Nguyên tắc ABC trong quản lý kho: cách phân loại và ví dụ tính

Kho có 3.000 mã hàng thì không thể quản lý cả 3.000 mã với cùng một mức độ chú ý. Nguyên tắc ABC giải quyết đúng vấn đề đó.

Bài viết hướng dẫn cách phân loại kèm ví dụ tính đầy đủ, và quan trọng hơn, cách quản lý khác nhau cho từng nhóm.

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho là gì?

Nguyên tắc ABC là cách phân nhóm hàng tồn kho theo giá trị, để tập trung nguồn lực quản lý vào nhóm hàng chiếm phần lớn giá trị.

Cơ sở của nguyên tắc: trong hầu hết kho hàng, một phần nhỏ số mã hàng chiếm phần lớn giá trị tồn kho, còn phần lớn số mã lại chỉ chiếm một phần nhỏ giá trị.

Nhóm	Vai trò	Mức độ quản lý
A	Chiếm phần lớn giá trị	Chặt nhất
B	Ở giữa	Trung bình
C	Chiếm nhiều mã nhưng ít giá trị	Nhẹ nhất

Điểm cần hiểu đúng ngay từ đầu: phân loại dựa trên giá trị sử dụng trong năm, không dựa trên đơn giá và cũng không dựa trên số lượng bán.

Một mã hàng đơn giá 50.000 đồng bán 100.000 đơn vị mỗi năm có giá trị sử dụng 5 tỷ. Một mã đơn giá 20 triệu bán 10 đơn vị mỗi năm có giá trị 200 triệu. Mã thứ nhất rẻ hơn nhiều nhưng thuộc nhóm quan trọng hơn.

Công thức và cách phân loại

Giá trị sử dụng năm = Số lượng xuất trong năm × Đơn giá

Sau khi tính cho từng mã, thực hiện bốn bước:

Bước	Việc làm
1	Sắp xếp toàn bộ mã hàng theo giá trị sử dụng năm, giảm dần
2	Tính giá trị lũy kế và tỷ lệ lũy kế trên tổng
3	Cắt nhóm theo ngưỡng giá trị lũy kế
4	Ghi nhận kết quả, xem tỷ lệ số mã của từng nhóm

Ngưỡng cắt thường dùng:

Nhóm	Ngưỡng giá trị lũy kế
A	Đến khoảng 80%
B	Từ trên 80% đến khoảng 95%
C	Phần còn lại

Đây là điểm khác với cách trình bày phổ biến. Nhiều tài liệu ghi nhóm A là 20% số mã, nhóm B là 30%, nhóm C là 50%. Con số đó là kết quả quan sát được trong nhiều trường hợp, không phải quy tắc để cắt. Cắt theo giá trị lũy kế, rồi xem tỷ lệ số mã rơi vào đâu.

Ví dụ phân loại đầy đủ

Kho 10 mã hàng, đơn vị giá trị: triệu đồng mỗi năm.

Bước 1 và 2: sắp xếp và tính lũy kế

Thứ tự	Mã hàng	Số lượng xuất năm	Đơn giá	Giá trị sử dụng năm	Tỷ lệ	Lũy kế
1	VT-07	21.000	0,20	4.200	42,0%	42,0%
2	VT-03	800	3,50	2.800	28,0%	70,0%
3	VT-01	150	10,00	1.500	15,0%	85,0%
4	VT-09	3.500	0,20	700	7,0%	92,0%
5	VT-05	60	7,00	420	4,2%	96,2%
6	VT-02	1.200	0,15	180	1,8%	98,0%
7	VT-10	300	0,30	90	0,9%	98,9%
8	VT-04	40	1,50	60	0,6%	99,5%
9	VT-08	700	0,05	35	0,35%	99,85%
10	VT-06	150	0,10	15	0,15%	100%
			Tổng	10.000	100%

Bước 3: cắt nhóm

Ngưỡng 80% rơi vào giữa mã thứ 2 và thứ 3. Quy ước thông dụng là đưa mã làm vượt ngưỡng vào nhóm đó, nên nhóm A gồm ba mã đầu.

Nhóm	Mã hàng	Số mã	Tỷ lệ số mã	Giá trị	Tỷ lệ giá trị
A	VT-07, VT-03, VT-01	3	30%	8.500	85%
B	VT-09, VT-05, VT-02	3	30%	1.300	13%
C	VT-10, VT-04, VT-08, VT-06	4	40%	200	2%
		10	100%	10.000	100%

Kiểm tra: 8.500 + 1.300 + 200 = 10.000 và 85% + 13% + 2% = 100%. Khớp.

Ba điều rút ra từ ví dụ

Tỷ lệ số mã không rơi vào 20-30-50. Ở đây là 30-30-40. Nếu ép cắt theo tỷ lệ 20% cho nhóm A thì chỉ có 2 mã, và VT-01 chiếm 15% giá trị sẽ bị xếp xuống nhóm B, tức bị quản lý lỏng hơn mức cần thiết.

Mã có giá trị lớn nhất lại là mã rẻ nhất tính theo đơn giá. VT-07 đơn giá 200.000 đồng nhưng xuất 21.000 đơn vị mỗi năm. Phân loại theo đơn giá sẽ xếp nhầm mã này xuống nhóm thấp.

Nhóm C có 4 mã nhưng chỉ chiếm 2% giá trị. Dành thời gian kiểm đếm bốn mã này ngang với ba mã nhóm A là phân bổ sai nguồn lực.

Quản lý khác nhau theo từng nhóm

Đây là phần làm cho ABC có giá trị. Phân loại xong mà quản lý mọi nhóm như nhau thì việc phân loại vô nghĩa.

Content	Nhóm A	Nhóm B	Nhóm C
Tần suất kiểm đếm luân phiên	Hằng tháng	Hằng quý	Mỗi năm
Mức tồn kho an toàn	Thấp, kiểm soát chặt	Trung bình	Cao hơn, để đỡ phải theo dõi
Tần suất đặt hàng	Thường xuyên, lô nhỏ	Trung bình	Ít lần, lô lớn
Vị trí trong kho	Gần khu xuất hàng nhất	Trung bình	Xa hơn được
Theo dõi nhà cung cấp	Đánh giá định kỳ, có phương án dự phòng	Theo dõi cơ bản	Không cần chặt
Dự báo nhu cầu	Có dự báo riêng cho từng mã	Theo nhóm	Theo kinh nghiệm
Ai duyệt khi đặt hàng	Cấp quản lý	Trưởng bộ phận	Nhân viên theo hạn mức

Logic đằng sau các lựa chọn này:

Nhóm A giữ tồn kho an toàn thấp vì mỗi ngày tồn kho của nhóm này chôn rất nhiều vốn. Đổi lại phải theo dõi sát và đặt hàng thường xuyên hơn.

Nhóm C giữ tồn kho an toàn cao vì ngược lại: chôn vốn không đáng kể, còn chi phí theo dõi và đặt hàng nhiều lần thì lớn hơn phần tiết kiệm được. Trữ nhiều một lần rồi quên đi là cách làm đúng với nhóm này.

Về kiểm đếm luân phiên: đây là cách áp dụng ABC có hiệu quả rõ nhất. Thay vì kiểm kê toàn bộ kho một lần mỗi năm, kiểm mỗi ngày một số mã theo lịch, nhóm A quay vòng hằng tháng. Cách này phát hiện sai lệch sớm, khi còn truy được nguyên nhân.

Chi tiết trong bài kỹ năng quản lý kho.

Ma trận ABC-XYZ

ABC chỉ nhìn một chiều là giá trị. Thêm chiều thứ hai là mức ổn định của nhu cầu sẽ ra quyết định tốt hơn.

Phân loại XYZ

Nhóm	Đặc điểm nhu cầu	Cách nhận biết
X	Ổn định, dễ dự báo	Lượng xuất hằng tháng dao động ít
Y	Biến động theo mùa hoặc theo chu kỳ	Có quy luật nhưng biên độ lớn
Z	Thất thường, khó dự báo	Không có quy luật rõ

Cách xác định: tính độ lệch của lượng xuất hằng tháng trong 12 tháng gần nhất so với mức trung bình. Dao động càng lớn thì càng nghiêng về nhóm Z.

Chín nhóm kết hợp

	X: nhu cầu ổn định	Y: theo mùa	Z: thất thường
A: giá trị cao	Quản lý chặt nhất, tồn kho an toàn thấp, đặt hàng theo lịch đều	Tồn kho an toàn theo mùa, lập kế hoạch trước mùa cao điểm	Khó nhất. Cân nhắc đặt hàng theo đơn, thỏa thuận thời gian giao ngắn với nhà cung cấp
B: giá trị trung bình	Đặt hàng theo điểm đặt hàng lại, ít can thiệp	Theo dõi theo mùa	Tồn kho an toàn cao hơn
C: giá trị thấp	Trữ nhiều, đặt hàng ít lần	Trữ theo mùa	Trữ nhiều, chấp nhận tồn kho dư

Nhóm AZ là nhóm khó nhất và đáng dành thời gian nhất. Giá trị cao nên không thể trữ nhiều, nhưng nhu cầu thất thường nên không dự báo được. Hai hướng xử lý: đàm phán với nhà cung cấp để rút ngắn thời gian giao hàng, hoặc chuyển sang mô hình đặt hàng theo đơn của khách thay vì trữ sẵn.

Nhóm CZ nên xử lý ngược với trực giác. Giá trị thấp và nhu cầu thất thường thì cứ trữ dư, đừng tốn công theo dõi. Chi phí theo dõi lớn hơn giá trị hàng.

Khi nào nên và không nên dùng ABC

Nên dùng khi	Không cần thiết khi
Kho có từ vài trăm mã hàng trở lên	Kho dưới 50 mã, quản lý hết được
Giá trị các mã chênh lệch lớn	Các mã có giá trị gần nhau
Nguồn lực quản lý hạn chế	Đủ người để theo dõi mọi mã
Cần giảm vốn chôn trong tồn kho

Ba trường hợp cần điều chỉnh, không áp máy móc:

Hàng giá trị thấp nhưng thiếu là dừng sản xuất. Một con ốc vít thuộc nhóm C nhưng thiếu nó thì cả dây chuyền dừng. Nhóm này cần được nâng mức quản lý bất kể giá trị. Một số nơi gọi đây là nhóm ưu tiên đặc biệt và tách riêng khỏi ABC.

Hàng bán theo bộ. Mã phụ tùng đi kèm có thể thuộc nhóm C nhưng không thể thiếu khi bán mã chính thuộc nhóm A. Cần quản lý theo bộ chứ không theo từng mã.

Hàng có hạn sử dụng. Nhóm C được phép trữ nhiều, nhưng nếu có hạn dùng thì trữ nhiều đồng nghĩa với rủi ro hết hạn. Với nhóm này phải cân nhắc thêm nguyên tắc xuất hàng theo hạn dùng, xem bài FIFO và FEFO là gì.

Bao lâu phân loại lại một lần

Phân loại ABC không phải việc làm một lần.

Tần suất	Lý do
Ít nhất mỗi 6 tháng	Cơ cấu bán hàng thay đổi, mã hàng lên xuống nhóm
Ngay khi có thay đổi lớn	Thêm dòng sản phẩm mới, mất khách hàng lớn, đổi nhà cung cấp
Sau mùa cao điểm	Số liệu phản ánh đúng hơn

Sai lầm phổ biến: phân loại một lần khi triển khai hệ thống rồi giữ nguyên nhiều năm. Kết quả là kho vẫn dành chỗ tốt nhất cho mã hàng đã ngừng bán từ lâu.

Nên lưu lại kết quả phân loại của các kỳ trước để thấy mã nào đang lên nhóm và mã nào đang xuống. Mã tụt từ A xuống C là tín hiệu sản phẩm đang chết, cần xử lý tồn kho trước khi mất giá trị.

Năm sai lầm thường gặp

Sai lầm	Hậu quả
Cắt nhóm theo tỷ lệ số mã thay vì theo giá trị lũy kế	Xếp nhầm nhóm, mã quan trọng bị quản lý lỏng
Phân loại theo đơn giá hoặc theo số lượng bán	Bỏ sót mã rẻ nhưng xuất nhiều
Phân loại xong nhưng quản lý mọi nhóm như nhau	Việc phân loại không tạo ra thay đổi nào
Phân loại một lần rồi giữ nguyên nhiều năm	Cơ cấu đã đổi mà cách quản lý vẫn cũ
Áp máy móc với hàng thiết yếu giá trị thấp	Thiếu một mã rẻ làm dừng cả dây chuyền

Sai lầm thứ ba là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp làm bảng phân loại ABC rất công phu rồi cất đi, vì không ai quy định nhóm A phải kiểm đếm khác nhóm C như thế nào.

Cách tránh: mỗi lần phân loại xong, cập nhật ngay ba thứ là lịch kiểm đếm, mức tồn kho an toàn và vị trí lưu trong kho.

Phân tích ABC trên hệ thống

Với kho vài nghìn mã, phân tích ABC bằng bảng tính mất nhiều ngày và không cập nhật thường xuyên được.

Phân hệ quản lý kho của Arito hỗ trợ:

• Phân tích ABC theo giá trị xuất kho, chạy lại bất cứ lúc nào với dữ liệu mới nhất
• Lưu lịch sử phân nhóm để so sánh giữa các kỳ, nhận diện mã đang lên hoặc xuống nhóm
• Gắn nhóm ABC vào lịch kiểm đếm luân phiên, mức tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại riêng cho từng nhóm
• Quản lý theo mã vị trí, hỗ trợ bố trí lại kho theo kết quả phân nhóm
• Báo cáo tuổi tồn kho, nhận diện hàng chậm luân chuyển
• Liên thông với mua hàng and bán hàng nên dữ liệu xuất nhập luôn cập nhật

Xem thêm bài phần mềm quản lý kho and quy trình nhập kho hàng hóa. Đăng ký demo để chạy phân tích ABC trên dữ liệu kho thật.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên tắc ABC trong quản lý kho là gì?

Là cách phân nhóm hàng tồn kho theo giá trị sử dụng trong năm, nhằm tập trung nguồn lực quản lý vào nhóm hàng chiếm phần lớn giá trị. Nhóm A quản lý chặt nhất, nhóm C nhẹ nhất.

Cách phân loại ABC như thế nào?

Tính giá trị sử dụng năm của từng mã bằng số lượng xuất trong năm nhân đơn giá, sắp xếp giảm dần, tính giá trị lũy kế, rồi cắt nhóm theo ngưỡng lũy kế khoảng 80% cho nhóm A và khoảng 95% cho hết nhóm B.

Có phải nhóm A luôn chiếm 20% số mã hàng không?

Không. Tỷ lệ 20% là kết quả quan sát phổ biến, không phải quy tắc để cắt. Cắt theo giá trị lũy kế rồi mới xem tỷ lệ số mã rơi vào đâu. Mỗi kho có phân bố khác nhau.

Phân loại theo đơn giá hay theo số lượng bán?

Không theo cái nào cả. Phân loại theo giá trị sử dụng năm, tức số lượng xuất nhân đơn giá. Một mã rẻ nhưng xuất nhiều vẫn có thể thuộc nhóm A.

Nhóm nào cần giữ tồn kho an toàn cao hơn?

Nhóm C. Nghe ngược nhưng đúng: nhóm C chôn ít vốn, còn chi phí theo dõi và đặt hàng nhiều lần lại lớn hơn phần tiết kiệm. Nhóm A giữ tồn kho an toàn thấp và theo dõi sát.

Ma trận ABC-XYZ là gì?

Là cách kết hợp phân loại theo giá trị (ABC) với phân loại theo mức ổn định của nhu cầu (XYZ), cho ra 9 nhóm với cách quản lý khác nhau. Nhóm AZ là khó nhất vì giá trị cao nhưng nhu cầu thất thường.

Bao lâu nên phân loại ABC lại một lần?

Ít nhất mỗi 6 tháng, hoặc ngay khi có thay đổi lớn về cơ cấu sản phẩm, khách hàng hay nhà cung cấp. Nên lưu kết quả các kỳ trước để thấy mã nào đang lên hoặc xuống nhóm.

Kho nhỏ có cần áp dụng ABC không?

Kho dưới khoảng 50 mã hàng thì không cần, vì quản lý hết được với cùng mức độ chú ý. ABC phát huy tác dụng khi số mã lớn và giá trị giữa các mã chênh lệch nhiều.

Tổng kết

Nguyên tắc ABC đơn giản về mặt tính toán nhưng hay bị làm sai ở ba chỗ.

Cắt nhóm theo giá trị lũy kế, không ép theo tỷ lệ số mã. Tỷ lệ 20-30-50 là kết quả quan sát, không phải quy tắc.

Tính theo giá trị sử dụng năm, tức số lượng xuất nhân đơn giá. Không phân loại theo đơn giá, cũng không theo số lượng bán.

Quan trọng nhất: phân loại xong phải dẫn đến cách quản lý khác nhau. Cập nhật ngay lịch kiểm đếm, mức tồn kho an toàn và vị trí lưu kho theo nhóm. Không làm bước này thì bảng phân loại chỉ là một file để đó.

Riêng với hàng giá trị thấp nhưng thiếu là dừng sản xuất, cần tách riêng và nâng mức quản lý, không áp ABC máy móc.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là minh họa. Ngưỡng cắt nhóm cần điều chỉnh theo đặc thù ngành. Cần trao đổi về phân tích ABC trên dữ liệu kho của bạn, liên hệ với Arito.