Top Phần Mềm Quản Lý Mua Hàng 2025: Xu Hướng Mới & Cách Chọn Theo Quy Mô

Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình mua sắm, quản lý nhà cung cấp và kiểm soát chi phí hiệu quả. Cùng Arito khám phá xu hướng mới và cách chọn phần mềm phù hợp theo từng quy mô doanh nghiệp.

1. Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm từ tạo yêu cầu mua, duyệt đơn, lựa chọn nhà cung cấp đến theo dõi giao hàng và thanh toán. Thay vì xử lý thủ công qua email hay bảng tính, mọi thông tin được số hóa và tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Nhờ khả năng kết nối với các phòng ban như kế toán, kho, sản xuất, phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí hiệu quả và tăng tính minh bạch trong từng quyết định mua hàng. Đây được xem là giải pháp thiết yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện nay.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý mua hàng?

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu quy trình mua hàng không chỉ là bài toán chi phí mà còn là yếu tố sống còn trong quản lý chuỗi cung ứng. Phần mềm quản lý mua hàng mang lại nhiều giá trị thực tiễn giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

2.1. Kiểm soát đơn hàng, tồn kho và nhà cung cấp chặt chẽ hơn

Phần mềm giúp theo dõi chi tiết từng yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, tiến độ giao hàng và tồn kho theo thời gian thực. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng, giá trị và tần suất giao dịch với từng nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.

2.2. Rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót

Thay vì xử lý thủ công qua email hoặc bảng tính, phần mềm tự động hóa nhiều bước như phê duyệt đơn hàng, so sánh báo giá, gửi đơn đặt hàng,… giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi nhập liệu.

2.3. Minh bạch hóa quy trình và dễ truy xuất dữ liệu

Mọi giao dịch đều được lưu trữ có hệ thống, giúp việc truy xuất lịch sử mua hàng, báo cáo tài chính hoặc kiểm tra chéo giữa các bộ phận trở nên dễ dàng và minh bạch hơn, đặc biệt hữu ích trong kiểm toán nội bộ.

2.4. Liên kết hiệu quả với các bộ phận liên quan

Phần mềm quản lý mua hàng hiện đại có thể tích hợp với hệ thống kế toán, kho và sản xuất, giúp đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, giảm trùng lặp và nâng cao khả năng phối hợp giữa các phòng ban.

3. Xu hướng sử dụng phần mềm mua hàng hiện nay

Việc triển khai phần mềm quản lý mua hàng ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp ưu tiên tính minh bạch, hiệu quả và khả năng kiểm soát chi tiêu. Dưới đây là những xu hướng nổi bật trong việc ứng dụng phần mềm mua hàng hiện đại.

3.1. Tích hợp đa kênh (Omni-channel Procurement)

Thay vì giới hạn trong một nền tảng nội bộ, các phần mềm hiện nay hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau như sàn thương mại điện tử, email báo giá, hệ thống ERP, kho vận và cả phần mềm tài chính. Nhờ vậy, toàn bộ luồng thông tin được hợp nhất, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động mua sắm, từ đó ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.

3.2. Quản lý nhà cung cấp thông minh

Quản lý quan hệ với nhà cung cấp (Vendor Management) không còn chỉ là lưu trữ danh bạ hay theo dõi hợp đồng. Các phần mềm hiện đại cho phép đánh giá hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực, dựa trên các tiêu chí như giá cả, thời gian giao hàng, độ chính xác và độ tin cậy. Đây chính là nền tảng của quản lý mua hàng thông minh, giúp doanh nghiệp chọn được đối tác phù hợp nhất trong từng thời điểm.

>> Xem thêm: Giải pháp hiệu quả cho quản lý nhà cung cấp

3.3. Phân tích chi phí & đề xuất tối ưu

Xu hướng mới trong phần mềm quản lý mua hàng là khả năng phân tích dữ liệu lịch sử mua hàng để phát hiện điểm bất hợp lý, cảnh báo vượt ngân sách hoặc đề xuất các phương án tiết kiệm chi tiêu. Những phần mềm này giúp nhà quản lý không chỉ theo dõi mà còn tối ưu hóa chiến lược mua hàng theo thời gian thực.

3.4. Hướng đến mô hình Cloud-based và SaaS

Thay vì đầu tư hạ tầng phức tạp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng dưới dạng dịch vụ SaaS (Software as a Service) và nền tảng đám mây (Cloud-based). Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, dễ mở rộng và truy cập từ xa – rất phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ làm việc linh hoạt.

3.5. Ứng dụng AI và dữ liệu lớn trong tự động hóa mua hàng

Xu hướng nổi bật nhất hiện nay là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn (Big Data) để tự động hóa quy trình mua sắm. AI có thể dự đoán nhu cầu mua hàng dựa trên lịch sử sản xuất, cảnh báo hàng tồn kho thấp, hoặc tự động đề xuất nhà cung cấp tối ưu. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn nâng cao độ chính xác và giảm thiểu phụ thuộc vào yếu tố con người.

4. Hướng dẫn chọn phần mềm quản lý mua hàng theo quy mô doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp phụ thuộc nhiều vào quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi nhóm doanh nghiệp có nhu cầu và nguồn lực khác nhau, do đó cần các giải pháp linh hoạt, vừa đáp ứng tốt yêu cầu nghiệp vụ vừa tối ưu chi phí triển khai.

4.1. Doanh nghiệp nhỏ và vừa

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) thường có quy trình mua hàng đơn giản, số lượng đơn hàng và nhà cung cấp hạn chế. Họ ưu tiên phần mềm quản lý mua hàng dễ sử dụng, nhanh triển khai và chi phí hợp lý.

Các tính năng cần có:

• Quản lý yêu cầu và đơn đặt hàng cơ bản

• Phê duyệt đơn hàng theo cấp đơn giản

• Theo dõi trạng thái đơn hàng và giao nhận

• Quản lý thông tin nhà cung cấp

• Tích hợp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử cơ bản

• Báo cáo mua hàng đơn giản, dễ hiểu

• Quản lý chi phí mua hàng và ngân sách cơ bản

Phần mềm phù hợp cho nhóm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả quản lý mà không gây quá tải về chi phí hoặc kỹ thuật.

4.2. Doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn

Doanh nghiệp sản xuất lớn có quy trình phức tạp, yêu cầu chặt chẽ về thời gian, số lượng nguyên vật liệu và tính liên kết với các bộ phận khác như kho, sản xuất, kế toán.

Các tính năng cần có:

• Quản lý chu trình mua hàng phức tạp, đa cấp phê duyệt

• Tích hợp sâu với hệ thống ERP, MRP và SCM

• Quản lý tồn kho nguyên vật liệu liên tục, cập nhật theo thời gian thực

• Đánh giá, xếp hạng nhà cung cấp dựa trên hiệu suất giao hàng và chất lượng

• Tự động cảnh báo khi tồn kho đạt ngưỡng hoặc đơn hàng chậm tiến độ

• Tùy chỉnh quy trình phê duyệt và phân quyền chi tiết theo phòng ban, cấp bậc

• Báo cáo phân tích chi tiết về chi phí, hiệu quả mua hàng và dự báo nhu cầu nguyên liệu

Giải pháp quản lý mua hàng này giúp doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn tối ưu chuỗi cung ứng, giảm rủi ro thiếu hụt nguyên liệu và kiểm soát tốt hơn ngân sách.

5. Top 5 phần mềm quản lý mua hàng phổ biến hiện nay

Để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình mua hàng, dưới đây là danh sách những phần mềm quản lý mua hàng được sử dụng phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với đa dạng quy mô và ngành nghề.

5.1. AritoERP

AritoERP là một giải pháp ERP toàn diện, bao gồm cả phần mềm quản lý mua hàng. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động mua hàng từ lập kế hoạch mua hàng, quản lý đơn hàng mua, theo dõi tiến độ giao nhận hàng hóa, tính toán chi phí và thanh toán công nợ nhà cung cấp.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng AritoERP:

Phần mềm quản lý mua hàng AritoERP không chỉ số hóa quy trình mua sắm mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, tối ưu hiệu suất và ra quyết định nhanh chóng. Dưới đây là những điểm nổi bật giúp phân hệ mua hàng của AritoERP trở thành lựa chọn phù hợp cho nhiều mô hình doanh nghiệp hiện nay.

Tính năng chính của phần mềm quản lý mua hàng AritoERP

• Quy trình mua hàng xuyên suốt và đồng bộ giữa các phòng ban như: kế toán, kho, sản xuất, bán hàng… đảm bảo luồng công việc mượt mà, không đứt gãy.
  
• Dữ liệu kế thừa tự động từ bước này sang bước khác: từ yêu cầu mua hàng → đề nghị báo giá → lựa chọn nhà cung cấp → tạo đơn hàng → duyệt → hóa đơn thanh toán.
  
• Tùy biến linh hoạt theo đặc thù từng doanh nghiệp, phù hợp cả mô hình vừa và lớn.
  
• Phê duyệt nhiều cấp, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ:
  • Duyệt trực tiếp trên phần mềm (có phân quyền),
  • Duyệt qua email hoặc app di động,
  • Có thông báo (notification) theo thời gian thực.

Công cụ hỗ trợ ra quyết định và phân tích hiệu quả

• Hệ thống phân tích đánh giá nhà cung cấp, cho phép lựa chọn theo nhiều tiêu chí ưu tiên: giá, thời gian giao hàng, chất lượng, lịch sử giao dịch…
• Mẫu báo cáo đầy đủ và trực quan cho bộ phận mua hàng: tình trạng đơn hàng, thống kê theo nhóm hàng, phân tích nhà cung cấp, công nợ, hạn mức…
• Báo cáo dạng pivot, cho phép người dùng tự tạo mẫu tùy theo nhu cầu theo dõi và quản trị.

Kết nối hệ sinh thái và linh hoạt triển khai

• Tích hợp sẵn với các phân hệ khác trong Arito như: CRM, HRM, POS, Omnichannel, Website… giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành khép kín.
• Triển khai online, truy cập mọi lúc mọi nơi, hỗ trợ đa ngôn ngữ và đa đơn vị tiền tệ phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đối tác quốc tế.

>> Khám phá NGAY Phân hệ Quản lý Mua hàng trong AritoERP: Tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm.

5.2. Odoo ERP

Odoo ERP là phần mềm quản lý mua hàng tốt hiện nay, được hầu hết doanh nghiệp ở đa dạng quy mô từ lớn đến nhỏ tin tưởng và sử dụng. Cài đặt và triển khai phần mềm Odoo ERP, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý quy trình mua hàng, các đơn mua cũng như những nhà cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu. Từ đó, chúng ta sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả vận hành của chuỗi cung ứng cũng như hiệu suất quản lý kho bãi và hàng tồn kho, góp phần tối ưu chi phí và tăng trưởng doanh thu bán hàng.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Odoo ERP:

• Tự động hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp với những quy tắc trong việc thu mua dựa trên mức tồn kho, quy tắc về hậu cần hay những dự báo về đơn hàng bán và đơn hàng sản xuất,…
• Lưu trữ, phân loại và đánh giá các bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp khác nhau để từ đó, đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
• Hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng đặt giá bán sản phẩm dựa trên mức giá từ phía nhà cung cấp mà chúng ta đã lựa chọn.
• Xử lý các vấn đề về thuế nhập khẩu, thuế GTGT và nhiều loại thuế khác theo quy định một cách chính xác và nhanh chóng.
• Thống kê, phân tích và thiết lập các báo cáo mua hàng trực quan với các dạng bảng biểu, biểu đồ.
• Tính năng dự báo bán hàng từ số liệu hàng hóa đã nhập về, từ đó, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch bán hàng hiệu quả.

Nguồn: https://www.odoo.com/vi_VN

5.3. Ecount ERP

Ecount ERP là phần mềm quản lý mua hàng dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ecount ERP giúp doanh nghiệp quản lý mua hàng một cách đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Ecount ERP cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý báo giá, quản lý đơn hàng mua, quản lý nhà cung cấp, quản lý công nợ,… Ecount ERP cũng có thể kết nối với các phần mềm quản lý khác như quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý kế toán,… để đồng bộ dữ liệu và báo cáo.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Ecount ERP:

• Quản lý yêu cầu mua hàng theo từng loại hàng hóa, từng nhóm hàng hóa, từng nhà cung cấp,…
• Quản lý báo giá, so sánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
• Quản lý đơn hàng mua, theo dõi tiến độ giao nhận và thanh toán
• Quản lý nhà cung cấp, lưu trữ thông tin liên lạc, lịch sử giao dịch, đánh giá chất lượng,…
• Quản lý công nợ nhà cung cấp, lập kế hoạch thanh toán và giám sát tình hình thanh toán

Nguồn: https://www.ecount.com/vn/

5.4. Bravo ERP

Bravo ERP là phần mềm quản lý mua hàng được phát triển bởi công ty Công nghệ Bravo. Bravo ERP giúp doanh nghiệp quản lý mua hàng một cách hiệu quả, minh bạch và chính xác. Bravo ERP cung cấp các tính năng nâng cao như quản lý kế hoạch mua hàng, quản lý báo giá, quản lý đơn hàng mua, quản lý hợp đồng mua hàng, quản lý chất lượng hàng hóa mua vào, quản lý công nợ nhà cung cấp,… Bravo ERP cũng có thể tích hợp với các phần mềm quản lý khác như quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý kế toán,… để đồng bộ dữ liệu và báo cáo.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng Bravo ERP:

• Quản lý chất lượng hàng hóa mua vào, kiểm tra và xử lý các khiếu nại, trả hàng
• Quản lý công nợ nhà cung cấp, lập kế hoạch thanh toán và giám sát tình hình thanh toán
• Phân tích và báo cáo hiệu quả mua hàng, chi phí mua hàng, tỷ lệ trả hàng, đánh giá nhà cung cấp,…
• Truy xuất các báo cáo cho doanh nghiệp như: báo cáo quản trị, báo cáo công nợ mua hàng, bảng kê chi tiết hàng hóa mua tồn kho,…
• Kết nối với các Module khác trong phần mềm như: tài chính – kế toán, sản xuất, quản lý kho bãi,…

Nguồn: https://bravo.com.vn/

5.5. ERPViet

Phần mềm quản lý mua hàng ERPViet hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quy trình một cách nhanh chóng, dễ dàng ở mọi lúc, mọi nơi. ERPViet giúp giảm thiểu các bước thủ công trong quy trình mua hàng và tối ưu các khoản chi phí quản lý đơn hàng mua cho doanh nghiệp để từ đó, góp phần tăng trưởng doanh số bán hàng vượt bậc.

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý mua hàng ERPViet:

• Gửi yêu cầu báo giá một cách tự động tới nhà cung cấp dựa vào mức tồn kho.
• Tính năng thêm mới, chỉnh sửa hoặc hủy đơn hàng mua và dễ dàng theo dõi trạng thái của mỗi đơn hàng.
• Tìm kiếm lịch sử mua hàng với các nhà cung cấp khác nhau.
• Quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu sắp nhập về cũng như tra cứu nhanh chóng trạng thái hóa đơn của từng nhà cung cấp.
• Thiết lập báo cáo về quá trình mua hàng, đơn mua, sản phẩm nhập kho,…
• Tích hợp với nhiều phân hệ khác như: tài chính – kế toán, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng,…

6. Lưu ý khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng

Việc áp dụng phần mềm quản lý mua hàng không chỉ là thay đổi công cụ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cách vận hành của cả bộ phận cung ứng. Để triển khai hiệu quả và tránh rủi ro phát sinh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

6.1. Đào tạo nhân sự & quản lý thay đổi

Dù phần mềm có ưu việt đến đâu, nếu người dùng không nắm rõ cách vận hành thì hiệu quả mang lại vẫn sẽ rất thấp. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo bài bản cho các phòng ban liên quan, đặc biệt là bộ phận thu mua, kế toán và kho. Bên cạnh đó, cần có kế hoạch quản lý thay đổi từ cách truyền thông nội bộ đến phân công trách nhiệm để quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ.

6.2. Phân tích kỹ quy trình nội bộ trước khi số hóa

Trước khi lựa chọn giải pháp quản lý mua hàng thông minh, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ quy trình mua sắm hiện tại: từ khâu đề xuất, phê duyệt, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, đến thanh toán. Việc này giúp xác định điểm yếu, điểm cần cải tiến và đảm bảo phần mềm lựa chọn có thể đáp ứng đúng nhu cầu thực tế, không gây lãng phí hoặc xung đột quy trình.

6.3. Triển khai thử nghiệm trước khi áp dụng đại trà

Một bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là thử nghiệm phần mềm trên quy mô nhỏ (ví dụ: một phòng ban hoặc một nhóm sản phẩm) trước khi triển khai chính thức toàn công ty. Giai đoạn này giúp doanh nghiệp phát hiện lỗi, đánh giá mức độ phù hợp và điều chỉnh kịp thời mà không ảnh hưởng đến hoạt động chung.

6.4. Hỗ trợ kỹ thuật & cập nhật phần mềm định kỳ

Phần mềm là một hệ thống sống, cần được bảo trì và nâng cấp thường xuyên để thích nghi với thay đổi của doanh nghiệp và môi trường công nghệ. Khi lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng cho doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, cần ưu tiên các đơn vị cung cấp có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, cam kết đồng hành lâu dài và có lộ trình cập nhật rõ ràng.

7. Kết luận

Phần mềm quản lý mua hàng đang dần trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tăng tốc quy trình và ra quyết định chính xác hơn. Việc lựa chọn đúng giải pháp phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu vận hành hiện tại mà còn sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

>> Tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý mua hàng của ARITO TẠI ĐÂY