Mẫu Nội Quy Lao Động 2026 Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

Nội quy lao động là văn bản quy định về trật tự tại nơi làm việc, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao động và trách nhiệm của người lao động trong doanh nghiệp. Việc xây dựng nội quy phù hợp giúp doanh nghiệp thống nhất quy định nội bộ, quản lý nhân sự hiệu quả và tuân thủ pháp luật lao động. Để thuận tiện trong quá trình soạn thảo, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu nội quy lao động 2026 file Word từ ARITO và điều chỉnh theo đặc thù hoạt động thực tế.

1. Nội Quy Lao Động Là Gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về trật tự tại nơi làm việc, hành vi mà người lao động phải tuân thủ, các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm liên quan trong quá trình làm việc. Đây là căn cứ để doanh nghiệp quản lý hoạt động lao động thống nhất, đồng thời xử lý các hành vi vi phạm theo đúng quy định pháp luật.

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động phải được lập thành văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.

Việc xây dựng nội quy lao động cần căn cứ vào quy định pháp luật, đặc thù hoạt động và cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp. Nội quy cũng cần thống nhất với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và các quy định nội bộ liên quan, tránh phát sinh mâu thuẫn trong quá trình áp dụng.

Do đó, khi sử dụng mẫu nội quy lao động có sẵn, doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh các điều khoản cho phù hợp với thực tế, đồng thời bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật hiện hành trước khi ban hành.

2. Mẫu Nội Quy Lao Động 2026 Cho Doanh Nghiệp

Mẫu nội quy lao động giúp doanh nghiệp có cơ sở xây dựng các quy định về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, kỷ luật lao động và trách nhiệm của người lao động. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp cần điều chỉnh nội dung theo đặc thù hoạt động, cơ cấu tổ chức và quy định pháp luật hiện hành trước khi ban hành.

Tải ngay: Mẫu nội quy lao động 2026 file Word

Lưu ý khi sử dụng mẫu: Doanh nghiệp không nên sao chép nguyên mẫu mà chưa rà soát tính phù hợp. Các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và những nội dung bắt buộc cần được đối chiếu với Bộ luật Lao động 2019 cùng các văn bản hướng dẫn, sửa đổi còn hiệu lực tại thời điểm ban hành.

Đặc biệt, cần phân biệt nghĩa vụ ban hành nội quy với nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định pháp luật.

3. Nội Quy Lao Động Gồm Những Nội Dung Gì?

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động cần quy định các nội dung chủ yếu liên quan đến thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, kỷ luật lao động và trách nhiệm của người lao động. Cụ thể gồm:

• Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời gian làm việc, nghỉ giữa giờ, nghỉ hằng tuần và các chế độ nghỉ theo quy định.
• Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về tác phong, việc chấp hành phân công, tuân thủ quy trình và các yêu cầu trong quá trình làm việc.
• An toàn, vệ sinh lao động: Quy định về tuân thủ quy trình an toàn, sử dụng thiết bị bảo hộ và giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc.
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Quy định về hành vi bị nghiêm cấm, trình tự tiếp nhận và xử lý phản ánh, trách nhiệm của các bên liên quan.
• Bảo vệ tài sản và bảo mật thông tin: Quy định về sử dụng, bảo quản tài sản doanh nghiệp và bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ.
• Các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật: Xác định hành vi vi phạm, hình thức xử lý tương ứng và thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
• Trách nhiệm vật chất: Quy định về các trường hợp bồi thường thiệt hại, căn cứ xác định mức bồi thường và trình tự xử lý theo quy định hiện hành.

Ngoài các nội dung trên, nội quy lao động còn cần quy định về việc tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động; các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động cùng các nội dung bắt buộc khác theo pháp luật. Doanh nghiệp cần rà soát đầy đủ các quy định liên quan để bảo đảm nội quy phù hợp với đặc thù hoạt động và có thể áp dụng trong thực tế.

4. Khi Nào Doanh Nghiệp Phải Đăng Ký Nội Quy Lao Động?

Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền. Để thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ đối tượng phải đăng ký, thành phần hồ sơ, thời hạn nộp và hiệu lực của nội quy.

4.1. Trường hợp phải đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động. Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc đăng ký; nếu ban hành nội quy bằng văn bản, người sử dụng lao động quyết định thời điểm có hiệu lực của nội quy.

4.2. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
• Nội quy lao động.
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có tổ chức này.
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, nếu có.

Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về hồ sơ và hình thức nộp theo thủ tục hành chính đang áp dụng trước khi thực hiện.

4.3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Tùy quy định phân cấp, ủy quyền và tổ chức tiếp nhận thủ tục hành chính tại địa phương, hồ sơ có thể được tiếp nhận bởi cơ quan được giao thẩm quyền thực hiện.

Đối với doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh tại nhiều địa bàn khác nhau, cần gửi nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương nơi đặt các đơn vị này theo quy định.

4.4. Thời hạn đăng ký và hiệu lực của nội quy lao động

Doanh nghiệp cần lưu ý các mốc thời gian sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
• Thời hạn phản hồi về nội dung trái pháp luật: Trong 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội dung trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại.
• Thời điểm có hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký.

Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động và ban hành nội quy bằng văn bản, thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy.

4.5. Một số lưu ý khi thay đổi nội quy lao động

Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp cần:

• Rà soát các quy định pháp luật mới để cập nhật nội dung phù hợp.
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có, trước khi sửa đổi, bổ sung.
• Thực hiện đăng ký đối với nội quy đã sửa đổi, bổ sung theo quy định áp dụng.
• Thông báo nội quy đến người lao động và niêm yết các nội dung chính tại những nơi cần thiết ở nơi làm việc.
• Quản lý thống nhất các phiên bản nội quy, bảo đảm người lao động được tiếp cận nội dung đang có hiệu lực.

Thực hiện đúng thủ tục đăng ký và cập nhật nội quy lao động giúp doanh nghiệp bảo đảm tính tuân thủ, hạn chế sai sót khi áp dụng kỷ luật lao động và duy trì sự thống nhất trong quản lý nhân sự.

5. Những Lỗi Thường Gặp Khi Xây Dựng Nội Quy Lao Động

Trong quá trình xây dựng và áp dụng nội quy lao động, doanh nghiệp có thể gặp những sai sót ảnh hưởng đến tính tuân thủ pháp luật và hiệu quả quản lý nhân sự. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sao chép mẫu nhưng không điều chỉnh theo thực tế: Nội quy không phù hợp với ngành nghề, cơ cấu tổ chức và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
• Quy định hình thức xử lý kỷ luật không phù hợp: Đưa ra hình thức xử lý hoặc hành vi vi phạm trái quy định pháp luật.
• Bỏ sót nội dung bắt buộc: Chưa quy định đầy đủ các nội dung về thời giờ làm việc, an toàn lao động, phòng chống quấy rối tình dục hoặc trách nhiệm vật chất.
• Nội dung không thống nhất: Quy định trong nội quy mâu thuẫn với hợp đồng lao động hoặc các quy chế nội bộ khác.
• Không cập nhật kịp thời: Nội quy chưa được điều chỉnh khi pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức, hoạt động doanh nghiệp thay đổi.
• Không phổ biến đầy đủ: Người lao động chưa được thông báo hoặc tiếp cận nội quy, dẫn đến khó khăn khi thực hiện và áp dụng kỷ luật.

Để hạn chế các sai sót trên, doanh nghiệp cần rà soát nội quy định kỳ, cập nhật theo quy định pháp luật và bảo đảm người lao động được phổ biến đầy đủ trước khi áp dụng.

6. Quản Lý Nội Quy Và Hồ Sơ Nhân Sự Bằng Phần Mềm ARITO HRM

Bên cạnh việc xây dựng nội quy lao động đúng quy định, doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự và các quy trình liên quan một cách thống nhất để thuận tiện tra cứu, theo dõi và cập nhật thông tin.

Phần mềm quản lý nhân sự ARITO HRM hỗ trợ doanh nghiệp số hóa dữ liệu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên và thông tin liên quan đến quá trình làm việc. Các nghiệp vụ như chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép, personnel evaluation và đề xuất phê duyệt được thực hiện trên hệ thống, giúp giảm thao tác thủ công và tăng tính nhất quán trong quản lý.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa quy trình, tập trung dữ liệu và hỗ trợ bộ phận nhân sự kiểm soát thông tin hiệu quả hơn. Đối với công tác quản lý nội quy lao động, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm việc ban hành, đăng ký và phổ biến nội quy theo đúng quy định pháp luật.

7. Câu Hỏi Thường Gặp Về Nội Quy Lao Động

7.1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về trật tự tại nơi làm việc, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao động và trách nhiệm của người lao động theo quy định pháp luật.

7.2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có nội quy lao động không?

Có. Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải lập nội quy bằng văn bản; trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản.

7.3. Nội quy lao động có cần đăng ký không?

Có, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.

7.4. Nội quy lao động gồm những nội dung nào?

Nội quy lao động gồm các nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật, trách nhiệm vật chất cùng những nội dung bắt buộc khác theo pháp luật.

7.5. Có thể sử dụng mẫu nội quy lao động có sẵn không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu nội quy lao động có sẵn để tham khảo, nhưng cần điều chỉnh theo đặc thù hoạt động, cơ cấu tổ chức và rà soát tính tuân thủ pháp luật trước khi ban hành.

7.6. Khi thay đổi nội quy lao động có cần đăng ký lại không?

Doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký cần thực hiện thủ tục đăng ký đối với nội quy lao động đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định hiện hành. Trước khi áp dụng, doanh nghiệp cần bảo đảm nội dung sửa đổi phù hợp pháp luật và thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan.

Kết luận

Nội quy lao động là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp thống nhất quy định tại nơi làm việc, quản lý nhân sự hiệu quả và bảo đảm tuân thủ pháp luật. Khi xây dựng nội quy, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ các nội dung bắt buộc, điều chỉnh mẫu phù hợp với thực tế và thực hiện đúng thủ tục ban hành, đăng ký theo quy định hiện hành. Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự như ARITO HRM giúp số hóa hồ sơ, chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong quá trình vận hành.