Chứng từ điện tử là gì? Quy định, nội dung và cách sử dụng chứng từ điện tử mới nhất

E-voucher ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Việc áp dụng chứng từ kế toán điện tử không chỉ giúp tối ưu quy trình xử lý dữ liệu mà còn giảm chi phí lưu trữ và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Vậy chứng từ điện tử là gì, có những nội dung nào và quy định pháp lý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm, nội dung và cách sử dụng chứng từ điện tử, chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo quy định hiện hành.

1. Chứng từ điện tử là gì?

E-voucher là chứng từ được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ và biên lai được tổ chức, cá nhân lập để ghi nhận các khoản thuế, phí, lệ phí hoặc việc khấu trừ thuế.

Trong hoạt động doanh nghiệp, chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu đáp ứng các quy định về chữ ký số, định dạng dữ liệu và lưu trữ.

2. Các loại chứng từ điện tử hiện nay

Theo quy định hiện hành, chứng từ điện tử chủ yếu gồm biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

2.1. Biên lai điện tử

Biên lai điện tử là chứng từ được lập dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận việc thu các khoản thuế, phí, lệ phí hoặc các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Biên lai này được cơ quan thu hoặc tổ chức được ủy quyền phát hành cho người nộp tiền thông qua hệ thống điện tử.

2.2. Chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế điện tử là chứng từ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập lập để xác nhận số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ trước khi chi trả thu nhập cho người lao động hoặc cá nhân có thu nhập.

Loại chứng từ này giúp người nộp thuế có căn cứ thực hiện quyết toán thuế và giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu thuế thuận tiện hơn.

3. Nội dung bắt buộc của chứng từ điện tử

Theo quy định của pháp luật, chứng từ điện tử phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết để xác định nội dung giao dịch và trách nhiệm của các bên liên quan. Các nội dung bắt buộc thường bao gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
• Thông tin của các bên liên quan như tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân.
• Nội dung giao dịch: thông tin về hàng hóa, dịch vụ hoặc khoản thu liên quan.
• Số tiền thanh toán, thuế suất và số tiền thuế (nếu có).
• Thời điểm lập chứng từ điện tử.
• Chữ ký điện tử của người lập hoặc đơn vị phát hành chứng từ.

Những thông tin này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tạo cơ sở pháp lý cho việc lưu trữ, kiểm tra và đối chiếu trong hoạt động kế toán và quản lý thuế.

4. Quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 123

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy nếu đáp ứng các điều kiện về định dạng dữ liệu, chữ ký điện tử và quy định về lưu trữ.

Một số quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

• Chứng từ điện tử phải được lập theo đúng định dạng dữ liệu điện tử do cơ quan có thẩm quyền quy định.
• Phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ của tổ chức, cá nhân phát hành chứng từ.
• Được gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu.
• Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế trước khi đưa vào sử dụng theo quy định.

Việc tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán điện tử theo Nghị định 123 giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, đồng thời thuận lợi hơn trong quá trình quản lý, lưu trữ và kiểm tra dữ liệu kế toán.

5. Định dạng chứng từ kế toán điện tử

Chứng từ kế toán điện tử phải được lập và lưu trữ theo định dạng dữ liệu điện tử nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và khả năng trao đổi thông tin giữa các hệ thống. Theo quy định hiện hành, định dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan có thẩm quyền ban hành và đảm bảo tích hợp chữ ký số của tổ chức, cá nhân phát hành.

Việc chuẩn hóa định dạng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, tra cứu và truyền nhận dữ liệu chứng từ điện tử trong quá trình kê khai, quyết toán thuế và kiểm tra kế toán.

5.1. Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử thường được thể hiện theo định dạng dữ liệu XML theo quy định của cơ quan thuế. Cấu trúc của biên lai điện tử gồm hai thành phần chính:

• Phần dữ liệu nghiệp vụ của biên lai điện tử: chứa các thông tin như người nộp tiền, nội dung khoản thu, số tiền phải nộp và thời điểm lập biên lai.
• Phần dữ liệu chữ ký số: xác nhận tính hợp lệ và đảm bảo tính toàn vẹn của biên lai điện tử do đơn vị phát hành ký số.

Tổng cục Thuế là cơ quan xây dựng và công bố tiêu chuẩn định dạng, đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị nội dung của biên lai điện tử.

5.2. Định dạng chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế điện tử được lập dưới dạng dữ liệu điện tử và phải đáp ứng các nội dung theo quy định của pháp luật về thuế. Chứng từ này thường bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu và số thứ tự chứng từ.
• Thông tin của tổ chức trả thu nhập và người nộp thuế.
• Khoản thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ.
• Thời điểm lập chứng từ và chữ ký điện tử của tổ chức trả thu nhập.

Định dạng chuẩn của chứng từ khấu trừ thuế điện tử giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế và tạo thuận lợi cho cá nhân khi thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

6. Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử

Để sử dụng chứng từ điện tử hợp pháp trong hoạt động kế toán và quản lý thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế trước khi triển khai chứng từ điện tử theo quy định hiện hành.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, đảm bảo việc tạo lập, gửi, nhận và quản lý chứng từ điện tử an toàn.
• Sử dụng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử hợp lệ để xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của chứng từ.
• Đảm bảo khả năng lưu trữ chứng từ điện tử theo đúng thời hạn và quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
• Đảm bảo khả năng tra cứu và cung cấp chứng từ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên giúp doanh nghiệp sử dụng chứng từ kế toán điện tử đúng quy định và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu kế toán.

7. Lợi ích khi sử dụng chứng từ điện tử trong doanh nghiệp

Việc áp dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế. Một số lợi ích nổi bật gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển chứng từ giấy.
• Tăng hiệu quả quản lý: Dữ liệu chứng từ được lưu trữ điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và quản lý thông tin.
• Giảm sai sót trong xử lý dữ liệu: Hệ thống điện tử giúp hạn chế lỗi nhập liệu và tăng độ chính xác của thông tin kế toán.
• Tối ưu quy trình làm việc: Việc lập, gửi và nhận chứng từ kế toán điện tử được thực hiện nhanh chóng thông qua hệ thống điện tử.
• Đảm bảo tính minh bạch và bảo mật: Chứng từ điện tử được ký số và lưu trữ trên hệ thống giúp đảm bảo tính toàn vẹn, hạn chế việc chỉnh sửa hoặc làm giả chứng từ.
• Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số: Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử và các loại chứng từ điện tử khác giúp doanh nghiệp từng bước số hóa quy trình quản lý tài chính và kế toán.

Nhờ những lợi ích trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng chứng từ điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý thuế.

8. Kết luận

Chứng từ điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong hoạt động kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Việc áp dụng chứng từ kế toán điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động triển khai và sử dụng chứng từ điện tử để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong thời đại chuyển đổi số.

>> Liên hệ ARITO để nhận tư vấn giải pháp tối ưu quy trình vận hành cho doanh nghiệp hiện đại.