7 Bước Xây Dựng Lưu Đồ Quy Trình Mua Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Lưu đồ quy trình mua hàng là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quá trình mua sắm, từ khâu phát sinh nhu cầu đến thanh toán. Việc xây dựng lưu đồ rõ ràng không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu suất phối hợp giữa các phòng ban. Trong bài viết này, Arito sẽ đi vào chi tiết 7 bước để thiết kế một lưu đồ quy trình mua hàng hiệu quả, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp và đưa ra ví dụ lưu đồ quy trình mua hàng điển hình tại doanh nghiệp sản xuất.

1. Lưu đồ quy trình mua hàng là gì? 

Lưu đồ quy trình mua hàng là một dạng biểu đồ thể hiện trực quan toàn bộ các bước trong quy trình mua sắm của doanh nghiệp, từ khi phát sinh nhu cầu vật tư, lập đề nghị, chọn nhà cung cấp đến khi hoàn tất thanh toán. Thay vì mô tả bằng văn bản dài dòng, lưu đồ sử dụng ký hiệu và mũi tên để thể hiện mối liên kết giữa các bước, giúp người xem dễ hiểu, dễ theo dõi và dễ phát hiện điểm nghẽn trong quy trình.

2. Phân biệt lưu đồ quy trình mua hàng và sơ đồ quy trình mua hàng 

Trong thực tế, nhiều người thường nhầm lẫn giữa lưu đồ quy trình mua hàng và sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp. Tuy có điểm tương đồng, nhưng hai khái niệm này không hoàn toàn giống nhau:

• Sơ đồ quy trình mua hàng (Diagram) là thuật ngữ rộng hơn, có thể chỉ đơn giản là một hình vẽ mô tả chuỗi bước, có thể hoặc không sử dụng ký hiệu chuẩn.

• Lưu đồ quy trình mua hàng (Flowchart) là một dạng cụ thể của sơ đồ, nhưng được chuẩn hóa với các biểu tượng như hình chữ nhật (hoạt động), hình thoi (điểm ra quyết định), mũi tên (dòng chảy quy trình)… giúp dễ dàng áp dụng trong các hệ thống quản lý chất lượng hoặc phần mềm ERP.

3. Các yếu tố thường có trong lưu đồ quy trình mua hàng 

Một flowchart quy trình mua hàng hiệu quả thường bao gồm các thành phần chính sau:

• Các bước hành động: Là những công việc cụ thể như “Gửi yêu cầu mua hàng”, “Lập đơn hàng”, “Nhập kho”…

• Điểm ra quyết định: Thể hiện các nhánh điều kiện như “Phê duyệt hay từ chối?”, “Có hàng tồn hay không?”.

• Vai trò liên quan: Mỗi bước nên gắn với bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm (phòng mua hàng, kế toán, kho…).

• Luồng xử lý: Dòng chảy từ bước này sang bước khác qua các mũi tên, thể hiện trình tự thực hiện.

Nhờ đó, lưu đồ không chỉ là công cụ trực quan hóa, mà còn đóng vai trò như một bản hướng dẫn hành động chuẩn cho nhân sự và giúp ban lãnh đạo kiểm soát quy trình mua hàng hiệu quả hơn.

4. 7 bước xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng chuyên nghiệp

Xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng chuyên nghiệp cần có từng bước cụ thể. Quy trình này giúp hệ thống hóa các khâu mua sắm, nâng cao hiệu quả và hạn chế rủi ro trong vận hành.

4.1. Thu thập nhu cầu và khởi tạo phiếu đề xuất mua hàng

Hoạt động này do các phòng ban chuyên môn thực hiện khi phát sinh nhu cầu vật tư, thiết bị, dịch vụ… Nhân viên sẽ tạo phiếu nhu cầu và gửi cho người phụ trách.

Phiếu nhu cầu vật tư giữ vai trò khởi tạo quy trình mua hàng. Nếu thiếu minh bạch từ bước này sẽ gây trùng lặp hoặc lập phiếu không hợp lý, ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.

4.2. Phê duyệt nhu cầu mua sắm

Ban lãnh đạo nhận phiếu nhu cầu từ phòng ban và tiến hành xem xét, phê duyệt. Quy trình này đảm bảo mọi nhu cầu mua sắm đều được đánh giá dựa trên độ cần thiết, tính hợp lý và ngân sách hiện có.

Nếu không phê duyệt, lý do sẽ được gửi lại cho phòng ban để rà soát hoặc điều chỉnh đề xuất. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu và tối ưu hoá nguồn lực.

4.3. Lập báo giá và lựa chọn nhà cung cấp

Phòng mua hàng sẽ gửi giấy đề nghị báo giá đến nhiều nhà cung cấp tiềm năng. Sau khi nhận được phản hồi, các thông tin như giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và chính sách bảo hành sẽ được tổng hợp và so sánh dựa trên các tiêu chí đã thiết lập.

Trong các doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP, toàn bộ dữ liệu báo giá có thể được nhập trực tiếp vào phần mềm để hệ thống hỗ trợ phân tích và đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan, nhanh chóng. Điều này giúp tăng tính minh bạch, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quyết định mua hàng.

4.4. Lập và phê duyệt đơn hàng

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp, phòng mua lập đơn hàng mua trên hệ thống. Đơn hàng sẽ được gửi đến ban lãnh đạo phê duyệt lần cuối để đảm bảo đồng thuận và minh bạch.

Với những hệ thống ERP hiện đại như AritoERP, quy trình phê duyệt có thể được thực hiện trực tuyến, lưu lại toàn bộ nhật ký duyệt, tránh rủi ro mất mát hay sai sót.

4.5. Nhận hàng và nhập kho

Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận kho/kiểm hàng tiến hành kiểm tra thực tế, đối chiếu với đơn hàng và lập phiếu nhập kho. Thông tin này có thể được ghi nhận thủ công hoặc cập nhật vào phần mềm quản lý nếu doanh nghiệp có sử dụng hệ thống ERP.

Nếu có chênh lệch về số lượng hoặc chất lượng, hệ thống sẽ lập biên bản và phản hồi cho phòng mua hàng để xử lý kịp thời.

>> Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp đúng quy định 2025

4.6. Nhận hóa đơn và đối chiếu

Sau khi nhận đủ hàng, nhà cung cấp gửi hóa đơn VAT. Phòng kế toán đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập và đơn mua để xác nhận khớp dữ liệu.

Nếu thông tin trùng khớp, hóa đơn sẽ được đưa vào quy trình xử lý thanh toán. Bước này quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót tài chính.

4.7. Thanh toán cho nhà cung cấp

Phòng kế toán lập phiếu chi thanh toán (có thể bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt). Việc thanh toán thường chia theo các giai đoạn: đặt cọc, giao hàng, nghiệm thu và hoàn tất.

Toàn bộ thông tin thanh toán được lưu lại và liên kết với hóa đơn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra dòng tiền và lịch sử thanh toán với từng nhà cung cấp.

5. Ví dụ minh họa cụ thể cho từng bước trong quy trình mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất

Bảng dưới đây mô tả từng bước trong lưu đồ quy trình mua hàng điển hình tại một doanh nghiệp sản xuất, kèm theo ví dụ thực tiễn:

6. Lợi ích của việc sử dụng lưu đồ quy trình mua hàng

Lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty không chỉ là một công cụ giúp quản lý hiệu quả các bước trong quá trình mua sắm mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của việc áp dụng lưu đồ quy trình mua hàng:

6.1. Tối ưu thời gian xử lý mua hàng

Lưu đồ quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng nhìn nhận và cải thiện các bước trong quy trình mua sắm. Bằng cách minh họa rõ ràng các bước cần thiết, lưu đồ giúp tiết kiệm thời gian xử lý, tránh những bước thừa hoặc không cần thiết, từ đó tăng tốc độ mua hàng. Nhân viên sẽ biết chính xác phải làm gì tiếp theo mà không cần phải tìm hiểu lại từng công đoạn, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và cải thiện hiệu suất làm việc.

6.2. Giảm sai sót, thất thoát và chồng chéo quy trình

Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng lưu đồ quy trình mua hàng là khả năng giảm thiểu sai sót và thất thoát. Khi các bước trong quy trình được thể hiện một cách trực quan, nhân viên có thể dễ dàng nhận diện và tránh các lỗi thường gặp như thiếu thông tin, xử lý không đúng quy trình, hoặc mất mát tài sản trong quá trình mua sắm. Bằng cách đảm bảo mọi bước được thực hiện đúng trình tự, lưu đồ giúp giảm thiểu tình trạng chồng chéo quy trình và tránh tình huống lãng phí tài nguyên.

6.3. Giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả hơn

Lưu đồ quy trình mua hàng là công cụ hữu ích để cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Việc chia sẻ một lưu đồ rõ ràng giữa các bộ phận sẽ giúp các phòng ban hiểu được vai trò và trách nhiệm của mình trong từng giai đoạn của quy trình mua hàng. Điều này giúp các phòng ban làm việc chặt chẽ hơn, trao đổi thông tin kịp thời và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu sự gián đoạn trong công việc.

6.4. Dễ đào tạo nhân viên mới

Một lợi ích không thể không nhắc đến của lưu đồ quy trình mua hàng là việc hỗ trợ quá trình đào tạo nhân viên mới. Với lưu đồ, các nhân viên mới có thể dễ dàng hiểu được quy trình mua hàng và các bước cần thực hiện mà không phải mất quá nhiều thời gian để học hỏi từ kinh nghiệm. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng cho người hướng dẫn và giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công việc, nâng cao năng suất làm việc ngay từ đầu.

Như vậy, việc sử dụng lưu đồ quy trình mua hàng không chỉ giúp tối ưu hóa công việc mà còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

7. Kết luận

Construction lưu đồ quy trình mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp trực quan hóa các bước trong quy trình, mà còn là nền tảng để tối ưu vận hành, giảm sai sót và tăng hiệu suất mua sắm. Dù bạn là một công ty nhỏ mới triển khai hệ thống mua hàng hay doanh nghiệp lớn cần tinh chỉnh chuỗi cung ứng, một flowchart quy trình mua hàng rõ ràng sẽ giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả hơn và ra quyết định nhanh chóng hơn.

>> Xem thêm: Quy Trình Mua Hàng Cho Doanh Nghiệp: 7 Bước Tối Ưu Chi Phí Và Thời Gian