Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là gì? Chi tiết chức năng và xu hướng mới

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS – Human Resource Information System) là công cụ công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu và quy trình liên quan đến con người trong tổ chức. Thay vì xử lý thủ công, HRIS hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ như quản lý hồ sơ, theo dõi thời gian làm việc, tính lương – thưởng, quản lý đào tạo và phúc lợi. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tập trung hơn vào các hoạt động phát triển nguồn nhân lực.

1. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự hay HRIS (Human Resource Information System) là nền tảng công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện dữ liệu và quy trình liên quan đến nhân sự. Thông qua HRIS, mọi thông tin như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, chế độ lương thưởng, phúc lợi, cùng các chính sách khen thưởng – kỷ luật đều được lưu trữ và xử lý tập trung. Hệ thống còn giúp theo dõi quá trình làm việc, đào tạo và phát triển nghề nghiệp của từng nhân viên, tạo điều kiện để doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực một cách khoa học và hiệu quả hơn.

2. Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức. Để đạt được hiệu quả tối ưu, một HRIS cần bao gồm nhiều chức năng chi tiết và toàn diện, như sau:

2.1. Quản lý dữ liệu nhân sự

• Lưu trữ thông tin: Hệ thống cần lưu trữ một cách đầy đủ và chính xác các thông tin về nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, trình độ học vấn, kỹ năng, lương bổng, và phúc lợi. Điều này giúp quản lý dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin khi cần thiết.
• Cập nhật thời gian thực: Hệ thống thông tin nhân sự phải cập nhật liên tục để phản ánh mọi thay đổi về nhân sự, như thăng chức, chuyển công tác, hoặc rời khỏi công ty.
• Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật cao để thông tin nhân viên không bị lộ ra ngoài hoặc bị truy cập trái phép.

2.2. Tuyển dụng

• Quản lý đăng tuyển: Hệ thống thông tin nhân sự cho phép đăng tuyển trên nhiều kênh, từ trang web nội bộ đến các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, nhằm tiếp cận đến một lượng lớn ứng viên tiềm năng.
• Quản lý ứng viên: Từ tiếp nhận hồ sơ, quản lý thông tin ứng viên, đến việc sàng lọc và đánh giá hồ sơ dựa trên các tiêu chí đã định.
• Quá trình phỏng vấn: Tự động hóa việc lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo cho cả ứng viên và nhân viên phỏng vấn.
• Thông báo kết quả: Tự động thông báo kết quả cho ứng viên qua email hoặc thông báo trực tiếp trên hệ thống.

>> Xem thêm: 15 phần mềm quản lý tuyển dụng nào đang được doanh nghiệp tin dùng nhất 2025?

2.3. Quản lý nhân viên

• Hợp đồng lao động: Lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, đảm bảo các điều khoản được cập nhật và tuân thủ.
• Chấm công và điểm danh: Theo dõi thời gian làm việc, giờ vào ra, và nghỉ phép của nhân viên.
• Tính lương và thưởng: Tính toán tự động lương, thưởng, và các khoản trích theo luật định.
• Quản lý phúc lợi: Quản lý các chương trình phúc lợi như bảo hiểm y tế, hưu trí, và các chế độ ưu đãi khác.
• Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất công việc dựa trên các mục tiêu và KPIs, cung cấp phản hồi và đề xuất phát triển cá nhân.
• Đào tạo và phát triển: Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn và phát triển cá nhân.
• Kỷ luật: Xử lý các vấn đề liên quan đến kỷ luật, đảm bảo quy trình công bằng và minh bạch.

2.4. Quản lý dữ liệu

• Thu thập và tích hợp dữ liệu: Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo tính toàn vẹn và cập nhật.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng công cụ phân tích để hiểu rõ các xu hướng và cải thiện quy trình.
• Báo cáo và thống kê: Tạo các báo cáo chi tiết về nhân sự, hiệu suất công việc, tỷ lệ nghỉ việc, v.v., để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

2.5. Tự động hóa quy trình

• Tự động hóa các nhiệm vụ: Giảm thiểu sự cần thiết cho sự can thiệp thủ công trong các quy trình nhân sự, như duyệt hợp đồng và tính lương.
• Giảm thiểu sai sót: Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong các nhiệm vụ hàng ngày.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm đáng kể thời gian và chi phí liên quan đến quản lý nhân sự, cho phép doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu chiến lược khác.

2.6. Tuân thủ luật lao động

• Tuân thủ quy định: Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động nhân sự tuân thủ chặt chẽ các quy định luật lao động hiện hành.
• Cập nhật thay đổi luật: Tính năng cập nhật tự động giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ mọi thay đổi trong luật lao động.

2.7. Báo cáo và phân tích

• Tổng quan chức năng: HRIS cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích sâu rộng về dữ liệu nhân sự, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược và cải tiến quy trình làm việc.
• Các loại báo cáo: Ví dụ, báo cáo về tỷ lệ nghỉ việc giúp phân tích nguyên nhân và xu hướng nghỉ việc trong công ty, trong khi báo cáo hiệu suất công việc đánh giá mức độ đạt được mục tiêu cá nhân và đội nhóm. Báo cáo nhu cầu đào tạo nhận diện các khu vực cần cải thiện kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại và tương lai.
• Ứng dụng: Các phân tích này hỗ trợ trong việc xác định, lên kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển nghề nghiệp, và chính sách nhân sự.

2.8. Quản lý an toàn lao động

• Theo dõi chỉ số an toàn: HRIS theo dõi và ghi lại các chỉ số về an toàn lao động, từ số lượng tai nạn lao động cho đến các sự cố gần như xảy ra, giúp quản lý hiểu rõ môi trường làm việc của tổ chức.
• Đánh giá rủi ro: Giúp xác định và đánh giá rủi ro an toàn lao động thông qua việc phân tích dữ liệu thu thập được, từ đó triển khai các biện pháp phòng ngừa hiệu quả.
• Biện pháp phòng ngừa: Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo an toàn, các quy định về môi trường làm việc và thiết lập các quy trình để ngăn ngừa tai nạn lao động.

2.9. Quản lý quan hệ lao động

• Giải quyết tranh chấp: HRIS cung cấp công cụ và quy trình để giải quyết hiệu quả các tranh chấp lao động, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong mọi vấn đề.
• Xây dựng môi trường tích cực: Hỗ trợ trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc lành mạnh, nơi mà mọi nhân viên cảm thấy được trân trọng và an toàn.
• Nâng cao tinh thần làm việc: Thông qua các chương trình thưởng và công nhận, HRIS góp phần nâng cao tinh thần làm việc và động viên nhân viên.

2.10. Quản lý kế hoạch kế nhiệm

• Xác định nhân viên tiềm năng: Giúp nhận diện các cá nhân có khả năng tiến xa hơn trong tổ chức, đảm bảo rằng các vị trí quan trọng luôn có sự kế thừa thích hợp.
• Phát triển và đào tạo: HRIS quản lý và lên kế hoạch cho các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự, chuẩn bị họ cho các vai trò lãnh đạo trong tương lai.

Mỗi chức năng này không chỉ hỗ trợ cải thiện hiệu quả quản lý mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thông qua việc tối ưu hóa và phát huy tối đa nguồn lực nhân sự.

3. Lợi ích của hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Nâng cao hiệu quả hoạt động nhân sự

• Tự động hóa các quy trình thủ công: HRIS có thể tự động hóa nhiều quy trình nhân sự thủ công như duyệt hợp đồng, tính lương, gửi thông báo, chấm công… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• Giảm thiểu sai sót: Hệ thống thông tin nhân sự giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu và xử lý các quy trình nhân sự, do đó nâng cao độ chính xác và hiệu quả của công tác quản lý nhân sự.
• Cải thiện khả năng truy cập thông tin: HRIS cung cấp cho nhân viên và quản lý quyền truy cập vào thông tin nhân sự mọi lúc mọi nơi, giúp họ dễ dàng tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu và thực hiện các quy trình nhân sự.

Cải thiện việc ra quyết định

• Cung cấp dữ liệu và phân tích: HRIS thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về nguồn nhân lực để hỗ trợ ra quyết định sáng suốt hơn.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và dự báo: Dữ liệu nhân sự được thu thập bởi HRIS có thể được sử dụng để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển và kế hoạch kế nhiệm cho doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: HRIS giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban, bộ phận và cá nhân nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

Nâng cao trải nghiệm nhân viên

• Cung cấp quyền truy cập vào thông tin cá nhân: HRIS cho phép nhân viên truy cập vào thông tin cá nhân của mình như lương bổng, phúc lợi, lịch nghỉ phép, lịch sử công việc… giúp họ chủ động quản lý thông tin của mình.
• Tự động hóa các quy trình nhân sự: HRIS giúp nhân viên tự động hóa các quy trình nhân sự như xin nghỉ phép, nộp đơn xin nghỉ việc, cập nhật thông tin cá nhân… giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cải thiện giao tiếp nội bộ: HRIS giúp cải thiện giao tiếp nội bộ giữa nhân viên và quản lý, tạo môi trường làm việc hiệu quả và tích cực hơn.

Tuân thủ luật lao động

• Hỗ trợ tuân thủ luật lao động: HRIS giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của luật lao động liên quan đến tuyển dụng, chấm công, tính lương, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội…
• Cập nhật thay đổi luật lao động: HRIS được cập nhật thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ những thay đổi mới nhất của luật lao động.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc tuân thủ luật lao động giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý do vi phạm luật lao động.

Lợi ích khác

• Nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp: Việc sử dụng HRIS thể hiện sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp, thu hút ứng viên tiềm năng và giữ chân nhân viên tài năng.
• Tăng năng suất lao động: Khi nhân viên hài lòng với công việc và môi trường làm việc, họ sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp.
• Giảm chi phí tuyển dụng: HRIS giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên hiệu quả hơn, từ đó giảm chi phí tuyển dụng.

4. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) không chỉ là công cụ lưu trữ dữ liệu, mà còn là “bản đồ” phản ánh chính xác tiềm lực con người, hỗ trợ hoạch định chiến lược và tạo cầu nối gắn kết giữa nhân viên và lãnh đạo.

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức

Nhân sự là yếu tố then chốt quyết định sức mạnh cạnh tranh và sự bền vững của doanh nghiệp. Không chỉ đóng góp sức lao động, đội ngũ nhân viên còn mang lại giá trị trí tuệ, sáng tạo và khả năng thích ứng trước thay đổi của thị trường. HRIS cung cấp cái nhìn toàn diện về số lượng, chất lượng, kỹ năng chuyên môn, mức độ gắn kết và mức độ sẵn sàng của đội ngũ. Hệ thống cũng ghi lại quá trình phát triển nghề nghiệp, thành tích cá nhân và những kỹ năng mới được bồi dưỡng.

Nhờ vậy, lãnh đạo có thể đánh giá chính xác năng lực hiện tại, tiềm năng trong tương lai và xác định những nhân sự chiến lược cần giữ chân hoặc phát triển.

Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp, bởi nó cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả.

Dữ liệu từ HRIS giúp nhà quản trị đưa ra quyết định về tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển hoặc tinh giản nhân sự dựa trên số liệu khách quan thay vì cảm tính. Đây cũng là cơ sở để xây dựng các chương trình phát triển kỹ năng, chế độ đãi ngộ và kế hoạch kế nhiệm, đảm bảo nguồn nhân lực luôn phù hợp với mục tiêu từng giai đoạn.

Kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên

HRIS là kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên, cho phép truy cập minh bạch vào hồ sơ, bảng chấm công, phiếu lương và các thông tin liên quan. Đồng thời, hệ thống thông tin nhân sự cũng ghi nhận phản hồi và đề xuất từ nhân sự, giúp cải thiện môi trường làm việc, nâng cao sự gắn kết và hiệu quả vận hành.

Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luôn được đảm bảo minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, hai chiều giữa mọi cấp độ. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng nên một tổ chức vững mạnh và gắn kết.

5. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

Dù đều là hệ thống hỗ trợ quản lý nhân sự, HRIS (Human Resource Information System) tập trung vào lưu trữ và xử lý dữ liệu nhân sự, trong khi HRMS (Human Resource Management System) bao quát hơn, tích hợp thêm các chức năng quản lý quy trình, phân tích và ra quyết định. Hiểu rõ sự khác biệt giúp doanh nghiệp chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu quản trị.

Đặc điểm	HRIS	HRMS
Phạm vi	Tập trung vào quản lý dữ liệu nhân sự	Bao gồm quản lý dữ liệu nhân sự và quản lý các quy trình nhân sự
Chức năng	Lưu trữ dữ liệu nhân viên, theo dõi dữ liệu chấm công, quản lý quy trình tuyển dụng và tuyển dụng, tính toán lương bổng và thưởng, tạo báo cáo và thống kê	Bao gồm tất cả các chức năng của HRIS, cộng với đánh giá hiệu suất nhân viên, quản lý đào tạo và phát triển, quản lý kế hoạch kế nhiệm, quản lý quan hệ lao động, quản lý tuân thủ luật lao động
Mục tiêu	Cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp	Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và đạt được mục tiêu kinh doanh

>> Xem thêm: HRM là gì? Vai trò của HRM trong doanh nghiệp

6. Những xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Trong bối cảnh công nghệ và nhu cầu lao động thay đổi nhanh chóng, hệ thống thông tin nhân sự đang chuyển mình mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu mới. Doanh nghiệp cần nắm bắt các xu hướng như số hóa dữ liệu, ứng dụng trí tuệ nhân tạo và tối ưu trải nghiệm nhân viên để duy trì lợi thế cạnh tranh và thu hút nhân tài.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning – ML)

• Tự động hóa quy trình: AI có thể đảm nhận các công việc tốn nhiều thời gian như sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, phân tích dữ liệu hiệu suất,… giúp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận nhân sự và tăng độ chính xác.

• Dự đoán và cá nhân hóa: ML hỗ trợ dự đoán tỷ lệ nghỉ việc, phân tích xu hướng nhân sự và đề xuất các chương trình đào tạo phù hợp với từng nhân viên, giúp tối ưu chiến lược giữ chân nhân tài.

• Chatbots hỗ trợ 24/7: Chatbots tích hợp trong HRIS giúp giải đáp thắc mắc về chính sách, phúc lợi, quy trình làm việc một cách nhanh chóng và liên tục, nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Điện toán đám mây (Cloud Computing)

• Hệ thống HRIS trên nền tảng đám mây: Cho phép truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị, mọi địa điểm, đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa hoặc ở nhiều chi nhánh.

• Khả năng mở rộng và cập nhật liên tục: HRIS dựa trên đám mây có thể mở rộng dung lượng, thêm tính năng mới, và cập nhật bảo mật thường xuyên mà không cần đầu tư lớn cho hạ tầng CNTT.

• Tiết kiệm chi phí và nâng cao bảo mật: Giảm chi phí bảo trì, đồng thời các nhà cung cấp dịch vụ đám mây thường tích hợp nhiều lớp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu nhân sự.

Tối ưu trải nghiệm nhân viên (Employee Experience)

• Tự phục vụ (Self-service): Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ, đăng ký nghỉ phép, tra cứu bảng lương,… mà không cần chờ bộ phận nhân sự xử lý thủ công.

• Phản hồi nhanh và minh bạch: Hệ thống cung cấp kênh giao tiếp hai chiều, giúp nhân viên nhận thông tin kịp thời và gửi phản hồi trực tiếp đến cấp quản lý.

• Cá nhân hóa giao diện và thông tin: Mỗi nhân viên có thể tùy chỉnh giao diện, nhận thông tin và thông báo phù hợp với vị trí và nhu cầu công việc của mình.

Phân tích dữ liệu nhân sự (People Analytics)

• Theo dõi hiệu suất và năng suất: Sử dụng dữ liệu để phân tích mức độ hoàn thành công việc, xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên.

• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: Dữ liệu tổng hợp giúp ban lãnh đạo xác định xu hướng nhân sự, từ đó đưa ra quyết định về tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài.

• Đánh giá tác động của chính sách: Phân tích hiệu quả của các chương trình phúc lợi, khen thưởng, đào tạo để điều chỉnh phù hợp.

Hỗ trợ làm việc linh hoạt và từ xa

• Quản lý nhóm phân tán: Theo dõi thời gian làm việc, chấm công online, và quản lý hiệu suất cho đội ngũ làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau.

• Tích hợp công cụ cộng tác: Liên kết với các nền tảng như Microsoft Teams, Slack, Zoom để đảm bảo luồng thông tin thông suốt.

• Đảm bảo kết nối và văn hóa doanh nghiệp: Dù làm việc từ xa, HRIS vẫn giúp duy trì sự gắn kết thông qua các hoạt động online, bảng tin nội bộ và phản hồi liên tục.

7. Kết luận

Việc áp dụng các xu hướng mới trong xây dựng hệ thống thông tin nhân sự không chỉ là bước nâng cấp về công nghệ, mà còn là chiến lược dài hạn để tối ưu hiệu quả vận hành và phát triển nguồn lực con người. Từ trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây cho đến phân tích dữ liệu và tối ưu trải nghiệm nhân viên, mỗi xu hướng đều góp phần tạo nên một hệ thống HRIS hiện đại, linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp biết tận dụng và kết hợp khéo léo các công nghệ này sẽ không chỉ quản lý nhân sự hiệu quả hơn, mà còn xây dựng được một môi trường làm việc minh bạch, gắn kết và bền vững – yếu tố then chốt để thu hút và giữ chân nhân tài trong kỷ nguyên số.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý hành chính nhân sự nào để tối ưu hiệu quả công việc?