Mẫu Bảng Kê Mua Hàng Và Mẫu Quy Trình Mua Hàng Chuẩn 2025

Mẫu bảng kê mua hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, tổng hợp và kiểm soát các giao dịch mua hàng một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ khái niệm, cấu trúc và cách sử dụng mẫu bảng kê mua hàng một cách rõ ràng, đồng thời gợi ý thêm về biểu mẫu quy trình mua hàng, mẫu quy trình mua hàng, cũng như mẫu hợp đồng mua hàng thường dùng trong thực tế doanh nghiệp. Những hướng dẫn đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế, nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và chứng từ kế toán.

Mẫu bảng kê mua hàng là gì?

Mẫu bảng kê mua hàng là một loại chứng từ nội bộ dùng để ghi chép đầy đủ thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ được mua trong một giao dịch cụ thể. Biểu mẫu này thường được sử dụng song song với các tài liệu khác như phiếu nhập kho, hóa đơn, hoặc hợp đồng mua hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quy trình mua sắm và hạch toán kế toán.

Mục đích sử dụng chính:

• Ghi nhận số lượng, đơn giá, chủng loại và tổng giá trị hàng hóa mua vào.
• Là căn cứ để kế toán đối chiếu với hóa đơn, phiếu nhập và thanh toán.
• Hỗ trợ minh bạch hóa quy trình mua hàng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Là tài liệu cần thiết trong việc chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Dù không bắt buộc theo mẫu cố định, nhưng một bảng kê đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động mua sắm của doanh nghiệp.

Tổng hợp mẫu bảng kê mua hàng chuẩn 2025

Trong quy trình mua bán hàng hóa, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa, nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể, mẫu bảng kê mua hàng là tài liệu không thể thiếu để ghi nhận thông tin giao dịch, theo dõi chi phí và đối chiếu hóa đơn.

Tổng quan về cấu trúc của mẫu bảng kê chuẩn

Một mẫu bảng kê mua hàng chuẩn thường được trình bày dưới dạng bảng tính hoặc văn bản có cấu trúc rõ ràng, dễ nhìn và dễ theo dõi. Cấu trúc cơ bản bao gồm các phần chính:

• Tiêu đề biểu mẫu: “BẢNG KÊ MUA HÀNG”, tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, mã số thuế.
• Thông tin giao dịch: Ngày lập bảng kê, số bảng kê, đơn vị bán hàng, địa chỉ.
• Bảng nội dung hàng hóa: Bao gồm danh sách hàng hóa/dịch vụ đã mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng cộng giá trị: Tổng tiền hàng, thuế (nếu có), tổng thanh toán.
• Thông tin người lập & duyệt: Họ tên, chữ ký người lập biểu, người duyệt hoặc đại diện pháp lý.
• Ghi chú (nếu cần): Ví dụ: giao hàng theo hợp đồng mua hàng số bao nhiêu, ngày nào,…

Mẫu bảng kê có thể kết hợp với các mẫu quy trình mua hàng để dễ dàng đối chiếu từng bước từ lập kế hoạch, báo giá đến khi ký hợp đồng và nhận hàng.

Các thông tin bắt buộc trong mẫu bảng kê mua hàng

Để mẫu bảng kê mua hàng được xem là hợp lệ và có thể sử dụng trong các báo cáo tài chính, kiểm tra nội bộ hay quyết toán thuế, một số trường thông tin bắt buộc cần có gồm:

• Ngày lập bảng kê: Phải trùng hoặc sát với ngày phát sinh giao dịch.
• Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ ràng, không viết tắt.
• Mã hàng hóa (nếu có): Giúp truy xuất nhanh chóng trong kho hoặc phần mềm kế toán.
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Các yếu tố cốt lõi để tính thành tiền.
• Tổng cộng và thuế suất (nếu áp dụng): Đối với doanh nghiệp tính VAT.
• Người lập biểu & người phê duyệt: Có chữ ký xác nhận hoặc đóng dấu.
• Thông tin liên kết với hợp đồng mua hàng (nếu có): Để tăng tính minh bạch, nhiều doanh nghiệp thường ghi kèm số hợp đồng mua hàng liên quan.

Những thông tin này không chỉ đảm bảo tính đầy đủ mà còn giúp đối chiếu nhanh với biểu mẫu quy trình mua hàng, hóa đơn đầu vào và các chứng từ thanh toán liên quan.

Các mẫu bảng kê mua hàng phổ biến hiện nay

Hiện nay, các mẫu bảng kê mua hàng đang được sử dụng linh hoạt tùy theo loại hình kế toán và đặc điểm doanh nghiệp. Dưới đây là một số mẫu phổ biến nhất:

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, mẫu bảng kê được tối giản để phù hợp với hệ thống kế toán gọn nhẹ. Mẫu thường gồm các cột như: ngày mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có thể đính kèm với phiếu chi và hóa đơn.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Dành cho các doanh nghiệp lớn hoặc có tổ chức kế toán chuẩn mực, bảng kê thường chi tiết hơn với các chỉ tiêu phân tích sâu như tài khoản nợ/có, mã nội bộ hàng hóa, số lượng tồn kho, ghi nhận theo kỳ.

Theo Thông tư 132/2018/TT-BTC

Áp dụng cho hộ kinh doanh cá thể. Mẫu đơn giản và chủ yếu phục vụ việc quản lý nội bộ hoặc quyết toán thuế theo hình thức kê khai.

Theo loại hình doanh nghiệp

• Công ty thương mại: Bảng kê sẽ tập trung vào số lượng nhập mua, chi phí vận chuyển đi kèm.
• Công ty sản xuất: Mẫu kết hợp bảng kê vật tư nguyên liệu, theo dõi định mức tiêu hao.
• Doanh nghiệp dịch vụ: Mẫu bảng kê thường đi kèm các mô tả chi tiết dịch vụ đã mua.

Tất cả các mẫu này nên được tích hợp vào mẫu quy trình mua hàng để đảm bảo tính liền mạch trong công tác quản lý mua sắm và lưu trữ chứng từ.

Biểu mẫu quy trình mua hàng theo chuẩn 2025

Biểu mẫu quy trình mua hàng là tài liệu giúp tiêu chuẩn hóa toàn bộ các bước liên quan đến quá trình mua sắm nội bộ, từ lúc đề xuất nhu cầu đến khi hoàn tất thanh toán. Biểu mẫu này đóng vai trò định hướng, đảm bảo các bước thực hiện đúng trình tự, có kiểm soát và được phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận.

Tổng quan về quy trình mua hàng trong doanh nghiệp hiện đại

Quy trình mua hàng bao gồm nhiều bước liên quan đến nhiều bộ phận: người đề xuất, phòng mua hàng, kế toán và quản lý. Cấu trúc phổ biến hiện nay thường gồm các bước:

• Nhận diện nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng
• Phê duyệt yêu cầu mua hàng
• Tìm nhà cung cấp và so sánh báo giá
• Lập đơn mua hàng
• Theo dõi giao nhận và kiểm tra hàng hóa
• Đối chiếu chứng từ và thực hiện thanh toán

>> Xem thêm: Các bước chi tiết trong quy trình mua hàng

Vai trò của biểu mẫu quy trình mua hàng

Các biểu mẫu quy trình mua hàng không chỉ giúp ghi nhận thông tin mà còn hỗ trợ kiểm soát ngân sách, đảm bảo minh bạch trong từng giai đoạn. Việc áp dụng mẫu quy trình mua hàng chuẩn hóa giúp phòng mua hàng phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác như kế toán, kho và sản xuất. Nhờ đó, mọi đơn hàng đều được xử lý đúng quy định, hạn chế rủi ro thất thoát và gian lận.

Mẫu quy trình mua hàng (sơ đồ + mô tả quy trình)

Tài liệu mẫu được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp hình dung và triển khai quy trình mua hàng một cách trực quan, dễ áp dụng. Mẫu có thể được tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế và phù hợp với từng bộ phận liên quan.

>> Xem thêm: Sơ đồ quy trình mua hàng và mô tả chi tiết

Gợi ý cách tùy chỉnh mẫu quy trình theo từng loại hình doanh nghiệp

Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp – sản xuất, thương mại hay dịch vụ, việc tùy chỉnh mẫu bảng kê mua hàng và các biểu mẫu quy trình là rất cần thiết. Ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất: cần bổ sung bước xác nhận từ bộ phận kỹ thuật để kiểm tra tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
• Doanh nghiệp thương mại: nên có bước so sánh giá và phân tích nhà cung cấp kỹ càng.
• Doanh nghiệp dịch vụ: mẫu quy trình có thể giản lược nhưng yêu cầu kiểm duyệt chặt chẽ về ngân sách và thời gian giao hàng.

Biểu mẫu đi kèm trong quy trình mua hàng

Trong bất kỳ mẫu quy trình mua hàng nào, hệ thống biểu mẫu đi kèm đóng vai trò rất quan trọng. Mỗi loại biểu mẫu ứng với một bước cụ thể trong quy trình, giúp quản lý thông tin xuyên suốt và đảm bảo tính pháp lý.

Đơn yêu cầu mua

Là biểu mẫu đầu tiên trong quy trình, đơn yêu cầu mua được các bộ phận nội bộ sử dụng để đề xuất nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa. Mẫu đơn này thường có thông tin mô tả mặt hàng, số lượng, lý do mua và dự kiến thời gian cần hàng.

Phiếu đặt hàng

Sau khi được phê duyệt, phòng mua hàng sẽ phát hành phiếu đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. Phiếu này thể hiện cam kết mua hàng của doanh nghiệp và có thể đính kèm mẫu bảng kê mua hàng để liệt kê chi tiết hàng hóa. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hai bên hiểu rõ nội dung giao dịch.

Hợp đồng mua hàng

Một khi đơn hàng có giá trị lớn hoặc yêu cầu khắt khe, việc ký kết hợp đồng mua hàng là bắt buộc. Mẫu hợp đồng nên rõ ràng về điều khoản giao hàng, thanh toán, bảo hành, và phạt vi phạm. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu hợp đồng mua hàng chuẩn từ ARITO.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hoá

Phiếu nhập kho

Khi hàng hóa được giao đến, bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho để xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa. Phiếu này thường được đối chiếu với biểu mẫu bảng kê mua hàng ban đầu nhằm phát hiện sai lệch.

>> Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho dành cho doanh nghiệp đúng quy định 2025

Biên bản giao nhận

Cuối cùng, để hoàn tất thủ tục, bên giao và bên nhận cần ký kết biên bản giao nhận. Tài liệu này xác nhận rằng hàng hóa đã được bàn giao đúng chủng loại, số lượng và chất lượng. Nó thường đi kèm với hợp đồng và phiếu nhập kho để đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng giao nhận hàng hóa mới nhất

Tích hợp bảng kê vào mẫu quy trình mua hàng

Bảng kê là công cụ hỗ trợ tổng hợp các thông tin liên quan đến đơn mua hàng, hóa đơn, chứng từ và thanh toán. Khi được tích hợp trực tiếp vào mẫu quy trình mua hàng, bảng kê giúp minh bạch hóa chi phí, đảm bảo việc đối chiếu dữ liệu diễn ra đồng bộ và hiệu quả hơn giữa các bộ phận như mua hàng, kế toán và kiểm soát nội bộ.

Gợi ý cách kết nối bảng kê vào từng bước trong quy trình mua hàng

Việc tích hợp bảng kê vào đúng thời điểm trong quy trình giúp đồng bộ thông tin và tránh sai sót khi xử lý đơn hàng. Mỗi bước nên gắn với một hình thức sử dụng bảng kê phù hợp để tăng hiệu quả quản lý.

• Sau bước lập yêu cầu mua hàng: Người đề xuất có thể đính kèm bảng kê các mặt hàng cần mua, ghi rõ số lượng, đơn giá dự kiến, mục đích sử dụng. Điều này giúp bộ phận phê duyệt dễ dàng xem xét tính hợp lý trước khi duyệt mua.
• Trong quá trình lấy báo giá: Bộ phận mua hàng sử dụng bảng kê để cập nhật báo giá từ các nhà cung cấp. Một bảng có thể chứa nhiều dòng so sánh giá theo từng nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng.
• Sau khi lập đơn mua hàng (PO): Bảng kê chuyển sang vai trò theo dõi tiến độ giao hàng, ghi nhận số lượng đã nhận so với đặt mua. Có thể bổ sung cột “tình trạng nhận hàng” và “ngày nhận”.
• Ở bước kiểm tra và thanh toán: Bảng kê trở thành tài liệu đối chiếu giữa đơn mua hàng, hóa đơn và hàng đã nhận. Kế toán dùng bảng này để rà soát sai lệch, xác nhận giá trị thanh toán đúng.

Mẫu hợp đồng mua hàng kèm theo

Hợp đồng mua hàng là tài liệu pháp lý quan trọng giúp ràng buộc quyền và nghĩa vụ giữa bên mua và bên bán. Khi được đính kèm với bảng kê, hợp đồng giúp cụ thể hóa điều khoản giao dịch, giá trị mua bán và các ràng buộc pháp lý cần thiết.

Tại sao hợp đồng mua hàng cần đi kèm bảng kê

Mẫu hợp đồng mua hàng đóng vai trò như “khung pháp lý” cho giao dịch. Trong đó, bảng kê là phần phụ lục thể hiện chi tiết từng mặt hàng, đơn giá, số lượng và điều kiện giao nhận. Việc gắn bảng kê vào hợp đồng giúp:

• Cụ thể hóa nội dung hợp đồng mà không phải liệt kê dài dòng trong thân văn bản
• Dễ cập nhật hoặc điều chỉnh nếu thay đổi mặt hàng
• Tăng tính ràng buộc rõ ràng khi có tranh chấp về số lượng, chủng loại, giá trị đơn hàng

Việc có hợp đồng và bảng kê đi kèm cũng là yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp quyết toán nội bộ hoặc trình kiểm toán.

Tải mẫu hợp đồng mua hàng đơn giản và đầy đủ

Doanh nghiệp có thể tham khảo và tải mẫu hợp đồng dưới đây. Mẫu đã được định dạng chuẩn, dễ chỉnh sửa:

>> Tải ngay: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa chuẩn nhất

Mẫu phù hợp với cả doanh nghiệp lớn và nhỏ, có thể sử dụng trong các giao dịch mua vật tư, thiết bị, hàng hóa thông thường.

Kết luận

Một quy trình mua hàng rõ ràng, kết hợp với bảng kê được chuẩn hóa, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí và minh bạch hóa các bước thực hiện. Trong quá trình áp dụng, việc linh hoạt điều chỉnh biểu mẫu hoặc tích hợp vào phần mềm quản lý mua hàng cũng là một hướng đi đáng cân nhắc để nâng cao hiệu quả vận hành.

>> Xem thêm: Phân hệ Quản lý mua hàng của phần mềm Arito