Bảng chấm công theo giờ: file Excel tính lương theo giờ kèm theo
Mục lục
Bảng chấm công theo giờ chỉ có ích nếu nó nối được sang bảng lương. Ghi đúng 216 giờ mà không biết quy ra bao nhiêu tiền, bao nhiêu giờ là làm thêm và hệ số nào áp cho giờ nào, thì việc chấm công vẫn phải làm lại một lần nữa bằng tay.
File kèm bài này làm cả hai nửa: chấm công theo giờ và tính lương theo giờ, trên cùng một bộ dữ liệu.
Tải file Excel chấm công và tính lương theo giờ
| Sheet | Content |
| Hướng dẫn | Thứ tự làm 5 bước, ba điều file xử lý khác các mẫu thông thường |
| Tham số | Chọn vùng là mọi mức tự cập nhật: lương tối thiểu giờ, trần bảo hiểm, giảm trừ, hệ số làm thêm |
| Chấm công theo giờ | Lưới 31 ngày, dòng loại ngày T/N/L, bảy cột tổng hợp tự tính |
| Giờ vào ra (chi tiết) | Nhập giờ vào giờ ra, tự tính tổng giờ, xử lý được ca qua đêm |
| Tính lương theo giờ | 30 cột, chỉ nhập 5 cột, có kiểm tra lương tối thiểu giờ |
Thiết kế theo nguyên tắc tách tham số khỏi công thức. Chọn vùng ở một ô, toàn bộ file cập nhật theo. Khi quy định thay đổi, sửa sheet Tham số, không phải sửa công thức trong từng ô.
Ba việc file này làm mà mẫu thông thường không có
Kiểm tra lương tối thiểu theo giờ. Cột E của sheet tính lương so đơn giá giờ với mức tối thiểu của vùng đã chọn, hiện cảnh báo nếu trả thấp hơn.
Phân loại giờ theo loại ngày. Ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ thì toàn bộ số giờ là làm thêm, không phải chỉ phần vượt 8 giờ. Đây là chỗ nhiều bảng Excel tính sai.
Tách đúng phần làm thêm được miễn thuế thu nhập cá nhân. Chỉ phần trả cao hơn mức giờ bình thường được miễn, không phải toàn bộ tiền làm thêm.
Bảng chấm công theo giờ là gì?
Là biểu mẫu ghi nhận thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên theo giờ vào và giờ ra trong ngày.
| Chấm công theo ngày | Chấm công theo giờ | |
| Ghi nhận | Có đi làm hay không | Làm bao nhiêu giờ |
| Biết được tăng ca | Không | Có, và bao nhiêu giờ |
| Biết đi trễ, về sớm | Không | Có |
| Phù hợp với | Lao động hành chính, lương tháng cố định | Trả lương theo giờ, làm theo ca, nhiều tăng ca |
Phù hợp nhất với nhà hàng, sản xuất, bán lẻ, dịch vụ, và mọi nơi trả lương theo giờ.
Lương tối thiểu theo giờ 2026
Phần này bản cũ không có, và là phần quyết định tính hợp pháp của việc trả lương theo giờ.
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/01/2026:
| Vùng | Lương tối thiểu giờ | Lương tối thiểu tháng |
| I | 25.500 đ | 5.310.000 đ |
| II | 22.700 đ | 4.730.000 đ |
| III | 20.000 đ | 4.140.000 đ |
| IV | 17.800 đ | 3.700.000 đ |
Mức mới tăng 7,2% so với mức trước đó.
Ba điều cần hiểu đúng về mức giờ:
Mức giờ không phải là mức tháng chia cho số giờ. Nghị định quy định mức giờ thành một con số riêng. Không tự tính ra từ mức tháng.
Mức giờ áp dụng cho người lao động trả lương theo giờ. Doanh nghiệp trả lương tháng thì đối chiếu mức tháng.
Đây là mức sàn, không phải mức khuyến nghị. Trả dưới mức này là vi phạm, bất kể người lao động có đồng ý hay không.
Việc cần làm ngay: rà lại đơn giá giờ của toàn bộ lao động trả theo giờ, đối chiếu với mức của vùng doanh nghiệp đang hoạt động. Cột E của file Excel làm việc này tự động.
Hệ số làm thêm giờ đầy đủ
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.
Làm thêm ban ngày
| Thời điểm | Mức tối thiểu |
| Ngày làm việc bình thường | 150% |
| Ngày nghỉ hằng tuần | 200% |
| Ngày nghỉ lễ, tết | 300% |
Làm thêm ban đêm
Ban đêm là từ 22h đến 6h sáng hôm sau theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019.
| Thời điểm | Mức |
| Làm thêm ban đêm, ngày thường | 210% |
| Làm thêm ban đêm, ngày nghỉ hằng tuần | 270% |
| Làm thêm ban đêm, ngày lễ tết | 390% |
Cách ra các con số: lấy mức làm thêm ban ngày, cộng 30% phụ cấp làm việc ban đêm, cộng thêm 20% của mức làm thêm ban ngày cùng loại.
Ngày thường: 150 cộng 30 cộng 30 bằng 210. Ngày nghỉ tuần: 200 cộng 30 cộng 40 bằng 270. Ngày lễ: 300 cộng 30 cộng 60 bằng 390.
Lỗi số học phổ biến nhất trong bảng lương: lấy 150% cộng 30% ra 180%. Mức đúng là 210%.
Ca đêm nhưng không phải làm thêm
| Trường hợp | Mức |
| Ca đêm trong giờ làm việc bình thường | 100% cộng ít nhất 30% |
| Làm thêm vào ban đêm, ngày thường | 210% |
Hai trường hợp này khác nhau và hay bị xử lý lẫn. File Excel có cột riêng cho từng loại.
Giới hạn giờ làm thêm
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.
| Giới hạn | Mức |
| Trong một ngày | Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày |
| Trong một tháng | Không quá 40 giờ |
| Trong một năm | Không quá 200 giờ |
| Trường hợp đặc biệt theo quy định | Không quá 300 giờ một năm |
Hai giới hạn tháng và năm là hai giới hạn riêng. 40 giờ mỗi tháng trong 12 tháng là 480 giờ, vượt xa 200 giờ một năm. Nghĩa là không thể dùng hết 40 giờ mỗi tháng cả năm.
File Excel cảnh báo khi vượt 40 giờ một tháng. Giới hạn 200 giờ một năm cần theo dõi lũy kế riêng, bảng tháng không làm được việc này.
Công thức Excel cần dùng
Tính số giờ công
| Tình huống | Công thức |
| Ca trong ngày | =(Giờ ra − Giờ vào)*24 − Nghỉ trưa |
| Ca qua đêm | =MOD(Giờ ra − Giờ vào, 1)*24 − Nghỉ trưa |
Vì sao dùng MOD: vào 22h, ra 6h sáng hôm sau thì phép trừ thông thường ra số âm. MOD tự cộng thêm một ngày nên ca qua đêm vẫn đúng.
Vì sao nhân 24: Excel lưu thời gian dưới dạng phần của một ngày, 12:00 là 0,5. Nhân 24 để đổi sang số giờ thập phân, nhân được với đơn giá.
Định dạng ô tổng: dùng [h]:mm nếu muốn hiện dạng giờ phút. Không có dấu ngoặc vuông thì tổng quá 24 giờ bị hiện sai.
Phân loại giờ thường và giờ làm thêm
Đây là công thức bản cũ không có, và là công thức khó nhất của bảng chấm công theo giờ.
Cách làm trong file: một dòng ghi loại ngày cho từng ngày trong tháng, dùng T cho ngày thường, N cho ngày nghỉ hằng tuần, L cho ngày lễ. Sau đó:
| Chỉ tiêu | Công thức |
| Giờ làm thêm 150% | =SUMPRODUCT((loại=”T”)*(giờ>8)*(giờ−8)) |
| Giờ thường | =SUMPRODUCT((loại=”T”)*(giờ)) − giờ OT 150% |
| Giờ làm thêm 200% | =SUMPRODUCT((loại=”N”)*(giờ)) |
| Giờ làm thêm 300% | =SUMPRODUCT((loại=”L”)*(giờ)) |
Hai điều về cách này:
SUMPRODUCT chạy được với phép so sánh mà không cần nhấn Ctrl Shift Enter. Đây là lý do dùng nó thay vì công thức mảng, vốn dễ bị hỏng khi người khác sửa file.
Ngày N và ngày L thì toàn bộ số giờ là làm thêm. Công thức không trừ 8 giờ với hai loại ngày này. Đây là chỗ nhiều bảng Excel tính sai: lấy 8 giờ đầu của ngày nghỉ làm giờ thường, khiến người lao động bị trả thiếu.
Ví dụ tính lương theo giờ đầy đủ
Dữ liệu chấm công của một người trong tháng, doanh nghiệp vùng I:
| Loại ngày | Số ngày | Giờ mỗi ngày | Tổng giờ |
| T, ngày thường | 20 | 8 | 160 |
| T, ngày thường có tăng ca | 4 | 10 | 40 |
| N, ngày nghỉ hằng tuần | 2 | 6 | 12 |
| L, ngày lễ | 1 | 4 | 4 |
| 216 |
Phân loại giờ
| Chỉ tiêu | Số giờ | Cách ra |
| Giờ thường | 192 | 160 cộng 4 ngày nhân 8 giờ bằng 32 |
| Làm thêm 150% | 8 | 4 ngày nhân 2 giờ vượt |
| Làm thêm 200% | 12 | Toàn bộ giờ của 2 ngày nghỉ tuần |
| Làm thêm 300% | 4 | Toàn bộ giờ của ngày lễ |
| Tổng giờ làm thêm | 24 | Dưới giới hạn 40 giờ một tháng |
Kiểm tra: 192 cộng 8 cộng 12 cộng 4 bằng 216 giờ. Khớp với tổng giờ chấm công.
Trường hợp A: đơn giá 40.000 đồng một giờ
Kiểm tra mức tối thiểu: 40.000 lớn hơn 25.500 của vùng I. Đạt.
| Khoản | Cách tính | Số tiền |
| Giờ thường | 192 nhân 40.000 | 7.680.000 |
| Làm thêm 150% | 8 nhân 40.000 nhân 1,5 | 480.000 |
| Làm thêm 200% | 12 nhân 40.000 nhân 2,0 | 960.000 |
| Làm thêm 300% | 4 nhân 40.000 nhân 3,0 | 480.000 |
| Tổng thu nhập | 9.600.000 |
Kiểm tra: 7.680.000 cộng 480.000 cộng 960.000 cộng 480.000 bằng 9.600.000. Khớp.
| Khoản trừ | Số tiền |
| Bảo hiểm 10,5% trên lương đóng BH 7.680.000 | (806.400) |
| Thuế thu nhập cá nhân | (0) |
| Thực nhận | 8.793.600 |
Vì sao thuế bằng 0: thu nhập chịu thuế là 9.600.000 trừ phần làm thêm được miễn 960.000 bằng 8.640.000. Trừ bảo hiểm 806.400 và giảm trừ bản thân 15.500.000 thì ra số âm, nên thu nhập tính thuế bằng 0.
Đây là trường hợp thường gặp với lao động trả theo giờ: giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng một tháng cao hơn thu nhập, nên không phát sinh thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp B: đơn giá 90.000 đồng một giờ
Cùng số giờ, đơn giá cao hơn.
| Khoản | Số tiền |
| Giờ thường, 192 giờ | 17.280.000 |
| Làm thêm 150%, 8 giờ | 1.080.000 |
| Làm thêm 200%, 12 giờ | 2.160.000 |
| Làm thêm 300%, 4 giờ | 1.080.000 |
| Tổng thu nhập | 21.600.000 |
| Bảo hiểm 10,5% trên 17.280.000 | (1.814.400) |
| Phần làm thêm được miễn thuế | 2.160.000 |
| Thu nhập chịu thuế | 19.440.000 |
| Giảm trừ bản thân | (15.500.000) |
| Thu nhập tính thuế | 2.125.600 |
| Thuế thu nhập cá nhân, bậc 1 là 5% | (106.280) |
| Thực nhận | 19.679.320 |
Kiểm tra thu nhập tính thuế: 19.440.000 trừ 1.814.400 trừ 15.500.000 bằng 2.125.600. Khớp.
Kiểm tra thuế: 2.125.600 nhân 5% bằng 106.280. Khớp.
Phần làm thêm được miễn thuế: con số cụ thể
| Loại làm thêm | Số giờ | Phần miễn | Giờ quy đổi |
| 150% | 8 | 50% | 4 |
| 200% | 12 | 100% | 12 |
| 300% | 4 | 200% | 8 |
| 24 giờ |
Phần miễn thuế bằng 90.000 nhân 24 bằng 2.160.000 đồng.
Nếu tính sai, không miễn phần này: thu nhập tính thuế là 21.600.000 trừ 1.814.400 trừ 15.500.000 bằng 4.285.600. Thuế bằng 4.285.600 nhân 5% bằng 214.280 đồng.
Chênh lệch: 214.280 trừ 106.280 bằng 108.000 đồng một tháng bị trừ thừa của người lao động.
Kiểm tra: 2.160.000 nhân 5% bằng 108.000. Khớp.
Với 30 lao động ở mức tương tự, con số này là khoảng 38,9 triệu đồng một năm bị trừ thừa thuế và phải hoàn lại khi quyết toán.
Tám lỗi thường gặp
| Lỗi | Hậu quả |
| Đơn giá giờ dưới mức tối thiểu của vùng | Vi phạm Nghị định 293/2025, dù người lao động đồng ý |
| Lấy 8 giờ đầu của ngày nghỉ làm giờ thường | Trả thiếu, vì toàn bộ giờ ngày nghỉ là làm thêm |
| Cộng 30% vào 150% ra 180% cho làm thêm đêm | Sai, mức đúng là 210% |
| Coi ca đêm trong giờ bình thường là làm thêm | Tính sai cả hai chiều |
| Trừ trực tiếp giờ ra trừ giờ vào với ca qua đêm | Ra số âm, phải dùng MOD |
| Không định dạng [h]:mm cho ô tổng | Tổng quá 24 giờ hiện sai |
| Miễn thuế toàn bộ tiền làm thêm, hoặc không miễn gì | Cả hai đều sai, chỉ miễn phần vượt mức giờ bình thường |
| Chỉ theo dõi giới hạn 40 giờ tháng, bỏ giới hạn 200 giờ năm | Vượt giới hạn năm dù mỗi tháng đều dưới 40 giờ |
Lỗi thứ hai là lỗi gây thiệt hại trực tiếp cho người lao động và khó phát hiện, vì bảng vẫn cộng đúng tổng giờ, chỉ phân loại sai.
Khi nào nên bỏ Excel
| Dấu hiệu | Vấn đề của Excel |
| Trên khoảng 30 nhân viên | Nhập liệu tay tăng, sai sót tăng theo |
| Có máy chấm công hoặc máy quét thẻ | Nhập lại từ máy chấm công là nguồn sai phổ biến nhất |
| Nhiều ca, ca qua đêm, ca gãy | Công thức phức tạp và dễ bị sửa sai |
| Cần theo dõi giới hạn 200 giờ một năm theo từng người | Bảng tháng không làm được việc lũy kế |
| Nhiều người cùng sửa bảng | Không truy được ai sửa gì |
| Cần bảo mật dữ liệu lương | File Excel không phân quyền theo dòng |
Dòng cuối có thêm một chiều pháp lý từ 01/01/2026. Dữ liệu chấm công và lương là dữ liệu cá nhân của người lao động, thuộc phạm vi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. File Excel nằm trên thư mục dùng chung mà cả phòng truy cập được là điểm cần xử lý.
Chấm công và tính lương theo giờ trên hệ thống Arito
Arito xử lý:
- Lấy dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công, không nhập lại
- Tự phân loại giờ theo loại ngày và theo khung giờ, tách giờ thường, giờ làm thêm và giờ ban đêm
- Áp đúng các mức 150%, 200%, 300% và 210%, 270%, 390%
- Kiểm tra đơn giá giờ với lương tối thiểu giờ theo vùng theo Nghị định 293/2025
- Cảnh báo khi giờ làm thêm chạm giới hạn 40 giờ tháng và 200 giờ năm, theo từng người lao động và theo lũy kế năm
- Xử lý ca qua đêm, ca gãy, ca xoay
- Tách phần tiền làm thêm được miễn thuế thu nhập cá nhân với phần chịu thuế
- Hai mức trần bảo hiểm riêng cho bảo hiểm xã hội, y tế và cho bảo hiểm thất nghiệp
- Biểu thuế thu nhập cá nhân 5 bậc và giảm trừ 15,5 triệu, 6,2 triệu của kỳ tính thuế 2026
- Phân quyền xem bảng lương theo vai trò và nhật ký truy cập
Xem phần mềm quản lý nhân sự or phần mềm ERP.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chấm công theo giờ là gì?
Là biểu mẫu ghi nhận thời gian làm việc thực tế theo giờ vào và giờ ra trong ngày, cho biết chính xác một người làm bao nhiêu giờ, tăng ca bao nhiêu, đi trễ hay về sớm bao lâu.
Lương tối thiểu theo giờ năm 2026 là bao nhiêu?
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP từ 01/01/2026: vùng I 25.500 đồng, vùng II 22.700 đồng, vùng III 20.000 đồng, vùng IV 17.800 đồng một giờ.
Mức giờ có bằng mức tháng chia số giờ không?
Không. Nghị định quy định mức giờ thành một con số riêng, không tự tính ra từ mức tháng.
Cách tính số giờ công trong Excel?
Lấy giờ ra trừ giờ vào rồi nhân 24, trừ thời gian nghỉ. Với ca qua đêm phải dùng =MOD(Giờ ra − Giờ vào, 1)*24 để không ra số âm.
Làm sao để Excel không hiện số giờ âm khi làm ca đêm?
Dùng hàm MOD. Hàm này tự cộng thêm một ngày khi giờ ra nhỏ hơn giờ vào, nên ca qua đêm vẫn tính đúng.
Tại sao tổng giờ trong tháng hiển thị sai?
Vì ô tổng đang dùng định dạng thời gian thường, không hiển thị được quá 24 giờ. Định dạng ô theo [h]:mm để hiển thị đúng.
Ngày nghỉ hằng tuần thì 8 giờ đầu có phải giờ thường không?
Không. Toàn bộ số giờ làm trong ngày nghỉ hằng tuần là giờ làm thêm, áp mức 200%. Đây là lỗi phổ biến của bảng Excel tự làm.
Làm thêm ban đêm tính bao nhiêu phần trăm?
210% vào ngày thường, 270% vào ngày nghỉ hằng tuần, 390% vào ngày lễ tết. Không phải 180%.
Ban đêm được tính từ mấy giờ?
Từ 22h đến 6h sáng hôm sau, theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019.
Được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ?
Không quá 40 giờ một tháng và 200 giờ một năm. Một số ngành nghề theo quy định được tới 300 giờ một năm.
Tiền làm thêm giờ có chịu thuế thu nhập cá nhân không?
Phần trả cao hơn mức giờ làm việc bình thường được miễn thuế. Phần tương đương mức bình thường vẫn chịu thuế. Với làm thêm 150% thì phần miễn là 50%.
Tiền làm thêm giờ có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Không. Tiền làm thêm giờ không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Tổng kết
Bốn điều quyết định:
Đối chiếu đơn giá giờ với lương tối thiểu giờ của vùng. Vùng I là 25.500 đồng một giờ từ 01/01/2026. Đây là mức sàn, không phải mức khuyến nghị.
Ngày nghỉ và ngày lễ thì toàn bộ số giờ là làm thêm. Lấy 8 giờ đầu làm giờ thường là trả thiếu người lao động.
Làm thêm ban đêm là 210%, không phải 180%. Đây là lỗi số học phổ biến nhất trong bảng lương theo giờ.
Chỉ miễn thuế phần làm thêm trả cao hơn mức giờ bình thường. Trong ví dụ của bài, tính sai làm người lao động bị trừ thừa 108.000 đồng một tháng.
Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong ví dụ là giả định. Khi áp dụng cần đối chiếu Bộ luật Lao động 2019 (Điều 98, 105, 106, 107), Nghị định 293/2025/NĐ-CP, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 và quy định về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm hiện hành.
Bài viết liên quan
Share
Bài viết liên quan:
Technology
SAFEBOOKS.VN – Phần mềm kế toán cho mọi doanh nghiệp
Phần mềm kế toán Safebooks
Đơn giản – Thông minh – Hiệu quả
04/07/2022
Technology
Giới thiệu phần mềm xử lý hoá đơn điện tử đầu vào tự động ARITO INVOICE
Bạn đang đau đầu với việc xử lý xếp hóa đơn đầu vào chờ ghi sổ. Bạn tốn nhiều thời gian cho việc xử lý
21/03/2021
Human resources management
4 Mẫu Quy Chế Lương Thưởng Chuẩn Pháp Lý, Chi Tiết 2026
Quy chế lương thưởng là văn bản quản lý nội bộ được doanh nghiệp ban hành nhằm quy định nguyên tắc trả lương, chế độ
18/10/2026
General news
Mẫu Nội Quy Lao Động 2026 Chuẩn Cho Doanh Nghiệp
Nội quy lao động là văn bản quy định về trật tự tại nơi làm việc, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao
18/10/2026
Industry news
Lợi nhuận sau thuế là gì? Cách tính và vì sao thuế không đúng 20%
Công thức “lợi nhuận sau thuế bằng lợi nhuận trước thuế nhân 80%” xuất hiện trong gần như mọi bài viết về chủ đề này.
16/10/2026
