12+ Mẫu Biên Bản Nghiệm Thu Phổ Biến, Mới Nhất 2026

Biên bản nghiệm thu là tài liệu quan trọng dùng để ghi nhận kết quả kiểm tra, xác nhận chất lượng, khối lượng hoặc mức độ hoàn thành của công việc, hàng hóa, dịch vụ hay công trình. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp sẽ cần sử dụng mẫu biên bản có nội dung và cách trình bày khác nhau. Trong bài viết dưới đây, ARITO tổng hợp 12+ mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến, mới nhất 2026 kèm hướng dẫn lập chi tiết để bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng. 

1. Biên bản nghiệm thu là gì?

Biên bản nghiệm thu là văn bản ghi nhận kết quả kiểm tra, đánh giá và xác nhận mức độ hoàn thành của công việc, hàng hóa, dịch vụ, thiết bị hoặc công trình so với các yêu cầu đã thỏa thuận. Nội dung biên bản thường thể hiện đối tượng nghiệm thu, tiêu chí đánh giá, kết quả đạt hoặc chưa đạt, ý kiến của các bên và chữ ký xác nhận.

Biên bản nghiệm thu thường được dùng làm căn cứ để thực hiện các bước tiếp theo như bàn giao, thanh toán, quyết toán, đưa tài sản vào sử dụng hoặc xử lý các vấn đề còn tồn tại. Tùy từng lĩnh vực, biểu mẫu và nội dung chi tiết của biên bản có thể khác nhau.

2. Khi nào cần lập biên bản nghiệm thu?

Biên bản nghiệm thu được lập khi cần xác nhận một công việc hoặc nghĩa vụ đã được thực hiện đến một giai đoạn nhất định hoặc đã hoàn thành toàn bộ. Một số trường hợp phổ biến gồm:

2.1. Trong xây dựng công trình

Trong xây dựng, biên bản nghiệm thu được lập để xác nhận chất lượng, khối lượng và mức độ hoàn thành của công việc, hạng mục hoặc toàn bộ công trình trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc đưa vào sử dụng.

2.2. Khi bàn giao hàng hóa, thiết bị

Khi bàn giao hàng hóa hoặc thiết bị, biên bản nghiệm thu được dùng để kiểm tra và xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng, chất lượng và thông số kỹ thuật có phù hợp với hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận giữa các bên hay không.

2.3. Khi hoàn thành dịch vụ

Sau khi bên cung cấp hoàn thành dịch vụ, các bên có thể lập biên bản nghiệm thu để đối chiếu kết quả thực hiện với phạm vi công việc, tiêu chuẩn chất lượng, thời hạn và các yêu cầu đã thống nhất trước đó.

2.4. Khi nghiệm thu hợp đồng hoặc dự án

Khi hợp đồng hoặc dự án hoàn thành, biên bản nghiệm thu được lập để xác nhận kết quả thực hiện tổng thể, các nghĩa vụ đã hoàn thành và những nội dung còn tồn tại, từ đó làm cơ sở cho bàn giao, thanh toán, quyết toán hoặc thanh lý hợp đồng.

3. 12+ mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất 2026

Tùy vào đối tượng và mục đích nghiệm thu, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu biên bản khác nhau. Dưới đây là 12 mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến, phù hợp để tham khảo và điều chỉnh theo từng trường hợp thực tế.

3.1. Mẫu biên bản nghiệm thu công việc

Mẫu biên bản nghiệm thu công việc được sử dụng để xác nhận một công việc hoặc hạng mục cụ thể đã được hoàn thành theo yêu cầu. Biên bản thường bao gồm thông tin các bên tham gia, nội dung công việc, thời gian thực hiện, tiêu chí kiểm tra, kết quả nghiệm thu và chữ ký xác nhận.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu công việc

3.2. Mẫu biên bản nghiệm thu công trình xây dựng

Mẫu biên bản nghiệm thu công trình xây dựng được lập khi nghiệm thu hạng mục hoặc toàn bộ công trình trước khi bàn giao và đưa vào sử dụng. Nội dung thường thể hiện tên công trình, địa điểm xây dựng, thành phần nghiệm thu, căn cứ nghiệm thu, kết quả kiểm tra chất lượng, kết luận và chữ ký của các bên liên quan.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu công trình xây dựng

3.3. Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành phù hợp khi các bên cần xác nhận khối lượng công việc thực tế đã thực hiện để làm căn cứ thanh toán hoặc quyết toán. Biên bản thường ghi rõ hạng mục công việc, đơn vị tính, khối lượng theo hợp đồng, khối lượng thực tế, kết quả kiểm tra và xác nhận của các bên.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

3.4. Mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao

Mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao được sử dụng khi một bên hoàn thành công việc, tài sản hoặc hạng mục và tiến hành bàn giao cho bên còn lại. Nội dung chính thường gồm thông tin các bên, đối tượng bàn giao, thời gian và địa điểm, tình trạng thực tế, kết quả nghiệm thu, trách nhiệm sau bàn giao và chữ ký xác nhận.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao

3.5. Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa được lập khi doanh nghiệp tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp và cần xác nhận số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hoặc tình trạng hàng hóa so với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Biên bản thường ghi thông tin giao nhận, danh mục hàng hóa, kết quả kiểm tra, các sai lệch nếu có và xác nhận của hai bên.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

3.6. Mẫu biên bản nghiệm thu thiết bị

Mẫu biên bản nghiệm thu thiết bị được sử dụng sau khi lắp đặt, vận hành thử hoặc bàn giao máy móc, thiết bị nhằm xác nhận tình trạng và khả năng hoạt động. Nội dung thường bao gồm tên thiết bị, số lượng, thông số kỹ thuật, kết quả chạy thử, tình trạng hoạt động, các lỗi phát hiện nếu có và kết luận nghiệm thu.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu thiết bị

3.7. Mẫu biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào

Mẫu biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào thường được sử dụng trong xây dựng, sản xuất hoặc lắp đặt để kiểm tra vật tư trước khi đưa vào sử dụng. Biên bản cần thể hiện tên vật tư, nguồn gốc, số lượng, quy cách, chứng từ đi kèm, kết quả kiểm tra chất lượng và kết luận vật tư có đáp ứng yêu cầu hay không.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu vật tư đầu vào

3.8. Mẫu biên bản nghiệm thu nội thất

Mẫu biên bản nghiệm thu nội thất được sử dụng khi hoàn thành thi công, lắp đặt hoặc bàn giao các hạng mục như bàn ghế, tủ, vách, đồ gỗ hoặc thiết bị nội thất. Biên bản thường ghi nhận danh mục hạng mục, số lượng, kích thước, vật liệu, màu sắc, chất lượng hoàn thiện, tình trạng thực tế và kết luận nghiệm thu.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu nội thất

3.9. Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ được sử dụng sau khi hoàn thành các dịch vụ như tư vấn, bảo trì, sửa chữa, thiết kế, triển khai phần mềm hoặc thuê ngoài. Nội dung biên bản thường nêu phạm vi dịch vụ, thời gian thực hiện, kết quả bàn giao, mức độ đáp ứng yêu cầu, các nội dung cần bổ sung và xác nhận của bên cung cấp với bên sử dụng dịch vụ.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ

3.10. Mẫu biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Mẫu biên bản hoặc văn bản nghiệm thu PCCC được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy của công trình trước khi đưa vào hoạt động theo trường hợp áp dụng. Nội dung thường liên quan đến thông tin công trình, hệ thống PCCC, kết quả kiểm tra, những tồn tại cần khắc phục và xác nhận của các chủ thể liên quan.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy (PCCC)

3.11. Mẫu biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế

Mẫu biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế được sử dụng khi chủ đầu tư hoặc bên thuê thiết kế cần kiểm tra và xác nhận hồ sơ thiết kế do đơn vị tư vấn bàn giao. Biên bản thường bao gồm tên dự án, đơn vị thiết kế, thành phần hồ sơ, căn cứ kiểm tra, kết quả đánh giá về tính đầy đủ và phù hợp của hồ sơ, các yêu cầu chỉnh sửa và kết luận nghiệm thu

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu hồ sơ thiết kế

3.12. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng phù hợp khi các bên đã hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng và muốn đồng thời xác nhận kết quả thực hiện, công nợ và chấm dứt các quyền, nghĩa vụ liên quan. Nội dung thường bao gồm thông tin hợp đồng, kết quả nghiệm thu, giá trị đã thực hiện, tình hình thanh toán, nghĩa vụ còn lại và xác nhận thanh lý của các bên.

>Tải ngay: Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

4. Biên bản nghiệm thu cần có những nội dung gì?

Một biên bản nghiệm thu cần thể hiện đầy đủ thông tin về các bên tham gia, đối tượng nghiệm thu, kết quả kiểm tra và xác nhận cuối cùng. Tùy từng lĩnh vực, nội dung có thể điều chỉnh nhưng thường bao gồm các thành phần sau:

4.1. Thông tin các bên tham gia

Biên bản cần ghi rõ tên cá nhân hoặc tổ chức tham gia nghiệm thu, thông tin đại diện, chức vụ và đơn vị liên quan để xác định trách nhiệm của từng bên trong quá trình kiểm tra và xác nhận kết quả.

4.2. Nội dung cần nghiệm thu

Phần này mô tả cụ thể công việc, hàng hóa, thiết bị, dịch vụ hoặc hạng mục được nghiệm thu, kèm theo các thông tin như số lượng, khối lượng, quy cách, thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu đã thống nhất trong hợp đồng.

4.3. Kết quả đánh giá

Kết quả nghiệm thu cần ghi rõ đối tượng được kiểm tra có đạt yêu cầu hay không, mức độ hoàn thành và các vấn đề còn tồn tại. Nếu phát hiện sai sót, biên bản nên nêu cụ thể nội dung cần sửa chữa, bổ sung hoặc hoàn thiện.

4.4. Cam kết của các bên

Các bên có thể ghi nhận trách nhiệm thực hiện những nội dung còn lại sau nghiệm thu, thời hạn khắc phục sai sót hoặc các nghĩa vụ liên quan nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng thỏa thuận.

4.5. Chữ ký xác nhận

Biên bản cần có chữ ký của những cá nhân có trách nhiệm tham gia nghiệm thu để xác nhận nội dung và kết quả đã thống nhất. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể bổ sung họ tên, chức vụ và dấu của đơn vị theo quy định hoặc quy chế nội bộ.

5. Hướng dẫn cách lập biên bản nghiệm thu đúng chuẩn

Để biên bản nghiệm thu phản ánh chính xác kết quả thực tế và có thể sử dụng làm căn cứ cho các bước tiếp theo, quá trình lập biên bản nên được thực hiện theo trình tự sau:

5.1. Chuẩn bị hồ sơ trước khi nghiệm thu

Trước khi tiến hành nghiệm thu, các bên cần chuẩn bị đầy đủ hợp đồng, đơn đặt hàng, bản vẽ, tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ thiết kế, chứng từ hoặc các tài liệu liên quan để làm căn cứ đối chiếu với kết quả thực tế.

5.2. Tiến hành kiểm tra và đánh giá

Các bên tiến hành kiểm tra trực tiếp đối tượng nghiệm thu dựa trên các tiêu chí đã thống nhất như số lượng, khối lượng, chất lượng, quy cách, thông số kỹ thuật và tiến độ, đồng thời ghi nhận những điểm chưa phù hợp nếu có.

5.3. Lập biên bản

Sau khi kiểm tra, kết quả cần được ghi nhận đầy đủ và khách quan trong biên bản, bao gồm thông tin các bên, nội dung nghiệm thu, kết quả đánh giá, những tồn tại cần xử lý và kết luận cuối cùng.

5.4. Ký xác nhận và lưu trữ

Sau khi thống nhất nội dung, các bên liên quan tiến hành ký xác nhận biên bản và lưu trữ cùng hợp đồng, chứng từ hoặc hồ sơ liên quan để phục vụ việc bàn giao, thanh toán, quyết toán và đối chiếu khi cần thiết.

6. Những lưu ý khi lập biên bản nghiệm thu

Để biên bản có giá trị sử dụng và hạn chế tranh chấp về sau, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký xác nhận. Một số điểm cần lưu ý gồm:

6.1. Kiểm tra đầy đủ thông tin

Thông tin về các bên, thời gian, địa điểm, đối tượng nghiệm thu và căn cứ thực hiện cần được ghi chính xác, thống nhất với hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc hồ sơ liên quan để tránh sai lệch khi đối chiếu.

6.2. Ghi nhận đúng hiện trạng

Kết quả nghiệm thu cần phản ánh đúng tình trạng thực tế tại thời điểm kiểm tra, bao gồm cả những nội dung đạt yêu cầu và các sai sót, thiếu hụt hoặc hạng mục chưa hoàn thành nếu có.

6.3. Có đầy đủ chữ ký, dấu xác nhận

Biên bản cần có chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền hoặc trách nhiệm tham gia nghiệm thu. Trường hợp doanh nghiệp hoặc quy định chuyên ngành yêu cầu đóng dấu, cần thực hiện đầy đủ trước khi lưu hành và lưu trữ hồ sơ.

6.4. Lưu trữ hồ sơ đúng quy định

Biên bản nghiệm thu nên được lưu cùng hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ thanh toán, hồ sơ kỹ thuật và các tài liệu liên quan để thuận tiện tra cứu, quyết toán, kiểm toán hoặc xử lý tranh chấp khi cần.

Trong doanh nghiệp, biên bản nghiệm thu thường không đứng riêng lẻ mà liên quan đến nhiều nghiệp vụ như mua hàng, nhập kho, công nợ, thanh toán và lưu trữ chứng từ. Phần mềm ARITO ERP giúp kết nối dữ liệu giữa các bộ phận trên cùng một hệ thống, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt quá trình từ mua hàng, tiếp nhận hàng hóa đến kế toán và thanh toán. Nhờ đó, việc đối chiếu thông tin sau nghiệm thu trở nên thuận tiện và hạn chế tình trạng dữ liệu phân tán giữa nhiều file hoặc phòng ban.

7. Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu

7.1. Biên bản nghiệm thu có bắt buộc không?

Biên bản nghiệm thu có bắt buộc hay không tùy thuộc vào loại công việc, lĩnh vực và thỏa thuận giữa các bên. Với một số hoạt động như xây dựng, nghiệm thu là bước quan trọng để xác nhận chất lượng và làm căn cứ cho bàn giao, thanh toán hoặc đưa công trình vào sử dụng.

7.2. Ai là người ký biên bản nghiệm thu?

Người ký biên bản nghiệm thu thường là đại diện có thẩm quyền hoặc người trực tiếp phụ trách của các bên tham gia, chẳng hạn chủ đầu tư, nhà thầu, bên cung cấp, bên nhận hàng hoặc bộ phận chuyên môn liên quan. Thành phần ký cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng loại biên bản và quy định áp dụng.

7.3. Biên bản nghiệm thu có cần đóng dấu không?

Không phải mọi biên bản nghiệm thu đều bắt buộc phải đóng dấu. Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định pháp luật, quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận giữa các bên, nhưng chữ ký của người có thẩm quyền vẫn là yếu tố quan trọng để xác nhận nội dung biên bản.

7.4. Có thể chỉnh sửa biên bản sau khi ký không?

Sau khi biên bản đã được các bên ký xác nhận, không nên tự ý sửa nội dung vì có thể làm ảnh hưởng đến tính thống nhất của hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót, các bên nên lập biên bản điều chỉnh, bổ sung hoặc văn bản xác nhận mới có chữ ký của các bên liên quan.

7.5. Biên bản nghiệm thu khác gì biên bản bàn giao?

Biên bản nghiệm thu dùng để xác nhận đối tượng đã đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, khối lượng hoặc tiêu chuẩn đã thỏa thuận, trong khi biên bản bàn giao tập trung vào việc chuyển giao công việc, tài sản, hàng hóa hoặc hồ sơ từ bên này sang bên kia. Trong thực tế, hai nội dung này có thể được lập riêng hoặc kết hợp trong cùng một biên bản.

7.6. Biên bản nghiệm thu được lưu bao lâu?

Thời gian lưu biên bản nghiệm thu phụ thuộc vào loại hồ sơ, lĩnh vực hoạt động và quy định lưu trữ áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu biên bản cùng hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ kỹ thuật và các tài liệu liên quan trong suốt thời gian cần đối chiếu, quyết toán, kiểm toán hoặc xử lý tranh chấp.

8. Kết luận

Biên bản nghiệm thu là căn cứ quan trọng giúp các bên xác nhận kết quả thực hiện công việc, hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình trước khi bàn giao và thanh toán. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu phù hợp, ghi nhận đầy đủ hiện trạng và đảm bảo có xác nhận của các bên liên quan. Việc lập biên bản rõ ràng, chính xác cũng giúp hạn chế tranh chấp và thuận tiện hơn khi đối chiếu hồ sơ về sau.