Quản lý kho là gì? 10 Phương pháp quản lý kho nên áp dụng

Inventory management là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa không gian lưu trữ mà còn đảm bảo cung ứng kịp thời sản phẩm cho khách hàng. Trong bài viết này, Arito và bạn sẽ tìm hiểu về khái niệm quản lý kho và khám phá 10 phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, cũng như quản lý việc nhập và xuất hàng. Nhờ quản lý kho, doanh nghiệp có thể biết chính xác số lượng sản phẩm hiện có, vị trí của từng sản phẩm, số lượng hàng hóa nhập và xuất trong ngày, và thời điểm cần sản xuất hoặc đặt thêm hàng.

Mục tiêu chính của quản lý kho là đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời sản phẩm cho khách hàng, tránh lưu trữ quá nhiều hàng hóa không cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa không gian lưu trữ.

2. Các công việc khi quản lý kho hàng

Người quản lý kho hàng chịu trách nhiệm toàn diện đối với hàng hóa trong kho, bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Lập kế hoạch và bố trí sản phẩm trong kho một cách hợp lý.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học.
• Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng nơi quy định và theo phương pháp bảo quản thích hợp.
• Kiểm tra và đảm bảo hàng hóa trong kho đạt các tiêu chuẩn quy định.
• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ, chứng từ yêu cầu nhập hoặc xuất hàng theo quy định.
• Ghi chép phiếu nhập và xuất kho chính xác.
• Đảm bảo mức tồn kho tối thiểu luôn được duy trì.
• Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn theo ngày, tuần, quý, và năm.

3. Vì sao cần phải quản lý kho hiệu quả

Quá trình quản lý hàng tồn kho rất quan trọng vì nhiều lý do:

1. Đảm bảo cung ứng liên tục: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không bị gián đoạn.
2. Giảm chi phí lưu kho: Bằng cách duy trì mức tồn kho tối ưu, doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa.
3. Tối ưu hóa không gian: Quản lý hàng tồn kho giúp sử dụng không gian kho một cách hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí không gian do lưu trữ quá nhiều hàng hóa không cần thiết.
4. Cải thiện dòng tiền: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định bằng cách giảm lượng vốn bị khóa trong hàng tồn kho.
5. Giảm thiểu rủi ro: Quản lý hàng tồn kho giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến hư hỏng, mất mát hoặc lỗi thời của hàng hóa.
6. Tăng hiệu quả hoạt động: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp cải thiện quy trình làm việc, từ việc nhập hàng, lưu trữ đến xuất hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.

4. 10 Phương pháp Quản lý Kho Hiệu quả Nhất Hiện Nay

Quản lý kho hàng là một quá trình phức tạp, đòi hỏi nhân viên phải biết chính xác khi nào cần mua thêm hàng, số lượng bao nhiêu và thời điểm nào để duy trì mức tồn kho tối ưu.

Để đạt được điều này, các doanh nghiệp thường áp dụng nhiều phương pháp quản lý kho hiệu quả. Dưới đây là 10 phương pháp giúp tiết kiệm công sức, thời gian và chi phí:

4.1 Đặt Kho ở Khu vực Dễ Quan sát

Kho hàng nên được đặt ở vị trí dễ quan sát, gần cửa ra vào để nhân viên có đủ không gian và thời gian làm việc. Vị trí thuận tiện giúp việc xuất nhập kho nhanh chóng và tiết kiệm thời gian vận chuyển.

4.2 Sắp xếp Hàng hóa theo Giải pháp 5S

Giải pháp 5S (Sort – Sàng lọc, Set – Sắp xếp, Shine – Sạch sẽ, Standardize – Săn sóc, Sustain – Sẵn sàng) giúp việc tìm kiếm và xuất nhập kho diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.

4.3 Quy tắc Nhập trước – Xuất trước

Quy tắc này áp dụng cho các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng hoặc đồ công nghệ dễ lỗi mốt. Hàng nhập trước sẽ được xuất trước để đảm bảo chất lượng.

4.4 Thiết lập Mức Tồn kho Tối ưu

Mức tồn kho tối ưu là lượng hàng hóa cố định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Việc xác định mức tồn kho dựa trên số lượng đơn đặt hàng, tình hình cung cấp và lượng hàng tồn thực tế.

4.5 Lưu Mã vạch Từng Sản phẩm

Quản lý hàng hóa qua mã vạch giúp nhân viên dễ dàng tìm đúng sản phẩm. Máy quét mã vạch cung cấp thông tin biến động số lượng hàng hóa, tránh sai sót khi nhập liệu vào phần mềm quản lý.

4.6 Kiểm soát Kỹ càng Quy trình Xuất kho

Kiểm soát quá trình xuất kho là bước cuối cùng trong kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nhân viên cần rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa không gặp sự cố trước khi xuất kho.

4.7 Kiểm tra Kho Định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ ít nhất 6 tháng một lần để đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa phù hợp với hồ sơ. Quá trình kiểm tra thường cần từ 2-3 người để đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót.

4.8 Mô hình Lean Manufacturing

Mô hình Lean Manufacturing giúp rút ngắn thời gian bốc xếp, luân chuyển kho hàng và giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tồn kho quá nhiều.

4.9 Sắp xếp Sản phẩm theo ABC

Sắp xếp hàng hóa theo ABC dựa trên mức độ quan tâm của khách hàng:

• A: Sản phẩm giá trị cao nhưng bán chậm.
• B: Sản phẩm giá trị vừa và tần suất bán trung bình.
• C: Sản phẩm giá trị thấp nhưng bán nhanh.

4.10 Dùng Phần mềm Quản lý

Sử dụng phần mềm quản lý quản lý kho thay thế ghi chép thủ công giúp giảm thiểu sai sót. Đối với doanh nghiệp vừa và lớn, hệ thống ERP hỗ trợ thu thập dữ liệu, tối ưu và tự động hóa quy trình nhập, lưu trữ, xuất hàng. ERP còn có thể dự báo, phân tích hàng tồn kho và đưa ra phương pháp cải thiện.

Phần mềm quản lý kho Arito là một lựa chọn tuyệt vời, giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn với các tính năng tiên tiến như theo dõi hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và phân tích dữ liệu.

Quản lý kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hy vọng rằng những phương pháp được giới thiệu trong bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện quy trình quản lý kho của mình và đạt được những thành công mới trong kinh doanh.