Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hóa đơn điện tử

Chữ ký thường được sử dụng để thực hiện nhanh một số các giao dịch quan trọng trong doanh nghiệp. Một trong những giao dịch không thể thiếu là kê khai hóa đơn điện tử (HĐĐT). Vậy sử dụng chữ ký số để kê khai như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng chữ ký số khi kê khai hoá đơn điện tử trong bài viết này của Arito. 

Chữ ký số được áp dụng trên Hoá đơn điện tử như thế nào?

Việc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử chưa phổ biến. Vậy nên, vẫn còn rất nhiều khách hàng lúng túng khi sử dụng chữ ký số áp dụng đối với HĐĐT. Theo đó, khi bạn sử dụng HĐĐT, trên HĐĐT không bắt buộc yêu cầu cần phải có chữ ký số kèm theo. Một số những trường hợp dưới đây, khi mua hàng bằng HĐĐT sẽ không cần phải sử dụng chứng thư số:

• Bên mua hàng thuộc đối tượng khách hàng lẻ. Không phải đối tượng doanh nghiệp hay đơn vị kế toán
• Bên mua có thể thuộc đối tượng doanh nghiệp, đơn vị kế toán. Tuy nhiên, bên mua có đầy đủ chứng từ để chứng minh được quá trình cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Cụ thể như sau:

+ Hợp đồng kinh tế giữa bên bán và bên mua

+ Phiếu xuất kho khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế

+ Biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên bán và bên mua hàng

+ Biên nhận thanh toán cho quá trình buôn bán hàng hóa

+ Phiếu thu tiền của bên mua

Vậy nên, không phải bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh đều cần phải áp dụng chữ ký số. Và trên HĐĐT cũng không nhất thiết cần phải có dấu của người bán hàng. Trừ những trường hợp thực hiện chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Sẽ cần có dấu và chứng nhận của người bán hàng.

>>> Xem thêm: Phần mềm hoá đơn điện tử tin dùng nhất hiện nay

Sử dụng chữ ký số khi kê khai Hoá đơn điện tử

Để áp dụng chữ ký số khi tiến hành kê khai HĐĐT với Cục thuế hoặc Hải quan. Doanh nghiệp cần phải đáp ứng được đầy đủ những điều kiện như sau:

• Chữ ký số mà doanh nghiệp đang sử dụng vẫn còn hiệu lực trong khoảng thời gian sử dụng.
• Yêu cầu đối với máy tính sử dụng trong doanh nghiệp. Máy tính khi sử dụng để lập, phát hành HĐĐT đều phải đảm bảo đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên Token chuyên dụng cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp bắt buộc phải có phần mềm HĐĐT.

Khi doanh nghiệp đã đảm bảo được cả 3 yếu tố trên,  như vậy đã có thể áp dụng chữ ký số vào khâu kê khai HĐĐT.

Các bước kê khai Hoá đơn điện tử áp dụng chữ ký số

Bước 1. Trước tiên, kế toán viên sẽ đăng nhập vào trong phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Sau đó, kế toán sẽ thực hiện các bước kê khai thông tin hóa đơn điện tử theo đúng như quy định. Cụ thể như về mã số thuế, thông tin của người mua hàng, mức thuế được áp dụng, sản phẩm bán ra, giá thành sản phẩm..

Bước 2. Kế toán viên sẽ kiểm tra lại toàn bộ những thông tin về HĐĐT để đảm bảo được tính chính xác. Sau khi đã đảm bảo được toàn bộ tính chính xác ở trên hóa đơn, kế toán viên sẽ tiến hành “ Xuất hóa đơn”, sau đó tiến hành ký số trên hóa đơn.

Bước 3. Khi mà kế toán viên đã xuất hóa đơn xong. Lúc này, ở trên phần mềm HĐĐT sẽ hiện thông báo, yêu cầu kế toán cắm cổng token vào trong máy tính. Tiếp đó, bạn chỉ cần tiến hành đăng nhập tên và mật khẩu đã được cấp của chữ ký số. Cuối cùng, bạn tiến hành xác nhận chữ ký số trên văn bản.

Doanh nghiệp có gặp rủi ro khi áp dụng chữ ký số vào kê khai Hoá đơn điện tử?

Khi kê khai HĐĐT, doanh nghiệp có thể gặp phải một số rủi ro. Cụ thể như  sau:

• Rủi ro khi chữ ký số đã quá hạn sử dụng. Khi gặp vấn đề này, kế toán có thể liên hệ đến nhà cung cấp để yêu cầu gia hạn thêm hiệu lực sử dụng chữ ký.
• Rủi ro khi chữ ký kém chất lượng, bị hỏng hoặc không còn hoạt động được nữa. Nếu gặp trường hợp này, bạn cần liên hệ lại với nhà cung cấp để yêu cầu khắc phục lỗi.
• Rủi ro trong trường hợp chữ ký số không thể liên kết được với phần mềm hóa đơn điện tử.