14 cách quản lý công việc hiệu quả, bất chấp mọi deadline

Chắc chắn bạn đã từng gặp trường hợp bạn có nhiều công việc cần phải quản lý và hoàn thành trong cùng 1 ngày, nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu? Nên làm gì cho đúng? Vì vậy, ta có thể thấy việc quản lý công hiệu quả là điều cần thiết. Tuy nhiên quản lý như nào cho đúng và mang về hiệu quả công việc cao. Dưới đây, trong bài viết này, hãy cùng Arito tìm hiểu về cách quản lý công việc hiệu quả.

1. Thế nào là quản lý công việc hiệu quả?

Quy trình quản lý công việc hiệu quả là quá trình tổ chức và điều phối các nhiệm vụ hiện tại và trong tương lai. Nó tập trung vào việc tạo ra, sắp xếp, theo dõi, và hoàn thiện các công việc một cách có kế hoạch và có logic. Mục tiêu là tăng cường năng suất, hiệu quả và đơn giản hóa quy trình làm việc.

2. Kỹ năng quản lý công việc có cần thiết không?

Kỹ năng quản lý công việc không chỉ quan trọng trong cả cuộc sống cá nhân lẫn môi trường làm việc. Nó hỗ trợ việc sắp xếp thời gian, ưu tiên nhiệm vụ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Bằng cách này, nó giúp giảm áp lực, căng thẳng và tăng cường khả năng đạt được các mục tiêu cá nhân và chuyên môn.

Vậy làm sao để quản lý công việc hiệu quả? Dưới đây là những công việc mà bạn nên thử áp dụng để có có được kỹ năng quản lý công việc.

3. Tại sao quản lý công việc lại quan trọng?

Nhiều nhà quản lý thường tập trung vào các mục tiêu dài hạn mà chưa thực sự chú trọng đến quản lý công việc hiệu quả trong hoạt động hằng ngày. Trong khi đó, chính cách tổ chức, phân bổ và theo dõi từng đầu việc mới là yếu tố quyết định tiến độ và hiệu suất chung của doanh nghiệp.

Việc áp dụng đúng cách quản lý công việc, kết hợp kỹ năng quản lý thời gian cùng các công cụ quản lý công việc hiệu quả như phần mềm quản lý công việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc chặt chẽ hơn, hạn chế chồng chéo và tối ưu năng suất làm việc của đội ngũ.

Về lâu dài, quản lý công việc bài bản còn góp phần hình thành thói quen làm việc khoa học, nâng cao tính chủ động và tạo nền tảng cho sự phát triển ổn định của doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả công việc

Khi biết rõ việc nào cần làm và thứ tự ưu tiên ra sao, bạn có thể chuyển nhanh từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không mất thời gian do dự. Quản lý công việc hiệu quả giúp giảm gián đoạn, tối ưu dòng công việc và nâng cao hiệu suất tổng thể.

Giảm căng thẳng trong quá trình làm việc

Một kế hoạch rõ ràng mang lại sự chủ động. Thay vì xử lý công việc trong trạng thái bị động hoặc lo lắng vì quên việc, bạn có thể tập trung hoàn thành từng nhiệm vụ đúng tiến độ, từ đó duy trì hiệu quả ổn định suốt ngày làm việc.

Đảm bảo những việc quan trọng được thực hiện

Các công việc khẩn cấp thường dễ thu hút sự chú ý, trong khi những công việc quan trọng lại dễ bị trì hoãn. Quản lý công việc hằng ngày hiệu quả giúp bạn nhận diện đúng mức độ ưu tiên, đảm bảo các đầu việc mang tính chiến lược như lập kế hoạch hay cải tiến quy trình không bị bỏ sót.

Kế hoạch rõ ràng cho toàn bộ đội ngũ

Quản lý công việc không chỉ dành cho cá nhân mà còn giúp đội nhóm phối hợp hiệu quả hơn. Khi mỗi người đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng, sự nhầm lẫn được giảm thiểu, sai sót ít hơn và động lực làm việc được nâng cao, từ đó tạo nên môi trường làm việc chủ động và gắn kết.

Hình thành thói quen làm việc bền vững

Sự nhất quán trong cách tổ chức công việc hằng ngày là nền tảng để xây dựng thói quen làm việc tích cực. Theo thời gian, những thói quen này trở thành yếu tố cốt lõi giúp cá nhân và doanh nghiệp duy trì hiệu suất cao và phát triển lâu dài.

4. 14 cách quản lý công việc hiệu quả cho mọi doanh nghiệp

Dưới đây, Arito liệt kê cho bạn đọc các cách quản lý công việc hiểu quả mà bạn nên áp dụng:

4.1. Bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng

Việc thiết lập cho mình những mục tiêu rõ ràng mỗi ngày sẽ giúp bạn không phải tốn thời gian để suy nghĩ về những gì mình làm có hiệu quả như thế nào và có sự cần thiết ra sao.

Bằng cách liên tục đặt ra mục tiêu hàng ngày, bạn mang lại mục đích và hướng đi cho ngày của mình, làm cho việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, việc đạt được những mục tiêu này là một cấp độ mạnh mẽ giúp tạo đà cho những ngày tiếp theo.

4.2. Liệt kê các công việc cần làm

Đây là bước quan trọng đầu tiên trong việc quản lý công việc một cách hiệu quả. Bạn cần dành thời gian nhỏ để suy nghĩ và liệt kê rõ ràng những nhiệm vụ cần thực hiện, giúp bạn kiểm soát công việc trong ngày. Tiếp theo, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành trước và đặt ra deadline phù hợp.

Hơn nữa, việc ghi chép vào sổ tay hoặc lịch trình cá nhân sẽ giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và toàn diện, đặc biệt khi bạn để chúng ở những nơi dễ nhìn để không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Một lời khuyên nhỏ là hãy đối mặt đồng thời cả với những công việc khó và dễ để mang lại hiệu quả tối đa!

4.3. Xác định mức độ ưu tiên

Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là khả năng xác định và sắp xếp thời gian một cách phù hợp và tối ưu dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Để làm điều này, bạn có thể phân bổ công việc vào ba hạng mục:

1. Các công việc rất quan trọng, cấp thiết: Đây là những công việc mà bạn phải hoàn thành ngay lập tức mà không thể trì hoãn. Chúng thường liên quan đến các deadline, cam kết hoặc yêu cầu cấp thiết từ đồng nghiệp hoặc khách hàng.
2. Những nhiệm vụ cần phải làm: Đây là những công việc quan trọng nhưng không gấp đến mức cần phải hoàn thành ngay lập tức. Bạn có thể dành thời gian làm chúng vào buổi tối sau giờ làm hoặc khi có thời gian rảnh rỗi.
3. Những việc không quan trọng: Đây là những công việc thường là để giải trí hoặc đáp ứng nhu cầu cá nhân mà không ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển cá nhân hoặc sự nghiệp của bạn. Chúng có thể được làm sau khi hoàn thành các công việc quan trọng và cần phải làm.

Bằng cách phân loại công việc theo độ ưu tiên này, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất và đảm bảo rằng thời gian của mình được sử dụng một cách hiệu quả nhất.

4.4. Tạo lịch trình cho các nhiệm vụ sẽ thực hiện

Cách quản lý công việc hiệu quả tiếp theo là xác định thời gian phù hợp. Sử dụng thời gian cuối tuần để sắp xếp công việc và deadline cho tuần tiếp theo sẽ thúc đẩy động lực và chuẩn bị tốt cho việc thực hiện nhiệm vụ.

Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, đặt deadlines cụ thể giúp theo dõi và thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn. Điều này cũng tạo ra thói quen tốt, giúp nhắc nhở bản thân tuân thủ kế hoạch đã đặt ra!

4.5. Chia công việc lớn thành những công việc nhỏ

Khi bạn thay đổi cách nhìn về quy mô và độ khó của một nhiệm vụ, bạn có thể thu thập thêm động lực để thực hiện nó. Một cách hiệu quả để làm điều này là chia công việc của bạn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, tránh trì hoãn, giảm căng thẳng và tạo đà cho công việc tiếp theo.

Để chia nhỏ các nhiệm vụ một cách hợp lý, bạn có thể bắt đầu bằng việc tạo ra một bức tranh tổng quan về công việc và liệt kê tất cả các thành phần của nó. Sau đó, hãy liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ liên quan và xác định những nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên. Kế đến, bạn có thể tự thiết kế một trình tự làm việc tối ưu dựa trên điểm mạnh, điểm yếu và thói quen làm việc của chính bạn.

Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc cần làm và cách thức để hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất, giúp bạn tiến triển một cách có tổ chức và hiệu quả.

4.6. Đặt thời hạn (deadline) để hoàn thành công việc

Việc đặt deadline cụ thể cho từng đầu công việc giúp tăng động lực cho việc thực hiện. Tuy nhiên, cần tránh tình trạng “đợi đến gần deadline mới hành động”, một thói quen mà nhiều người mắc phải. Nếu rơi vào tình trạng này, kết quả và chất lượng công việc sẽ không đạt được như mong đợi.

4.7. Luôn có thời gian dự phòng

Đây là một lời khuyên quan trọng trong việc quản lý công việc mà bạn không nên bỏ qua. Khi lên lịch làm việc, hãy dành một khoảng thời gian dự phòng để xử lý các vấn đề đột xuất khi chúng xảy ra. Điều này giúp bạn duy trì sự kiểm soát trong công việc và không bị bất ngờ khi đối mặt với những tình huống khẩn cấp.

4.8. Không ôm đồm mọi việc

Một phương pháp quản lý công việc hiệu quả là không nên áp đặt quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của kế hoạch ban đầu. Bạn có thể thảo luận với người quản lý để điều chỉnh số lượng công việc và deadline sao cho phù hợp hơn.

Khi cảm thấy khối lượng công việc quá lớn, hãy xem xét và yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Chia sẻ việc thực hiện các nhiệm vụ có thể tạo ra một môi trường làm việc gắn kết hơn và tương tác tích cực trong công ty.

4.9. Giữ gìn sức khỏe thể chất và cả tinh thần

Để quản lý công việc hiệu quả, sức khỏe là yếu tố hàng đầu có thể giúp bạn hoàn thành mọi việc một cách xuất sắc nhất. Dù lịch trình bận rộn đến đâu, hãy dành thời gian để chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và có chế độ ăn uống cân đối. Điều này sẽ giúp bạn tái tạo năng lượng tích cực và duy trì sự sẵn sàng cho một ngày làm việc dài.

Để quản lý công việc hiệu quả, không chỉ cần chăm sóc sức khỏe cơ thể mà còn quan trọng là sức khỏe tinh thần. Việc duy trì tinh thần lạc quan, cân bằng và đối diện với căng thẳng giúp tăng cường khả năng tập trung, sáng tạo và thích ứng linh hoạt trong môi trường làm việc. Sức khỏe tinh thần là nền tảng quan trọng để duy trì hiệu suất làm việc ổn định và đạt được thành công trong công việc hàng ngày.

4.10. Luôn giữ không gian làm việc sạch sẽ

Việc dọn dẹp nơi làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc hiệu quả. Sự gọn gàng là yếu tố quan trọng giúp duy trì động lực trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Bàn làm việc bị lộn xộn với quá nhiều giấy tờ khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn. Thay vào đó, dành thời gian để sắp xếp chúng một cách gọn gàng và có trật tự sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả hơn.

Để thực hiện điều này hiệu quả, bạn nên dọn dẹp ngay sau mỗi buổi làm việc. Tài liệu quan trọng cho từng công việc nên được sắp xếp riêng tại vị trí dễ nhớ nhất. Đồng thời, những giấy tờ không cần thiết hoặc đã lưu trữ điện tử có thể được vứt vào sọt rác để tránh tình trạng lộn xộn.

4.11. Giữ tinh thần kỷ luật cao

Việc thiết lập những nguyên tắc nghiêm ngặt để tuân thủ và duy trì kỷ luật trong công việc là rất quan trọng. Khi đã đề ra kế hoạch, cần cố gắng tập trung để hoàn thành đúng tiến độ mà không để bị lạc hậu hoặc mất tập trung, điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc.

4.12. Luôn chuẩn bị sổ tay ghi chú công việc

Để quản lý thời gian hiệu quả trong công việc, hãy luôn có sẵn một cuốn sổ tay để ghi chép tất cả các nhiệm vụ và deadline một cách chính xác. Khi có thông tin quan trọng hoặc thay đổi trong kế hoạch, bạn chỉ cần ghi chú kỹ lưỡng vào sổ tay để có thể quản lý công việc một cách thông minh.

4.13. Sắp xếp công việc đúng thời điểm

Đây là một bước quan trọng trong việc quản lý công việc hiệu quả. Buổi sáng thường là thời điểm tốt nhất cho sự tập trung và sự minh mẫn tinh thần của con người, vì vậy hãy sử dụng thời gian này để giải quyết những công việc phức tạp nhất!

Ngoài ra, thời điểm lý tưởng để lên lịch họp hoặc thảo luận về công việc là gần trưa. Việc duy trì thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát và xử lý công việc một cách có trật tự, đồng thời tăng cường hiệu quả trong quản lý thời gian.

4.14. Sử dụng phần mềm quản lý công việc

Khi công việc ngày càng nhiều và deadline liên tục, các cách quản lý thủ công dễ khiến bạn bỏ sót đầu việc và khó theo dõi tiến độ. Lúc này, việc sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả giúp bạn tổ chức công việc rõ ràng hơn và giảm áp lực trong quá trình xử lý.

Phần mềm quản lý công việc Arito là công cụ quản lý công việc hiệu quả cho cá nhân và doanh nghiệp, hỗ trợ quản lý công việc tập trung trên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, bạn có thể nắm được tiến độ tổng thể, phân công nhiệm vụ rõ ràng và chủ động kiểm soát deadline.

Với phần mềm quản lý công việc Arito, người dùng có thể dễ dàng:

• Phân loại và quản lý công việc theo nhiều nhóm như công việc cá nhân, công việc hằng ngày, công việc chung hoặc công việc được giao

• Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên, cấp dưới để kịp thời hỗ trợ và đánh giá hiệu quả làm việc

• Giao việc trực tiếp trên hệ thống với thời hạn hoàn thành, tiêu chí đánh giá và mức độ hoàn thành rõ ràng

• Đăng ký phòng họp và quản lý lịch sử sử dụng không gian làm việc

• Đề xuất, đăng ký công cụ, văn phòng phẩm, thiết bị và theo dõi bảo hành tập trung

>>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả