Hóa đơn thương mại là gì? Quy định, mẫu và cách lập chi tiết

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một trong những chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được sử dụng làm căn cứ khai báo hải quan, thanh toán và xác định giá trị hàng hóa. Việc lập hóa đơn thương mại chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình thông quan mà còn đảm bảo tính thống nhất giữa các chứng từ liên quan.

Trong bài viết này, ARITO sẽ giúp bạn hiểu rõ hóa đơn thương mại là gì, các quy định cần lưu ý, nội dung bắt buộc, mẫu tham khảo và cách lập chi tiết.

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là gì?

Hóa đơn thương mại, tên tiếng Anh là Commercial Invoice, là chứng từ do người bán lập và phát hành cho người mua nhằm ghi nhận thông tin của một giao dịch mua bán hàng hóa, đặc biệt trong hoạt động xuất nhập khẩu. Chứng từ này thường thể hiện các nội dung như thông tin người bán và người mua, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và thông tin vận chuyển.

Hóa đơn thương mại được xem là một trong những chứng từ quan trọng của bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Cơ quan hải quan có thể căn cứ vào thông tin trên hóa đơn để kiểm tra lô hàng, xác định trị giá hải quan và thực hiện thủ tục thông quan. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua kiểm tra nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

2. Vai trò của hóa đơn thương mại trong hoạt động xuất nhập khẩu

Hóa đơn thương mại không chỉ ghi nhận giá trị của giao dịch mà còn là chứng từ quan trọng xuyên suốt quá trình xuất nhập khẩu và được các bên liên quan như người mua, người bán, cơ quan hải quan, ngân hàng, đơn vị vận chuyển và doanh nghiệp bảo hiểm sử dụng để kiểm tra, đối chiếu và xử lý lô hàng.

2.1. Căn cứ khai báo hải quan 

Hóa đơn thương mại cung cấp những thông tin cơ bản về lô hàng như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, xuất xứ, điều kiện giao hàng và thông tin của người mua, người bán. Đây là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan và để cơ quan hải quan kiểm tra trị giá của hàng hóa xuất nhập khẩu.

Thông tin trên Hóa đơn thương mại cần thống nhất với các chứng từ khác trong bộ hồ sơ như hợp đồng ngoại thương, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan. Nếu xuất hiện chênh lệch về số lượng, giá trị hoặc mô tả hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải giải trình, bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh hồ sơ, làm kéo dài thời gian thông quan.

2.2. Cơ sở thanh toán giữa người mua và người bán

Hóa đơn thương mại thể hiện số tiền người mua cần thanh toán cho người bán theo các điều kiện đã được thỏa thuận. Hóa đơn thường ghi rõ đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, loại tiền tệ, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán như chuyển khoản quốc tế, nhờ thu hoặc thư tín dụng.

Đối với các giao dịch thanh toán bằng thư tín dụng, ngân hàng có thể căn cứ vào hóa đơn thương mại cùng các chứng từ liên quan để kiểm tra tính phù hợp trước khi thực hiện thanh toán. Vì vậy, nội dung trên hóa đơn cần chính xác và thống nhất với hợp đồng cũng như các điều khoản của thư tín dụng.

2.3. Chứng từ phục vụ vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa

Thông tin trên hóa đơn thương mại hỗ trợ đơn vị vận chuyển xác định đặc điểm, giá trị và chủ thể liên quan đến lô hàng. Đây cũng là cơ sở để đối chiếu với vận đơn, phiếu đóng gói và các chứng từ vận chuyển khác trong quá trình giao nhận hàng hóa.

Trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc phát sinh sự cố khi vận chuyển, doanh nghiệp bảo hiểm có thể sử dụng Hóa đơn thương mại để xác định giá trị hàng hóa và xem xét mức bồi thường.

2.4. Hỗ trợ tính thuế và lưu trữ hồ sơ

Trị giá thể hiện trên hóa đơn thương mại là một trong những thông tin được sử dụng để xác định trị giá hải quan, từ đó hỗ trợ việc tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu và các khoản thuế, phí liên quan tùy theo từng loại hàng hóa.

Bên cạnh đó, Hóa đơn thương mại còn là chứng từ cần thiết trong hồ sơ kế toán, hồ sơ xuất nhập khẩu và quá trình kiểm tra, đối chiếu giao dịch. Việc lưu trữ hóa đơn đầy đủ, khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin, giải trình với cơ quan quản lý và xử lý các tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên.

3. Hóa đơn thương mại gồm những nội dung gì?

Hiện không có một biểu mẫu Hóa đơn thương mại duy nhất được áp dụng cho mọi quốc gia; nội dung và hình thức của hóa đơn có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của nước nhập khẩu, phương thức thanh toán và tính chất của hàng hóa. Tuy nhiên, một mẫu hóa đơn thương mại thông thường sẽ bao gồm những nhóm thông tin sau:

3.1. Thông tin người bán và người mua

Phần đầu của hoá đơn thương mại cần thể hiện rõ thông tin của các bên tham gia giao dịch, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng;
• Địa chỉ, quốc gia, số điện thoại và email của người bán;
• Mã số thuế hoặc mã định danh doanh nghiệp, nếu có;
• Tên và địa chỉ của người mua;
• Thông tin người nhận hàng nếu khác với người mua;
• Thông tin đơn vị được thông báo khi hàng đến, nếu có.

Tên và địa chỉ của các bên phải được ghi chính xác, thống nhất với hợp đồng ngoại thương, vận đơn và các chứng từ liên quan. Trường hợp người mua, người nhập khẩu và người nhận hàng là các chủ thể khác nhau, doanh nghiệp nên phân biệt rõ từng bên để hạn chế nhầm lẫn trong quá trình giao nhận và khai báo hải quan.

Ngoài ra, hóa đơn cần có số hóa đơn, ngày phát hành, số hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng để hỗ trợ việc nhận diện và tra cứu giao dịch.

3.2. Thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất của hóa đơn thương mại, thường bao gồm:

• Tên và mô tả hàng hóa;
• Số lượng và đơn vị tính;
• Đơn giá của từng mặt hàng;
• Tổng giá trị của từng dòng hàng;
• Tổng giá trị của toàn bộ lô hàng;
• Loại tiền tệ sử dụng;
• Mã HS, nếu được yêu cầu;
• Nước xuất xứ của hàng hóa;
• Số kiện, trọng lượng hoặc ký mã hiệu hàng hóa, nếu cần.

3.3. Điều kiện giao hàng (Incoterms)

Hoá đơn thương mại thường ghi rõ điều kiện giao hàng đã được người mua và người bán thỏa thuận, chẳng hạn như:

• EXW – Giao tại xưởng;
• FOB – Giao lên tàu;
• CIF – Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí;
• CFR – Tiền hàng và cước phí;
• DAP – Giao tại địa điểm;
• DDP – Giao hàng đã nộp thuế.

Khi thể hiện Incoterms, doanh nghiệp nên ghi đầy đủ điều kiện, địa điểm hoặc cảng được chỉ định và phiên bản áp dụng. (Ví dụ: CIF Cat Lai Port, Ho Chi Minh City, Vietnam under Incoterms 2020).

3.4. Điều kiện thanh toán

Hóa đơn thương mại cần thể hiện rõ các điều khoản thanh toán đã được thống nhất, bao gồm:

• Phương thức thanh toán;
• Thời hạn thanh toán;
• Loại tiền tệ;
• Thông tin tài khoản ngân hàng của người bán;
• Số tiền đặt cọc hoặc số tiền còn phải thanh toán;
• Nội dung hoặc mã tham chiếu thanh toán.

Các phương thức thường gặp gồm chuyển khoản điện tử, thư tín dụng, nhờ thu hoặc thanh toán trả trước. Ví dụ, doanh nghiệp có thể ghi: T/T 30% in advance, 70% before shipment.

3.5. Thông tin vận chuyển

Tùy từng giao dịch, hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) có thể thể hiện thêm các thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển như:

• Phương thức vận chuyển;
• Cảng hoặc địa điểm xếp hàng;
• Cảng hoặc địa điểm dỡ hàng;
• Điểm đến cuối cùng;
• Ngày giao hàng dự kiến;
• Số vận đơn;
• Tên tàu hoặc số chuyến bay;
• Số container;
• Số lượng kiện hàng;
• Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.

Không phải mọi thông tin vận chuyển đều bắt buộc phải xuất hiện trên hóa đơn. Tuy nhiên, việc bổ sung các dữ liệu cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu Hóa đơn thương mại với Bill of Lading, Air Waybill và Packing List.

3.6. Chữ ký và các thông tin khác

Tùy theo quy định của nước nhập khẩu, thỏa thuận giữa các bên hoặc yêu cầu của ngân hàng, hóa đơn thương mại có thể cần chữ ký của người đại diện, con dấu doanh nghiệp hoặc tuyên bố xác nhận thông tin trên hóa đơn. Một số nội dung khác có thể được bổ sung gồm:

• Tuyên bố về xuất xứ hàng hóa;
• Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu;
• Số tham chiếu L/C;
• Chi phí đóng gói, vận chuyển và bảo hiểm;
• Khoản giảm giá hoặc phụ phí;
• Nội dung xác nhận hàng hóa không có giá trị thương mại;
• Chứng nhận hoặc tuyên bố đặc biệt theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Một số quốc gia có thể quy định riêng về mẫu hóa đơn, số lượng bản, ngôn ngữ sử dụng hoặc nội dung xác nhận. Vì vậy, trước khi phát hành hoá đơn thương mại (Commercial Invoice), doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của thị trường nhập khẩu và các bên liên quan.

4. Các hóa đơn thương mại phổ biến

4.1. Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) 

Proforma Invoice, hay hóa đơn chiếu lệ, là chứng từ do người bán lập trước khi giao dịch chính thức được hoàn tất. Chứng từ này thể hiện các thông tin dự kiến về hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán. Proforma Invoice thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Người bán gửi báo giá chính thức cho người mua;
• Người mua thực hiện thủ tục xin giấy phép nhập khẩu;
• Hai bên xác nhận các điều kiện trước khi ký hợp đồng;
• Người mua làm thủ tục thanh toán trước hoặc mở thư tín dụng;
• Doanh nghiệp gửi hàng mẫu hoặc hàng chưa phát sinh thanh toán chính thức.

Mặc dù có hình thức tương tự Hóa đơn thương mại, Proforma Invoice không phải là hóa đơn thanh toán cuối cùng. Các thông tin trên chứng từ vẫn có thể được điều chỉnh trước khi người bán phát hành hóa đơn thương mại chính thức.

4.2. Final Commercial Invoice

Final Commercial Invoice là hóa đơn thương mại chính thức được phát hành sau khi các thông tin của giao dịch đã được xác nhận. Đây là chứng từ phản ánh giá trị thực tế của lô hàng và thường được sử dụng để khai báo hải quan, yêu cầu thanh toán, đối chiếu vận chuyển và lưu trữ hồ sơ.

Thông tin trên hóa đơn chính thức phải thống nhất với hợp đồng ngoại thương, Packing List, Bill of Lading và các chứng từ liên quan. Nếu có sự thay đổi về số lượng, giá bán hoặc chi phí phát sinh so với Proforma Invoice, người bán cần cập nhật chính xác trên Final Commercial Invoice.

4.3. Customs Invoice

Customs Invoice là hóa đơn được lập theo yêu cầu của cơ quan hải quan tại một số quốc gia hoặc vùng lãnh thổ. Ngoài những nội dung cơ bản của hóa đơn thương mại, chứng từ này có thể yêu cầu thêm thông tin phục vụ việc xác định trị giá hải quan, xuất xứ và mức thuế áp dụng cho lô hàng.

Không phải mọi lô hàng đều cần Customs Invoice riêng. Trong nhiều trường hợp, Hóa đơn thương mại có đầy đủ thông tin đã có thể được sử dụng để thực hiện thủ tục hải quan. 

4.4. Consular Invoice

Consular Invoice, hay hóa đơn lãnh sự, là chứng từ được xác nhận hoặc hợp pháp hóa bởi cơ quan lãnh sự của nước nhập khẩu tại quốc gia xuất khẩu. Loại hóa đơn này được sử dụng nhằm hỗ trợ cơ quan quản lý kiểm tra giá trị, xuất xứ và đặc điểm của hàng hóa trước khi hàng được nhập khẩu.

Do thủ tục có thể phát sinh thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần xác định rõ nước nhập khẩu có yêu cầu Consular Invoice hay không. Hiện nay, loại chứng từ này chỉ được áp dụng trong một số thị trường và trường hợp cụ thể.

4.5. Certified Invoice

Certified Invoice là hóa đơn thương mại có kèm nội dung xác nhận của người xuất khẩu hoặc được chứng thực bởi một tổ chức có thẩm quyền. Nội dung xác nhận thường nhằm cam kết rằng các thông tin về giá trị, xuất xứ, số lượng và đặc điểm hàng hóa là chính xác.

Certified Invoice thường được yêu cầu khi cơ quan hải quan, ngân hàng hoặc người mua cần thêm cơ sở xác minh tính chính xác của chứng từ. Trước khi thực hiện chứng nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ nội dung xác nhận, đơn vị có thẩm quyền và số lượng bản cần chuẩn bị.

5. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thương mại đúng chuẩn

Để hóa đơn thương mại được sử dụng thuận lợi trong quá trình khai báo hải quan, thanh toán và giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin được ghi đầy đủ, chính xác và thống nhất với các chứng từ liên quan. 

5.1. Quy trình lập Hóa đơn thương mại

Doanh nghiệp có thể thực hiện lập hóa đơn thương mại theo các bước sau:

Bước 1: Thu thập thông tin giao dịch 

Người lập hóa đơn cần tổng hợp đầy đủ các dữ liệu liên quan đến giao dịch, bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương hoặc đơn đặt hàng;
• Thông tin người bán, người mua và người nhận hàng;
• Danh sách hàng hóa;
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị;
• Điều kiện giao hàng;
• Phương thức và thời hạn thanh toán;
• Thông tin vận chuyển;
• Yêu cầu riêng của quốc gia nhập khẩu, ngân hàng hoặc đối tác.

Việc thu thập thông tin ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng phải chỉnh sửa hóa đơn nhiều lần sau khi phát hành.

Bước 2: Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu Hóa đơn thương mại nội bộ hoặc mẫu được thiết kế theo yêu cầu của đối tác. Mẫu hóa đơn nên có bố cục rõ ràng, dễ đọc và thể hiện đầy đủ các trường thông tin cần thiết.

Trong trường hợp nước nhập khẩu, ngân hàng hoặc cơ quan lãnh sự yêu cầu biểu mẫu riêng, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu được chỉ định.

Bước 3: Điền thông tin người bán và người mua

Thông tin các bên cần được ghi chính xác theo hợp đồng hoặc đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin người nhận hàng phải thống nhất với vận đơn và các chứng từ xuất nhập khẩu khác.

Bước 4: Khai báo chi tiết hàng hóa

Mỗi mặt hàng nên được trình bày thành một dòng riêng, thể hiện rõ:

• Tên hàng;
• Quy cách hoặc model;
• Chất liệu, công dụng hoặc đặc điểm nhận diện;
• Số lượng;
• Đơn vị tính;
• Đơn giá;
• Thành tiền;
• Mã HS và xuất xứ nếu cần.

Bước 5: Xác định tổng giá trị hóa đơn

Tổng giá trị hóa đơn được tính dựa trên số lượng và đơn giá của từng mặt hàng. Nếu giao dịch có thêm các khoản như phí đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm, chiết khấu hoặc phụ phí, doanh nghiệp cần thể hiện riêng từng khoản để làm rõ cách hình thành tổng số tiền phải thanh toán.

Loại tiền tệ sử dụng cũng phải được ghi rõ, chẳng hạn USD, EUR, GBP hoặc VND. Doanh nghiệp không nên chỉ sử dụng ký hiệu “$” vì có thể gây nhầm lẫn giữa các loại đô la.

Bước 6: Ghi điều kiện giao hàng và thanh toán

Điều kiện giao hàng cần ghi đầy đủ tên điều kiện Incoterms, địa điểm giao hàng và phiên bản áp dụng. Điều kiện thanh toán cần thể hiện rõ phương thức, thời hạn và tỷ lệ thanh toán. Các nội dung này phải thống nhất với hợp đồng hoặc thư tín dụng của giao dịch.

Bước 7: Kiểm tra và phát hành hóa đơn

Trước khi phát hành, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin và đối chiếu với:

• Hợp đồng ngoại thương;
• Proforma Invoice;
• Packing List;
• Bill of Lading hoặc Air Waybill;
• Thư tín dụng, nếu có;
• Tờ khai hải quan dự kiến.

Sau khi xác nhận thông tin chính xác, người có thẩm quyền có thể ký, đóng dấu hoặc phát hành hóa đơn dưới dạng điện tử tùy theo yêu cầu của giao dịch.

5.2. Cách điền từng trường thông tin 

Dưới đây là hướng dẫn điền một số trường thông tin thường xuất hiện trên Hóa đơn thương mại:

Trường thông tin (Tiếng Anh)	Trường thông tin (Tiếng Việt)	Cách điền
Invoice No.	Số hóa đơn	Ghi mã số hóa đơn riêng cho từng giao dịch, không nên trùng lặp
Invoice Date	Ngày lập hóa đơn	Ghi ngày phát hành hóa đơn theo định dạng rõ ràng
Exporter/Seller	Người xuất khẩu/Người bán	Ghi tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người bán
Consignee/Buyer	Người nhận hàng/Người mua	Ghi tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người mua
Ship to	Địa điểm giao hàng/Người nhận hàng	Ghi thông tin người nhận hàng nếu khác với người mua
Contract/PO No.	Số hợp đồng/Số đơn đặt hàng	Ghi số hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng
Description of Goods	Mô tả hàng hóa	Mô tả cụ thể tên, model, chất liệu và công dụng của hàng hóa
HS Code	Mã HS	Ghi mã phân loại hàng hóa nếu được yêu cầu
Country of Origin	Nước xuất xứ	Ghi quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất hoặc có xuất xứ
Quantity	Số lượng	Ghi số lượng và đơn vị tính phù hợp
Unit Price	Đơn giá	Ghi đơn giá của từng mặt hàng và loại tiền tệ
Amount	Thành tiền	Ghi tổng giá trị của từng dòng hàng
Total Amount	Tổng giá trị hóa đơn	Ghi tổng giá trị của toàn bộ hóa đơn
Incoterms	Điều kiện giao hàng	Ghi điều kiện giao hàng, địa điểm và phiên bản áp dụng
Payment Terms	Điều kiện thanh toán	Ghi phương thức và thời hạn thanh toán
Port of Loading	Cảng xếp hàng	Ghi cảng hoặc địa điểm xếp hàng
Port of Discharge	Cảng dỡ hàng	Ghi cảng hoặc địa điểm dỡ hàng
Shipping Marks	Ký mã hiệu hàng hóa	Ghi ký mã hiệu nhận diện kiện hàng nếu có
Net/Gross Weight	Trọng lượng tịnh/Trọng lượng cả bì	Ghi trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
Signature	Chữ ký	Chữ ký của người đại diện hoặc người được ủy quyền nếu cần

Khi ghi ngày tháng, doanh nghiệp nên sử dụng định dạng rõ ràng như 15 July 2026 thay vì chỉ ghi 15/07/2026, bởi cách sắp xếp ngày và tháng có thể khác nhau giữa các quốc gia.

5.3. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Trong quá trình lập Hóa đơn thương mại, doanh nghiệp có thể gặp một số sai sót phổ biến sau:

Thiếu các trường thông tin cần thiết

Hóa đơn có thể thiếu số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin người mua, nước xuất xứ, điều kiện thanh toán hoặc thông tin người nhận hàng. Việc thiếu dữ liệu khiến các bên liên quan khó nhận diện giao dịch và có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung chứng từ.

Mô tả hàng hóa chưa cụ thể

Những cách ghi chung chung như “goods”, “samples”, “accessories” hoặc “spare parts” không thể hiện đầy đủ bản chất của hàng hóa. Doanh nghiệp nên mô tả rõ tên sản phẩm, model, chất liệu, công dụng hoặc đặc điểm nhận diện để hỗ trợ việc phân loại và kiểm tra lô hàng.

Ghi sai đơn giá hoặc tổng giá trị

Sai sót trong phép tính, đơn vị tiền tệ hoặc số lượng có thể làm thay đổi trị giá khai báo và số tiền thanh toán. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại phép tính của từng dòng hàng trước khi phát hành.

Không ghi rõ loại tiền tệ

Việc chỉ sử dụng ký hiệu tiền tệ mà không ghi mã ISO như USD, EUR hoặc GBP có thể dẫn đến nhầm lẫn trong thanh toán và khai báo.

Phát hành hóa đơn trước khi xác nhận thông tin cuối cùng

Nếu số lượng hàng thực tế, lịch vận chuyển hoặc đơn giá vẫn chưa được xác nhận, việc phát hành hóa đơn quá sớm có thể khiến doanh nghiệp phải sửa đổi chứng từ nhiều lần.

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm tra chéo trước khi phát hành. Người lập hóa đơn, bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kế toán cần phối hợp đối chiếu thông tin, đặc biệt với những lô hàng có nhiều mặt hàng hoặc điều kiện thanh toán phức tạp.

6. Mẫu hóa đơn thương mại mới nhất

Hóa đơn thương mại không có một biểu mẫu bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp và mọi quốc gia. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu Hóa đơn thương mại phù hợp với hoạt động kinh doanh, miễn là chứng từ thể hiện đầy đủ thông tin về các bên giao dịch, hàng hóa, giá trị thanh toán, điều kiện giao hàng và các nội dung theo yêu cầu của nước nhập khẩu. 

6.1. Mẫu Hóa đơn thương mại tiếng Anh

Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại tiếng Anh phổ biến để doanh nghiệp tham khảo. Khi sử dụng, cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng ngoại thương, đặc điểm lô hàng và yêu cầu của đối tác.

>Tải ngay: Mẫu hóa đơn thương mại tiếng Anh

6.2. Mẫu Hóa đơn thương mại song ngữ Anh-Việt

Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại song ngữ Anh-Việt phổ biến để doanh nghiệp tham khảo. Khi sử dụng, cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng ngoại thương, đặc điểm lô hàng và yêu cầu của đối tác.

> Tải ngay: Mẫu Hóa đơn thương mại song ngữ Anh-Việt

7. Phân biệt hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice)

Hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng đều ghi nhận thông tin về hoạt động mua bán hàng hóa, nhưng khác nhau về mục đích sử dụng, nội dung thể hiện và phạm vi áp dụng. Việc nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn có thể khiến doanh nghiệp chuẩn bị sai chứng từ, ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan, thanh toán hoặc kê khai thuế.

Khung pháp lý hiện hành về hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/6/2025 và được hướng dẫn thêm tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Tiêu chí	Hóa đơn thương mại	Hóa đơn VAT
Tên tiếng Anh	Commercial Invoice	Value Added Tax Invoice
Mục đích chính	Phục vụ giao dịch, thanh toán và thủ tục xuất nhập khẩu	Ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và nghĩa vụ thuế GTGT
Phạm vi sử dụng	Chủ yếu trong thương mại quốc tế	Chủ yếu trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc phạm vi pháp luật thuế Việt Nam
Người lập	Người bán hoặc nhà xuất khẩu	Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn VAT
Người nhận	Người mua, nhà nhập khẩu hoặc người nhận hàng	Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ
Nội dung hàng hóa	Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, mã HS nếu cần	Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền
Nội dung thuế GTGT	Thông thường không tách riêng thuế GTGT theo mẫu hóa đơn Việt Nam	Thể hiện thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán
Điều kiện Incoterms	Thường có	Thông thường không phải nội dung trọng tâm
Điều kiện thanh toán	Thường thể hiện rõ	Có thể thể hiện nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc
Loại tiền tệ	Có thể sử dụng ngoại tệ theo giao dịch	Thực hiện theo quy định về đồng tiền ghi trên hóa đơn
Ngôn ngữ	Thường sử dụng tiếng Anh hoặc song ngữ	Thường sử dụng tiếng Việt; có thể kèm ngoại ngữ theo quy định
Hình thức	Có thể được lập bằng phần mềm, bảng tính hoặc hệ thống quản lý chứng từ	Chủ yếu được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử theo quy định
Căn cứ kê khai thuế GTGT	Thông thường không thay thế hóa đơn VAT	Là chứng từ phục vụ kê khai và quản lý thuế khi đáp ứng điều kiện
Vai trò trong hồ sơ hải quan	Là chứng từ quan trọng để khai báo và xác định trị giá lô hàng	Không thay thế chức năng của Hóa đơn thương mại trong mọi giao dịch quốc tế
Mẫu biểu	Không có một mẫu chung áp dụng cho mọi quốc gia	Phải đáp ứng các tiêu thức và định dạng theo quy định về hóa đơn

8. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn thương mại

Sau khi lập Hóa đơn thương mại, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi cho người mua, ngân hàng, đơn vị vận chuyển hoặc cơ quan hải quan. Việc sử dụng hóa đơn thiếu chính xác hoặc không đồng nhất với bộ chứng từ có thể làm phát sinh yêu cầu giải trình, điều chỉnh hồ sơ và kéo dài thời gian thông quan.

8.1. Kiểm tra tính thống nhất với Packing List và Bill of Lading

Hóa đơn thương mại, Packing List và Bill of Lading có chức năng khác nhau nhưng thường chứa một số thông tin chung về lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu các chứng từ này để đảm bảo dữ liệu được trình bày thống nhất. Những nội dung cần kiểm tra bao gồm:

• Tên và địa chỉ người bán, người mua, người nhận hàng;
• Tên và mô tả hàng hóa;
• Số lượng hàng và đơn vị tính;
• Số kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì;
• Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng;
• Ký mã hiệu, số container hoặc số vận đơn;
• Thông tin về phương thức vận chuyển.

Hóa đơn thương mại tập trung vào giá trị giao dịch, Packing List thể hiện quy cách đóng gói, còn Bill of Lading xác nhận việc vận chuyển hàng hóa. Nếu các thông tin chung giữa ba chứng từ bị sai lệch, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ trước khi tiếp tục xử lý lô hàng.

8.2. Tránh sai lệch về đơn giá và số lượng

Đơn giá, số lượng và tổng giá trị là những thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán và việc xác định trị giá hải quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra phép tính của từng dòng hàng, loại tiền tệ và các khoản chi phí liên quan trước khi sử dụng hóa đơn.

Tổng giá trị trên Hóa đơn thương mại phải phù hợp với hợp đồng ngoại thương, đơn đặt hàng và thỏa thuận giữa các bên. Trường hợp có chiết khấu, phí vận chuyển, bảo hiểm, đóng gói hoặc phụ phí, từng khoản nên được thể hiện rõ để tránh nhầm lẫn về số tiền phải thanh toán.

Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu số lượng trên hóa đơn với số lượng thực tế được đóng gói và vận chuyển. Khi phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh chứng từ trước khi khai báo hoặc gửi cho đối tác.

8.3. Đảm bảo đúng Incoterms

Điều kiện Incoterms trên hóa đơn thương mại phải thống nhất với hợp đồng ngoại thương và phản ánh đúng trách nhiệm của người mua, người bán đối với chi phí, vận chuyển và rủi ro của lô hàng. Khi ghi Incoterms, doanh nghiệp nên thể hiện đầy đủ:

• Tên điều kiện giao hàng;
• Cảng hoặc địa điểm được chỉ định;
• Phiên bản Incoterms áp dụng.

Ví dụ: FOB Cat Lai Port, Ho Chi Minh City – Incoterms® 2020.

Việc chỉ ghi “FOB”, “CIF” hoặc “DAP” mà không nêu địa điểm cụ thể có thể khiến các bên hiểu khác nhau về phạm vi trách nhiệm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra tổng giá trị hóa đơn đã bao gồm những khoản chi phí nào theo điều kiện giao hàng được lựa chọn.

8.4. Lưu trữ chứng từ theo quy định

Hóa đơn thương mại cần được lưu trữ cùng bộ hồ sơ của từng giao dịch xuất nhập khẩu, bao gồm hợp đồng, Packing List, Bill of Lading, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán, giấy chứng nhận xuất xứ và các tài liệu liên quan.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy tắc đặt tên, phân loại và lưu trữ hồ sơ theo số hóa đơn, khách hàng, lô hàng hoặc thời gian phát hành. Cách quản lý này giúp bộ phận kế toán và xuất nhập khẩu dễ dàng tra cứu, đối chiếu hoặc cung cấp chứng từ khi có yêu cầu kiểm tra.

Đối với hóa đơn đã được chỉnh sửa, doanh nghiệp nên lưu cả phiên bản cũ và phiên bản mới, đồng thời ghi nhận lý do, thời điểm và người thực hiện điều chỉnh. Nếu lưu trữ dưới dạng điện tử, hệ thống cần có cơ chế phân quyền, sao lưu dữ liệu và theo dõi lịch sử thay đổi để hạn chế nguy cơ thất lạc hoặc chỉnh sửa trái phép.

9. Doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn thương mại hiệu quả như thế nào?

Khi số lượng giao dịch xuất nhập khẩu ngày càng tăng, việc quản lý hoá đơn thương mại bằng bảng tính, email và hồ sơ rời rạc có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm soát dữ liệu. Số hóa quy trình và kết nối hóa đơn với hệ thống quản trị tập trung giúp giảm thao tác thủ công, tăng khả năng đối chiếu và hỗ trợ truy xuất chứng từ nhanh chóng.

9.1. Những khó khăn khi quản lý thủ công

Nhiều doanh nghiệp vẫn lập hóa đơn thương mại bằng Excel hoặc Word, sau đó gửi qua email và lưu trữ tại nhiều thư mục khác nhau. Cách làm này tương đối đơn giản khi số lượng giao dịch còn ít nhưng dễ phát sinh bất cập khi quy mô hoạt động mở rộng.

Việc phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công cũng làm tăng nguy cơ nhập sai dữ liệu, bỏ sót chứng từ hoặc phát hành hóa đơn khi thông tin chưa được phê duyệt đầy đủ. 

9.2. Lợi ích khi số hóa quy trình xuất nhập khẩu

Số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quá trình lập, kiểm tra, phát hành và lưu trữ hóa đơn thương mại. Thay vì quản lý từng chứng từ riêng lẻ, dữ liệu có thể được liên kết theo khách hàng, hợp đồng, đơn hàng hoặc lô hàng.

Việc số hóa còn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn thương mại, Packing List, vận đơn và dữ liệu kế toán. Qua đó, các bộ phận có thể phối hợp trên cùng một nguồn thông tin thay vì trao đổi nhiều tệp riêng biệt.

9.3. Quản lý tập trung với phần mềm ERP

Phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp kết nối dữ liệu giữa các bộ phận bán hàng, mua hàng, kế toán, kho, vận chuyển và xuất nhập khẩu. Khi một giao dịch được tạo trên hệ thống, thông tin khách hàng, hàng hóa, số lượng, đơn giá và điều kiện thanh toán có thể được kế thừa để lập chứng từ, qua đó giảm thao tác nhập liệu lặp lại.

Bên cạnh giải pháp ERP, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử của ARITO để mở rộng quá trình số hóa chứng từ. Giải pháp hỗ trợ tạo, chỉnh sửa, quản lý, gửi, lưu trữ và tra cứu hóa đơn; đồng thời có khả năng tích hợp với hệ thống kế toán, quản trị doanh nghiệp và tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu sử dụng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt Hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ ngoại thương với hóa đơn điện tử được lập theo quy định pháp luật Việt Nam. Việc triển khai phần mềm nên dựa trên quy trình thực tế, loại chứng từ cần quản lý và yêu cầu tích hợp của từng doanh nghiệp.

10. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn thương mại (FAQ)

10.1. Hóa đơn thương mại có phải hóa đơn VAT không?

Không. Hóa đơn thương mại và hóa đơn VAT là hai loại chứng từ có mục đích sử dụng khác nhau.Hóa đơn thương mại được sử dụng chủ yếu trong giao dịch quốc tế để phục vụ thanh toán, khai báo hải quan và đối chiếu bộ chứng từ xuất nhập khẩu, trong khi hóa đơn VAT được lập theo quy định về hóa đơn và thuế GTGT tại Việt Nam để ghi nhận doanh thu, kê khai và quản lý nghĩa vụ thuế. Vì vậy, Commercial Invoice thông thường không thay thế hóa đơn VAT và ngược lại.

10.2. Hóa đơn thương mại có cần đóng dấu không?

Hóa đơn thương mại không có yêu cầu đóng dấu chung áp dụng cho mọi quốc gia và mọi giao dịch. Việc cần ký, đóng dấu hoặc chứng thực phụ thuộc vào quy định của nước nhập khẩu, yêu cầu của người mua, ngân hàng, thư tín dụng và loại hàng hóa.

10.3. Có thể chỉnh sửa Hóa đơn thương mại sau khi phát hành không?

Có thể chỉnh sửa Hóa đơn thương mại khi phát hiện sai sót, nhưng doanh nghiệp cần thông báo cho các bên liên quan và lưu lại lịch sử thay đổi. Nếu hóa đơn chưa được dùng để khai báo hải quan hoặc thanh toán, doanh nghiệp có thể phát hành lại bản chính xác; nếu đã được gửi cho ngân hàng, hãng vận chuyển hoặc cơ quan hải quan, cần thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu của từng bên và ghi rõ đây là bản sửa đổi hoặc thay thế. 

10.4. Hóa đơn thương mại có bắt buộc trong mọi lô hàng xuất khẩu không?

Hóa đơn thương mại thường được yêu cầu đối với phần lớn các lô hàng xuất khẩu mang tính thương mại vì đây là căn cứ xác định giá trị hàng hóa, thực hiện thanh toán và khai báo hải quan. Tuy nhiên, yêu cầu chứng từ có thể thay đổi đối với hàng mẫu, hàng biếu tặng, hàng không thanh toán hoặc lô hàng có giá trị thấp, tùy theo quy định của quốc gia nhập khẩu và đơn vị vận chuyển. 

10.5. Hóa đơn thương mại khác Proforma Invoice như thế nào?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ được lập trước khi giao dịch hoàn tất, chủ yếu dùng để báo giá hoặc xác nhận sơ bộ về hàng hóa, đơn giá và điều kiện giao dịch. Commercial Invoice là hóa đơn chính thức được phát hành khi thông tin giao dịch đã được xác nhận, phản ánh giá trị thực tế của lô hàng và được sử dụng cho mục đích thanh toán, khai báo hải quan và hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu. 

11. Kết luận

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được sử dụng làm căn cứ khai báo hải quan, thanh toán, vận chuyển và đối chiếu giá trị hàng hóa. Việc hiểu rõ nội dung, cách lập và các lưu ý khi sử dụng Hóa đơn thương mại giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và giảm rủi ro phát sinh trong giao dịch quốc tế.

Để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên chuẩn hóa biểu mẫu, thiết lập quy trình kiểm tra trước khi phát hành và số hóa việc lưu trữ, tra cứu chứng từ. Với các giải pháp quản trị và hóa đơn điện tử ARITO, doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu, tăng khả năng kiểm soát và tối ưu quy trình vận hành trong môi trường kinh doanh ngày càng số hóa.