9 Mẫu danh sách nhân viên công ty Excel và Word kèm quy định bắt buộc

Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp dùng một mẫu danh sách nhân viên cố định. Nhưng có một loại danh sách nhân sự bắt buộc phải lập, và không lập thì bị phạt đến 20 triệu đồng.

Bài viết cung cấp 9 mẫu danh sách nhân viên bằng Excel và Word, trong đó có mẫu sổ quản lý lao động theo đúng quy định, kèm những lưu ý pháp lý mới áp dụng từ năm 2026.

Danh sách nhân viên là gì?

Danh sách nhân viên là bảng tổng hợp thông tin của toàn bộ người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, dùng để tra cứu, quản lý và làm căn cứ cho các nghiệp vụ nhân sự như chấm công, tính lương, đóng bảo hiểm và quản lý hợp đồng.

Cần phân biệt hai loại, vì chúng chịu hai chế độ pháp lý khác nhau:

	Danh sách nhân viên nội bộ	Sổ quản lý lao động
Bắt buộc lập	Không	Có
Căn cứ pháp lý	Không có	Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, Điều 3 Nghị định 145/2020
Content	Doanh nghiệp tự quyết	Phải có đủ các nội dung cơ bản theo quy định
Hình thức	Tự do	Bản giấy hoặc bản điện tử
Phải xuất trình khi thanh tra	Không bắt buộc	Có
Chế tài nếu thiếu	Không	Phạt tiền

Phần lớn doanh nghiệp lập danh sách nội bộ rất chi tiết nhưng lại không có sổ quản lý lao động đúng quy định, vì không biết nghĩa vụ này tồn tại.

Sổ quản lý lao động: danh sách bắt buộc theo luật

Đây là phần cần đọc trước khi tải bất kỳ mẫu nào.

Quy định

Ai phải lập: mọi người sử dụng lao động.

Thời hạn: trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Lập ở đâu: tại nơi đặt trụ sở chính, và tại từng chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hình thức: bản giấy hoặc bản điện tử, theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020. Doanh nghiệp dùng file Excel hoặc phần mềm nhân sự đều hợp lệ, miễn là có đủ nội dung và xuất trình được khi cần.

Nghĩa vụ cập nhật: thông tin người lao động phải được ghi vào sổ kể từ ngày người đó bắt đầu làm việc, không phải ghi dồn cuối tháng hay cuối quý.

Nghĩa vụ xuất trình: phải xuất trình khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu, theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020.

Mức phạt

Theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

Hành vi	Mức phạt với cá nhân	Mức phạt với tổ chức
Không lập sổ quản lý lao động, lập không đúng thời hạn, hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản	5 đến 10 triệu đồng	10 đến 20 triệu đồng
Không ghi đầy đủ thông tin người lao động vào sổ kể từ ngày bắt đầu làm việc, hoặc không xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu	1 đến 3 triệu đồng	2 đến 6 triệu đồng

Mức phạt quy định tại Nghị định 12/2022 áp dụng cho cá nhân, tổ chức vi phạm cùng hành vi thì mức phạt gấp đôi.

Điểm đáng chú ý: hành vi bị phạt nặng nhất không chỉ là “không lập” mà còn gồm “lập không đảm bảo các nội dung cơ bản”. Doanh nghiệp có file danh sách nhân viên nhưng thiếu các trường bắt buộc vẫn thuộc diện này.

Mẫu sổ quản lý lao động

Các nội dung cơ bản cần có:

#	Trường thông tin	Ghi chú
1	Name
2	Giới tính
3	Ngày tháng năm sinh
4	Quốc tịch	Quan trọng với doanh nghiệp có lao động nước ngoài
5	Nơi cư trú
6	Số thẻ căn cước, hoặc số hộ chiếu với người nước ngoài
7	Trình độ chuyên môn kỹ thuật
8	Bậc trình độ kỹ năng nghề
9	Vị trí việc làm
10	Loại hợp đồng lao động	Xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn
11	Thời điểm bắt đầu làm việc
12	Tham gia bảo hiểm xã hội	Có hoặc không, kèm số sổ nếu có
13	Tiền lương
14	Nâng bậc, nâng lương
15	Số ngày nghỉ trong năm
16	Số giờ làm thêm
17	Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
18	Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
19	Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
20	Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do

Ba điểm hay bị bỏ sót khi doanh nghiệp tự lập sổ:

Các trường từ số 14 đến 19 thường không có trong file danh sách nhân viên thông thường. Đây chính là phần khiến sổ bị coi là “không đảm bảo nội dung cơ bản”.

Trường số 8 về bậc trình độ kỹ năng nghề hay bị để trống. Nếu người lao động chưa có bậc kỹ năng nghề thì ghi rõ là chưa có, đừng bỏ trống ô.

Trường số 20 cần giữ lại cả người đã nghỉ việc. Nhiều doanh nghiệp xóa dòng của người nghỉ việc khỏi file, làm mất dữ liệu mà thanh tra có thể hỏi tới.

Về cách tổ chức file: không nên nhồi cả 20 trường vào một sheet duy nhất vì sẽ rất khó dùng hằng ngày. Cách thực tế là tách thành sheet chính chứa các trường tra cứu thường xuyên, và các sheet phụ ghi biến động lương, nghỉ phép, làm thêm giờ, kỷ luật. Tất cả nằm trong cùng một file thì vẫn được coi là một sổ.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nghĩa vụ thứ hai gắn trực tiếp với danh sách nhân sự.

Content	Quy định
Mẫu báo cáo	Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Kỳ báo cáo 6 tháng	Trước ngày 05 tháng 6
Kỳ báo cáo hằng năm	Trước ngày 05 tháng 12
Nơi nộp	Sở Nội vụ, qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Trường hợp không nộp được qua nền tảng	Gửi trực tiếp đến Sở Nội vụ
Đồng thời	Thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện

Lưu ý về cơ quan tiếp nhận: sau đợt sắp xếp bộ máy, chức năng quản lý nhà nước về lao động chuyển về Sở Nội vụ. Phần lớn bài hướng dẫn đang lưu hành trên mạng vẫn ghi Sở Lao động Thương binh và Xã hội. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hướng dẫn của cơ quan tại địa phương mình trước mỗi kỳ nộp, vì cách thức tiếp nhận giữa các tỉnh có thể khác nhau trong giai đoạn chuyển tiếp.

Mẹo thực tế: nếu file danh sách nhân viên được thiết kế đúng ngay từ đầu, số liệu cho Mẫu 01/PLI có thể lấy tự động bằng hàm đếm thay vì ngồi đếm tay. Các trường cần có sẵn để làm được việc này: giới tính, loại hợp đồng, trình độ chuyên môn, vị trí việc làm, tình trạng tham gia bảo hiểm xã hội, và ngày bắt đầu, ngày kết thúc làm việc.

Danh sách nhân viên và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân

Đây là phần hoàn toàn mới từ năm 2026 và chưa bài viết nào về chủ đề này đề cập.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, Quốc hội thông qua ngày 26/6/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026. Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành cũng có hiệu lực cùng ngày.

Vì sao liên quan đến danh sách nhân viên: một file danh sách nhân viên điển hình chứa họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, số sổ bảo hiểm xã hội, mức lương. Đây là hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, và một phần trong đó thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Nghị định 356/2025 đã bổ sung vào nhóm dữ liệu nhạy cảm một số loại đáng chú ý với doanh nghiệp, trong đó có ảnh chụp thẻ căn cước, thông tin định danh điện tử và lịch sử giao dịch.

Bốn việc doanh nghiệp nên rà lại với file danh sách nhân viên:

Việc	Cách làm
Chỉ thu thập thông tin thực sự cần	Bỏ các trường không phục vụ mục đích cụ thể nào. Nhiều mẫu lưu hành trên mạng có cả trường tôn giáo, dân tộc, tình trạng hôn nhân mà doanh nghiệp không dùng đến
Kiểm soát người được xem file	File nhân sự đầy đủ không nên để ở thư mục chung ai cũng vào được. Bản gửi cho bộ phận khác nên cắt bớt cột nhạy cảm
Hạn chế gửi file qua kênh không kiểm soát	Gửi file danh sách đầy đủ qua Zalo hay email cá nhân là rủi ro. Nếu buộc phải gửi, nên đặt mật khẩu file và gửi mật khẩu qua kênh khác
Có cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu	Rà lại hợp đồng lao động và nội quy xem đã có nội dung về việc thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân của người lao động hay chưa

Một công thức Excel hữu ích cho việc này là che bớt số căn cước ở các bản dùng chung, chỉ giữ 4 số cuối:

=IF(LEN(B2)<4,””,REPT(“*”,LEN(B2)-4)&RIGHT(B2,4))

Dùng công thức này tạo một cột mới, rồi khi cần gửi danh sách cho bộ phận khác thì gửi cột đã che thay vì cột gốc.

Nội dung phần này mang tính định hướng. Doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm nên tham vấn ý kiến pháp lý về nghĩa vụ cụ thể của mình theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định 356/2025.

Nên dùng Excel hay Word?

Cả bốn từ khóa người dùng tìm đều có, nhưng hai định dạng phục vụ hai mục đích khác nhau.

Tiêu chí	Excel	Word
Lưu trữ và tra cứu nhiều người	Tốt	Kém
Lọc, sắp xếp, thống kê	Tốt	Không làm được
Tính toán tự động	Tốt	Không
In ra ký và đóng dấu	Kém, hay vỡ trang	Tốt
Gửi kèm hồ sơ, công văn	Kém	Tốt
Trình bày đẹp, có tiêu đề quốc hiệu	Kém	Tốt
Số lượng người phù hợp	Từ vài chục trở lên	Dưới vài chục, hoặc dùng cho một lần

Kết luận thực tế: dùng Excel để quản lý, dùng Word để xuất bản giấy cần ký.

Ba trường hợp cụ thể nên dùng Word:

Danh sách nhân viên gửi kèm hồ sơ thầu, hồ sơ năng lực. Bên nhận muốn một văn bản gọn, có tiêu đề và chữ ký, không muốn file dữ liệu thô.

Danh sách đề nghị cấp thẻ ra vào, danh sách nhân sự vào công trường. Cần in ra, ký và đóng dấu.

Danh sách kèm quyết định, thông báo nội bộ. Ví dụ danh sách nhân sự được nâng lương kèm quyết định, hoặc danh sách tham gia đào tạo kèm thông báo.

Cách làm hiệu quả nhất: giữ dữ liệu gốc trong Excel, khi cần bản Word thì dùng chức năng trộn thư trong Word để lấy dữ liệu từ file Excel sang. Cách này tránh phải gõ lại và tránh sai lệch giữa hai bản.

⬇ Tải bộ mẫu danh sách nhân sự TẠI ĐÂY

9 mẫu danh sách nhân viên

Mẫu 1: Sổ quản lý lao động (Excel)

Dùng để: đáp ứng nghĩa vụ bắt buộc theo Nghị định 145/2020.

Cấu trúc đề xuất: một file gồm nhiều sheet.

Sheet	Content
Thông tin chung	13 trường đầu trong bảng ở phần trên, mỗi người một dòng
Biến động lương	Ngày hiệu lực, mức cũ, mức mới, lý do
Nghỉ phép và làm thêm	Số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm theo tháng
Đào tạo	Khóa học, thời gian, kết quả
Kỷ luật và tai nạn	Ngày, nội dung, hình thức xử lý
Chấm dứt hợp đồng	Ngày chấm dứt, lý do

Lưu ý: giữ lại dòng của người đã nghỉ việc, đánh dấu trạng thái thay vì xóa.

Đây là mẫu quan trọng nhất trong bài và cũng là mẫu duy nhất có yêu cầu bắt buộc về nội dung.

Mẫu 2: Danh sách nhân viên tổng hợp (Excel)

Dùng để: tra cứu hằng ngày, là bảng gốc cho các báo cáo khác.

Cột	Ghi chú
Mã nhân viên	Đặt theo quy tắc cố định, không trùng
Name	Nên tách cột Họ đệm và cột Tên để sắp xếp đúng theo tên
Ngày sinh	Định dạng ngày, không nhập dạng chữ
Giới tính	Dùng danh sách chọn, không gõ tay
Số căn cước	Định dạng văn bản để không mất số 0 đầu
Telephone number	Định dạng văn bản
Email
Nơi cư trú
Phòng ban	Dùng danh sách chọn
Chức danh	Dùng danh sách chọn
Ngày vào làm
Loại hợp đồng	Dùng danh sách chọn
Ngày hết hạn hợp đồng	Để trống với hợp đồng không xác định thời hạn
Lương cơ bản	Định dạng số
Số tài khoản và ngân hàng
Mã số thuế cá nhân
Số sổ bảo hiểm xã hội
Người liên hệ khẩn cấp và số điện thoại
Trạng thái	Đang làm việc, nghỉ thai sản, đã nghỉ việc

Về cột Trạng thái: đây là cột quan trọng nhất để file dùng được lâu dài. Có cột này thì không cần xóa dòng người nghỉ việc, và mọi công thức đếm đều lọc theo trạng thái.

Mẫu 3: Danh sách nhân viên theo phòng ban (Excel)

Dùng để: xem cơ cấu nhân sự từng bộ phận, phục vụ họp giao ban và lập kế hoạch tuyển dụng.

Không nên tạo file riêng cho từng phòng. Cách đúng là lấy từ mẫu 2, dùng bộ lọc hoặc bảng tổng hợp theo cột phòng ban. Tạo file riêng cho từng phòng dẫn đến nhiều bản không đồng bộ.

Cột
Phòng ban
Mã nhân viên
Name
Chức danh
Cấp bậc
Ngày vào làm
Thâm niên	Tính bằng công thức
Trạng thái

Nên có thêm một sheet tổng hợp đếm số người theo từng phòng và từng cấp bậc.

Mẫu 4: Theo dõi hợp đồng lao động (Excel)

Dùng để: cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn. Đây là mẫu có giá trị phòng ngừa rủi ro cao nhất.

Cột
Mã nhân viên, Họ tên, Phòng ban
Số hợp đồng
Loại hợp đồng	Xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc
Ngày ký
Ngày bắt đầu hiệu lực
Ngày hết hạn
Số ngày còn lại	Công thức
Cảnh báo	Công thức
Lần ký thứ mấy	Quan trọng, xem lưu ý bên dưới
Phương án	Tái ký, chuyển không xác định thời hạn, không tái ký

Lưu ý pháp lý quan trọng về cột “Lần ký thứ mấy”: theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động xác định thời hạn chỉ được ký thêm một lần, sau đó nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn. Doanh nghiệp không theo dõi cột này dễ ký sai loại hợp đồng ở lần thứ ba.

Ngoài ra, khi hợp đồng hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, cần xử lý trong thời hạn luật định, nếu không hợp đồng sẽ tự chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn.

Mẫu 5: Theo dõi nhân sự mới (Excel)

Dùng để: quản lý quá trình tiếp nhận người mới, đảm bảo không sót thủ tục.

Cột
Họ tên, Ngày bắt đầu, Phòng ban, Chức danh
Người quản lý trực tiếp
Đã ký hợp đồng thử việc	Đánh dấu
Đã nộp đủ hồ sơ	Đánh dấu
Đã cấp email và tài khoản	Đánh dấu
Đã cấp thiết bị	Đánh dấu
Đã đào tạo hội nhập	Đánh dấu
Đã đăng ký bảo hiểm xã hội	Đánh dấu
Đã đăng ký người phụ thuộc	Đánh dấu
Ngày hết thử việc
Kết quả đánh giá thử việc

Hai cột về bảo hiểm xã hội và người phụ thuộc hay bị bỏ sót, và cả hai đều ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động lẫn nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Mẫu 6: Theo dõi nhân sự nghỉ việc (Excel)

Dùng để: quản lý thủ tục nghỉ việc và phân tích nguyên nhân nghỉ.

Cột
Họ tên, Phòng ban, Chức danh
Ngày vào làm, Ngày nghỉ việc, Thâm niên
Hình thức chấm dứt	Đơn phương, thỏa thuận, hết hạn hợp đồng, kỷ luật
Lý do nghỉ	Dùng danh sách chọn để thống kê được
Đã bàn giao công việc	Đánh dấu
Đã thu hồi tài sản	Đánh dấu
Đã chốt sổ bảo hiểm xã hội	Đánh dấu
Đã thanh toán lương và phép còn lại	Đánh dấu
Đã ra quyết định nghỉ việc	Đánh dấu

Về biểu mẫu liên quan, xem bài mẫu quyết định nghỉ việc.

Về cột Lý do nghỉ: nên dùng danh sách chọn cố định khoảng 8 đến 10 nhóm lý do. Gõ tự do thì cuối năm không thống kê được, và doanh nghiệp mất đi dữ liệu hữu ích nhất về vấn đề nhân sự của mình.

Mẫu 7: Theo dõi biến động lương (Excel)

Dùng để: lưu lịch sử thay đổi lương, phục vụ trường 14 của sổ quản lý lao động.

Cột
Mã nhân viên, Họ tên, Phòng ban
Loại biến động	Nâng lương định kỳ, thăng chức, điều chuyển, điều chỉnh
Ngày hiệu lực
Chức danh cũ, Chức danh mới
Mức lương cũ, Mức lương mới
Tỷ lệ tăng	Công thức
Mức đóng bảo hiểm cũ, mới
Số quyết định

Quan trọng: mỗi lần thay đổi là một dòng mới, không ghi đè lên dòng cũ. Ghi đè là mất lịch sử.

Mẫu 8: Danh sách nhân viên thi công (Excel)

Dùng để: quản lý nhân sự ra vào công trường, thường phải nộp cho chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án.

Cột
Số thứ tự, Số thẻ
Họ và tên, Năm sinh
Số căn cước, Ngày cấp, Nơi cấp
Chức danh, Tổ đội
Chứng chỉ an toàn lao động	Số và ngày hết hạn
Đã khám sức khỏe	Ngày khám
Thời gian ra vào

Hai cột về chứng chỉ an toàn và khám sức khỏe là yêu cầu thường gặp của chủ đầu tư nhưng hay bị thiếu trong các mẫu lưu hành trên mạng.

Mẫu 9: Danh sách nhân viên bản Word

Dùng để: in ra ký, đóng dấu, gửi kèm công văn hoặc hồ sơ.

Cấu trúc:

TÊN CÔNG TY                        CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: …/DS-…                          Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                   …, ngày … tháng … năm …

                        DANH SÁCH NHÂN VIÊN
                          (V/v …………………)

[Bảng: STT | Họ và tên | Năm sinh | Giới tính | Số căn cước |
Chức danh | Phòng ban | Ghi chú]

Tổng số: ….. người, trong đó nữ: ….. người.

                                        ĐẠI DIỆN CÔNG TY
                                     (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Hai lưu ý khi làm bản Word:

Hạn chế số cột. Bản in khổ A4 dọc chỉ chứa được khoảng 7 đến 8 cột là đọc thoải mái. Cần nhiều cột hơn thì chuyển khổ ngang.

Cân nhắc có nên đưa số căn cước vào bản gửi ra ngoài hay không. Nếu bên nhận không thực sự cần, nên bỏ cột này hoặc chỉ ghi 4 số cuối, theo tinh thần chỉ cung cấp dữ liệu cá nhân ở mức cần thiết.

Bảng chọn mẫu theo tình huống

Tình huống	Mẫu nên dùng	Định dạng
Doanh nghiệp mới thành lập, cần đáp ứng quy định	Mẫu 1	Excel
Quản lý nhân sự hằng ngày	Mẫu 2	Excel
Báo cáo cơ cấu nhân sự cho ban giám đốc	Mẫu 3	Excel
Tránh quên tái ký hợp đồng	Mẫu 4	Excel
Tiếp nhận người mới	Mẫu 5	Excel
Xử lý thủ tục nghỉ việc	Mẫu 6	Excel
Chuẩn bị dữ liệu cho báo cáo 01/PLI	Mẫu 1 và 2	Excel
Gửi kèm hồ sơ thầu, hồ sơ năng lực	Mẫu 9	Word
Nộp danh sách nhân sự vào công trường	Mẫu 8 hoặc 9	Excel hoặc Word
Danh sách kèm quyết định nội bộ	Mẫu 9	Word

Công thức Excel dùng được ngay

Các công thức dưới đây giả định bố cục theo mẫu 2. Điều chỉnh địa chỉ ô theo file của bạn.

Cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn (M2 là ngày hết hạn hợp đồng):

=IF(M2=””,”Không xác định thời hạn”,
IF(M2-TODAY()<0,”Đã hết hạn”,
IF(M2-TODAY()<=30,”Sắp hết hạn”,”Còn hiệu lực”)))

Số ngày còn lại đến khi hết hạn:

=IF(M2=””,””,M2-TODAY())

Tính tuổi (C2 là ngày sinh):

=IF(C2=””,””,DATEDIF(C2,TODAY(),”Y”))

Tính thâm niên theo năm và tháng (K2 là ngày vào làm):

=IF(K2=””,””,DATEDIF(K2,TODAY(),”Y”)&” năm “&DATEDIF(K2,TODAY(),”YM”)&” tháng”)

Đếm số người đang làm việc theo từng phòng ban (I là cột phòng ban, S là cột trạng thái, U2 là tên phòng cần đếm):

=COUNTIFS($I$2:$I$1000,U2,$S$2:$S$1000,”Đang làm việc”)

Đếm số lao động nữ đang làm việc, phục vụ báo cáo 01/PLI (D là cột giới tính):

=COUNTIFS($D$2:$D$1000,”Nữ”,$S$2:$S$1000,”Đang làm việc”)

Tính tổng quỹ lương theo phòng ban (N là cột lương cơ bản):

=SUMIFS($N$2:$N$1000,$I$2:$I$1000,U2,$S$2:$S$1000,”Đang làm việc”)

Che bớt số căn cước, giữ 4 số cuối (E2 là số căn cước):

=IF(LEN(E2)<4,””,REPT(“*”,LEN(E2)-4)&RIGHT(E2,4))

Tra cứu thông tin theo mã nhân viên, dùng cho các sheet phụ:

=IFERROR(VLOOKUP($A2,DanhSach!$A:$S,3,0),”Không tìm thấy”)

Bản Excel từ phiên bản 2021 trở lên có thể dùng hàm khác gọn hơn:

=XLOOKUP($A2,DanhSach!$A:$A,DanhSach!$C:$C,”Không tìm thấy”)

Ba thiết lập nên làm cho file

Chặn trùng mã nhân viên. Chọn cột mã nhân viên, vào Data rồi Data Validation, chọn Custom và nhập:

=COUNTIF($A$2:$A$1000,A2)=1

Dùng danh sách chọn cho các cột phân loại. Tạo một sheet riêng chứa danh mục phòng ban, chức danh, loại hợp đồng, trạng thái, lý do nghỉ. Rồi đặt Data Validation kiểu List trỏ vào danh mục đó. Việc này ngăn tình trạng cùng một phòng ban được gõ theo ba cách khác nhau, làm hỏng mọi công thức đếm.

Tô màu tự động dòng có hợp đồng sắp hết hạn. Chọn vùng dữ liệu, vào Conditional Formatting, chọn New Rule kiểu công thức và nhập:

=AND($M2<>””,$M2-TODAY()<=30,$M2-TODAY()>=0)

Chọn màu nền cảnh báo. Từ đó mỗi lần mở file là thấy ngay hợp đồng nào cần xử lý.

Khi nào Excel không còn đủ

Excel phù hợp đến một quy mô nhất định. Bốn dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần công cụ khác:

Dấu hiệu	Vấn đề bên dưới
Nhiều bản file trôi nổi, không biết bản nào mới nhất	Không có nguồn dữ liệu duy nhất
Phải nhập lại thông tin nhân sự sang file chấm công và file lương	Dữ liệu không liên thông, sai sót tích tụ
Ai mở file cũng xem được lương của mọi người	Không phân quyền theo cột và theo dòng
Không biết ai sửa gì, sửa khi nào	Không có lưu vết, rủi ro khi có tranh chấp

Dấu hiệu thứ ba đáng chú ý nhất từ 01/01/2026, khi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực. File Excel không phân quyền được ở mức từng cột, nên hoặc là khóa cả file, hoặc là ai mở được cũng xem được tất cả.

Quản lý danh sách nhân sự trên hệ thống

Phân hệ quản lý nhân sự của Arito xử lý các hạn chế ở trên:

• Hồ sơ nhân sự lưu tập trung, một nguồn dữ liệu duy nhất cho toàn bộ nghiệp vụ
• Đủ các trường theo yêu cầu của sổ quản lý lao động, kể cả các trường về biến động lương, nghỉ phép, làm thêm giờ, kỷ luật
• Phân quyền theo vai trò, trưởng phòng chỉ thấy nhân sự phòng mình, thông tin lương giới hạn theo cấp
• Lưu vết mọi thay đổi, biết ai sửa gì và khi nào
• Cảnh báo tự động hợp đồng sắp hết hạn, đến hạn nâng lương, đến hạn đánh giá
• Kết xuất số liệu phục vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động
• Liên thông sang tính lương, và chi phí lương sinh bút toán tự động sang phân hệ tài chính kế toán

Đọc thêm bài hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì or đăng ký demo để xem trên dữ liệu thật.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu danh sách nhân viên công ty gồm những thông tin gì?

Nhóm thông tin cá nhân gồm họ tên, mã nhân viên, ngày sinh, giới tính, số căn cước, liên hệ, nơi cư trú. Nhóm thông tin công việc gồm phòng ban, chức danh, ngày vào làm, trạng thái. Nhóm hợp đồng và lương gồm loại hợp đồng, ngày hết hạn, mức lương, tài khoản ngân hàng, mã số thuế. Nhóm bảo hiểm gồm số sổ bảo hiểm xã hội và người liên hệ khẩn cấp.

Doanh nghiệp có bắt buộc lập danh sách nhân viên không?

Danh sách nhân viên nội bộ thì không bắt buộc về hình thức. Nhưng sổ quản lý lao động là bắt buộc theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 3 Nghị định 145/2020, phải lập trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Không lập sổ quản lý lao động bị phạt bao nhiêu?

Theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tổ chức bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng nếu không lập sổ, lập không đúng thời hạn, hoặc lập nhưng không đảm bảo các nội dung cơ bản. Ngoài ra phạt từ 2 đến 6 triệu đồng nếu không ghi đầy đủ thông tin từ ngày người lao động bắt đầu làm việc hoặc không xuất trình khi được yêu cầu.

Sổ quản lý lao động có được lập bằng file Excel không?

Được. Khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020 cho phép lập bản giấy hoặc bản điện tử. Điều kiện là phải có đủ các nội dung cơ bản theo quy định và xuất trình được khi cơ quan quản lý nhà nước về lao động yêu cầu.

Nên dùng mẫu danh sách nhân viên Excel hay Word?

Excel để quản lý, tra cứu, lọc và tính toán. Word để in ra ký, đóng dấu, gửi kèm công văn hoặc hồ sơ. Cách hiệu quả nhất là giữ dữ liệu gốc trong Excel rồi dùng chức năng trộn thư của Word khi cần bản in.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp khi nào?

Định kỳ 6 tháng trước ngày 05 tháng 6 và hằng năm trước ngày 05 tháng 12, theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020. Nộp đến Sở Nội vụ qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Nên kiểm tra hướng dẫn của cơ quan tại địa phương vì cách tiếp nhận có thể khác nhau.

File danh sách nhân viên có chịu điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân không?

Có. File chứa họ tên, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, số tài khoản ngân hàng là hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, cùng có hiệu lực từ 01/01/2026. Doanh nghiệp nên rà lại phạm vi thông tin thu thập, kiểm soát người được xem file và hạn chế gửi file đầy đủ qua kênh không kiểm soát.

Có nên xóa dòng của nhân viên đã nghỉ việc không?

Không nên. Sổ quản lý lao động có trường về thời điểm chấm dứt hợp đồng và lý do, nên dữ liệu người đã nghỉ vẫn cần giữ. Cách đúng là thêm cột trạng thái và đánh dấu đã nghỉ việc, rồi lọc theo trạng thái khi cần xem danh sách người đang làm.

Hợp đồng xác định thời hạn được ký mấy lần?

Theo Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động xác định thời hạn chỉ được ký thêm một lần. Sau đó nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng không xác định thời hạn. Vì vậy file theo dõi hợp đồng nên có cột ghi lần ký thứ mấy.

Tổng kết

Ba việc nên làm sau khi đọc bài này:

Kiểm tra doanh nghiệp đã có sổ quản lý lao động đúng quy định chưa. Đây là nghĩa vụ bắt buộc và mức phạt với tổ chức lên đến 20 triệu đồng. Có file danh sách nhân viên chưa chắc đã đủ, vì luật yêu cầu các trường về biến động lương, nghỉ phép, làm thêm giờ, kỷ luật mà file thông thường không có.

Thêm cột cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn vào file đang dùng. Công thức có sẵn ở phần trên, mất vài phút để làm và tránh được rủi ro ký sai loại hợp đồng.

Rà lại ai đang xem được file danh sách nhân viên đầy đủ. Từ 01/01/2026 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực, và file chứa số căn cước cùng số tài khoản ngân hàng để ở thư mục chung là rủi ro.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành tại thời điểm áp dụng, và tham vấn ý kiến pháp lý với các vấn đề về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cần trao đổi về hệ thống quản lý nhân sự, liên hệ với Arito.