gắn với nguồn kinh phí sự nghiệp và vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Thêm TK 215 Tài sản sinh học	Kèm các tài khoản cấp 2 là 2151, 2152, 2153
Thêm TK 332 Phải trả cổ tức, lợi nhuận	Tách riêng khỏi nhóm phải trả khác
Thêm TK 1383, 2295, 3525	Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, dự phòng tổn thất tài sản sinh học, dự phòng phải trả khác
Đổi tên TK 112	Từ “Tiền gửi ngân hàng” thành “Tiền gửi không kỳ hạn”
Đổi tên TK 155	Từ “Thành phẩm” thành “Sản phẩm”
Đổi tên TK 242	Từ “Chi phí trả trước” thành “Chi phí chờ phân bổ”
Đổi tên TK 3387	Từ “Doanh thu chưa thực hiện” thành “Doanh thu chờ phân bổ”
Đổi tên TK 419	Từ “Cổ phiếu quỹ” thành “Cổ phiếu mua lại của chính mình”
Thêm TK 6275 và đổi nội dung TK 6415	TK 6275 là thuế, phí, lệ phí thuộc chi phí sản xuất chung; TK 6415 chuyển từ chi phí bảo hành sang thuế, phí, lệ phí

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi này, vì thông tư đó vẫn giữ nguyên hiệu lực.

1. Nghiệp vụ mua hàng

Tình huống	Nợ	Có
Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho	TK 152, 153, 156 theo giá chưa thuế; TK 1331 thuế GTGT đầu vào	TK 111, 112, 331 tổng tiền thanh toán
Mua tài sản cố định	TK 211 nguyên giá chưa thuế; TK 1332	TK 111, 112, 331
Mua hàng hóa, dịch vụ dùng ngay không qua kho	TK 621, 627, 641, 642 giá chưa thuế; TK 1331	TK 111, 112, 331
Chi phí thu mua có giá trị nhỏ, liên quan nhiều mặt hàng	TK 632	TK 111, 112, 331
Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp	TK 331	TK 111, 112
Ứng trước tiền cho nhà cung cấp	TK 331	TK 111, 112

Lưu ý về chi phí thu mua: Thông tư 99/2025/TT-BTC đã bỏ tài khoản 1562, cho phép ghi thẳng vào giá vốn khi khoản chi phí này nhỏ và liên quan đến nhiều mặt hàng, thay vì phải phân bổ như trước.

Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: hóa đơn hợp lệ, hàng hóa dịch vụ dùng cho hoạt động chịu thuế, và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025 đã siết điều kiện này, ngưỡng miễn chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hạ từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng theo nghị định hướng dẫn. Nhiều kế toán vẫn làm theo thói quen cũ và bị loại thuế đầu vào khi quyết toán, đây là điểm cần rà lại ngay.

2. Nghiệp vụ bán hàng

Tình huống	Nợ	Có
Ghi nhận doanh thu bán hàng	TK 111, 112, 131 tổng tiền theo hóa đơn	TK 511 doanh thu chưa thuế; TK 3331 thuế GTGT đầu ra
Ghi nhận giá vốn hàng bán	TK 632	TK 156, 155 hoặc TK 154 nếu bán sản phẩm vừa sản xuất
Thu tiền khách hàng	TK 111, 112	TK 131
Khách hàng ứng trước tiền hàng	TK 111, 112	TK 131
Doanh thu chờ phân bổ (thu tiền trước nhiều kỳ)	TK 111, 112	TK 3387; TK 3331
Phân bổ doanh thu chờ phân bổ từng kỳ	TK 3387	TK 511

Nguyên tắc quan trọng: doanh thu và giá vốn phải ghi nhận cùng thời điểm. Ghi doanh thu mà quên giá vốn là lỗi phổ biến nhất, làm lợi nhuận gộp bị thổi phồng và tồn kho trên sổ cao hơn thực tế. Cách đọc chuỗi lợi nhuận từ doanh thu xuống lãi ròng được trình bày trong bài lợi nhuận là gì và các loại lợi nhuận.

3. Nghiệp vụ hàng tồn kho

Tình huống	Nợ	Có
Nhập kho nguyên vật liệu, hàng hóa	TK 152, 156	TK 111, 112, 331
Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất	TK 621 hoặc TK 154	TK 152
Nhập kho sản phẩm hoàn thành	TK 155	TK 154
Xuất kho gửi bán đại lý	TK 157	TK 155, 156
Kiểm kê phát hiện thiếu, chưa rõ nguyên nhân	TK 1381	TK 152, 155, 156
Kiểm kê phát hiện thừa, chưa rõ nguyên nhân	TK 152, 155, 156	TK 3381
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho	TK 632	TK 2294
Hoàn nhập dự phòng	TK 2294	TK 632

Phương pháp tính giá xuất kho phải chọn một trong các phương pháp được chấp nhận (bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh) và áp dụng nhất quán cả niên độ.

4. Nghiệp vụ công cụ dụng cụ

Tình huống	Nợ	Có
Mua công cụ dụng cụ nhập kho	TK 153; TK 1331	TK 111, 112, 331
Xuất dùng loại phân bổ một lần	TK 154, 627, 641, 642 theo bộ phận	TK 153
Xuất dùng loại phân bổ nhiều kỳ	TK 242	TK 153
Phân bổ chi phí chờ phân bổ vào từng kỳ	TK 154, 627, 641, 642	TK 242

Tài khoản 242 từ 01/01/2026 mang tên “Chi phí chờ phân bổ” thay vì “Chi phí trả trước”. Bản chất và cách hạch toán không đổi.

5. Nghiệp vụ tài sản cố định

Tình huống	Nợ	Có
Mua tài sản cố định	TK 211 nguyên giá chưa thuế; TK 1332	TK 111, 112, 331
Chi phí trước khi đưa vào sử dụng (vận chuyển, lắp đặt, chạy thử)	TK 211	TK 111, 112, 331
Trích khấu hao định kỳ	TK 154, 627, 641, 642 theo bộ phận sử dụng	TK 214
Xóa sổ khi thanh lý, nhượng bán	TK 214 giá trị hao mòn lũy kế; TK 811 giá trị còn lại	TK 211 nguyên giá
Ghi nhận thu từ thanh lý	TK 111, 112, 131	TK 711; TK 3331
Chi phí phát sinh khi thanh lý	TK 811; TK 1331	TK 111, 112, 331
Sửa chữa lớn tài sản cố định	TK 241 sau đó kết chuyển sang TK 242 hoặc TK 211	TK 111, 112, 331

Thời gian trích khấu hao phải nằm trong khung quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Trích nhanh hơn khung thì phần vượt không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, tạo ra chênh lệch tạm thời.

6. Nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Tình huống	Nợ	Có
Hạch toán chi phí lương	TK 622, 627, 641, 642 theo bộ phận	TK 334
Trích bảo hiểm phần doanh nghiệp chịu	TK 622, 627, 641, 642	TK 3383 BHXH, 3384 BHYT, 3386 BHTN, 3382 KPCĐ
Khấu trừ phần người lao động chịu	TK 334	TK 3383, 3384, 3386
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân	TK 334	TK 3335
Thanh toán lương thực lĩnh	TK 334	TK 111, 112
Nộp bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân	TK 3382, 3383, 3384, 3386, 3335	TK 111, 112
Trích trước lương nghỉ phép	TK 622, 627, 641, 642	TK 352

7. Nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại

Chiết khấu thanh toán là khoản thưởng cho khách trả tiền sớm, mang bản chất tài chính chứ không phải giảm giá bán:

Tình huống	Nợ	Có
Bên bán chi chiết khấu thanh toán cho khách	TK 635	TK 111, 112, 131
Bên mua nhận chiết khấu thanh toán	TK 111, 112, 331	TK 515

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại là các khoản giảm trừ doanh thu:

Tình huống	Nợ	Có
Bên bán ghi nhận chiết khấu thương mại	TK 5211; TK 3331	TK 111, 112, 131
Bên bán ghi nhận hàng bán bị trả lại	TK 5212; TK 3331	TK 111, 112, 131
Bên bán ghi nhận giảm giá hàng bán	TK 5213; TK 3331	TK 111, 112, 131
Bên bán nhập lại kho hàng bị trả về	TK 156	TK 632
Bên mua nhận chiết khấu, giảm giá sau khi mua	TK 111, 112, 331	TK 152, 153, 156; TK 1331

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC ghi thẳng các khoản giảm trừ vào bên Nợ TK 511, không dùng nhóm 521.

8. Nghiệp vụ hàng gửi bán và hoa hồng đại lý

Tình huống	Nợ	Có
Xuất hàng gửi đại lý	TK 157	TK 155, 156
Đại lý bán được hàng, ghi giá vốn	TK 632	TK 157
Ghi nhận doanh thu	TK 111, 112, 131	TK 511; TK 3331
Hoa hồng trả cho đại lý	TK 641; TK 1331	TK 111, 112, 131, 3388

9. Nghiệp vụ tiền, tạm ứng và vay

Tình huống	Nợ	Có
Rút tiền gửi về nhập quỹ tiền mặt	TK 111	TK 112
Tạm ứng cho nhân viên	TK 141	TK 111, 112
Thanh toán tạm ứng, chi tiêu thực tế nhỏ hơn số tạm ứng	TK 152, 153, 641, 642; TK 1331; TK 111 phần trả lại	TK 141
Vay ngắn hạn ngân hàng	TK 112	TK 341
Trả gốc vay	TK 341	TK 111, 112
Trả lãi vay	TK 635	TK 111, 112
Chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại cuối kỳ	TK 413 hoặc TK 635, 515 tùy trường hợp	TK 1112, 1122, 131, 331

10. Nghiệp vụ thuế

Tình huống	Nợ	Có
Khấu trừ thuế GTGT cuối kỳ	TK 3331	TK 1331
Nộp thuế GTGT vào ngân sách	TK 3331	TK 111, 112
Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp	TK 8211	TK 3334
Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp	TK 3334	TK 111, 112
Nộp thuế môn bài của kỳ 2025 trở về trước	TK 3339	TK 111, 112
Thuế nhà thầu khấu trừ thay	TK 331	TK 3338

Về lệ phí môn bài, từ ngày 01/01/2026 khoản thu này đã bị bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15 và Nghị định 362/2025/NĐ-CP, nên kế toán cần gỡ bút toán trích định kỳ ra khỏi lịch. Chi tiết trong bài thuế môn bài là gì và quy định mới từ 2026.

Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật số 67/2025/QH15: 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh thu trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, 20% với các trường hợp còn lại.

11. Các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Thứ tự thực hiện có ý nghĩa, làm sai thứ tự sẽ ra kết quả sai:

1. Trích khấu hao tài sản cố định: Nợ TK 154, 627, 641, 642 / Có TK 214
2. Phân bổ chi phí chờ phân bổ: Nợ TK 154, 627, 641, 642 / Có TK 242
3. Trích lập hoặc hoàn nhập các khoản dự phòng
4. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 511 / Có TK 5211, 5212, 5213
5. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng: Nợ TK 3331 / Có TK 1331
6. Kết chuyển chi phí sản xuất và tính giá thành: Nợ TK 154 / Có TK 621, 622, 627, sau đó Nợ TK 155 / Có TK 154
7. Kết chuyển doanh thu và thu nhập: Nợ TK 511, 515, 711 / Có TK 911
8. Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 / Có TK 632, 635, 641, 642, 811
9. Tính và hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: Nợ TK 8211 / Có TK 3334, sau đó Nợ TK 911 / Có TK 8211
10. Kết chuyển kết quả: lãi thì Nợ TK 911 / Có TK 421, lỗ thì Nợ TK 421 / Có TK 911

Sau bước 10, tài khoản 911 phải có số dư bằng 0. Nếu còn số dư thì có bút toán bị bỏ sót.

Quy trình một ngày làm việc của kế toán

1. Tiếp nhận và phân loại chứng từ: hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
2. Kiểm tra tính hợp lệ: đủ chữ ký, đúng mã số thuế, hóa đơn điện tử tra cứu được trên hệ thống của cơ quan thuế, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng
3. Định khoản và nhập liệu vào phần mềm kế toán
4. Ghi sổ: vào sổ nhật ký chung rồi chuyển sổ cái và các sổ chi tiết
5. Đối chiếu cuối ngày: sổ quỹ tiền mặt với tồn quỹ thực tế, sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng
6. Lưu trữ chứng từ theo tháng và theo loại nghiệp vụ

Chín sai sót hay gặp và cách phòng

Sai sót	Hậu quả	Cách phòng
Ghi doanh thu nhưng quên giá vốn	Lợi nhuận gộp sai, tồn kho ảo	Đối chiếu số lượng xuất kho với hóa đơn bán ra hằng tuần
Nhầm tài khoản cấp 2 (5211 với 5212, 3383 với 3386)	Sai chỉ tiêu báo cáo, sai số liệu bảo hiểm	Dùng danh mục bút toán mẫu, hạn chế gõ tay số hiệu
Khấu trừ thuế đầu vào không đủ điều kiện	Bị loại khi quyết toán, bị phạt	Kiểm tra ngưỡng thanh toán không tiền mặt 5 triệu đồng
Vẫn dùng TK 611, 631 sau 01/01/2026	Sai chế độ kế toán hiện hành	Cập nhật danh mục tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Ghi sai bộ phận chịu chi phí	Sai giá thành, sai phân tích lãi lỗ theo bộ phận	Bắt buộc chọn mã bộ phận khi nhập chứng từ
Quên kết chuyển thuế giá trị gia tăng cuối kỳ	Số dư treo trên 133 và 3331	Đưa vào checklist khóa sổ tháng
Trích khấu hao sai phương pháp hoặc sai thời gian	Chênh lệch với thuế, bị loại chi phí	Rà khung thời gian khấu hao khi ghi tăng tài sản
Không đối chiếu công nợ định kỳ	Nợ khó đòi phát hiện muộn	Gửi biên bản đối chiếu công nợ hằng quý
Hạch toán chi phí không có hóa đơn hợp lệ	Bị loại khi quyết toán thuế	Kiểm soát ngay từ khâu nhận chứng từ

Kỹ năng cần có và lộ trình phát triển

Nền tảng bắt buộc là nắm chắc chế độ kế toán đang áp dụng (Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC), thành thạo Excel và phần mềm kế toán, đọc hiểu được báo cáo tài chính chứ không chỉ lập ra nó.

Người muốn đi xa hơn thường bổ sung kiến thức về kế toán quản trị, phân tích tài chính, và chuẩn mực quốc tế. Nếu doanh nghiệp bạn có vốn nước ngoài hoặc đang chuẩn bị niêm yết, bài IFRS là gì sẽ hữu ích. Các chứng chỉ như CPA Việt Nam, ACCA hay CMA không bắt buộc nhưng mở ra cơ hội ở doanh nghiệp lớn.

Tự động hóa phần lặp lại để dành thời gian cho phần cần suy nghĩ

Nhìn lại danh sách trên, phần lớn bút toán đều có quy luật rõ ràng: cùng loại chứng từ thì cùng cách định khoản. Đây chính là phần máy làm tốt hơn người.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Arito ERP sinh bút toán tự động từ chứng từ gốc:

• Khai báo quy tắc định khoản theo từng loại chứng từ, hệ thống tự sinh bút toán khi lưu
• Liên thông mua hàng, bán hàng, kho, tài sản cố định và tiền lương về phân hệ tài chính kế toán, không nhập lại số liệu
• Tự động trích khấu hao, phân bổ chi phí chờ phân bổ và chạy bộ bút toán kết chuyển cuối kỳ theo đúng thứ tự
• Danh mục tài khoản và biểu mẫu cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có bảng ánh xạ từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
• Nhận hóa đơn điện tử qua SafeInvoice và đẩy thẳng vào chứng từ kế toán

Đăng ký demo để xem một chu trình từ hóa đơn đầu vào đến báo cáo tài chính chạy trên dữ liệu thật.

Câu hỏi thường gặp

Các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp gồm những gì?

Mười nhóm chính: mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền lương và các khoản trích theo lương, chiết khấu và hàng bán bị trả lại, hàng gửi bán và hoa hồng đại lý, tiền và tạm ứng và vay, thuế. Cộng thêm bộ bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Từ năm 2026 doanh nghiệp áp dụng thông tư nào?

Doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC từ 01/01/2026, thay cho Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa tiếp tục áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Thông tư 99 bỏ những tài khoản nào?

Đáng chú ý nhất là TK 611 Mua hàng và TK 631 Giá thành sản xuất, cùng nhóm tài khoản gắn với nguồn kinh phí sự nghiệp gồm TK 161, 441, 461, 466 và TK 417.

Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại khác nhau thế nào?

Chiết khấu thanh toán là khoản thưởng cho việc trả tiền sớm, bên bán ghi vào chi phí tài chính TK 635. Chiết khấu thương mại là giảm giá do mua nhiều, bên bán ghi vào khoản giảm trừ doanh thu TK 5211.

Trích khấu hao tài sản cố định hạch toán vào tài khoản nào?

Ghi Nợ vào tài khoản chi phí của bộ phận sử dụng (TK 154 hoặc 627 cho sản xuất, TK 641 cho bán hàng, TK 642 cho quản lý), ghi Có TK 214.

Kế toán mới ra trường nên học nghiệp vụ nào trước?

Bắt đầu từ tiền mặt và tiền gửi, sau đó là mua hàng và bán hàng vì ba nhóm này chiếm phần lớn khối lượng hằng ngày. Khi đã vững thì mở rộng sang kho, tài sản cố định, tiền lương và cuối cùng là các bút toán kết chuyển.

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì bắt buộc chuyển khoản mới được khấu trừ thuế?

Từ khi Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 có hiệu lực ngày 01/07/2025, ngưỡng miễn chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hạ xuống 5 triệu đồng, thay vì 20 triệu đồng như trước. Kế toán nên đối chiếu lại nghị định hướng dẫn đang áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch.

Cuối kỳ tài khoản 911 còn số dư có sao không?

Có vấn đề. Sau khi kết chuyển đầy đủ, TK 911 phải có số dư bằng 0. Còn số dư nghĩa là thiếu bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí hoặc kết quả.

Tổng kết

Tổng hợp lại, các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp gồm mười nhóm lặp lại hằng ngày và một bộ bút toán kết chuyển cuối kỳ. Nắm chắc logic Nợ Có của từng nhóm quan trọng hơn là học thuộc bảng định khoản, vì tài khoản có thể thay đổi theo văn bản mới trong khi bản chất nghiệp vụ thì không.

Năm 2026 có hai điểm cần đặc biệt lưu ý: hệ thống tài khoản chuyển sang Thông tư 99/2025/TT-BTC với việc bỏ TK 611 và TK 631, và ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng đã hạ xuống 5 triệu đồng.

Cần tư vấn về giải pháp kế toán đáp ứng chế độ mới, liên hệ với Arito.