6 Bước Phân Tích Quy Trình Ra Quyết Định Mua Hàng Của Doanh Nghiệp

Quy trình ra quyết định mua hàng gồm 6 bước từ nhận diện nhu cầu đến đánh giá sau mua. Với các doanh nghiệp, việc hiểu rõ quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mua sắm mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, rút ngắn thời gian ra quyết định và tăng khả năng chọn đúng nhà cung cấp. Phân tích chi tiết từng bước từ ARITO trong bối cảnh thực tế sẽ mang đến góc nhìn toàn diện hơn cho việc hoạch định chiến lược mua hàng chuyên nghiệp.

Quy trình ra quyết định mua hàng là gì?

Quy trình ra quyết định mua hàng là chuỗi các bước mà doanh nghiệp thực hiện từ khi nhận diện nhu cầu đến khi hoàn tất việc lựa chọn và mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tham gia phối hợp của nhiều bộ phận như mua hàng, kỹ thuật, tài chính và quản lý cấp cao để đảm bảo quyết định được đưa ra chính xác và phù hợp với mục tiêu chung.

Trong doanh nghiệp, việc ra quyết định mua hàng không chỉ dựa trên nhu cầu đơn giản mà còn phải phân tích kỹ các yếu tố như chi phí, lợi ích kinh tế, mức độ phù hợp kỹ thuật và các rủi ro liên quan. Mỗi bộ phận sẽ đánh giá dựa trên tiêu chí riêng, vì vậy quy trình gồm nhiều bước nhằm giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa hiệu quả đầu tư. Hiểu rõ quy trình ra quyết định mua hàng này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động mua sắm, đảm bảo sự đồng thuận giữa các bên và thúc đẩy hiệu quả kinh doanh bền vững.

6 Bước trong quy trình ra quyết định mua hàng

Quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp bao gồm 6 bước chính, từ nhận diện nhu cầu đến đánh giá sau khi mua. Mỗi bước đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyết định mua hàng được thực hiện chính xác, hiệu quả và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Nhận diện nhu cầu

Bước đầu tiên trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp là nhận diện nhu cầu hoặc vấn đề cần được giải quyết. Đây có thể là việc doanh nghiệp phát hiện ra một khoảng trống trong hoạt động, ví dụ như thiếu phần mềm quản lý bán hàng, thiết bị cũ kỹ không đáp ứng nhu cầu sản xuất, hoặc nhu cầu nâng cấp hệ thống để tăng hiệu suất. Việc nhận diện chính xác nhu cầu giúp định hướng cho toàn bộ quy trình mua sắm sau này.

Tìm kiếm thông tin

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp bắt đầu quá trình tìm kiếm thông tin để chọn lựa sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp. Các nguồn thông tin có thể bao gồm dữ liệu nội bộ, các nhà cung cấp, hội thảo chuyên ngành, hoặc đánh giá từ các đối tác, khách hàng khác. Trong doanh nghiệp, thường có bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin nhằm cung cấp dữ liệu đáng tin cậy cho các phòng ban liên quan.

Đánh giá các phương án

Doanh nghiệp tiến hành so sánh và đánh giá các lựa chọn dựa trên nhiều tiêu chí như chi phí đầu tư, tính năng kỹ thuật, thương hiệu uy tín, dịch vụ hậu mãi, và các điều kiện hợp đồng. Quy trình này thường có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Ví dụ phòng kỹ thuật đánh giá tính năng sản phẩm, phòng tài chính xem xét ngân sách và chi phí, còn phòng pháp chế kiểm tra điều khoản hợp đồng để đảm bảo tuân thủ quy định.

Quyết định mua hàng

Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ tiến hành ra quyết định mua hàng. Tùy thuộc vào quy mô và chính sách, người ra quyết định cuối cùng có thể là trưởng bộ phận, giám đốc hoặc hội đồng quản trị. Ở giai đoạn này, vai trò của nhà cung cấp rất quan trọng trong việc đàm phán giá cả, các điều khoản thanh toán, dịch vụ hỗ trợ và ký kết hợp đồng để chốt giao dịch.

Hành động mua hàng

Khi quyết định được chốt, doanh nghiệp thực hiện các bước đặt hàng, thanh toán và ký hợp đồng chính thức. Doanh nghiệp thường phải trải qua các bước duyệt nội bộ theo quy trình kiểm soát tài chính để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Thời gian thực hiện giai đoạn này có thể kéo dài tùy thuộc quy mô hợp đồng và các quy định nội bộ.

>> Xem thêm: Phần mềm Quản lý Phê duyệt điện tử online

Đánh giá sau mua

Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được bàn giao và đưa vào sử dụng, doanh nghiệp tiến hành đánh giá hiệu quả của quyết định mua hàng. Việc này thường dựa trên các chỉ số như độ hài lòng, hiệu suất sử dụng, tiết kiệm chi phí hoặc tăng trưởng năng suất. Kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng đến việc có tiếp tục duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp hay điều chỉnh lại quy trình mua hàng trong tương lai nhằm tối ưu hóa chi phí và hiệu quả.

Phân tích quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp (B2B) có nhiều điểm khác biệt rõ nét so với quy trình quyết định mua hàng của người tiêu dùng cá nhân, do tính chất phức tạp và mức độ ảnh hưởng tài chính lớn hơn. Việc phân tích kỹ lưỡng quy trình ra quyết định mua hàng này giúp các doanh nghiệp và nhà cung cấp hiểu sâu về cách thức ra quyết định, từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.

Sự khác biệt với người tiêu dùng cá nhân

Khác với cá nhân thường dựa nhiều vào cảm xúc, sở thích và nhu cầu cá nhân, quy trình mua hàng của doanh nghiệp thiên về lý trí, dựa trên các tiêu chí cụ thể như hiệu quả kinh tế, độ tin cậy và tính kỹ thuật của sản phẩm hoặc dịch vụ. Quyết định mua hàng trong doanh nghiệp thường có tính hệ thống, bao gồm các bước chuẩn mực nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực.

Ngoài ra, quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp có thể kéo dài hơn nhiều so với cá nhân, bởi nó đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng từ nhiều góc độ và phải thông qua nhiều cấp phê duyệt trước khi đi đến quyết định cuối cùng.

Vai trò của các cá nhân, nhóm và cấp lãnh đạo trong từng bước

Một điểm nổi bật trong quy trình quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sự tham gia của nhiều cá nhân và bộ phận, mỗi bên đóng vai trò khác nhau trong các giai đoạn:

• Nhóm mua hàng (Procurement): Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, tìm kiếm nhà cung cấp và đề xuất các phương án mua hàng. Đây là nhóm trung tâm điều phối quy trình mua sắm.
  
• Phòng kỹ thuật hoặc chuyên gia chuyên môn: Đánh giá về mặt kỹ thuật, đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được yêu cầu chuyên môn và tiêu chuẩn kỹ thuật của doanh nghiệp.
  
• Phòng tài chính: Phân tích chi phí, ngân sách, và tác động tài chính của quyết định mua hàng, đảm bảo phù hợp với kế hoạch tài chính chung.
  
• Ban lãnh đạo cấp cao hoặc hội đồng quản trị: Có quyền phê duyệt cuối cùng, đặc biệt với các hợp đồng lớn hoặc chiến lược dài hạn.
  

Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận này là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp ra quyết định mua hàng chính xác và hiệu quả. Các phòng ban có thể làm việc đồng bộ trên một nền tảng tích hợp như e-Procurement, giúp tối ưu quy trình trao đổi thông tin, quản lý yêu cầu và giới thiệu sản phẩm một cách thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn.

Chu trình thường lâu hơn, rủi ro tài chính cao hơn

Do đặc điểm chi phí đầu tư lớn và tác động lâu dài đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp thường kéo dài và phức tạp hơn so với cá nhân. Mỗi quyết định đều tiềm ẩn những rủi ro về tài chính, vận hành, hoặc thậm chí là uy tín doanh nghiệp.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích chi tiết từng phương án, đánh giá rủi ro và lợi ích, thường xuyên tổ chức các cuộc họp thảo luận, trình bày báo cáo để đảm bảo mọi yếu tố đều được xem xét kỹ càng trước khi tiến hành mua hàng.

Việc này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quyết định mà còn tăng khả năng đạt được hiệu quả đầu tư và đáp ứng đúng nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp.

Ví dụ về quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp thực tế

Để hiểu rõ hơn về quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp, hãy cùng xem xét một trường hợp thực tế của Doanh nghiệp A trong việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý kho.

Bước 1: Nhận diện nhu cầu

Doanh nghiệp A phát hiện hệ thống quản lý kho hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành do mở rộng quy mô, dẫn đến sai sót trong kiểm kê và tồn kho. Ban quản lý xác định cần tìm một giải pháp phần mềm mới để cải thiện hiệu quả quản lý kho, giảm thiểu lỗi và tăng tính minh bạch.

Bước 2: Tìm kiếm thông tin

Phòng IT và phòng Mua hàng bắt đầu khảo sát thị trường, thu thập thông tin về các nhà cung cấp phần mềm quản lý kho uy tín. Họ tham khảo các đánh giá, báo cáo chuyên ngành, liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để xin bản demo sản phẩm và báo giá.

Bước 3: Đánh giá các phương án

Các bộ phận liên quan gồm IT, Tài chính và Quản lý kho cùng nhau đánh giá các giải pháp dựa trên nhiều tiêu chí: tính năng kỹ thuật, độ dễ sử dụng, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, chi phí đầu tư, chi phí vận hành và dịch vụ hỗ trợ. Phòng Tài chính phân tích khả năng chi trả và tính toán lợi ích lâu dài của từng phương án.

Bước 4: Quyết định mua hàng

Sau khi đánh giá kỹ lưỡng, hội đồng quản trị doanh nghiệp A họp để xem xét báo cáo từ các phòng ban và phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất, đồng thời đề xuất kế hoạch triển khai.

Bước 5: Hành động mua hàng

Phòng Mua hàng tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp được lựa chọn, đảm bảo các điều khoản về giá, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật được rõ ràng. Quy trình duyệt nội bộ được thực hiện đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định công ty.

Bước 6: Đánh giá sau mua

Sau khi phần mềm được triển khai và sử dụng, doanh nghiệp A tiến hành đánh giá hiệu quả qua các chỉ số như giảm sai sót trong quản lý kho, tăng tốc độ kiểm kê và phản hồi từ nhân viên vận hành. Kết quả đánh giá được dùng làm căn cứ để duy trì hợp tác hoặc điều chỉnh trong các lần mua sắm tiếp theo.

Qua ví dụ này, có thể thấy quy trình ra quyết định mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ đòi hỏi sự phối hợp của nhiều phòng ban mà còn cần sự cân nhắc kỹ càng ở từng bước nhằm đảm bảo lựa chọn tối ưu, phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Lời khuyên giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua hàng

Để quy trình ra quyết định mua hàng đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược và công cụ phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao chất lượng lựa chọn.

Ứng dụng CRM và hệ thống phân tích dữ liệu khách hàng

Việc sử dụng các phần mềm CRM giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý thông tin nhà cung cấp và khách hàng một cách hệ thống. Kết hợp với phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu mua hàng, tối ưu hóa lịch trình đặt hàng và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp dựa trên các chỉ số thực tế. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tránh lãng phí nguồn lực.

>> Xem thêm: Hệ thống CRM là gì?

Liên kết chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng và bộ phận sử dụng

Mối quan hệ phối hợp giữa bộ phận mua hàng và những người trực tiếp sử dụng sản phẩm/dịch vụ là yếu tố then chốt giúp lựa chọn đúng sản phẩm, tránh mua thừa hoặc thiếu. Sự trao đổi thông tin rõ ràng giúp bộ phận mua hàng hiểu rõ yêu cầu kỹ thuật, chất lượng và khối lượng cần thiết, từ đó đưa ra quyết định phù hợp với thực tế.

Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp uy tín

Một mạng lưới nhà cung cấp tin cậy không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong đàm phán giá cả và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp nên duy trì hợp tác lâu dài, đánh giá và phản hồi thường xuyên để tạo ra sự cam kết và cải tiến liên tục từ phía nhà cung cấp.

Kết luận

Quy trình ra quyết định mua hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nắm vững quy trình mua hàng là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý nguồn lực, phát triển mối quan hệ đối tác bền vững và tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Đây chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cạnh tranh và phát triển trong thị trường ngày càng phức tạp và biến động.

>> Xem thêm: Quy Trình Mua Hàng Cho Doanh Nghiệp: 7 Bước Tối Ưu Chi Phí Và Thời Gian