Quy trình nhập kho hàng hóa: 7 bước, chứng từ và cách xử lý sai lệch

Quy trình nhập kho được mô tả trong phần lớn tài liệu là quy trình khi mọi thứ đúng: hàng về đủ, đúng chất lượng, hóa đơn kèm theo. Thực tế thì hàng thiếu một thùng, hóa đơn về sau ba ngày, và hai thùng bị móp.

Bài viết đi qua quy trình 7 bước, bộ chứng từ theo quy định áp dụng từ năm 2026, và cách xử lý các tình huống sai lệch.

Quy trình nhập kho là gì?

Quy trình nhập kho là chuỗi bước từ khi hàng về đến doanh nghiệp cho tới khi hàng được ghi nhận vào sổ kho và sổ kế toán, kèm theo các chốt kiểm soát để đảm bảo hàng nhận đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng chứng từ.

Quy trình này phục vụ ba mục đích:

Mục đích	Content
Kiểm soát tài sản	Hàng nhận vào đúng với hàng đã đặt và đã trả tiền
Đảm bảo số liệu	Tồn kho trên sổ khớp với tồn kho thực tế
Cơ sở hạch toán	Chứng từ hợp lệ để ghi nhận chi phí và khấu trừ thuế

Bộ chứng từ trong quy trình nhập kho

Biểu mẫu theo quy định từ 01/01/2026

Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016 không thay đổi.

Nhóm biểu mẫu hàng tồn kho tại Phụ lục I Thông tư 99/2025:

Mã số	Tên biểu mẫu
01-VT	Phiếu nhập kho
02-VT	Phiếu xuất kho
03-VT	Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
04-VT	Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ
05-VT	Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
06-VT	Bảng kê mua hàng
07-VT	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

Điểm mới quan trọng: các biểu mẫu này mang tính tham khảo. Doanh nghiệp được thiết kế, sửa đổi, bổ sung biểu mẫu cho phù hợp với đặc thù hoạt động, với hai điều kiện: đảm bảo các yêu cầu về nội dung chứng từ kế toán tại Điều 16 Luật Kế toán, và ghi nhận nội dung sửa đổi trong sổ tay kế toán của đơn vị.

Yêu cầu thứ hai là điều nhiều doanh nghiệp sẽ bỏ sót. Tự in mẫu phiếu nhập kho riêng thì phải có văn bản nội bộ ghi nhận mẫu đó, không phải mỗi kho tự chế một kiểu.

Bộ chứng từ đầy đủ cho một lần nhập kho

Chứng từ	Ai lập	Vai trò
Đơn đặt hàng đã duyệt	Mua hàng	Căn cứ đối chiếu số lượng, chủng loại, giá
Phiếu giao hàng của nhà cung cấp	Bên bán	Xác nhận bên bán đã giao gì
Electronic invoice	Bên bán	Căn cứ hạch toán và khấu trừ thuế
Biên bản kiểm nghiệm 03-VT	Ban kiểm nghiệm	Xác nhận chất lượng, bắt buộc với hàng cần kiểm
Phiếu nhập kho 01-VT	Kế toán kho hoặc thủ kho	Chứng từ gốc ghi tăng tồn kho
Thẻ kho	Thủ kho	Theo dõi nhập xuất tồn từng mã hàng
Biên bản xử lý hàng sai lệch	Ban kiểm nghiệm	Khi có thừa, thiếu, hỏng

Về hóa đơn điện tử: từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 về hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào theo quy định mới. Chi tiết ở bài phần mềm hóa đơn điện tử.

Biên bản kiểm nghiệm có bắt buộc lập cho mọi lần nhập không? Không. Thông thường doanh nghiệp quy định trong quy chế nội bộ các trường hợp phải kiểm nghiệm: hàng có giá trị lớn, hàng có yêu cầu kỹ thuật, hàng nhập khẩu, hàng từ nhà cung cấp mới, hoặc khi phát hiện dấu hiệu bất thường. Nên ghi rõ ngưỡng và tiêu chí trong quy chế thay vì để thủ kho tự quyết.

Quy trình nhập kho 7 bước

Bước 1: Tiếp nhận thông báo và chuẩn bị

Việc làm	Ai làm
Nhận thông tin lịch giao hàng từ nhà cung cấp	Mua hàng
Thông báo cho kho về thời gian, chủng loại, khối lượng	Mua hàng
Chuẩn bị mặt bằng, thiết bị nâng hạ, nhân lực	Thủ kho
Chuẩn bị bản sao đơn đặt hàng để đối chiếu	Kế toán kho

Điểm hay bị bỏ qua: kho phải có đơn đặt hàng trong tay trước khi hàng về. Không có thì thủ kho chỉ còn cách nhận theo phiếu giao hàng của bên bán, tức là nhận theo lời bên bán nói. Đây là kẽ hở phổ biến nhất.

Với doanh nghiệp nhận hàng nhiều, nên thống nhất khung giờ giao hàng với nhà cung cấp để tránh dồn cùng lúc, vừa quá tải vừa dẫn đến kiểm đếm qua loa.

Bước 2: Kiểm tra sơ bộ khi hàng đến

Việc kiểm	Content
Chứng từ đi kèm	Có phiếu giao hàng không, thông tin có khớp đơn đặt hàng không
Tình trạng phương tiện	Xe có đúng loại yêu cầu không, với hàng cần bảo quản lạnh thì kiểm nhiệt độ
Nguyên đai nguyên kiện	Niêm phong còn nguyên không, bao bì có dấu hiệu hư hỏng không
Số lượng kiện	Đếm số thùng, số pallet

Phát hiện bất thường ở bước này thì lập biên bản ngay khi người giao hàng còn có mặt. Ký nhận rồi mới phát hiện thì rất khó quy trách nhiệm cho bên vận chuyển.

Nguyên tắc: chưa kiểm đếm xong thì chưa ký nhận. Ký trước kiểm sau là lỗi khiến doanh nghiệp mất quyền khiếu nại.

Bước 3: Kiểm đếm và kiểm nghiệm chất lượng

Content	Cách làm
Đếm số lượng thực tế	Đếm theo đơn vị tính trên đơn đặt hàng, không đếm theo thùng nếu đơn vị là cái
Kiểm quy cách	Đối chiếu mã hàng, model, kích thước, màu với đơn đặt hàng
Kiểm chất lượng	Theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận, lấy mẫu nếu hàng số lượng lớn
Kiểm hạn sử dụng	Với hàng có hạn, ghi nhận số lô và hạn dùng
Lập biên bản kiểm nghiệm	Mẫu 03-VT với các trường hợp theo quy chế

Về lấy mẫu kiểm tra: với lô hàng lớn không thể kiểm 100%, cần quy định tỷ lệ lấy mẫu trong quy chế và ghi rõ trên biên bản đã kiểm bao nhiêu phần trăm. Ghi “đã kiểm tra đạt” mà không nói kiểm bao nhiêu là biên bản không có giá trị chứng minh.

Về hàng có lô và hạn sử dụng: phải ghi số lô và hạn dùng ngay tại bước này. Không ghi thì sau này không thực hiện được nguyên tắc xuất hàng hết hạn trước, và không truy xuất được khi có sự cố chất lượng. Chi tiết ở bài kỹ năng quản lý kho.

Bước 4: Đối chiếu ba chứng từ

Đây là bước bản cũ không tách riêng, nhưng là chốt kiểm soát quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình.

Ba chứng từ phải khớp nhau:

Chứng từ	Cho biết
Đơn đặt hàng	Doanh nghiệp đã đặt gì, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu
Phiếu nhập kho hoặc biên bản kiểm nghiệm	Thực tế nhận được gì
Hóa đơn của nhà cung cấp	Bên bán đòi tiền cho những gì

Chỉ thanh toán phần khớp cả ba. Bước này ngăn được bốn rủi ro phổ biến:

Rủi ro	Cách bước này ngăn chặn
Thanh toán cho hàng chưa nhận	Không có phiếu nhập thì không duyệt chi
Hóa đơn ghi số lượng nhiều hơn thực nhận	Đối chiếu phát hiện chênh lệch
Đơn giá trên hóa đơn cao hơn đơn giá đã đặt	Đối chiếu với đơn đặt hàng
Thanh toán trùng cho cùng một hóa đơn	Mỗi hóa đơn gắn với một phiếu nhập, đã ghi nhận thì không nhận lại

Chi tiết chu trình mua hàng đến thanh toán có trong bài quy trình procure to pay.

Bước 5: Lập phiếu nhập kho

Nội dung tối thiểu trên phiếu
Tên, địa chỉ đơn vị, bộ phận
Số phiếu, ngày lập
Họ tên người giao hàng
Số và ngày đơn đặt hàng, hóa đơn liên quan
Nhập tại kho nào, địa điểm
Mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính
Số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhập
Đơn giá và thành tiền
Số lô, hạn sử dụng với hàng có yêu cầu
Chữ ký: người lập, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền

Hai cột số lượng theo chứng từ và số lượng thực nhập phải để riêng. Nhiều mẫu gộp làm một, khiến chênh lệch bị che đi. Để riêng thì chênh lệch hiện ra ngay trên phiếu và buộc phải xử lý.

Phiếu nhập kho thường lập thành nhiều liên: một liên lưu, một liên cho thủ kho ghi thẻ kho, một liên chuyển kế toán ghi sổ.

Bước 6: Sắp xếp hàng vào vị trí

Việc làm	Nguyên tắc
Xác định vị trí lưu	Theo mã vị trí đã đánh, không để tùy tiện
Xếp theo tần suất xuất	Hàng xuất nhiều để gần khu đóng gói
Đảm bảo nguyên tắc xuất hàng	Bố trí để lấy được lô cũ hoặc lô hết hạn trước
Ghi nhận vị trí vào hệ thống	Để người khác tìm được mà không cần hỏi
Tách khu hàng chờ xử lý	Hàng chưa đạt, hàng chờ trả lại để riêng, có biển nhận diện

Ý cuối quan trọng: hàng chưa đạt kiểm nghiệm không được để lẫn với hàng đạt. Đây là nguyên nhân của nhiều vụ xuất nhầm hàng lỗi cho khách.

Bước 7: Ghi thẻ kho và ghi sổ kế toán

Việc làm	Ai làm	Thời điểm
Ghi thẻ kho	Thủ kho	Ngay khi nhập, không ghi dồn cuối ngày
Ghi sổ chi tiết vật tư hàng hóa	Kế toán kho	Theo phiếu nhập
Hạch toán vào sổ kế toán	Kế toán	Theo chứng từ hợp lệ
Đối chiếu thẻ kho với sổ kế toán	Kế toán và thủ kho	Định kỳ, ít nhất hằng tháng

Việc đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho và sổ kế toán hay bị bỏ qua, và đó là lý do đến cuối năm kiểm kê mới phát hiện chênh lệch mà không truy được nguyên nhân.

Xử lý hàng thừa, thiếu, hỏng

Phần này bản cũ chỉ nhắc tên biên bản mà không nói xử lý thế nào.

Tình huống	Xử lý tác nghiệp	Hướng hạch toán
Hàng thiếu so với hóa đơn, lỗi bên bán	Lập biên bản có chữ ký bên giao, yêu cầu giao bù hoặc điều chỉnh hóa đơn	Nhập theo số thực nhận, phần thiếu theo dõi công nợ với bên bán
Hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân	Lập biên bản, nhập theo số thực nhận, mở điều tra	Phần thiếu đưa vào tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý
Hàng thừa so với hóa đơn	Lập biên bản, thông báo bên bán	Nhập theo hóa đơn, phần thừa theo dõi riêng hoặc giữ hộ, đưa vào tài khoản tài sản thừa chờ giải quyết
Hàng hỏng do vận chuyển	Lập biên bản khi người giao còn có mặt, chụp ảnh	Từ chối nhận phần hỏng hoặc yêu cầu bên vận chuyển bồi thường
Hàng không đạt chất lượng	Để khu hàng chờ xử lý, không nhập kho chính thức	Trả lại bên bán hoặc thương lượng giảm giá, ghi nhận theo kết quả
Sai quy cách, sai mã hàng	Không nhập, lập biên bản, yêu cầu đổi	Không ghi tăng tồn kho

Ba nguyên tắc khi xử lý sai lệch:

Lập biên bản ngay tại chỗ, có chữ ký của người giao hàng. Biên bản lập sau khi xe đã đi gần như không có giá trị.

Nhập kho theo số thực nhận, không nhập theo hóa đơn. Nhập theo hóa đơn để “cho khớp” là cách làm khiến tồn kho sổ sách lệch tồn kho thực tế ngay từ đầu.

Không để hàng chưa xử lý xong nằm lẫn với hàng bình thường.

Về tên và số hiệu tài khoản cụ thể, cần đối chiếu hệ thống tài khoản theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026.

Ba tình huống về chứng từ và hàng hóa

Đây là phần chiếm nhiều thời gian của kế toán kho nhất và bản cũ không đề cập.

Hàng đã về nhưng đang chờ kiểm nghiệm

Theo Thông tư 99/2025, tài khoản 151 hàng mua đang đi đường phản ánh giá trị hàng đã mua nhưng chưa nhập kho, bao gồm cả hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang trong quá trình kiểm nghiệm, kiểm nhận trước khi nhập kho chính thức.

Nghĩa là hàng về tới cổng chưa phải là hàng tồn kho. Chỉ khi kiểm nghiệm xong và lập phiếu nhập kho thì mới ghi tăng tài khoản hàng tồn kho tương ứng.

Điểm này quan trọng với hàng cần kiểm nghiệm kéo dài như hàng nhập khẩu chờ kiểm định, hàng cần xét nghiệm mẫu. Ghi thẳng vào tồn kho ngay khi hàng tới là chưa đúng bản chất và làm sai số liệu tồn kho có thể sử dụng.

Hàng về trước, hóa đơn về sau

Tình huống phổ biến nhất.

Bước	Việc làm
Khi hàng về	Kiểm đếm, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận, ghi giá tạm tính theo đơn đặt hàng hoặc giá hợp đồng
Trong kỳ	Theo dõi riêng danh sách hàng đã nhập chưa có hóa đơn
Khi hóa đơn về	Đối chiếu, điều chỉnh chênh lệch giá nếu có, ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu vào
Cuối kỳ hóa đơn vẫn chưa về	Vẫn ghi nhận hàng theo giá tạm tính, thuyết minh khoản này

Lưu ý về thuế: thuế giá trị gia tăng đầu vào chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ. Hàng đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn thì chưa khấu trừ được, cần theo dõi riêng để không bỏ sót khi hóa đơn về.

Nên lập một bảng theo dõi riêng gồm số phiếu nhập, ngày nhập, nhà cung cấp, giá trị tạm tính, tình trạng hóa đơn. Rà bảng này mỗi cuối tháng.

Hóa đơn về trước, hàng về sau

Bước	Việc làm
Khi nhận hóa đơn	Chưa ghi tăng tồn kho vì hàng chưa về, ghi nhận vào tài khoản hàng mua đang đi đường
Khi hàng về	Kiểm đếm, lập phiếu nhập kho, kết chuyển từ hàng mua đang đi đường sang tài khoản hàng tồn kho
Cuối kỳ hàng chưa về	Số dư nằm ở tài khoản hàng mua đang đi đường, trình bày trên báo cáo

Trường hợp này thường gặp với hàng nhập khẩu hoặc hàng mua giao tại kho người bán.

Quy trình nhập kho theo từng nguồn hàng

Chứng từ khác nhau tùy nguồn, đây là phần bản cũ gộp chung.

Nguồn hàng	Chứng từ đặc thù	Lưu ý
Mua trong nước	Đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn điện tử	Quy trình chuẩn 7 bước
Nhập khẩu	Tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ, chứng thư kiểm định	Giá nhập kho gồm cả thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bảo hiểm, phí hải quan
Thành phẩm từ sản xuất	Lệnh sản xuất, phiếu nhập kho thành phẩm, biên bản nghiệm thu	Giá nhập theo giá thành, cần có định mức làm cơ sở
Hàng bán bị trả lại	Biên bản trả hàng, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả hàng	Kiểm tra tình trạng hàng, phân loại bán lại được hay không
Hàng gia công nhận về	Hợp đồng gia công, biên bản giao nhận, bảng kê nguyên liệu tiêu hao	Cần đối chiếu với định mức đã đăng ký
Hàng nhận giữ hộ, ký gửi	Hợp đồng, biên bản giao nhận	Không thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, theo dõi ngoài bảng cân đối

Về hàng nhập khẩu: khoản dễ sai nhất là giá nhập kho. Giá trị hàng nhập kho phải gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có, chi phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm, phí làm thủ tục hải quan. Chỉ lấy giá trên hóa đơn thương mại là thiếu, dẫn đến giá vốn thấp giả tạo.

Về hàng bán bị trả lại: phải phân loại ngay khi nhận, tách hàng còn bán được và hàng không còn bán được. Nhập chung vào kho hàng tốt rồi tính sau là cách làm dẫn đến xuất nhầm cho khách sau này.

Phân tách nhiệm vụ trong quy trình nhập kho

Nguyên tắc kiểm soát nội bộ: ba nhóm việc sau không do cùng một người thực hiện.

Nhóm việc	Trong quy trình nhập kho
Đặt hàng và duyệt	Lập đơn đặt hàng, duyệt đơn
Nhận hàng và giữ hàng	Kiểm đếm, nhận hàng, quản lý kho
Ghi chép và thanh toán	Ghi sổ, lập phiếu, duyệt chi

Tình huống vi phạm	Rủi ro
Người đặt hàng đồng thời là người nhận hàng	Đặt hàng khống với nhà cung cấp thân quen rồi tự xác nhận đã nhận
Thủ kho vừa nhận hàng vừa ghi thẻ kho không ai đối chiếu	Nhận thiếu rồi tự điều chỉnh sổ
Kế toán vừa ghi sổ vừa duyệt thanh toán	Tạo chứng từ khống và tự duyệt chi

Với doanh nghiệp nhỏ không đủ người để tách: bù bằng ba biện pháp. Chủ doanh nghiệp tự kiểm tra ngẫu nhiên một số lần nhập trong tháng, đối chiếu phiếu nhập với đơn đặt hàng và hóa đơn. Kiểm kê kho đột xuất không báo trước. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp định kỳ, do người không phải kế toán công nợ thực hiện.

Bộ chỉ số đánh giá quy trình nhập kho

Chỉ số	Công thức	Ý nghĩa
Tỷ lệ nhập kho đúng hạn	Số lần nhập đúng lịch ÷ Tổng số lần nhập	Chất lượng phối hợp với nhà cung cấp
Tỷ lệ sai lệch khi nhận hàng	Số lần có chênh lệch ÷ Tổng số lần nhập	Chất lượng nhà cung cấp và khâu kiểm đếm
Thời gian trung bình từ khi hàng đến đến khi nhập kho xong	Tổng thời gian ÷ Số lần nhập	Hiệu quả vận hành kho
Tỷ lệ hàng không đạt kiểm nghiệm	Giá trị hàng không đạt ÷ Tổng giá trị nhập	Supplier evaluation
Số phiếu nhập chưa có hóa đơn quá 30 ngày	Đếm	Rủi ro về chứng từ và khấu trừ thuế
Chênh lệch thẻ kho với sổ kế toán	Số mã lệch ÷ Tổng số mã đối chiếu	Độ tin cậy của số liệu

Hai chỉ số cuối là chỉ số cảnh báo sớm và hay bị bỏ qua nhất.

Chỉ số về nhà cung cấp nên tổng hợp theo từng nhà cung cấp thay vì tính chung, để làm căn cứ đánh giá và đàm phán lại.

Số hóa quy trình nhập kho

Bốn dấu hiệu cho thấy quy trình thủ công không còn đáp ứng:

Dấu hiệu	Vấn đề
Bán hàng và kho nhìn hai con số tồn kho khác nhau	Dữ liệu không liên thông, cập nhật có độ trễ
Mất nhiều thời gian đối chiếu phiếu nhập với hóa đơn	Không có đối chiếu tự động
Cuối kỳ mới phát hiện chênh lệch thẻ kho và sổ kế toán	Không có đối chiếu liên tục
Không biết lô hàng nào đã xuất cho khách nào	Không quản lý theo lô

Phân hệ quản lý kho của Arito hỗ trợ:

• Nhập kho từ đơn đặt hàng, không nhập lại thông tin, tự đối chiếu số lượng và đơn giá
• Đối chiếu tự động ba chứng từ gồm đơn đặt hàng, phiếu nhập và hóa đơn, cảnh báo khi lệch
• Quản lý theo lô và hạn sử dụng, truy xuất được lô đã xuất cho khách nào
• Quản lý theo mã vị trí, gợi ý vị trí lưu khi nhập
• Tồn kho cập nhật theo thời gian thực, bán hàng và kho nhìn cùng một con số
• Theo dõi riêng hàng đã nhập chưa có hóa đơn và hàng có hóa đơn chưa về
• Liên thông với mua hàng and tài chính kế toán, chứng từ kho sinh bút toán tự động
• Biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026 và Thông tư 133/2016

Đăng ký demo để chạy thử quy trình nhập kho trên dữ liệu thật.

Câu hỏi thường gặp

Quy trình nhập kho hàng hóa gồm mấy bước?

Bảy bước: tiếp nhận thông báo và chuẩn bị, kiểm tra sơ bộ khi hàng đến, kiểm đếm và kiểm nghiệm chất lượng, đối chiếu ba chứng từ, lập phiếu nhập kho, sắp xếp hàng vào vị trí, ghi thẻ kho và ghi sổ kế toán.

Phiếu nhập kho theo mẫu nào?

Mẫu 01-VT tại Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016. Biểu mẫu mang tính tham khảo, doanh nghiệp được tự thiết kế nếu đảm bảo yêu cầu tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận nội dung sửa đổi trong sổ tay kế toán.

Có bắt buộc lập biên bản kiểm nghiệm khi nhập kho không?

Không bắt buộc cho mọi lần nhập. Doanh nghiệp quy định trong quy chế nội bộ các trường hợp phải kiểm nghiệm, thường là hàng giá trị lớn, hàng có yêu cầu kỹ thuật, hàng nhập khẩu, hàng từ nhà cung cấp mới, hoặc khi có dấu hiệu bất thường.

Hàng về trước hóa đơn về sau xử lý thế nào?

Vẫn kiểm đếm và lập phiếu nhập kho theo số thực nhận, ghi giá tạm tính theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Theo dõi riêng danh sách hàng đã nhập chưa có hóa đơn. Khi hóa đơn về thì đối chiếu, điều chỉnh chênh lệch giá nếu có và ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu vào. Thuế chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ.

Hàng đã về đến công ty nhưng chưa kiểm nghiệm xong thì hạch toán thế nào?

Theo Thông tư 99/2025, tài khoản hàng mua đang đi đường phản ánh cả hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang trong quá trình kiểm nghiệm, kiểm nhận trước khi nhập kho chính thức. Chỉ khi kiểm nghiệm xong và lập phiếu nhập kho mới ghi tăng tài khoản hàng tồn kho.

Nhập kho thiếu so với hóa đơn thì làm gì?

Lập biên bản ngay khi người giao hàng còn có mặt, có chữ ký hai bên. Nhập kho theo số thực nhận chứ không nhập theo hóa đơn. Nếu lỗi thuộc bên bán thì yêu cầu giao bù hoặc điều chỉnh hóa đơn. Nếu chưa rõ nguyên nhân thì đưa phần thiếu vào tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý và mở điều tra.

Giá nhập kho hàng nhập khẩu tính thế nào?

Gồm giá mua trên hóa đơn thương mại cộng thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có, chi phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm và phí làm thủ tục hải quan. Chỉ lấy giá trên hóa đơn thương mại là thiếu và làm giá vốn thấp giả tạo.

Vì sao phải đối chiếu ba chứng từ?

Để đảm bảo chỉ thanh toán cho hàng thực sự đã đặt và đã nhận. Đơn đặt hàng cho biết đã đặt gì, phiếu nhập kho cho biết thực nhận gì, hóa đơn cho biết bên bán đòi tiền cho gì. Bước này ngăn việc thanh toán cho hàng chưa nhận, thanh toán sai đơn giá và thanh toán trùng.

Tổng kết

Ba chốt kiểm soát quan trọng nhất trong quy trình nhập kho:

Kho phải có đơn đặt hàng trong tay trước khi hàng về. Không có thì mọi việc kiểm đếm phía sau đều mất ý nghĩa vì không có gì để đối chiếu.

Nhập kho theo số thực nhận, không nhập theo hóa đơn. Nhập theo hóa đơn cho khớp chứng từ là cách làm khiến tồn kho sổ sách lệch thực tế ngay từ lần nhập đầu tiên.

Đối chiếu ba chứng từ trước khi duyệt thanh toán. Đây là bước ngăn được phần lớn rủi ro về tiền trong toàn bộ chu trình mua hàng.

Về căn cứ pháp lý cần lưu ý hai mốc: Thông tư 99/2025 thay thế Thông tư 200 từ 01/01/2026, và Nghị định 254/2026 về hóa đơn chứng từ có hiệu lực từ 01/7/2026. Doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu chứng từ cần có văn bản nội bộ ghi nhận trong sổ tay kế toán.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và quy chế nội bộ trước khi áp dụng. Cần trao đổi về giải pháp quản lý kho, liên hệ với Arito.