PHÂN HỆ BÁN HÀNG

Chức năng

• Quy trình bán hàng
• Giấy báo giá
• Đơn hàng bán
• Duyệt đơn hàng
• Xử lý đơn hàng treo
• Đóng đơn hàng
• Lệnh xuất bán hàng
• Phiếu xuất bán hàng
• Hóa đơn bán hàng
• Phiếu nhập hàng bán trả lại
• Phiếu giao hàng

Quy trình bán hàng

Giấy báo giá

Giấy báo giá được xem như là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng. Tuy nhiên, để lập giấy báo giá không chỉ đơn thuần là “Báo giá cho khách hàng”, cũng phải chuẩn bị rất kỹ một số những thông tin có liên quan như chính sách về giá chuẩn, chính sách chiết khấu…Thông tin của phiếu báo giá sẽ được kế thừa để lập các đơn hàng bán.

Đơn hàng bán

Đơn hàng được lập để theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng, đơn hàng có 2 mã giao dịch:

• Mã giao dịch – đơn hàng
• Mã giao dịch – hợp đồng

Loại hợp đồng trong hệ thống dùng để chỉ những đơn hàng khung – những thoả
thuận mua bán giữa khách hàng và khách hàng không liên quan đến việc trực tiếp
nhập/ xuất hàng hoá. Mọi trường hợp liên quan đến việc trực tiếp nhập/ xuất hàng
hoá đều thông qua Loại giao dịch – đơn hàng.

Duyệt đơn hàng

• Sau khi những đơn hàng bán được lập, bước kế tiếp là phải duyệt đơn hàng.
• Màn hình duyệt đơn hàng hiện lên những đơn hàng có mã giao dịch là “Đơn hàng”, “Hợp đồng” có trạng thái “Chờ duyệt” và thỏa quyền duyệt theo khai báo ở chức năng “Khai báo người duyệt”.

Xử lý đơn hàng treo

Sau khi lập đơn hàng bán, nếu có yêu cầu tạm dừng đơn hàng, doanh nghiệp sẽ
chọn xử lý “Treo” cho đơn hàng, việc treo đơn hàng sẽ được thực hiện ngay tại bước lập đơn hàng như đã trình bày. Trong phần này sẽ cung cấp những hướng dẫn về bước bỏ trạng thái “Treo” của đơn hàng.

Đóng đơn hàng

Bước đóng đơn hàng là bước cuối cùng trong quy trình bán hàng. Ở bước này sẽ
thực hiện đóng tất cả những giao dịch có liên quan tới đơn hàng này. Những đơn
hàng đã đóng sẽ không thể xuất hàng thêm.

Lệnh xuất bán hàng

Lệnh xuất hàng được dùng trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng theo quy trình xuất kho trước sau đó mới xuất hóa đơn sau hoặc cho các đối tượng khách hàng vãng lai. Trong trường hợp này, các lệnh xuất được lập trước sau đó mới lập hóa đơn bán hàng.

Phiếu xuất bán hàng

Phiếu xuất bán được dùng trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng theo quy trình xuất kho trước sau đó mới xuất hóa đơn sau hoặc cho các đối tượng khách hàng vãng lai. Trong trường hợp này, các phiếu xuất được lập trước sau đó mới lập hóa đơn bán hàng.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng được cập nhật vào phần mềm để ghi nhận doanh thu và in ra Hóa đơn GTGT giao dịch hàng ngày.

Phiếu nhập hàng bán trả lại

Phiếu nhập hàng bán trả lại ghi nhận hàng hóa khách hàng trả lại, ghi nhận giảm
doanh thu và công nợ.

Phiếu giao hàng

Bước giao hàng là bước kế tiếp sau bước xuất kho bán hàng. Tùy thuộc vào từng
doanh nghiệp, sẽ có quy trình bán hàng khác nhau. Theo đó, phiếu giao hàng có thể được lập trước hoặc sau hóa đơn bán hàng.

Xem chi tiết tại đây.