(Tải ngay) Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn theo 02/TNDN

Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn theo 02/TNDN là căn cứ giúp doanh nghiệp ghi nhận các khoản mua vào từ cá nhân, người sản xuất trực tiếp hoặc đối tượng không xuất hóa đơn. Nếu lập sai đối tượng, thiếu chứng từ hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán, khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Vậy khi nào doanh nghiệp được lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn và cần chuẩn bị những hồ sơ gì? Trong bài viết này, ARITO sẽ cung cấp mẫu 02/TNDN mới nhất, hướng dẫn cách lập, điều kiện áp dụng và cách quản lý chứng từ hiệu quả.

1. Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn là gì?

Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn là chứng từ dùng để ghi nhận các khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, người sản xuất trực tiếp hoặc các đối tượng không xuất hóa đơn theo quy định. Nội dung bảng kê thường bao gồm thông tin doanh nghiệp mua hàng, người bán, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán.

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 02/TNDN để làm căn cứ hạch toán, đối chiếu với phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan. Tuy nhiên, bảng kê không có giá trị thay thế hóa đơn GTGT và chỉ được áp dụng trong những trường hợp pháp luật cho phép.

2. Khi nào được lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn?

Doanh nghiệp được lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ từ những đối tượng không thuộc diện xuất hóa đơn và giao dịch nằm trong các trường hợp được pháp luật cho phép. Việc người bán không cung cấp hóa đơn không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể tự động lập bảng kê cho mọi khoản mua vào.

Để khoản chi có đủ căn cứ ghi nhận, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng bán hàng, lập Mẫu 02/TNDN và chuẩn bị chứng từ thanh toán cùng các hồ sơ liên quan. Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

2.1. Những trường hợp được phép sử dụng bảng kê

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kê mua hàng không có hóa đơn trong các trường hợp sau:

• Mua nông sản, lâm sản hoặc thủy sản từ người trực tiếp sản xuất, nuôi trồng hoặc đánh bắt bán ra.
• Mua hải sản từ ngư dân trực tiếp khai thác và bán lại cho doanh nghiệp.
• Mua sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người trực tiếp sản xuất thủ công.
• Mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt.
• Mua đồ dùng, tài sản do hộ gia đình hoặc cá nhân trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng.

Ví dụ, doanh nghiệp chế biến thực phẩm mua rau củ trực tiếp từ nông dân, cơ sở sản xuất mua hải sản từ ngư dân hoặc doanh nghiệp mua sản phẩm thủ công từ người trực tiếp làm ra sản phẩm có thể lập bảng kê nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Đối với các giao dịch này, doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả tiền cho người bán và lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. Nếu tổng giá trị mua trong ngày của từng hộ hoặc cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt. Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.

2.2. Những trường hợp không được áp dụng

Bảng kê không được sử dụng khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ tổ chức hoặc cá nhân có nghĩa vụ xuất hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp không thể dùng Mẫu 02/TNDN để thay thế hóa đơn trong các trường hợp như:

• Mua hàng hóa, dịch vụ từ doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc tổ chức kinh doanh.
• Mua từ hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải lập hóa đơn.
• Mua hàng qua nhà phân phối, đại lý hoặc thương nhân thay vì người trực tiếp sản xuất, đánh bắt hay thu nhặt.
• Giao dịch không thuộc các nhóm hàng hóa, dịch vụ được phép lập bảng kê.
• Người bán có trách nhiệm xuất hóa đơn nhưng không xuất hoặc doanh nghiệp không yêu cầu nhận hóa đơn.

Trong những trường hợp này, doanh nghiệp cần yêu cầu người bán lập hóa đơn hợp pháp. Việc tự lập bảng kê không làm thay đổi nghĩa vụ xuất hóa đơn của người bán và có thể khiến khoản chi thiếu căn cứ khi xác định chi phí được trừ.

3. Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn mới nhất (Mẫu số 02/TNDN)

Mẫu số 02/TNDN là bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn, được ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Mẫu được sử dụng để ghi nhận thông tin người bán, loại hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, giá trị thanh toán và làm căn cứ lưu trữ cùng các chứng từ liên quan.

Doanh nghiệp có thể tải mẫu dưới định dạng Word để chỉnh sửa, in và lưu hồ sơ. Khi sử dụng, cần bảo đảm thông tin trên bảng kê thống nhất với chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và số liệu kế toán. 

>Tải ngay: Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn 02-TNDN

4. Hướng dẫn cách lập mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn

Khi lập Mẫu 02/TNDN, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin theo đúng giao dịch thực tế và bảo đảm số liệu thống nhất với phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán cùng các hồ sơ liên quan. Bảng kê được lập theo thứ tự thời gian mua hàng và tổng hợp theo từng tháng.

4.1. Thông tin người mua

Tại phần đầu bảng kê, doanh nghiệp ghi ngày, tháng, năm lập bảng kê; tên doanh nghiệp; mã số thuế; địa chỉ; số điện thoại và địa chỉ nơi tổ chức thu mua. Các thông tin này cần được ghi chính xác theo hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp và địa điểm thực tế phát sinh hoạt động thu mua.

Trường hợp doanh nghiệp tổ chức nhiều trạm thu mua tại các địa điểm khác nhau, từng trạm cần lập bảng kê riêng. Sau đó, doanh nghiệp tổng hợp số liệu từ các trạm để phục vụ công tác kế toán và lưu trữ chứng từ.

4.2. Thông tin người bán

Doanh nghiệp cần ghi rõ tên người bán, địa chỉ, số căn cước và số điện thoại nếu có. Thông tin này giúp xác định người trực tiếp bán hàng và là căn cứ để kiểm tra giao dịch có thuộc trường hợp được phép lập bảng kê hay không.

Khi thu mua từ nhiều cá nhân hoặc hộ gia đình, mỗi người bán cần được ghi thành một dòng riêng. Doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin với giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan để hạn chế sai lệch khi kiểm tra hồ sơ.

4.3. Nội dung hàng hóa, dịch vụ

Ở phần hàng hóa, dịch vụ mua vào, doanh nghiệp ghi ngày mua hàng, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng hoặc trọng lượng và đơn giá thực tế. Tên hàng hóa cần được mô tả rõ ràng, phù hợp với phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và nội dung thanh toán.

Đối với nông sản, thủy sản, phế liệu hoặc sản phẩm thủ công, nên ghi cụ thể loại hàng, đơn vị tính và khối lượng thu mua. Cách ghi chi tiết giúp doanh nghiệp thuận tiện đối chiếu số lượng nhập kho và chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

4.4. Giá trị thanh toán

Cột tổng giá thanh toán được xác định dựa trên số lượng, trọng lượng và đơn giá của từng mặt hàng hoặc dịch vụ. Sau khi hoàn tất các dòng kê khai, doanh nghiệp cộng tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và ghi số tiền bằng chữ tại phần cuối bảng kê.

Số tiền trên bảng kê phải thống nhất với phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán. Trường hợp tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ hoặc cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

4.5. Chữ ký và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn thành, người lập bảng kê ký và ghi rõ họ tên. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã kê khai. Mẫu 02/TNDN không có phần yêu cầu chữ ký của người bán.

Doanh nghiệp cần lưu bảng kê cùng chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Việc sắp xếp hồ sơ theo từng giao dịch hoặc từng tháng giúp quá trình kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế thuận tiện hơn.

5. Hồ sơ cần chuẩn bị khi mua hàng không có hóa đơn

Để khoản mua hàng không có hóa đơn có đủ căn cứ hạch toán và phục vụ quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế. Tùy từng trường hợp, bộ hồ sơ có thể gồm:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu 02/TNDN.
• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận giao dịch nếu có.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ.
• Phiếu nhập kho đối với hàng hóa mua vào.
• Phiếu chi hoặc chứng từ chi trả tiền cho người bán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị mua trong ngày của từng hộ hoặc cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên.
• Bản sao căn cước hoặc thông tin nhận diện của người bán.
• Hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Các tài liệu chứng minh người bán thuộc đối tượng được phép bán hàng không có hóa đơn.

Thông tin trên các chứng từ cần thống nhất về người bán, ngày giao dịch, loại hàng hóa, số lượng và giá trị thanh toán. Doanh nghiệp nên sắp xếp hồ sơ theo từng giao dịch hoặc từng tháng để thuận tiện kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần.

6. Điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Không phải mọi khoản mua hàng không có hóa đơn đều được tính vào chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần chứng minh giao dịch phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, thuộc đúng trường hợp được lập bảng kê và đáp ứng yêu cầu về hồ sơ, thanh toán, hạch toán theo quy định.

6.1. Chi phí phải phục vụ hoạt động kinh doanh

Khoản chi phải phát sinh thực tế và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa mua vào cần được sử dụng làm nguyên vật liệu, hàng hóa kinh doanh, công cụ, tài sản hoặc phục vụ những nhu cầu hợp lý trong quá trình vận hành.

Doanh nghiệp cần tránh đưa các khoản chi tiêu cá nhân, giao dịch không có thật hoặc hàng hóa không liên quan đến hoạt động kinh doanh vào bảng kê. Khi cần giải trình, doanh nghiệp phải chứng minh được mục đích sử dụng và mối liên hệ giữa khoản mua vào với hoạt động tạo doanh thu.

6.2. Có đầy đủ hồ sơ chứng minh

Doanh nghiệp cần lập Mẫu 02/TNDN và lưu kèm các tài liệu chứng minh giao dịch, chẳng hạn như hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ chi trả và hồ sơ nguồn gốc hàng hóa. Thông tin giữa các chứng từ phải thống nhất về người bán, thời gian mua, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán.

Ngoài việc chứng minh giao dịch có thật, doanh nghiệp cũng cần có tài liệu xác định người bán thuộc đúng đối tượng được phép mua hàng không có hóa đơn. Hồ sơ càng đầy đủ, rõ ràng thì doanh nghiệp càng thuận tiện khi đối chiếu và giải trình với cơ quan thuế.

6.3. Thanh toán đúng quy định

Doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả tiền cho người bán theo quy định về kế toán, hóa đơn và chứng từ. Đối với tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua trong ngày của từng hộ hoặc cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Nội dung trên phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản cần khớp với thông tin người bán và giá trị ghi trên bảng kê. Doanh nghiệp không nên chia nhỏ khoản thanh toán hoặc tách giao dịch trong cùng ngày nhằm tránh điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

6.4. Được ghi nhận đầy đủ trên sổ sách kế toán

Khoản mua hàng phải được hạch toán đầy đủ, đúng kỳ và đúng nội dung kinh tế phát sinh. Số liệu trên bảng kê cần thống nhất với sổ kế toán, phiếu nhập kho, công nợ phải trả và chứng từ thanh toán.

Doanh nghiệp nên đối chiếu định kỳ giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán để phát hiện chênh lệch về số lượng hoặc giá trị. Việc ghi nhận thiếu, sai kỳ hoặc không đồng nhất giữa các chứng từ có thể làm giảm tính thuyết phục của hồ sơ khi quyết toán thuế.

7. Những sai sót thường gặp khi lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn

Khi lập Mẫu 02/TNDN, doanh nghiệp có thể gặp nhiều sai sót khiến hồ sơ thiếu căn cứ hoặc không đủ điều kiện ghi nhận chi phí được trừ. Các lỗi thường gặp gồm:

• Lập sai đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp sử dụng bảng kê cho giao dịch với tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện phải xuất hóa đơn.
• Thiếu chữ ký: Bảng kê không có chữ ký của người lập hoặc người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền của doanh nghiệp.
• Không có chứng từ thanh toán: Khoản chi không kèm phiếu chi, chứng từ chuyển khoản hoặc tài liệu xác nhận đã thanh toán cho người bán.
• Không có phiếu nhập kho: Hàng hóa đã kê khai nhưng không có chứng từ chứng minh đã được giao nhận và nhập kho thực tế.
• Khai sai giá trị: Số lượng, đơn giá hoặc tổng giá thanh toán trên bảng kê không khớp với chứng từ giao nhận và thanh toán.
• Thanh toán không đúng quy định: Giao dịch có tổng giá trị mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên nhưng vẫn thanh toán bằng tiền mặt.
• Không lưu hồ sơ đầy đủ: Doanh nghiệp chỉ lưu bảng kê mà thiếu hợp đồng, biên bản giao nhận, hồ sơ người bán hoặc tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng trước khi mua hàng, đối chiếu thông tin giữa các chứng từ và lưu hồ sơ tập trung theo từng giao dịch. Việc rà soát định kỳ cũng giúp phát hiện sớm các sai lệch trước khi kê khai và quyết toán thuế.

8. Doanh nghiệp nên quản lý các khoản mua hàng không có hóa đơn như thế nào?

Các khoản mua hàng không có hóa đơn thường tiềm ẩn rủi ro về thiếu chứng từ, sai lệch số liệu và khó giải trình khi quyết toán thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất từ khâu xác minh người bán, lập bảng kê, giao nhận hàng hóa, thanh toán đến hạch toán và lưu trữ hồ sơ.

Một số biện pháp doanh nghiệp nên áp dụng gồm:

• Chuẩn hóa quy trình mua hàng và xác định rõ trường hợp được phép lập Mẫu 02/TNDN.
• Quy định danh mục chứng từ cần thu thập cho từng giao dịch.
• Theo dõi bảng kê, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán và hồ sơ người bán tập trung.
• Liên kết dữ liệu giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
• Đối chiếu định kỳ số lượng hàng nhập, giá trị thanh toán và số liệu đã hạch toán.
• Phân quyền phê duyệt nhằm hạn chế giao dịch thiếu hồ sơ hoặc không đúng đối tượng áp dụng.

Bên cạnh quy trình nội bộ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm ERP để số hóa và quản lý toàn bộ chứng từ mua hàng trên cùng một hệ thống. Dữ liệu từ đơn mua hàng, phiếu nhập kho, thanh toán và kế toán được liên kết giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế chênh lệch và hỗ trợ truy xuất hồ sơ nhanh chóng.

Với ARITO ERP, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung hoạt động mua hàng, kho, công nợ và kế toán, đồng thời đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận theo từng giao dịch. Nhờ đó, hồ sơ mua hàng không có hóa đơn được kiểm soát chặt chẽ hơn, giảm nguy cơ thất lạc chứng từ và hỗ trợ doanh nghiệp chủ động khi kiểm tra, quyết toán thuế.

9. Câu hỏi thường gặp về mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn

9.1. Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn có thay thế hóa đơn GTGT không?

Mẫu 02/TNDN không có giá trị thay thế hóa đơn GTGT. Đây chỉ là chứng từ dùng để ghi nhận các khoản thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trong những trường hợp được pháp luật cho phép. Nếu người bán thuộc đối tượng có nghĩa vụ xuất hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn hợp pháp.

9.2. Không lập bảng kê có được tính chi phí hợp lý không?

Đối với các khoản mua hàng thuộc trường hợp phải lập bảng kê, việc không có Mẫu 02/TNDN có thể khiến hồ sơ thiếu căn cứ để xác định chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần lập bảng kê đầy đủ, đồng thời lưu chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế.

9.3. Có cần chữ ký của người bán không?

Mẫu 02/TNDN không yêu cầu chữ ký của người bán. Bảng kê phải có chữ ký của người lập và người đại diện theo pháp luật hoặc người được doanh nghiệp ủy quyền. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên lưu thông tin nhận diện, biên bản giao nhận hoặc giấy tờ xác nhận giao dịch với người bán để tăng tính đầy đủ cho hồ sơ.

9.4. Có thể lập bảng kê điện tử không?

Doanh nghiệp có thể lập và quản lý bảng kê bằng Excel, phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP để thuận tiện nhập liệu, đối chiếu và lưu trữ. Khi sử dụng bản điện tử, doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung đầy đủ, có thể truy xuất khi cần và đáp ứng yêu cầu về chữ ký, chứng từ điện tử theo quy định.

9.5. Mẫu 02/TNDN có bắt buộc với mọi trường hợp mua hàng không có hóa đơn không?

Mẫu 02/TNDN không áp dụng cho mọi giao dịch không có hóa đơn. Doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê khi mua hàng hóa, dịch vụ thuộc đúng nhóm đối tượng được pháp luật cho phép, chẳng hạn mua nông, lâm, thủy sản từ người trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt; mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt; hoặc mua từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.

10. Kết luận

Mẫu bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo 02/TNDN là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận đúng các khoản mua vào, hoàn thiện hồ sơ chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng áp dụng, lập bảng kê đầy đủ, thanh toán đúng quy định và lưu trữ đồng bộ các chứng từ liên quan.

Để kiểm soát chặt chẽ hơn toàn bộ quy trình mua hàng, nhập kho, thanh toán và hạch toán, doanh nghiệp có thể triển khai ARITO ERP. Hệ thống giúp liên kết dữ liệu giữa các bộ phận, giảm sai sót chứng từ và hỗ trợ truy xuất hồ sơ nhanh chóng.