Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Chức năng đối với doanh nghiệp

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một công cụ đắc lực giúp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ HRMS, doanh nghiệp có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên xuất sắc, góp phần quan trọng vào sự thành công bền vững. Khám phá chi tiết về các chức năng và tính năng thiết yếu mà một hệ thống quản lý nhân sự cần có qua bài viết dưới đây.

1. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human Resource Management System) là một ứng dụng phần mềm chuyên dụng để lưu trữ thông tin nhân viên và hỗ trợ các chức năng nhân sự như chấm công, tính lương thưởng, tuyển dụng, đào tạo, và nhiều hơn nữa.

HRMS giúp ban lãnh đạo và nhà quản lý nhân sự thực hiện các chức năng nhân sự một cách hiệu quả. Do đó, đối tượng sử dụng chính của hệ thống này là ban lãnh đạo và đội ngũ HR của công ty. Hệ thống quản lý nhân sự giúp HR quản lý nhân viên xuyên suốt các giai đoạn trong vòng đời làm việc của họ, từ khi tuyển dụng cho đến khi nghỉ hưu.

>> Xem thêm: 12 phần mềm quản lý tuyển dụng được tin dùng nhất

2. Sự khác biệt giữa HRIS và HRMS là gì?

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa HRIS và HRMS khi tìm hiểu về hệ thống quản lý nhân sự. Hai khái niệm này tuy liên quan chặt chẽ nhưng khác nhau về phạm vi, mục đích và cách ứng dụng trong quản trị nhân sự.

 

Tiêu chí	HRIS (Human Resource Information System)	HRMS (Human Resource Management System)
Mục đích	Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên	Quản lý toàn diện các chức năng nhân sự
Chức năng chính	Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý thông tin cá nhân, theo dõi các hồ sơ cần thiết (như bảo hiểm, hợp đồng,…)	Tích hợp chức năng của HRIS và thêm các chức năng nâng cao như quản lý chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và quản lý tài năng
Phạm vi sử dụng	Thường chỉ sử dụng cho các chức năng cơ bản của quản lý nhân sự	Sử dụng cho các hoạt động nhân sự toàn diện, từ quản lý hồ sơ đến hỗ trợ phát triển và duy trì nhân tài
Đối tượng sử dụng	Nhân viên HR, quản lý cấp trung	Ban lãnh đạo, quản lý nhân sự, toàn bộ tổ chức
Tính năng bổ sung	Thường không có hoặc rất ít	Có nhiều tính năng bổ sung như phân tích dữ liệu nhân sự, lập kế hoạch nguồn nhân lực, quản lý hiệu suất và lợi ích nhân viên
Mức độ tích hợp	Thường không tích hợp với các hệ thống khác	Thường tích hợp với nhiều hệ thống khác như hệ thống tài chính, quản lý dự án và quản lý chuỗi cung ứng
Khả năng báo cáo	Báo cáo cơ bản về thông tin nhân viên	Báo cáo chi tiết và phân tích về tất cả các khía cạnh nhân sự
Chi phí	Thường thấp hơn do ít tính năng hơn	Thường cao hơn do tính năng toàn diện và tích hợp nhiều hệ thống

3. Hệ thống quản lý nhân sự cần có chức năng gì?

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin, mà còn phải hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru ở mọi khâu từ tuyển dụng, chấm công đến đánh giá hiệu suất. Vậy, đâu là những chức năng cốt lõi mà một hệ thống nhân sự hiện đại cần có?

3.1. Hỗ trợ tuyển dụng nhân sự

Quản lý nhân sự bằng HRMS giúp công ty thiết lập quy trình tuyển dụng và đào tạo một cách khoa học và hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng hỗ trợ của hệ thống như đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng lúc và lọc CV ứng viên theo các tiêu chí cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và tuyển dụng những nhân viên tiềm năng, phù hợp với nhu cầu nhân lực của mình.

3.2. Kiểm soát đơn từ xin phép

HRMS cung cấp các biểu mẫu xin phép đa dạng trên hệ thống, giúp quản lý đơn từ của toàn bộ nhân lực một cách hiệu quả. Các mẫu đơn này được tự động hóa hoàn toàn, đảm bảo tính chính xác và lưu trữ vĩnh viễn trên hệ thống, hạn chế nguy cơ sai sót hoặc thất lạc đơn xin phép.

3.3. Ghi nhận chấm công

Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp chức năng chấm công thông minh, hiển thị đầy đủ giờ làm việc thực tế và mức lương tương ứng mỗi ngày. Điều này giúp người lao động theo dõi sát sao bảng lương của mình trong suốt tháng làm việc, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ kế toán khi thống kê công và tính lương vào cuối tháng.

>> Xem thêm: 17+ bảng chấm công được nhiều HR sử dụng nhất hiện nay

3.4. Tính lương tự động

Dựa trên bảng chấm công được ghi nhận, nền tảng quản lý nhân sự được lập trình để tính lương tự động, giúp đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình tính lương nhân viên. Tiền lương sẽ được chuyển vào tài khoản của người lao động đúng hạn mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.

>> Xem thêm: 10 phần mềm tính lương hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

3.5. Cập nhật thông tin doanh nghiệp cho nhân sự

Hệ thống sẽ tự động cập nhật đầy đủ thông tin quan trọng đến nhân sự mà không cần họ phải tải về bộ nhớ cá nhân. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật trên phần mềm và sẽ ngay lập tức gửi thông báo đến nhân viên nếu có thông tin mới. Điều này giúp nhân viên luôn nắm bắt được mọi thông tin quan trọng về doanh nghiệp và làm việc hiệu quả hơn.

3.6. Thiết lập quy trình làm việc

Quy trình làm việc được chuẩn hóa thông qua hệ thống nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập và quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Nếu ứng viên đủ điều kiện để làm việc tại doanh nghiệp, hệ thống sẽ tự động gửi thông tin về quy trình làm việc, giúp người mới hiểu rõ hơn về chu trình vận hành của doanh nghiệp.

3.7. Đánh giá hiệu suất làm việc

Việc sử dụng công cụ HRMS để quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá chất lượng công việc và hiệu suất lao động của từng nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh và khen thưởng phù hợp để thúc đẩy tinh thần cống hiến của nhân viên.

3.8. Báo cáo và phân tích kết quả

Sau quá trình phân tích thông tin, phần mềm quản lý nhân sự sẽ cung cấp báo cáo kết quả một cách nhanh chóng cho doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh và đưa ra các điều chỉnh, thay đổi khi cần thiết. Nhờ đó, quy trình quản lý nhân sự tại công ty trở nên chặt chẽ hơn và mang lại hiệu quả cao.

4. Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

Một hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả cần đáp ứng đồng thời yêu cầu về tính năng, bảo mật và khả năng mở rộng. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất:

• Đầy đủ chức năng nhân sự: Quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và phân tích dữ liệu.

• Giao diện thân thiện: Dễ sử dụng, trực quan, hỗ trợ đa thiết bị và đa ngôn ngữ.

• Khả năng tích hợp linh hoạt: Kết nối với hệ thống kế toán, ERP, CRM hoặc quản lý dự án để đồng bộ dữ liệu.

• Bảo mật cao: Có phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ và tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.

• Tùy chỉnh theo nhu cầu: Cho phép thiết lập quy trình phê duyệt, cấu trúc tổ chức và biểu mẫu riêng của từng doanh nghiệp.

• Hỗ trợ kỹ thuật tốt: Có đội ngũ tư vấn, bảo trì, cập nhật phần mềm thường xuyên.

• Chi phí hợp lý: Cân đối giữa giá thành và lợi ích dài hạn mà hệ thống mang lại.

5. Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động như thế nào?

Một hệ thống quản lý nhân sự (HRMS/HRM) hoạt động dựa trên nguyên tắc tự động hóa quy trình và liên kết dữ liệu nhân sự trong toàn tổ chức. Thay vì xử lý thủ công, mọi thông tin được thu thập, lưu trữ và phân tích trên một nền tảng tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên và ra quyết định chính xác hơn.

Thu thập và nhập liệu thông tin nhân sự

• Toàn bộ dữ liệu nhân viên từ thông tin cá nhân, hợp đồng, vị trí công việc đến lịch sử đào tạo được nhập vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
• Hệ thống này đóng vai trò như “kho dữ liệu trung tâm”, giúp quản lý dễ dàng truy cập, tìm kiếm và cập nhật thông tin bất cứ lúc nào.

Xử lý và đồng bộ dữ liệu giữa các module

Các module của phần mềm quản lý nhân sự HRM hoạt động song song và liên kết chặt chẽ với nhau:

• Module tuyển dụng kết nối với hồ sơ nhân viên khi ứng viên được nhận.

• Module chấm công – tính lương tự động ghi nhận dữ liệu làm việc, nghỉ phép và tính toán thu nhập.

• Module đào tạo và đánh giá sử dụng dữ liệu hiệu suất để đề xuất lộ trình phát triển nhân viên.

Nhờ đó, doanh nghiệp không cần nhập liệu nhiều lần mà vẫn đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, đồng bộ.

Báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự

Sau khi xử lý, hệ thống tạo ra các báo cáo tổng hợp và phân tích chuyên sâu:

• Thống kê biến động nhân sự, chi phí lương, hiệu suất làm việc.

• Đưa ra dự báo và gợi ý chiến lược nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.

• Cung cấp dashboard trực quan giúp lãnh đạo theo dõi tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Cập nhật và tối ưu liên tục

Một hệ thống quản trị nhân sự hiện đại thường được cập nhật định kỳ để cải thiện hiệu suất, bảo mật và bổ sung tính năng mới. Các doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô sử dụng, thêm module mới hoặc tích hợp với các hệ thống khác như ERP, kế toán hay quản lý dự án.

Hệ thống nhân sự vận hành theo quy trình khép kín từ nhập liệu → xử lý → phân tích → báo cáo giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn.

6. Lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực là gì?

Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS) mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật mà người dùng sẽ nhận được khi sử dụng HRMS:

• Tăng hiệu quả công việc: Các tính năng tự động hóa và tự phục vụ giúp giảm khối lượng công việc thủ công, từ quản lý hồ sơ đến xử lý dữ liệu.

• Hỗ trợ hoạch định nhân sự: Hệ thống cung cấp dữ liệu phân tích chi tiết, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác về tuyển dụng và phân bổ nguồn lực.

• Giữ chân nhân viên hiệu quả: HRMS giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch công việc phù hợp, tạo môi trường làm việc gắn bó và bền vững.

• Tối ưu quy trình tuyển dụng: Ứng dụng AI giúp sàng lọc, đánh giá và lựa chọn ứng viên nhanh chóng, chính xác hơn.

• Giảm thiểu sai sót: Nhờ khả năng tự động kiểm soát và lưu trữ dữ liệu, HRMS đảm bảo độ chính xác cao, hạn chế tối đa rủi ro trong quản lý nhân sự.

7. Những xu hướng mới nhất để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự

Cùng với quá trình chuyển đổi số, hệ thống quản lý nhân sự đang không ngừng phát triển để đáp ứng nhu cầu linh hoạt, thông minh và hiệu quả hơn của doanh nghiệp hiện đại. Dưới đây là ba xu hướng nổi bật trong những năm gần đây:

Tự động hóa quy trình quản lý

Các doanh nghiệp đang ưu tiên tự động hóa trong phần mềm quản lý nhân sự HRM nhằm giảm khối lượng công việc thủ công. Những tác vụ như duyệt đơn, chấm công, tính lương hay báo cáo đều có thể được xử lý tự động, giúp nhân sự tập trung vào chiến lược thay vì hành chính.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong HRM

AI đang trở thành “trợ lý” đắc lực trong hệ thống quản trị nhân sự, giúp phân tích dữ liệu nhân viên, dự đoán xu hướng nghỉ việc, gợi ý ứng viên phù hợp và tối ưu quy trình tuyển dụng. Việc tích hợp AI giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn.

Tính năng quản lý từ xa và làm việc linh hoạt

Xu thế những năm gần đây, hệ thống nhân sự hiện đại cần hỗ trợ tốt cho mô hình làm việc hybrid hoặc remote. Các tính năng như quản lý chấm công online, theo dõi tiến độ và tương tác nhóm giúp duy trì năng suất dù nhân viên làm việc ở bất cứ đâu.

8. Mô tả hệ thống quản lý nhân sự Arito Solutions

Arito Solutions mang đến phần mềm quản lý nhân sự HRM được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp Việt Nam, giúp tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị nhân lực.

Nổi bật với công nghệ quản lý thông minh

Hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời nhân viên từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất trên một nền tảng duy nhất. Mọi dữ liệu được cập nhật thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định chính xác.

Linh hoạt và phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp

AritoHRM hỗ trợ nhiều hình thức chấm công thông minh như nhận diện khuôn mặt, mã QR, định vị GPS, Wi-Fi hoặc chấm công từ xa. Tính năng này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc linh hoạt hoặc nhân viên di chuyển nhiều.

Tùy chỉnh theo nhu cầu riêng

Arito Solutions cung cấp cả phiên bản sẵn có và giải pháp tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp nhất với quy trình nội bộ. Nhờ đó, hệ thống dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như kế toán, bán hàng hay quản lý dự án.

Cam kết chất lượng và đồng hành dài lâu

Với chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài, Arito Solutions cam kết mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống nhân sự ổn định, bảo mật và hiệu quả, đồng thời liên tục cập nhật công nghệ mới để bắt kịp xu hướng quản trị hiện đại.

AritoHRM không chỉ là công cụ quản lý nhân sự, mà còn là trợ thủ chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, nâng cao trải nghiệm nhân viên và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.

>> Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp hiện đại.