Điểm danh 8 kỹ năng quản lý công việc giúp bạn làm việc tốt hơn

Khối lượng công việc ngày càng nhiều, deadline dày đặc và yêu cầu xử lý nhanh khiến nhiều người rơi vào trạng thái luôn bận rộn nhưng hiệu quả không như mong muốn. Thực tế cho thấy, vấn đề không nằm ở việc thiếu thời gian mà ở cách chúng ta tổ chức và kiểm soát công việc hàng ngày.

Đây là lý do vì sao kỹ năng quản lý công việc trở thành năng lực quan trọng đối với cả cá nhân lẫn tổ chức. Khi biết cách quản lý công việc hiệu quả, bạn không chỉ hoàn thành đúng hạn mà còn giảm áp lực, cải thiện chất lượng làm việc và chủ động hơn trong mọi tình huống.

1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp, theo dõi và kiểm soát các nhiệm vụ cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng quản lý công việc giúp bạn biết rõ mình cần làm gì, làm khi nào, làm trong bao lâu và theo thứ tự ưu tiên nào.

Nói cách khác, đây chính là nền tảng của cách quản lý công việc hiệu quả, giúp tối ưu thời gian, nguồn lực và hạn chế tình trạng quá tải hoặc bỏ sót đầu việc.

2. Lợi ích khi sở hữu kỹ năng quản lý công việc tốt

• Hiểu rõ và kiểm soát công việc: Khi công việc được sắp xếp rõ ràng, bạn luôn nắm được trạng thái từng đầu việc, tránh tình trạng xử lý theo cảm tính hoặc bị động trước các phát sinh.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Quản lý công việc tốt giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao, hạn chế thời gian cho các hoạt động không cần thiết.
• Giảm rủi ro trễ hạn và sai sót: Việc theo dõi tiến độ thường xuyên giúp bạn kịp thời điều chỉnh kế hoạch, tránh dồn việc vào phút cuối.
• Tiết kiệm chi phí và nguồn lực: Đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, quản lý công việc hiệu quả giúp phân bổ nhân sự, ngân sách và thời gian hợp lý hơn.

3. 8 kỹ năng quản lý công việc cần ghi nhớ

3.1. Kỹ năng lập kế hoạch và xác định mục tiêu rõ ràng

Mọi công việc hiệu quả đều bắt đầu từ một kế hoạch cụ thể. Bạn cần xác định rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ, kết quả mong muốn và thời gian hoàn thành.

Một kế hoạch tốt nên trả lời được các câu hỏi:

• Công việc cần làm là gì?

• Mức độ ưu tiên ra sao?

• Thời gian thực hiện trong bao lâu?

• Ai chịu trách nhiệm?

Việc lập kế hoạch chi tiết giúp bạn chủ động hơn và là nền tảng quan trọng của kỹ năng quản lý công việc.

3.2. Kỹ năng ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng

Một trong những lý do khiến nhiều người luôn bận rộn nhưng không hiệu quả là vì xử lý công việc theo cảm tính. Không phải việc nào xuất hiện trước cũng cần làm trước và không phải việc gấp nào cũng thực sự quan trọng. Vì vậy, kỹ năng ưu tiên công việc đóng vai trò rất lớn trong quản lý công việc hiệu quả.

Mô hình Eisenhower là phương pháp phổ biến giúp bạn sắp xếp công việc dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Theo đó, công việc được chia thành bốn nhóm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ cần xử lý ngay vì ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoặc có rủi ro cao nếu trì hoãn, ví dụ như xử lý sự cố, deadline sát hạn, vấn đề phát sinh đột xuất.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những công việc mang tính dài hạn như lập kế hoạch, cải thiện kỹ năng, tối ưu quy trình. Nhóm này cần được lên lịch cụ thể để tránh bị dồn thành việc khẩn cấp.

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Thường là các yêu cầu phát sinh từ bên ngoài như trả lời email, hỗ trợ nhanh cho người khác. Bạn nên cân nhắc giao lại hoặc xử lý trong thời gian ngắn.

• Không quan trọng và không khẩn cấp: Các hoạt động ít tạo giá trị như lướt mạng xã hội, họp không cần thiết. Nhóm này nên hạn chế hoặc loại bỏ khỏi danh sách công việc.

Khi thường xuyên phân loại công việc theo cách này, bạn sẽ tập trung đúng vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao, tránh bị cuốn theo việc vặt và từng bước cải thiện cách quản lý công việc hiệu quả một cách bền vững.

3.3. Kỹ năng quản lý thời gian và đặt deadline hợp lý

Quản lý thời gian là yếu tố cốt lõi trong kỹ năng quản lý công việc. Theo quy luật Parkinson, công việc có xu hướng kéo dài đúng bằng khoảng thời gian bạn cho phép để hoàn thành. Điều này giải thích vì sao cùng một đầu việc, nếu không có deadline rõ ràng, bạn rất dễ trì hoãn hoặc làm chậm hơn cần thiết.

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên chia nhỏ mỗi công việc thành các nhiệm vụ cụ thể thay vì để một đầu việc quá lớn. Mỗi nhiệm vụ cần được gán thời gian hoàn thành rõ ràng, kèm theo mốc kiểm tra tiến độ để đảm bảo công việc không bị dồn vào phút cuối.

Bên cạnh đó, tránh để những công việc không có giới hạn thời gian, vì chúng thường bị đẩy lùi ưu tiên hoặc chiếm dụng thời gian của các nhiệm vụ quan trọng hơn. Việc đặt deadline hợp lý không chỉ giúp bạn tập trung cao độ khi làm việc mà còn hình thành thói quen làm việc có kế hoạch, từ đó cải thiện rõ rệt cách quản lý công việc hiệu quả trong dài hạn.

3.4. Kỹ năng theo dõi và nhắc nhở công việc hiệu quả

Khi số lượng công việc nhiều, việc quản lý bằng trí nhớ hoặc ghi chú rời rạc rất dễ dẫn đến bỏ sót đầu việc. Theo dõi công việc hiệu quả giúp bạn luôn nắm được trạng thái xử lý và chủ động trước các mốc thời gian quan trọng.

Một quy trình theo dõi công việc tốt cần đảm bảo:

• Biết rõ mỗi công việc đang ở giai đoạn nào

• Xác định người phụ trách và deadline cụ thể

• Dễ dàng cập nhật khi có thay đổi hoặc phát sinh

Để thực hiện điều này, nhiều người lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý công việc nhằm tổng hợp danh sách nhiệm vụ và thiết lập nhắc nhở tự động. Nhờ đó, bạn hạn chế quên việc, kiểm soát tiến độ tốt hơn và từng bước cải thiện cách quản lý công việc hiệu quả trong công việc hàng ngày.

3.5. Kỹ năng phân công và phối hợp công việc khi làm việc nhóm

Trong môi trường làm việc nhóm, quản lý công việc không chỉ dừng ở việc hoàn thành nhiệm vụ cá nhân mà còn đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên. Việc phân công không rõ ràng dễ dẫn đến chồng chéo, thiếu trách nhiệm hoặc chậm tiến độ.

Phân công công việc hiệu quả cần đảm bảo:

• Giao đúng người, đúng năng lực và kinh nghiệm

• Mỗi nhiệm vụ có phạm vi và thời hạn cụ thể

• Trách nhiệm của từng thành viên được xác định rõ ràng

Bên cạnh đó, việc thường xuyên cập nhật tiến độ và trao đổi thông tin giúp nhóm xử lý kịp thời các phát sinh. Khi phối hợp tốt, bạn không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc nhóm mà còn cải thiện đáng kể kỹ năng quản lý công việc trong các dự án có nhiều đầu việc liên quan.

3.6. Kỹ năng theo dõi và đánh giá tiến độ công việc

Theo dõi tiến độ giúp bạn biết công việc đang đi đúng kế hoạch hay có dấu hiệu chậm trễ. Nếu không đánh giá định kỳ, nhiều vấn đề chỉ được phát hiện khi đã gần đến deadline, gây áp lực và giảm chất lượng công việc.

Việc đánh giá tiến độ nên được thực hiện theo từng giai đoạn như tuần hoặc theo mốc dự án, tập trung vào các yếu tố:

• Mức độ hoàn thành so với kế hoạch ban đầu

• Nguyên nhân khiến công việc chậm hoặc phát sinh

• Khả năng điều chỉnh nguồn lực và thời gian

Hiện nay, nhiều cá nhân và tổ chức sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc để theo dõi trực quan trạng thái từng nhiệm vụ. Cách làm này giúp việc quản lý công việc trở nên minh bạch hơn và hỗ trợ bạn đưa ra quyết định kịp thời khi cần điều chỉnh kế hoạch.

3.7. Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp

Khi khối lượng công việc tăng và có nhiều người cùng tham gia, việc quản lý thủ công bằng bảng tính hoặc ghi chú rời rạc thường không còn đáp ứng hiệu quả. Lúc này, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng theo dõi và kiểm soát tiến độ.

Một phần mềm quản lý công việc phù hợp thường hỗ trợ:

• Lập danh sách công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng

• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực

• Thiết lập nhắc nhở deadline tự động

• Tổng hợp dữ liệu để đánh giá hiệu quả làm việc

Trong số các phần mềm quản lý công việc hiện nay, ARITO là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý công việc và tiến độ tập trung. Phần mềm hỗ trợ tổ chức công việc một cách khoa học, phù hợp với cả cá nhân lẫn nhóm làm việc.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc ARITO gồm:

• Lập kế hoạch làm việc và danh sách công việc: Giúp sắp xếp đầu việc rõ ràng, thuận tiện theo dõi và phân công nhiệm vụ.

• Theo dõi tiến độ qua Gantt và Kanban: Cung cấp góc nhìn trực quan về tiến độ, hỗ trợ quản lý thời gian và khối lượng công việc.

• Hệ thống nhắc nhở và cảnh báo tự động: Thông báo các công việc sắp đến hạn hoặc quá hạn, hạn chế bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

• Đánh giá hiệu quả công việc so với kế hoạch: Hỗ trợ đo lường hiệu suất thực tế và cải thiện quy trình làm việc liên tục.

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn góp phần hình thành cách quản lý công việc hiệu quả, nhất quán và bền vững hơn trong dài hạn.

3.8. Kỹ năng quản lý năng lượng và nghỉ ngơi hợp lý

Quản lý công việc hiệu quả không đồng nghĩa với làm việc liên tục trong thời gian dài. Khi năng lượng bị suy giảm, khả năng tập trung và chất lượng xử lý công việc cũng giảm theo, dù bạn dành nhiều thời gian hơn.

Để duy trì hiệu suất ổn định, bạn cần:

• Xác định nhóm công việc quan trọng mang lại giá trị cao

• Sắp xếp thời gian làm việc tập trung và thời gian nghỉ ngơi hợp lý

• Tránh nhận thêm công việc khi đã quá tải

Việc chủ động nghỉ ngơi giúp bạn phục hồi năng lượng, duy trì sự tập trung và đưa ra quyết định tốt hơn trong quá trình làm việc. Khi kết hợp quản lý năng lượng với các kỹ năng quản lý công việc khác, bạn sẽ kiểm soát công việc hiệu quả hơn mà không rơi vào trạng thái kiệt sức.

4. Kết luận

Kỹ năng quản lý công việc không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn mà quan trọng hơn là làm việc có định hướng và kiểm soát tốt tiến độ. Khi biết cách lập kế hoạch, ưu tiên đúng việc, theo dõi tiến độ và sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp, bạn sẽ giảm áp lực, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc một cách bền vững.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ nâng cao hiệu suất.