Hướng dẫn chuyển đổi hoá đơn điện tử theo chuẩn Thông tư 78 & Nghị định 123

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở thành một bước đi quan trọng không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế. Ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc, mở ra cơ hội cho doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT theo chuẩn Thông tư 78 và Nghị định 123. 

Bài viết này của Arito sẽ hướng dẫn chi tiết về lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, từ việc xác định đối tượng áp dụng cho đến các bước cụ thể cần thực hiện.

1. Lộ trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử 

Sáng ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc, mở ra một chương mới trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Lễ công bố không chỉ khẳng định cam kết của nhà nước trong việc hiện đại hóa quản lý tài chính mà còn là bước đi chiến lược nhằm thúc đẩy doanh nghiệp thích ứng với thời đại số. Trong khuôn khổ lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý đến hai giai đoạn quan trọng sau đây:

Giai đoạn 1: Ngày 21/11/2021, Tổng Cục Thuế đã tiến hành triển khai hệ thống hóa đơn điện tử tại sáu tỉnh thành lớn (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định).

Giai đoạn 2: Ngày 24/2/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC, cho phép áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, bắt đầu từ tháng 4/2022.

Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC nhưng chưa sử dụng, cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ chuyển đổi sang định dạng chuẩn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đồng thời, doanh nghiệp cần lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế nhằm đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Đối với những doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử, cần khẩn trương ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC và hoàn thành Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), sau đó gửi đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ ngày hệ thống được kích hoạt.

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn theo Thông tư 32, các Phòng, Chi cục Thuế sẽ phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hướng dẫn doanh nghiệp cách chuyển đổi từ hệ thống hóa đơn cũ lên hệ thống theo Thông tư 78.

Xem thêm: Các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế (CQT)

Để xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, bạn cần dựa vào các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là một số điểm chính:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Đối tượng áp dụng:
   • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
   • Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng.
2. Đặc điểm:
   • Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
   • Mã của cơ quan thuế bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Đối tượng áp dụng:
   • Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, vận tải.
   • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử và có hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
2. Đặc điểm:
   • Hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123) và gửi tới CQT. Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Tải ngay mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

CQT sẽ phản hồi doanh nghiệp hoặc cá nhân bằng thông báo điện tử Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thời gian phản hồi của CQT là 01 ngày kể từ khi nhận được tờ khai.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ/phần mềm HĐĐT uy tín

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ CQT, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần liên hệ ngay với nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín đã được Tổng Cục Thuế lựa chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu Thông tư 78.

Hoá đơn điện tử Arito là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đã vượt qua quá trình thẩm định và được Tổng Cục Thuế ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu HĐĐT. Arito cam kết đáp ứng đầy đủ các quy định về HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Bước 4: Hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử mẫu cũ

Doanh nghiệp hoặc cá nhân tiến hành thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo mẫu TB03AC trong HTKK để nộp cho CQT.

Bước 5: Lập, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và gửi cho khách hàng

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp có thể tiến hành lập và xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 để gửi cho khách hàng.

3. Câu hỏi thường gặp trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123

Câu hỏi 1: Tất cả các doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm Nghị định 123 và Thông tư 78 có cần chuyển đổi hóa đơn điện tử (HĐĐT) lên thông tư mới hay chỉ khi nhận được thông báo từ Cơ quan thuế địa phương thì mới cần thực hiện?

Arito xin giải đáp: Các doanh nghiệp thuộc đối tượng thí điểm chuyển đổi HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78 chỉ cần thực hiện chuyển đổi khi nhận được thông báo từ Cơ quan thuế địa phương, bắt đầu từ sau ngày 21/11/2021. Các doanh nghiệp không thuộc giai đoạn thí điểm (không nằm trong 6 tỉnh thành phố) hoặc chưa nhận thông báo chuyển đổi vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các thông báo từ Chi cục thuế địa phương và làm theo hướng dẫn của Arito để đảm bảo bám sát lộ trình chuyển đổi HĐĐT.

Câu hỏi 2: Hiện tại, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư cũ hoặc dùng song song với hóa đơn giấy không? Có cần phải hủy không?

Arito xin giải đáp: Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn cũ cho đến khi chuyển sang HĐĐT theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Sau khi gửi tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn còn tồn theo quy định hiện hành (ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành trước đó hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng).

Câu hỏi 3: Hiện tại hóa đơn công ty đang sử dụng gần hết, liệu doanh nghiệp có thể đăng ký hóa đơn theo Thông tư mới không, hay vẫn phải tiếp tục sử dụng hóa đơn theo Thông tư cũ đến hết ngày 30/06/2022?

Arito xin giải đáp: Nếu doanh nghiệp thuộc 6 tỉnh thành thí điểm giai đoạn 1, có thể tiến hành chuyển đổi sang HĐĐT theo Thông tư mới. Các doanh nghiệp khác sẽ chờ thông báo từ Chi cục thuế quản lý. Đối với 54 tỉnh thành còn lại, chưa triển khai Thông tư mới, doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ theo quy định hiện hành.

Câu hỏi 4: Những hóa đơn cũ đã mua nhưng chưa sử dụng, khi chuyển sang Nghị định 123 còn được tiếp tục sử dụng hay không?

Arito xin giải đáp: Doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ đã mua nhưng chưa dùng hết theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78, vì Arito chỉ tính số lượng hóa đơn đã sử dụng.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý mà còn tạo ra nhiều lợi ích vượt trội trong quá trình quản lý và giao dịch thương mại. Với sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín như Arito, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoàn tất quá trình chuyển đổi và tận dụng tối đa các tính năng của HĐĐT. Việc tuân thủ đúng quy trình và các quy định hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và nâng cao khả năng cạnh tranh trong thời đại số hóa ngày nay. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội phát triển và hội nhập!