(Tải Miễn Phí) Mẫu Bảng Kê Hàng Tồn Kho Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC

Bảng kê hàng tồn kho là biểu mẫu dùng để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa, vật tư, máy móc, thiết bị thuộc phạm vi kê khai. Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, mẫu 01/BK-HTK được áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp quy định, phục vụ việc kê khai và xác định giá trị hàng tồn kho. Trong bài viết này, ARITO sẽ cung cấp mẫu bảng kê hàng tồn kho mới 2026, đồng thời hướng dẫn cách lập và những lưu ý quan trọng để kê khai chính xác, đúng quy định.

1. Bảng kê hàng tồn kho là gì?

Bảng kê hàng tồn kho là biểu mẫu dùng để tổng hợp thông tin về số lượng và giá trị hàng hóa, sản phẩm còn tồn tại một thời điểm xác định. Bảng kê giúp người lập ghi nhận tình hình tồn kho, đối chiếu số liệu và làm căn cứ phục vụ công tác kế toán, quản lý hoặc kê khai theo quy định.

Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC, Bộ Tài chính ban hành mẫu số 01/BK-HTK để ghi nhận hàng tồn kho, máy móc, thiết bị của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng tại thời điểm ngày 31/12/2025. Thông tin kê khai được sử dụng làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2026, theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

2. Mẫu bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK theo Thông tư 18/2026/TT-BTC

Theo Thông tư 18/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 05/03/2026, mẫu bảng kê hàng tồn kho được quy định tại Mẫu số 01/BK-HTK, có tên đầy đủ là Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Mẫu này áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên trong năm 2025 hoặc lựa chọn nộp thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập tính thuế từ năm 2026. Bảng kê ghi nhận số lượng và giá trị hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại ngày 31/12/2025, làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định.

> Tải ngay: Mẫu bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK

Lưu ý: Mẫu 01/BK-HTK là biểu mẫu phục vụ kê khai thuế cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng, không phải biểu mẫu kiểm kê hàng tồn kho nội bộ dành cho tất cả doanh nghiệp.

3. Bảng kê hàng tồn kho gồm những nội dung gì?

Bảng kê hàng tồn kho gồm các thông tin về người nộp thuế, hàng hóa, sản phẩm tồn kho, máy móc, thiết bị cùng số lượng và giá trị tương ứng tại ngày 31/12/2025. Cụ thể, các nội dung được thể hiện như sau:

3.1. Thông tin người nộp thuế

Phần đầu bảng kê ghi nhận thông tin nhận diện của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bao gồm:

• Tên người nộp thuế [01]: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh theo thông tin đăng ký thuế.
• Mã số thuế [02]: Ghi mã số thuế của người nộp thuế theo quy định.

Các thông tin này cần được kê khai chính xác, thống nhất với hồ sơ đăng ký thuế để xác định đúng chủ thể lập bảng kê.

3.2. Thông tin hàng hóa, sản phẩm tồn kho

Mục I của bảng kê dùng để ghi nhận các loại hàng hóa, sản phẩm còn tồn tại thời điểm kê khai. Nội dung bao gồm:

• Số thứ tự [03]: Đánh số lần lượt cho từng mặt hàng hoặc nhóm hàng.
• Tên hàng hóa, sản phẩm [04]: Ghi rõ tên hoặc nhóm hàng hóa, sản phẩm tồn kho.
• Đơn vị tính [05]: Xác định đơn vị tính phù hợp như cái, chiếc, bộ, hộp, kg hoặc lít.

Việc phân loại và ghi nhận thông tin rõ ràng giúp người lập dễ dàng tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu tồn kho.

3.3. Số lượng và giá trị hàng tồn kho

Bên cạnh thông tin hàng hóa, mẫu 01/BK-HTK yêu cầu kê khai số lượng và giá trị tồn kho tại ngày 31/12/2025, gồm:

• Số lượng [06]: Ghi số lượng hàng hóa, sản phẩm thực tế còn tồn.
• Giá trị [07]: Ghi tổng giá trị tương ứng với số lượng hàng hóa, sản phẩm tồn kho, tính bằng đồng Việt Nam.
• Tổng cộng [08] và [09]: Tổng hợp số lượng và giá trị hàng hóa, sản phẩm tại Mục I.

Số liệu kê khai cần được kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ và tài liệu liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác.

3.4. Thông tin máy móc, thiết bị

Ngoài hàng hóa và sản phẩm, mẫu 01/BK-HTK còn có Mục II dành riêng cho máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh.

Người lập cần ghi nhận tên máy móc, thiết bị, đơn vị tính, số lượng và giá trị tương ứng. Trong đó, chỉ tiêu [10] và [11] dùng để tổng hợp số lượng và giá trị tại Mục II; chỉ tiêu [12] và [13] thể hiện tổng cộng của toàn bộ bảng kê.

Cuối biểu mẫu là phần cam đoan về tính chính xác của thông tin kê khai, ngày lập và chữ ký của người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp, cùng thông tin đại lý thuế nếu có.

4. Hướng dẫn cách lập bảng kê hàng tồn kho

Để lập bảng kê hàng tồn kho, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế, xác định giá trị tồn kho và ghi nhận thông tin theo đúng biểu mẫu quy định tại Thông tư 18/2026/TT-BTC. Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

4.1. Bước 1: Kiểm kê số lượng hàng tồn kho

Trước tiên, người lập cần kiểm tra và thống kê toàn bộ hàng hóa, sản phẩm còn tồn tại thời điểm ngày 31/12/2025. Việc kiểm kê nên được thực hiện theo từng loại hàng hóa, nhóm sản phẩm và đơn vị tính để tránh bỏ sót hoặc ghi nhận trùng lặp.

Đối với máy móc, thiết bị thuộc phạm vi kê khai, cần thống kê riêng số lượng và tình trạng thực tế để thuận tiện cho việc tổng hợp thông tin.

4.2. Bước 2: Đối chiếu số liệu với sổ sách và chứng từ

Sau khi kiểm kê, người lập tiến hành đối chiếu số lượng thực tế với sổ theo dõi nhập – xuất – tồn, hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan nếu có.

Trường hợp phát hiện chênh lệch, cần kiểm tra nguyên nhân và xác định lại số liệu trước khi đưa vào bảng kê. Điều này giúp hạn chế sai sót và đảm bảo thông tin kê khai có cơ sở đối chiếu.

4.3. Bước 3: Ghi nhận thông tin hàng hóa và giá trị tồn kho

Dựa trên kết quả kiểm kê, người lập điền tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng và giá trị tương ứng vào Mục I của mẫu 01/BK-HTK. Đối với máy móc, thiết bị, thông tin được ghi nhận riêng tại Mục II.

Giá trị kê khai cần được xác định dựa trên hồ sơ, chứng từ và quy định có liên quan, không tự ý ước tính khi chưa có căn cứ phù hợp. Sau đó, tổng hợp giá trị theo từng mục và toàn bộ bảng kê.

4.4. Bước 4: Kiểm tra và xác nhận bảng kê

Sau khi hoàn tất, người lập cần rà soát lại thông tin người nộp thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính và giá trị đã kê khai. Đồng thời, kiểm tra các chỉ tiêu tổng cộng để đảm bảo số liệu thống nhất.

Cuối cùng, người nộp thuế hoặc người đại diện hợp pháp ký xác nhận và thực hiện nộp bảng kê theo quy định áp dụng. Hồ sơ, chứng từ liên quan cần được lưu giữ để phục vụ việc giải trình, đối chiếu khi cần thiết.

5. Những lưu ý khi lập bảng kê hàng tồn kho

Để đảm bảo bảng kê hàng tồn kho được lập chính xác và phù hợp với quy định, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xác định đúng thời điểm kê khai: Mẫu 01/BK-HTK theo Thông tư 18/2026/TT-BTC ghi nhận hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại ngày 31/12/2025. Người lập cần sử dụng số liệu tương ứng với thời điểm này, tránh nhầm lẫn với số lượng tồn kho tại ngày lập bảng kê.
• Đảm bảo số liệu thực tế và chứng từ thống nhất: Kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa với sổ theo dõi kho, hóa đơn và chứng từ liên quan để hạn chế sai lệch hoặc bỏ sót.
• Phân loại hàng hóa, máy móc và thiết bị rõ ràng: Ghi nhận hàng hóa, sản phẩm tại Mục I và máy móc, thiết bị tại Mục II theo đúng cấu trúc biểu mẫu, tránh kê khai trùng lặp.
• Thống nhất đơn vị tính: Sử dụng đơn vị tính phù hợp cho từng loại hàng hóa như cái, chiếc, bộ, kg hoặc lít để thuận tiện cho việc kiểm tra số lượng.
• Kiểm tra hàng tồn lâu, thiếu hoặc thừa: Rà soát các mặt hàng chậm luân chuyển và những trường hợp có chênh lệch số lượng nhằm xác định nguyên nhân, đảm bảo giá trị kê khai có căn cứ phù hợp.
• Lưu trữ bảng kê và chứng từ liên quan: Bảo quản bảng kê cùng các hóa đơn, tài liệu kiểm kê và hồ sơ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Việc kiểm tra kỹ các thông tin trước khi hoàn thiện bảng kê không chỉ giúp hạn chế sai sót trong quá trình kê khai mà còn hỗ trợ hộ kinh doanh kiểm soát tình hình hàng tồn kho và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

6. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả với phần mềm ARITO

Việc lập bảng kê hàng tồn kho chính xác phụ thuộc vào khả năng theo dõi, cập nhật và đối chiếu dữ liệu hàng hóa trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa và giao dịch ngày càng tăng, việc quản lý thủ công bằng Excel có thể dẫn đến sai lệch số liệu, khó kiểm soát tồn kho và mất nhiều thời gian kiểm kê.

Phần mềm quản lý kho ARITO hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu hàng hóa, kiểm soát hoạt động nhập – xuất – tồn và nâng cao hiệu quả quản lý kho thông qua các tính năng:

• Theo dõi nhập – xuất – tồn tự động: Cập nhật biến động hàng tồn kho, quản lý phiếu nhập, xuất và hỗ trợ kiểm soát số lượng hàng hóa.
• Đối chiếu kho thực tế và kho sổ sách: Tách biệt dữ liệu kho thực tế với kho sổ sách, giúp phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp chênh lệch số liệu.
• Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa: Theo dõi hàng hóa theo mẫu mã, quy cách, lô hàng, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, hỗ trợ tra cứu và kiểm kê.
• Quản lý hàng hóa bằng mã vạch: Hỗ trợ nhập, xuất, truy xuất thông tin hàng hóa và kiểm kê định kỳ bằng barcode hoặc QR code.
• Liên kết dữ liệu giữa các phòng ban: Kết nối nghiệp vụ kho với mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán, hạn chế nhập liệu trùng lặp.
• Cung cấp báo cáo tồn kho: Theo dõi biến động hàng tồn kho, vòng quay hàng hóa và các mặt hàng chậm luân chuyển để hỗ trợ ra quyết định quản lý.

Với khả năng quản lý dữ liệu tập trung và hỗ trợ đối chiếu tồn kho, ARITO giúp doanh nghiệp giảm bớt thao tác thủ công, hạn chế sai lệch và chủ động hơn trong hoạt động kiểm kê hàng hóa.

Liên hệ ARITO để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản lý kho phù hợp với quy mô, nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.

Kết luận

Bảng kê hàng tồn kho là biểu mẫu quan trọng giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa, máy móc, thiết bị theo quy định. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ mẫu 01/BK-HTK theo Thông tư 18/2026/TT-BTC và cách lập bảng kê chính xác. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho ARITO sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi nhập – xuất – tồn, đối chiếu số liệu và kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn, góp phần hạn chế sai sót và tối ưu hoạt động quản lý kho.