12 Mẫu bảng chấm công hàng ngày kèm cách tính lương làm thêm giờ

Bảng chấm công tồn tại để tính ra tiền lương. Nhưng phần lớn mẫu bảng chấm công lưu hành trên mạng chỉ đếm ngày công, không có chỗ nào ghi giờ làm thêm được trả theo tỷ lệ nào.

Bài viết cung cấp 12 mẫu bảng chấm công theo từng tình huống, kèm bảng tỷ lệ lương làm thêm giờ và công thức Excel tính tự động.

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là chứng từ ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động, dùng làm căn cứ tính lương, tính các khoản trích theo lương và theo dõi việc chấp hành nội quy lao động.

Bảng chấm công là đầu vào của ba việc:

Việc	Cần gì từ bảng chấm công
Payroll	Số ngày công, số giờ làm thêm theo từng loại
Đóng bảo hiểm xã hội	Số ngày công thực tế, ngày nghỉ không lương, nghỉ chế độ
Quản lý lao động	Ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, làm căn cứ cho sổ quản lý lao động

Ý cuối liên quan đến nghĩa vụ bắt buộc. Sổ quản lý lao động theo Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có trường về số ngày nghỉ trong năm và số giờ làm thêm, và dữ liệu này lấy từ bảng chấm công. Chi tiết ở bài mẫu danh sách nhân viên công ty.

Doanh nghiệp có được tự thiết kế bảng chấm công không?

Được, và từ năm 2026 quyền này còn rộng hơn trước.

Trước 01/01/2026: Thông tư 200/2014/TT-BTC có mẫu 01a-LĐTL cho bảng chấm công, thuộc nhóm chứng từ hướng dẫn chứ không bắt buộc.

Từ 01/01/2026: Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200. Thông tư mới cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động. Phụ lục I ban hành kèm Thông tư có danh mục biểu mẫu để doanh nghiệp tham khảo áp dụng, không phải mẫu cứng bắt buộc.

Nhóm biểu mẫu lao động tiền lương tại Phụ lục I gồm 8 mẫu:

Mã số	Tên biểu mẫu
01-LĐTL	Bảng thanh toán tiền lương
02-LĐTL	Bảng thanh toán tiền thưởng
03-LĐTL	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
04-LĐTL	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
05-LĐTL	Hợp đồng giao khoán
06-LĐTL	Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
07-LĐTL	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
08-LĐTL	Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích

Bảng chấm công không nằm trong danh mục này. Doanh nghiệp tự thiết kế theo nhu cầu.

Nhưng tự thiết kế không có nghĩa là tùy tiện. Bảng chấm công vẫn là chứng từ phục vụ hạch toán và có thể bị yêu cầu xuất trình khi thanh tra lao động hoặc quyết toán thuế. Bảy nội dung tối thiểu nên có:

#	Content
1	Tên và địa chỉ đơn vị, bộ phận
2	Tên chứng từ và kỳ chấm công
3	Họ tên và mã số của từng người lao động
4	Ngày công theo từng ngày trong kỳ, có ký hiệu rõ ràng
5	Tổng hợp số công theo từng loại ở cột cuối
6	Số giờ làm thêm tách theo ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết, ban đêm
7	Chữ ký của người chấm công, phụ trách bộ phận và người duyệt

Ý số 6 là ý hay bị thiếu nhất, và cũng là ý khiến bảng chấm công không tính được lương làm thêm giờ cho đúng.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC thì chế độ này không thay đổi.

Bộ ký hiệu chấm công chuẩn

Phần này bản cũ không có, dẫn đến mỗi bộ phận dùng một kiểu ký hiệu và cuối tháng không tổng hợp được bằng công thức.

Ký hiệu	Ý nghĩa	Tính công
X	Làm việc đủ giờ theo quy định	1 công
1/2X hoặc X/2	Làm việc nửa ngày	0,5 công
P	Nghỉ phép năm có hưởng lương	1 công
L	Nghỉ lễ, tết có hưởng lương	1 công
CĐ	Nghỉ việc riêng có hưởng lương theo quy định	1 công
KL	Nghỉ không lương	0 công
Ô	Nghỉ ốm, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội	0 công lương, tính chế độ riêng
CO	Nghỉ con ốm	0 công lương, tính chế độ riêng
TS	Nghỉ thai sản	0 công lương, tính chế độ riêng
TN	Nghỉ tai nạn lao động	Theo chế độ
NB	Nghỉ bù	1 công
N	Ngừng việc	Theo thỏa thuận và quy định
CT	Đi công tác	1 công
ĐT	Đi học, đào tạo	Theo quy định của đơn vị
KP	Nghỉ không phép	0 công, xử lý theo nội quy

Ba nguyên tắc khi dùng ký hiệu:

Ban hành bộ ký hiệu thành văn bản kèm nội quy lao động, không để mỗi người hiểu một kiểu.

Ghi chú bảng ký hiệu ngay trên đầu file bảng chấm công, để người chấm không phải nhớ.

Phân biệt rõ nghỉ có lương và nghỉ không lương, vì hai loại này ảnh hưởng khác nhau đến lương và đến mức đóng bảo hiểm xã hội.

Với giờ làm thêm, không dùng ký hiệu mà ghi số giờ, và phải tách thành các cột riêng theo loại ngày. Lý do ở phần sau.

Tiền lương làm thêm giờ

Đây là phần quyết định thiết kế của bảng chấm công, và là phần các bài viết về chủ đề này đều bỏ qua.

Tỷ lệ theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019

Tính trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm:

Trường hợp	Ban ngày	Ban đêm
Làm việc bình thường	100%	130%
Làm thêm vào ngày thường	ít nhất 150%	ít nhất 210%
Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần	ít nhất 200%	ít nhất 270%
Làm thêm vào ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương	ít nhất 300%	ít nhất 390%

Giải thích các con số ban đêm: người làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30%. Người làm thêm giờ vào ban đêm được trả thêm 20% tính theo đơn giá tiền lương của công việc làm vào ban ngày của ngày tương ứng. Cộng lại ra 210%, 270% và 390%.

Giờ ban đêm theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019 được tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau.

Lưu ý với ngày lễ tết: mức 300% chưa bao gồm tiền lương của ngày lễ mà người lao động vẫn được hưởng. Người hưởng lương tháng đi làm ngày lễ thực nhận phần lương ngày lễ cộng thêm phần làm thêm giờ.

Các mức trên là mức tối thiểu. Doanh nghiệp thỏa thuận mức cao hơn thì áp dụng mức đã thỏa thuận.

Ví dụ tính

Người lao động lương tháng 10.000.000 đồng, chế độ 26 ngày công mỗi tháng, 8 giờ mỗi ngày.

Bước	Tính toán	Kết quả
Số giờ làm việc trong tháng	26 × 8	208 giờ
Đơn giá tiền lương giờ	10.000.000 ÷ 208	48.077 đồng

Tiền làm thêm giờ theo từng trường hợp:

Trường hợp	Số giờ	Cách tính	Thành tiền
Làm thêm ngày thường, ban ngày	2	48.077 × 150% × 2	144.231 đồng
Làm thêm ngày thường, ban đêm	2	48.077 × 210% × 2	201.923 đồng
Làm thêm ngày nghỉ hằng tuần	8	48.077 × 200% × 8	769.231 đồng
Làm thêm ngày lễ, ban ngày	8	48.077 × 300% × 8	1.153.846 đồng
Làm thêm ngày lễ, ban đêm	4	48.077 × 390% × 4	750.000 đồng

Chênh lệch giữa 2 giờ làm thêm ngày thường ban ngày và 2 giờ ngày thường ban đêm là gần 58.000 đồng. Bảng chấm công gộp chung mọi giờ làm thêm vào một cột thì không tính ra được con số đúng.

Đây là lý do bảng chấm công phải tách tối thiểu 5 cột giờ làm thêm: ngày thường ban ngày, ngày thường ban đêm, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết, và làm thêm ban đêm của ngày nghỉ hoặc ngày lễ.

Giới hạn giờ làm thêm theo Điều 107

Giới hạn	Mức
Trong một ngày	Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày
Theo tuần	Tổng giờ làm việc bình thường và giờ làm thêm không quá 12 giờ mỗi ngày
Trong một tháng	Không quá 40 giờ
Trong một năm	Không quá 200 giờ
Trường hợp đặc biệt theo quy định	Không quá 300 giờ mỗi năm

Ngoài ra, làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động.

Cách đưa giới hạn vào bảng chấm công: thêm hai cột ở phần tổng hợp, một cột cộng giờ làm thêm trong tháng và một cột cộng lũy kế từ đầu năm, kèm công thức cảnh báo khi chạm ngưỡng. Công thức có ở phần dưới.

Doanh nghiệp vượt trần giờ làm thêm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, và đây là nội dung thanh tra lao động thường kiểm tra.

12 mẫu bảng chấm công

Nhóm 1: Bảng chấm công cơ bản

Mẫu 1: Bảng chấm công hàng ngày theo tháng (Excel)

Mẫu dùng phổ biến nhất. Mỗi người một dòng, mỗi ngày trong tháng một cột, ô giao nhau ghi ký hiệu.

Phần	Cột
Đầu bảng	STT, Mã nhân viên, Họ và tên, Chức danh, Bộ phận
Thân bảng	31 cột tương ứng 31 ngày, ghi ký hiệu chấm công
Tổng hợp	Công hưởng lương thời gian, Công nghỉ phép, Công nghỉ lễ, Công nghỉ không lương, Công hưởng bảo hiểm xã hội
Làm thêm giờ	5 cột theo loại đã nêu ở phần trên
Cuối bảng	Tổng cộng, Ghi chú

Nên đặt màu nền khác cho cột ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ để người chấm không nhầm loại giờ làm thêm.

Tải ngay bảng chấm công hàng ngày!

Mẫu 2: Bảng chấm công hàng ngày bản Word

Dùng khi cần in ra treo tại xưởng hoặc tại bộ phận để chấm tay, sau đó nhập lại vào Excel. Phù hợp với đơn vị chưa có máy chấm công và bộ phận không dùng máy tính.

Bản Word nên rút gọn, chỉ giữ phần chấm ký hiệu theo ngày và cột tổng, bỏ phần tính toán. Khổ ngang A4 hoặc A3 tùy số người.

Tải ngay bảng chấm công hàng ngày bằng Word!

Mẫu 3: Bảng chấm công theo tuần

Dùng cho đơn vị trả lương theo tuần, hoặc công việc ngắn hạn theo đợt. Cấu trúc giống mẫu 1 nhưng chỉ 7 cột ngày, thêm dòng tổng theo tuần.

Tải ngay bảng chấm công theo tuần!

Nhóm 2: Bảng chấm công theo giờ

Mẫu 4: Bảng chấm công theo giờ vào ra

Dùng khi cần tính lương theo giờ thực tế chứ không theo ngày công.

Cột	Ghi chú
Ngày
Giờ vào	Định dạng giờ
Giờ ra	Định dạng giờ
Giờ nghỉ trưa	Trừ ra khỏi tổng
Tổng giờ làm	Công thức
Trong đó giờ ban đêm	Công thức, tính phần rơi vào 22h đến 6h
Giờ làm thêm	Công thức, phần vượt giờ chuẩn
Ghi chú

Cột giờ ban đêm là cột khó nhất và cũng là cột hầu hết file mẫu trên mạng bỏ qua hoặc tính sai.

Tải ngay bảng chấm công theo giờ!

Mẫu 5: Bảng chấm công theo ca

Dùng cho đơn vị sản xuất chạy nhiều ca.

Cột
Ngày, Họ tên
Ca làm	Ca 1, ca 2, ca 3 hoặc theo mã ca của đơn vị
Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc	Lấy theo định nghĩa ca
Có làm qua đêm không	Ảnh hưởng cách tính
Số giờ ban ngày, Số giờ ban đêm	Tách riêng
Giờ làm thêm trong ca

Nên có một sheet riêng định nghĩa các ca, gồm mã ca, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, số giờ ban đêm chứa trong ca. Bảng chấm công chỉ ghi mã ca, phần còn lại tra tự động. Cách này nhanh hơn và ít sai hơn nhập giờ từng ngày.

Tải ngay bảng chấm công theo ca!

Mẫu 6: Bảng chấm công làm thêm giờ riêng

Dùng kèm bảng chấm công chính, ghi chi tiết từng lần làm thêm.

Cột
Ngày, Họ tên, Bộ phận
Loại ngày	Ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết
Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc
Số giờ ban ngày, Số giờ ban đêm	Tách riêng
Tỷ lệ áp dụng	Tra theo bảng tỷ lệ
Nội dung công việc
Người đề nghị, Người duyệt

Hai cột cuối quan trọng về mặt pháp lý, vì làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động. Bảng có chỗ ký là bằng chứng cho việc đó.

Tải ngay bảng chấm công làm thêm giờ!

9. Mẫu bảng chấm công theo tuần

Nhóm 3: Bảng chấm công theo đặc thù

Mẫu 7: Bảng chấm công sản xuất theo tổ, theo chuyền

Thêm cột tổ, chuyền, sản phẩm đang chạy. Dùng khi cần phân bổ chi phí nhân công vào giá thành theo từng lệnh sản xuất. Xem thêm bài chi phí sản xuất.

Cột cần thêm: Mã lệnh sản xuất, Công đoạn, Số giờ làm cho từng lệnh. Có cột này thì chi phí nhân công đi thẳng vào giá thành từng đơn hàng thay vì phân bổ ước lượng.

Tải ngay!

Mẫu 8: Bảng chấm công công trường, nhân viên thi công

Thêm cột số thẻ, tổ đội, hạng mục công việc, và cột xác nhận của giám sát. Thường phải nộp cho chủ đầu tư nên cần chỗ ký xác nhận của cả hai bên.

Tải ngay!

Mẫu 9: Bảng chấm công nhân viên bán thời gian

Người làm bán thời gian thường không tính theo ngày công mà theo ca hoặc theo giờ. Bảng nên có cột mã ca, số giờ mỗi ca, đơn giá giờ, thành tiền.

Lưu ý: người lao động bán thời gian vẫn thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về làm thêm giờ và làm việc ban đêm.

Tải ngay bảng chấm công part-time!

Mẫu 10: Bảng chấm công giáo viên theo số tiết dạy

Dùng cho cơ sở giáo dục, ghi theo tiết thay vì theo giờ. Cột gồm ngày, lớp, môn, số tiết, loại tiết (chính khóa, tăng cường, dạy thay), và cột quy đổi ra giờ chuẩn.

Tải ngay bảng chấm công hàng ngày giáo viên!

Nhóm 4: Bảng chấm công phục vụ mục đích khác

Mẫu 11: Bảng chấm công song ngữ

Dùng cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài hoặc có lao động nước ngoài. Giữ nguyên cấu trúc mẫu 1, thêm dòng tiêu đề tiếng Anh dưới mỗi tiêu đề tiếng Việt. Bảng ký hiệu cũng cần bản song ngữ.

Tải ngay bảng chấm công song ngữ

Mẫu 12: Bảng tổng hợp chấm công toàn công ty

Không phải bảng chấm công mà là bảng tổng hợp từ các bộ phận, dùng làm đầu vào cho bảng thanh toán tiền lương.

Cột
Bộ phận, Mã nhân viên, Họ tên
Tổng công hưởng lương thời gian
Tổng công nghỉ hưởng lương
Tổng công nghỉ không lương
Tổng công hưởng bảo hiểm xã hội
Giờ làm thêm theo 5 loại
Lũy kế giờ làm thêm từ đầu năm	Để theo dõi trần 200 giờ

Tải ngay!

Bảng chọn mẫu theo tình huống

Tình huống	Mẫu nên dùng
Văn phòng, giờ hành chính cố định	Mẫu 1
Chưa có máy chấm công, chấm tay tại bộ phận	Mẫu 2 kết hợp mẫu 1
Trả lương theo giờ	Mẫu 4
Sản xuất chạy ca, có ca đêm	Mẫu 5 kết hợp mẫu 6
Cần tính chi phí nhân công vào giá thành từng đơn hàng	Mẫu 7
Nhân sự tại công trường	Mẫu 8
Cửa hàng, quán, nhân viên theo ca ngắn	Mẫu 9
Doanh nghiệp có lao động nước ngoài	Mẫu 11
Nhiều bộ phận, cần tổng hợp trước khi tính lương	Mẫu 12

Công thức Excel cho bảng chấm công

Nhóm công thức đếm công

Giả định vùng chấm công của một người là F5:AJ5 (31 ngày).

Đếm công hưởng lương thời gian, tính cả nửa ngày:

=COUNTIF(F5:AJ5,”X”)+COUNTIF(F5:AJ5,”X/2″)*0.5

Đếm công nghỉ phép:

=COUNTIF(F5:AJ5,”P”)

Đếm công nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, gộp nhiều ký hiệu:

=SUMPRODUCT(COUNTIF(F5:AJ5,{“Ô”;”CO”;”TS”;”TN”}))

Đếm công nghỉ không lương:

=COUNTIF(F5:AJ5,”KL”)+COUNTIF(F5:AJ5,”KP”)

Nhóm công thức tính giờ

Tổng giờ làm trong ngày, C5 là giờ vào, D5 là giờ ra, E5 là giờ nghỉ trưa tính bằng giờ:

=IF(OR(C5=””,D5=””),””,(D5-C5)*24-E5)

Tính giờ làm khi ca qua đêm, trường hợp giờ ra nhỏ hơn giờ vào:

=IF(OR(C5=””,D5=””),””,IF(D5<C5,(D5+1-C5)*24,(D5-C5)*24)-E5)

Đây là công thức mà phần lớn file mẫu trên mạng thiếu. Ca từ 22h hôm trước đến 6h hôm sau, nếu dùng công thức thường sẽ ra số âm.

Tính số giờ rơi vào khung ban đêm từ 22h đến 6h, với ca không quá 24 giờ:

=MAX(0,MIN(IF(D5<C5,D5+1,D5),6/24+1)-MAX(C5,22/24))*24
+ MAX(0,MIN(IF(D5<C5,D5+1,D5),6/24)-MAX(C5,0))*24

Công thức này xử lý cả hai đoạn ban đêm, đoạn từ 22h đến nửa đêm và đoạn từ nửa đêm đến 6h. Nếu bảng chấm công của bạn có ca cố định, cách đơn giản và ít lỗi hơn là lập sẵn một sheet định nghĩa ca ghi rõ số giờ đêm của từng ca, rồi tra bằng hàm tìm kiếm.

Giờ làm thêm, phần vượt quá giờ chuẩn trong ngày, G5 là tổng giờ làm, giờ chuẩn là 8:

=MAX(0,G5-8)

Nhóm công thức tính tiền

Đơn giá tiền lương giờ, B2 là lương tháng, B3 là số ngày công chuẩn, B4 là số giờ mỗi ngày:

=B2/(B3*B4)

Tiền làm thêm giờ, với 5 cột giờ làm thêm từ P5 đến T5 theo thứ tự ngày thường ban ngày, ngày thường ban đêm, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết ban ngày, ngày lễ tết ban đêm:

=$B$5*(P5*1.5+Q5*2.1+R5*2+S5*3+T5*3.9)

Trong đó B5 là đơn giá tiền lương giờ. Các hệ số là mức tối thiểu theo luật, doanh nghiệp trả cao hơn thì sửa lại.

Nhóm công thức cảnh báo

Cảnh báo vượt trần 40 giờ làm thêm trong tháng, U5 là tổng giờ làm thêm tháng:

=IF(U5>40,”Vượt trần tháng”,IF(U5>32,”Sắp chạm trần”,””))

Cảnh báo vượt trần 200 giờ trong năm, V5 là lũy kế giờ làm thêm từ đầu năm:

=IF(V5>200,”Vượt trần năm”,IF(V5>160,”Sắp chạm trần”,””))

Kiểm tra ô chấm công có ký hiệu lạ, đặt Data Validation kiểu List trỏ vào danh mục ký hiệu đã ban hành. Cách này chặn lỗi gõ sai ngay từ đầu, tốt hơn là đi sửa sau.

Tô màu tự động cột ngày nghỉ hằng tuần, chọn vùng chấm công rồi dùng Conditional Formatting kiểu công thức, với F$4 là ô chứa ngày:

=OR(WEEKDAY(F$4,2)=7,WEEKDAY(F$4,2)=6)

Sửa lại điều kiện theo chế độ nghỉ của đơn vị. Có màu phân biệt thì người chấm công không nhầm giờ làm thêm ngày thường với ngày nghỉ, đây là lỗi gây sai lương phổ biến.

Khi nào nên chuyển sang chấm công tự động

Bảng Excel phù hợp đến một quy mô nhất định. Bốn dấu hiệu cần chuyển:

Dấu hiệu	Vấn đề
Mất nhiều ngày mỗi tháng để tổng hợp chấm công	Chi phí nhân sự lớn hơn chi phí phần mềm
Thường xuyên có khiếu nại về số công, số giờ làm thêm	Dữ liệu không tin cậy, không có nguồn đối chiếu
Nhiều ca, nhiều địa điểm, nhiều loại hợp đồng	Số quy tắc vượt khả năng của công thức Excel
Không kiểm soát được trần giờ làm thêm	Rủi ro bị xử phạt

Chấm công và tính lương trên hệ thống

Phân hệ quản lý nhân sự của Arito xử lý phần này:

• Nhận dữ liệu từ máy chấm công, không nhập tay
• Cấu hình ca làm việc, tự tách giờ ban ngày và giờ ban đêm theo khung 22h đến 6h
• Tách giờ làm thêm theo ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết và áp đúng tỷ lệ
• Theo dõi lũy kế giờ làm thêm theo tháng và theo năm, cảnh báo khi chạm trần
• Quản lý đơn từ nghỉ phép, tự cập nhật vào bảng chấm công
• Liên thông sang tính lương với biểu thuế thu nhập cá nhân và mức giảm trừ áp dụng từ kỳ tính thuế 2026
• Chi phí lương sinh bút toán tự động sang phân hệ tài chính kế toán, với doanh nghiệp sản xuất thì phân bổ vào giá thành theo lệnh sản xuất
• Lưu vết mọi chỉnh sửa, biết ai sửa gì và khi nào

Về cách tính lương thực nhận sau thuế và bảo hiểm, xem bài lương gross và net. Đăng ký demo để chạy thử trên dữ liệu chấm công thật.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu bảng chấm công hàng ngày gồm những gì?

Phần đầu gồm thông tin đơn vị, bộ phận, kỳ chấm công. Phần thân gồm danh sách người lao động và các cột ngày trong tháng để ghi ký hiệu. Phần tổng hợp gồm số công theo từng loại và số giờ làm thêm tách theo ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ tết và ban đêm. Cuối cùng là chữ ký của người chấm công, phụ trách bộ phận và người duyệt.

Doanh nghiệp có được tự thiết kế bảng chấm công không?

Được. Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014 và cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế hệ thống chứng từ kế toán, Phụ lục I chỉ mang tính tham khảo. Bảng chấm công không nằm trong danh mục biểu mẫu lao động tiền lương của Phụ lục I. Tuy vậy vẫn nên đảm bảo các nội dung tối thiểu để dùng được làm căn cứ tính lương và xuất trình khi cần.

Lương làm thêm giờ tính thế nào?

Ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày lễ tết và ngày nghỉ có hưởng lương, theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Làm thêm vào ban đêm được cộng thêm nên mức tương ứng là 210%, 270% và 390%.

Giờ ban đêm tính từ mấy giờ?

Từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019. Người làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% so với làm việc ban ngày.

Được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ?

Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày, tổng giờ làm việc và làm thêm không quá 12 giờ mỗi ngày, không quá 40 giờ mỗi tháng và không quá 200 giờ mỗi năm. Một số trường hợp theo quy định được làm tối đa 300 giờ mỗi năm. Làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động.

Ký hiệu chấm công thường dùng là gì?

X là làm đủ công, P là nghỉ phép có lương, L là nghỉ lễ, KL là nghỉ không lương, Ô là nghỉ ốm hưởng chế độ, TS là nghỉ thai sản, CT là đi công tác, NB là nghỉ bù, KP là nghỉ không phép. Doanh nghiệp nên ban hành bộ ký hiệu kèm nội quy lao động để các bộ phận dùng thống nhất.

Bảng chấm công bằng Excel hay Word tốt hơn?

Excel để tính toán và tổng hợp, Word để in ra chấm tay tại bộ phận chưa có máy tính. Cách phổ biến là in bản Word cho người chấm tại chỗ, cuối kỳ nhập vào Excel để tính.

Bảng chấm công cần lưu bao lâu?

Bảng chấm công là chứng từ kế toán phục vụ tính lương nên cần lưu theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật kế toán. Ngoài ra nên lưu bản đã có chữ ký đầy đủ vì đây là căn cứ khi có tranh chấp về tiền lương.

Vì sao phải tách giờ làm thêm ban đêm ra cột riêng?

Vì tỷ lệ khác nhau đáng kể. Cùng 2 giờ làm thêm ngày thường, ban ngày tính 150% còn ban đêm tính 210%. Gộp chung một cột thì không tính ra đúng số tiền phải trả.

Tổng kết

Bảng chấm công chỉ có giá trị khi tính ra được đúng tiền lương. Ba việc nên làm với file đang dùng:

Tách cột giờ làm thêm thành 5 loại thay vì một cột chung. Chênh lệch giữa mức 150% và mức 390% đủ lớn để gây sai lệch đáng kể trong bảng lương.

Ban hành bộ ký hiệu chấm công thành văn bản và đặt danh sách chọn trong Excel. Việc này vừa chặn lỗi gõ sai vừa giúp tổng hợp bằng công thức.

Thêm cột lũy kế giờ làm thêm từ đầu năm kèm công thức cảnh báo. Trần 200 giờ mỗi năm là nội dung thanh tra lao động hay kiểm tra.

Một lưu ý về căn cứ pháp lý: từ 01/01/2026 Thông tư 99/2025 thay thế Thông tư 200, nên các mẫu ghi “theo Thông tư 200” đang lưu hành trên mạng cần được rà lại.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và thỏa ước lao động tập thể của mình trước khi áp dụng. Cần trao đổi về giải pháp chấm công và tính lương, liên hệ với Arito.