Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất 2026: 9 loại mẫu số và cách đọc ký hiệu

Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử có 9 loại mẫu số thay vì 7 như trước. Ba loại được bổ sung, và ký hiệu trên hóa đơn cũng cần đọc theo cách mới.

Bài viết đưa bảng đầy đủ 9 loại, cách giải mã ký hiệu, và cách chọn đúng mẫu số cho từng tình huống.

Căn cứ pháp lý hiện hành

Văn bản	Content	Hiệu lực	Thay cho
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (30/6/2026)	Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử	01/7/2026	Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022, Nghị định 70/2025
Thông tư 91/2026/TT-BTC (30/6/2026)	Hướng dẫn, trong đó có mẫu số và ký hiệu hóa đơn	01/7/2026	Thông tư 32/2025

Thông tư 78/2021 và Nghị định 123/2020 không còn là căn cứ. Xem thêm quy định xuất hóa đơn điện tử.

Chín loại mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn.

Mẫu số	Loại hóa đơn điện tử	Dùng cho	So với Thông tư 78
1	Electronic invoice giá trị gia tăng	Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ	Giữ nguyên
2	Electronic invoice bán hàng	Doanh nghiệp, hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp trực tiếp	Giữ nguyên
3	Electronic invoice bán tài sản công	Đơn vị bán tài sản công	Giữ nguyên
4	Electronic invoice bán hàng dự trữ quốc gia	Đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia	Giữ nguyên
5	Các loại hóa đơn điện tử khác: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, hoặc chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định 254/2026	Vận tải, vui chơi giải trí, dịch vụ có vé	Giữ nguyên
6	Chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử	Điều chuyển nội bộ, gửi bán đại lý	Giữ nguyên
7	Hóa đơn thương mại điện tử	Giao dịch thương mại có yếu tố quốc tế	MỚI
8	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí	Đơn vị vừa bán hàng vừa thu phí, lệ phí	MỚI
9	Hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí	Như trên, kê khai theo phương pháp trực tiếp	MỚI

Ba loại mới nghĩa là gì

Mẫu số 7, hóa đơn thương mại điện tử. Trước đây hóa đơn thương mại dùng trong giao dịch xuất nhập khẩu không nằm trong hệ thống mẫu số hóa đơn điện tử. Nay được đưa vào thành một loại riêng. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần xem lại cách phát hành.

Mẫu số 8 và 9, hóa đơn tích hợp biên lai. Trước đây đơn vị vừa bán hàng vừa thu phí, lệ phí phải phát hành hai chứng từ riêng: hóa đơn cho phần bán hàng và biên lai cho phần phí, lệ phí. Nay gộp được vào một chứng từ. Nhóm hưởng lợi rõ nhất là đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động vừa kinh doanh vừa thu phí.

Cách đọc ký hiệu hóa đơn

Đây là phần bản cũ chưa làm rõ, và là phần kế toán tra nhiều nhất.

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự gồm chữ và số. Cùng với mẫu số ở đầu, một hóa đơn hiển thị dạng 1C26TAA.

Cấu trúc từng vị trí

Vị trí	Content	Giá trị
Đứng trước ký hiệu	Mẫu số	Một chữ số từ 1 đến 9
Ký tự 1	Có mã hay không có mã của cơ quan thuế	C = có mã · K = không có mã
Ký tự 2 và 3	Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn	Năm 2026 là 26
Ký tự 4	Loại hóa đơn, thể hiện bằng một chữ cái	Xem bảng dưới
Ký tự 5 và 6	Do người bán tự xác định để phân biệt các mẫu trong cùng loại	Hai chữ cái, hoặc YY nếu không cần phân biệt

Bảng chữ cái ở ký tự thứ tư

Chữ	Ý nghĩa
T	Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
D	Hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức
L	Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
M	Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
N	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
B	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
G	Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng
H	Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
X	Hóa đơn thương mại điện tử
F	Hóa đơn điện tử kiêm tờ khai

Cần đối chiếu Phụ lục Thông tư 91/2026 để xác nhận danh sách này đủ và đúng, vì có bổ sung so với Thông tư 78.

Ví dụ giải mã

Ký hiệu đầy đủ 1C26TAA đọc như sau:

Phần	Giá trị	Meaning
1	Mẫu số	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
C	Ký tự 1	Có mã của cơ quan thuế
26	Ký tự 2 và 3	Lập trong năm 2026
T	Ký tự 4	Business đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
AA	Ký tự 5 và 6	Mẫu thứ nhất của loại này, do người bán tự đặt

Thêm hai ví dụ để so sánh:

Ký hiệu	Đọc là
2K26TAA	Hóa đơn bán hàng, không có mã cơ quan thuế, năm 2026, doanh nghiệp đăng ký sử dụng
1C26MAA	Hóa đơn giá trị gia tăng, có mã cơ quan thuế, năm 2026, khởi tạo từ máy tính tiền

Ký hiệu là cách nhanh nhất để biết một hóa đơn thuộc loại nào và có mã cơ quan thuế hay không, nên đáng dạy cho cả bộ phận không làm kế toán.

Về hóa đơn từ máy tính tiền, xem hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Không phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn

Nội dung này của bản cũ vẫn đúng và nên giữ.

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không phải làm thủ tục thông báo phát hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế như thời hóa đơn giấy. Thay vào đó là thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp mới thành lập vẫn hiểu sai và mất thời gian làm thủ tục không cần thiết.

Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:

Nhóm	Chi tiết
Định danh	Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Người bán	Tên, địa chỉ, mã số thuế
Người mua	Tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có
Hàng hóa dịch vụ	Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế
Thuế	Thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán
Chữ ký	Chữ ký số người bán; chữ ký số người mua trong trường hợp bắt buộc
Thời điểm	Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số
Mã cơ quan thuế	Với hóa đơn có mã

Nghị định 254/2026 có điều chỉnh nội dung hóa đơn với một số nhóm: hộ kinh doanh, bán lẻ xăng dầu, ủy nhiệm lập hóa đơn, đấu giá. Các nhóm này cần đối chiếu chính văn.

Định dạng hóa đơn điện tử

Content	Quy định
Định dạng	XML, theo chuẩn của cơ quan thuế
File XML gồm	Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số
Bản thể hiện	PDF, hình ảnh chỉ để xem và in. Không thay thế được file XML
Lưu trữ	File XML gốc, thời hạn theo quy định lưu trữ chứng từ kế toán là 10 năm

Sai lầm phổ biến nhất về mẫu hóa đơn: chỉ lưu bản PDF. Khi cần chứng minh tính toàn vẹn và chữ ký số, bản PDF không có giá trị. File XML mới là bản gốc.

Thành phần dữ liệu cụ thể do cơ quan thuế quy định. Cần đối chiếu quyết định hiện hành của Cục Thuế về thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Đây là mẫu số 6, và có vị trí cụ thể trong văn bản mới.

Mẫu 03/XKNB phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được ban hành tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Mẫu này dùng khi điều chuyển hàng hóa nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc xuất hàng gửi bán đại lý. Đây là chứng từ được sử dụng và quản lý như hóa đơn, nên vẫn phải lập và gửi cơ quan thuế.

Chọn mẫu số theo tình huống

Tình huống của bạn	Mẫu số	Ký tự thứ tư thường dùng
Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ, bán hàng thông thường	1	T
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp trực tiếp	2	T
Bán lẻ, nhà hàng, cửa hàng dùng máy tính tiền	1 or 2	M
Điều chuyển hàng nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc	6	N
Xuất hàng gửi bán đại lý	6	B
Vận tải, vui chơi giải trí bán vé	5	G hoặc H
Xuất khẩu, giao dịch thương mại quốc tế	7	X
Đơn vị vừa bán hàng vừa thu phí, lệ phí	8 or 9	Theo phương pháp kê khai
Được cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh	Theo loại	L

Hộ kinh doanh cần lưu ý thêm: thuế khoán đã bỏ từ 01/01/2026, và hộ có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Xem hóa đơn điện tử hộ kinh doanh.

Bốn lỗi thường gặp về mẫu hóa đơn

Lỗi	Hậu quả
Chỉ lưu bản PDF, không lưu file XML	Không chứng minh được tính toàn vẹn khi cơ quan thuế yêu cầu
Dùng sai mẫu số, ví dụ dùng mẫu 1 cho đơn vị kê khai trực tiếp	Hóa đơn không đúng loại, phải xử lý lại
Làm thủ tục thông báo phát hành mẫu hóa đơn	Thủ tục không cần thiết với hóa đơn điện tử
Không lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi điều chuyển	Thiếu chứng từ, khó giải trình khi kiểm tra

Phát hành hóa đơn trên hệ thống Arito

Việc chọn đúng mẫu số và ký hiệu là việc cấu hình một lần, sau đó hệ thống tự áp.

Arito xử lý:

• Cập nhật mẫu số và ký hiệu theo Thông tư 91/2026 áp dụng từ 01/7/2026, gồm cả ba loại mẫu số mới
• Tự chọn mẫu số theo loại nghiệp vụ và phương pháp kê khai của đơn vị
• Tự tăng hai ký tự cuối và đổi năm trong ký hiệu khi sang năm mới
• Sinh file XML đúng chuẩn, lưu trữ file gốc và tra cứu được
• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Xem phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Có bao nhiêu loại mẫu số hóa đơn điện tử?

Chín loại, ký hiệu từ 1 đến 9, theo Thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ 01/7/2026. Trước đây theo Thông tư 78 chỉ có 6 đến 7 loại.

Ba loại mẫu số mới là gì?

Mẫu số 7 là hóa đơn thương mại điện tử. Mẫu số 8 là hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Mẫu số 9 là hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm mấy ký tự?

Sáu ký tự. Ký tự đầu là C hoặc K thể hiện có mã hay không có mã cơ quan thuế. Hai ký tự tiếp là hai số cuối của năm. Ký tự thứ tư là một chữ cái thể hiện loại hóa đơn. Hai ký tự cuối do người bán tự xác định.

Ký hiệu 1C26TAA nghĩa là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 1), có mã của cơ quan thuế (C), lập năm 2026 (26), doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế (T), mẫu thứ nhất của loại này (AA).

Có phải thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử không?

Không. Với hóa đơn điện tử chỉ cần làm thủ tục đăng ký sử dụng, không phải thông báo phát hành mẫu như thời hóa đơn giấy.

Lưu bản PDF có được không?

Không đủ. Phải lưu file XML gốc vì đó là bản có chữ ký số. PDF và hình ảnh chỉ là bản thể hiện để xem và in.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng mẫu nào?

Mẫu số 6, và mẫu cụ thể là Mẫu 03/XKNB tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Hóa đơn từ máy tính tiền dùng ký hiệu gì?

Mẫu số 1 hoặc 2 tùy phương pháp kê khai, với ký tự thứ tư trong ký hiệu là chữ M.

Tổng kết

Ba điều cần làm:

Rà lại danh mục mẫu hóa đơn đang dùng theo bảng 9 loại. Nếu doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu hoặc vừa bán hàng vừa thu phí, ba loại mẫu số mới có thể áp dụng được.

Dạy cả bộ phận ngoài kế toán cách đọc ký hiệu. Sáu ký tự cho biết loại hóa đơn, năm lập và có mã cơ quan thuế hay không, nhanh hơn mở file ra xem.

Kiểm tra kho lưu trữ có file XML hay chỉ có PDF. Đây là lỗi phổ biến nhất và chỉ phát hiện khi cơ quan thuế yêu cầu, lúc đó đã muộn.

Nội dung mang tính tham khảo. Mẫu số, ký hiệu và thành phần dữ liệu hóa đơn cần đối chiếu chính văn Thông tư 91/2026 và quyết định hiện hành của cơ quan thuế.

Bài viết liên quan

• Quy định xuất hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử là gì
• Hóa đơn GTGT là gì
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
• Hóa đơn điện tử hộ kinh doanh
• Các trường hợp không phải xuất hóa đơn