Quy Trình Mua Hàng Cho Doanh Nghiệp: 7 Bước Tối Ưu Chi Phí Và Thời Gian

Quy trình mua hàng không chỉ là hoạt động hậu cần thông thường mà còn là mắt xích chiến lược trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu quả sản xuất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Arito sẽ phân tích chi tiết 7 bước quan trọng trong quy trình mua hàng và thanh toán. Bên cạnh đó, là những chia sẻ về giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian mua hàng, kiểm soát ngân sách chặt chẽ và xây dựng quy trình vận hành hiện đại, linh hoạt hơn.

1. Quy trình mua hàng là gì? 

Quy trình mua hàng là chuỗi các bước được tổ chức bài bản nhằm đảm bảo việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ diễn ra đúng nhu cầu, đúng thời điểm và đúng ngân sách. Quy trình này thường bao gồm từ việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, đặt hàng, nhận hàng cho đến thanh toán và đánh giá sau mua.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành, quy trình mua hàng và thanh toán không chỉ đơn thuần là hoạt động hành chính, mà còn là công cụ chiến lược giúp kiểm soát chi phí, tăng tính minh bạch và nâng cao năng lực cạnh tranh. Một quy trình mua hàng rõ ràng, chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro, tránh thất thoát và đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để hoạt động liên tục.

Hiểu rõ chu trình mua hàng và thanh toán là bước đầu tiên để tối ưu hệ thống quản trị, đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc chuỗi bán lẻ có quy mô vừa và lớn.

>>> Xem thêm: Arito Vendor Portal: Tối ưu quản lý hoạt động trong quy trình mua hàng

2. Các bước trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp không thể tự ý quyết định mua hàng nếu không có nhu cầu cụ thể. Thường thì nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp sẽ nảy sinh trong quá trình kinh doanh, từ kế hoạch tổng đến kế hoạch sản xuất. Khi đã xác định được nhu cầu này, quy trình mua hàng sẽ được xây dựng dựa trên các bước sau:

2.1. Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng (PR)

Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng là xác định rõ nhu cầu nội bộ và lập Phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Request – PR). Nhu cầu có thể đến từ kế hoạch sản xuất, nhu cầu vận hành hoặc dự án cụ thể.

• Phân tích nhu cầu nội bộ: Các bộ phận có nhu cầu (sản xuất, hành chính, kỹ thuật,…) sẽ phân tích loại vật tư, thiết bị hay dịch vụ cần thiết. Việc này nhằm đảm bảo rằng chỉ những gì thực sự cần thiết mới được yêu cầu mua.

• Lập phiếu yêu cầu mua hàng với thông tin chi tiết: Các thông tin bao gồm tên hàng hóa, số lượng, thời gian cần, ngân sách dự kiến… sẽ được điền vào PR và gửi đến bộ phận mua hàng. Trên hệ thống AritoERP, quá trình này được thực hiện trực tuyến với chính sách duyệt PR tự động đã được thiết lập trước đó, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo minh bạch.

2.2. Phê duyệt yêu cầu mua hàng

Sau khi nhận được đề nghị mua hàng, bộ phận có thẩm quyền sẽ tiến hành phê duyệt dựa trên quy trình nội bộ.

• Quy trình phê duyệt nội bộ: Thường sẽ có các cấp duyệt như trưởng phòng, giám đốc chức năng hoặc ban giám đốc tuỳ vào giá trị đơn hàng. Việc phê duyệt giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo sự cần thiết của việc mua hàng.

• Vai trò của các bộ phận liên quan: Phòng tài chính (kiểm tra ngân sách), phòng kế hoạch (kiểm tra tiến độ), hoặc phòng kỹ thuật (kiểm tra yêu cầu kỹ thuật) có thể tham gia vào bước này để đảm bảo sự chính xác và phù hợp của yêu cầu.

2.3. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Sau khi yêu cầu mua hàng được phê duyệt, bước tiếp theo trong quy trình mua hàng là tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp phù hợp. Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng đầu vào cũng như hiệu quả chi phí của doanh nghiệp.

• Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp: Các tiêu chí thường được xem xét bao gồm:

  • Giá cả cạnh tranh

  • Chất lượng hàng hóa/dịch vụ

  • Thời gian giao hàng

  • Chính sách bảo hành, hậu mãi

  • Uy tín và kinh nghiệm thực tế

• So sánh và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Bộ phận mua hàng sẽ gửi đề nghị báo giá (RFQ) đến các nhà cung cấp. Sau khi nhận được báo giá, họ sẽ tổng hợp, so sánh và đề xuất lựa chọn đơn vị tối ưu nhất. Trên hệ thống AritoERP, việc này có thể được tự động hóa, giúp rút ngắn thời gian xử lý.

2.4. Lập đơn đặt hàng (PO) và ký kết hợp đồng

Sau khi chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành tạo đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) hoặc ký hợp đồng mua bán.

• Nội dung cần có trong đơn đặt hàng và hợp đồng: Bao gồm tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, phương thức giao hàng, điều khoản thanh toán, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, và điều kiện bảo hành.

• Lưu ý về điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng: Cần đảm bảo các điều khoản rõ ràng, minh bạch nhằm tránh tranh chấp. Doanh nghiệp nên xem xét kỹ các điều khoản liên quan đến tiến độ thanh toán, xử lý khi có chậm trễ hoặc hàng không đạt chuẩn.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa chuẩn nhất 2025

2.5. Theo dõi và nhận hàng

Khi hợp đồng đã được ký kết hoặc đơn đặt hàng đã được phát hành, bộ phận mua hàng bắt đầu theo dõi việc giao hàng.

• Giám sát tiến độ giao hàng: Mua hàng sẽ thường xuyên cập nhật tình trạng giao hàng với nhà cung cấp để đảm bảo đúng hạn. Trong các hệ thống ERP như AritoERP, tiến độ có thể được cập nhật trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc từ bộ phận kho.

• Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa khi nhận: Khi hàng về kho, cần đối chiếu với PO để kiểm tra xem có đúng loại hàng, đủ số lượng, chất lượng có đạt yêu cầu không. Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản và thông báo để xử lý kịp thời.

2.6. Nhập kho và kiểm tra hàng hóa

Khi hàng hóa đã được kiểm tra, bộ phận kho sẽ tiến hành nhập kho chính thức.

• Quy trình nhập kho: Bao gồm các bước kiểm định kỹ thuật (nếu có), nhập dữ liệu vào hệ thống kho và cấp phát mã vật tư nếu là hàng mới.

• Xử lý hàng hóa không đạt tiêu chuẩn: Nếu phát hiện hàng lỗi, hư hỏng hoặc sai chủng loại, bộ phận kho sẽ phối hợp với mua hàng để gửi trả và yêu cầu đổi hàng hoặc xử lý theo thỏa thuận hợp đồng.

>> Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp đúng quy định 2025

2.7. Thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi hàng hóa đã được nhập kho đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành thanh toán.

• Thực hiện thanh toán theo điều khoản hợp đồng: Phòng kế toán sẽ căn cứ vào hợp đồng, hóa đơn và biên bản giao nhận để thanh toán. Việc thanh toán có thể thực hiện theo từng đợt (trả trước, trả sau, hoặc trả từng phần) tùy theo thỏa thuận.

• Lưu trữ chứng từ và hóa đơn liên quan: Tất cả chứng từ như PO, hóa đơn, biên bản giao nhận, hợp đồng… sẽ được lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc kiểm toán, đối chiếu sau này. Trong các hệ thống ERP hiện đại như AritoERP, toàn bộ chứng từ có thể được lưu trữ dưới dạng số hóa, liên kết tự động theo từng đơn hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin, quản lý dữ liệu tập trung và hạn chế rủi ro thất lạc giấy tờ.

3. Một số lưu ý quan trọng trong quy trình mua hàng 

Trong quy trình mua hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến một số yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

3.1. Quản lý thời điểm cần có hàng

Việc xác định chính xác thời điểm cần có hàng là bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu đúng lúc, tránh tình trạng chậm tiến độ sản xuất hoặc tồn kho vượt mức. Đồng thời, quản lý tốt thời gian giao hàng còn góp phần giảm chi phí lưu kho và tăng hiệu quả sử dụng vốn. Đây là yếu tố sống còn trong các ngành sản xuất có lịch trình gấp rút hoặc tính mùa vụ cao.

3.2. Số lượng mua hàng và mức tồn kho an toàn

Mua đúng số lượng nguyên vật liệu theo nhu cầu thực tế giúp giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hay dư thừa. Việc tính toán số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và duy trì mức tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất, vừa tiết kiệm chi phí lưu kho trong quy trình mua hàng. Đặc biệt, khi kết hợp cùng các phần mềm quản lý mua hàng hiện đại, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát định mức tồn kho và tự động nhắc mua khi cần thiết.

3.3. Thời gian đợi hàng từ nhà cung cấp

Thời gian giao hàng và tính ổn định của nhà cung cấp là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Với các đơn hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần tính trước độ trễ do vận chuyển, kiểm định, thông quan… Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp có lịch trình giao hàng rõ ràng, ổn định và có khả năng đáp ứng đơn hàng số lượng lớn là rất quan trọng.

Vì vậy, việc xây dựng một quy trình mua hàng rõ ràng và hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí mua hàng một cách hiệu quả mà còn đảm bảo nguồn nguyên liệu đủ dùng và thời gian sản xuất được tối ưu hóa.

4. Cách rút ngắn thời gian mua hàng trong quy trình mua hàng

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, việc rút ngắn thời gian xử lý trong quy trình mua hàng đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp duy trì tiến độ sản xuất và kiểm soát chi phí hiệu quả. Việc tối ưu các bước mua sắm nguyên vật liệu sẽ nâng cao hiệu quả vận hành và tăng lợi thế cạnh tranh. Dưới đây là một số giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp tăng tốc và tinh gọn quy trình này.

4.1. Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý mua hàng

Việc chuyển đổi số quy trình mua hàng thông qua các phần mềm quản lý mua hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý công việc thủ công, giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong từng khâu. Các hệ thống này hỗ trợ từ khâu tạo yêu cầu mua hàng, duyệt đơn, theo dõi tiến độ cung ứng cho đến quản lý lịch sử giao dịch và đánh giá nhà cung cấp.

Một giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay là AritoERP – nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp, cho phép tự động hóa quy trình mua hàng và kết nối chặt chẽ với các bộ phận khác như kế toán, kho, sản xuất. Nhờ đó, thời gian xử lý các thủ tục mua hàng được rút gọn tối đa, trong khi vẫn đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ.

4.2. Tối ưu hóa quy trình phê duyệt và giao tiếp nội bộ

Một trong những nguyên nhân phổ biến gây trì hoãn đơn hàng là sự chậm trễ trong khâu phê duyệt và trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng, phân quyền cụ thể và áp dụng công cụ giao tiếp nội bộ đồng bộ.

Việc tích hợp tính năng phê duyệt điện tử trong hệ thống ERP giúp các cấp quản lý xử lý nhanh chóng mọi yêu cầu mua hàng mọi lúc, mọi nơi. Đồng thời, tất cả thông tin trao đổi, ghi chú và phản hồi đều được lưu trữ tập trung, giúp giảm hiểu nhầm và tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

4.3. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp uy tín

Một mối quan hệ ổn định và bền vững với nhà cung cấp uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp đàm phán tốt hơn về thời gian giao hàng, mà còn hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng trong quy trình mua hàng. Việc duy trì sự gắn bó với nhà cung cấp chiến lược còn giúp doanh nghiệp ưu tiên đơn hàng, nhận được thông tin sớm về biến động giá hoặc hàng hiếm, từ đó lên kế hoạch chủ động hơn.

Ngoài ra, thông qua các công cụ quản lý nhà cung cấp trên nền tảng như AritoERP, doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử mua hàng, đánh giá hiệu suất cung ứng, … từ đó lựa chọn nguồn hàng phù hợp nhất trong thời gian ngắn nhất.

5. Kết luận

Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc đặt đơn và nhận hàng, mà là một chuỗi hoạt động có tính chiến lược. Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định, đúng chất lượng và đúng thời gian.

Việc tối ưu hóa quy trình mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý công việc mà còn giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất vận hành. Khi các bước được chuẩn hóa và tự động hóa nhờ công nghệ, điển hình như việc ứng dụng giải pháp AritoERP doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn toàn bộ chuỗi cung ứng, tăng tính minh bạch và ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Doanh nghiệp càng đầu tư vào xây dựng một quy trình mua hàng có hệ thống và chuyên nghiệp, càng dễ thích ứng với biến động thị trường, duy trì hoạt động sản xuất ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách bền vững.