7 Mẫu bảng định mức sản xuất và cách tính hao hụt cho đúng

Một bảng định mức chỉ có giá trị khi nó dự đoán đúng lượng nguyên liệu cần mua và khi doanh nghiệp đem nó ra so với thực tế.

Bài viết cung cấp 7 mẫu bảng định mức theo ngành, làm rõ hai cách tính hao hụt cho kết quả khác nhau, và hướng dẫn phân tích chênh lệch giữa định mức với thực tế.

Bảng định mức sản xuất là gì?

Bảng định mức sản xuất là tài liệu xác định lượng nguyên vật liệu, thời gian lao động và thời gian máy cần thiết để làm ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh.

Cần phân biệt ba khái niệm hay bị dùng lẫn:

Khái niệm	Content	Đơn vị
Định mức	Lượng cần cho một đơn vị sản phẩm	Trên một sản phẩm hoặc một mẻ
Dự toán	Tổng lượng cần cho cả đơn hàng hoặc cả kỳ	Cho toàn bộ khối lượng
Thực tế tiêu hao	Lượng đã dùng thật, ghi nhận sau khi sản xuất xong	Theo lệnh sản xuất

Định mức nhân với sản lượng ra dự toán. Thực tế trừ dự toán ra chênh lệch. Phần thứ ba mới là nơi định mức phát huy tác dụng, và cũng là phần hay bị bỏ qua.

Ba loại định mức cần có

Giá thành sản xuất gồm ba khoản mục, nên định mức cũng có ba loại. Doanh nghiệp chỉ xây định mức nguyên vật liệu thì mới kiểm soát được khoảng một nửa đến hai phần ba giá thành.

Loại định mức	Content	Đơn vị thường dùng
Định mức nguyên vật liệu	Lượng từng loại vật tư cho một sản phẩm	kg, m, m², cái, lít
Định mức lao động	Thời gian lao động trực tiếp cho một sản phẩm	giờ công, phút
Định mức giờ máy	Thời gian chạy máy cho một sản phẩm	giờ máy

Chi tiết về ba khoản mục giá thành có trong bài chi phí sản xuất.

Công thức tính định mức nguyên vật liệu

Đây là phần cần đọc kỹ vì hai cách tính đang lưu hành cho ra hai kết quả khác nhau.

Hai cách tính và cách chọn

Cách 1: hao hụt cộng thêm trên lượng lý thuyết

Định mức sử dụng = Lượng lý thuyết × (1 + Tỷ lệ hao hụt)

Dùng khi tỷ lệ hao hụt được quy định là phần dự phòng cộng thêm, ví dụ hợp đồng ghi “cấp thêm 5% dự phòng”.

Cách 2: hao hụt tính trên lượng đưa vào

Định mức sử dụng = Lượng lý thuyết ÷ (1 − Tỷ lệ hao hụt)

Dùng khi tỷ lệ hao hụt được đo bằng cách cân lượng vào và lượng ra, tức:

Tỷ lệ hao hụt = (Lượng đưa vào − Lượng thành phẩm) ÷ Lượng đưa vào

Đây là cách đo phổ biến nhất trong thực tế sản xuất, vì nó là thứ đo được trực tiếp tại xưởng.

Vì sao hai cách cho kết quả khác nhau

Ví dụ: cần 300 kg cam sạch cho 1.000 chai nước ép, hao hụt 10% do gọt vỏ và bỏ hạt.

Cách tính	Phép tính	Lượng cần mua	Kiểm chứng
Cách 1	300 × (1 + 10%)	330 kg	330 − 10% = 297 kg, thiếu 3 kg
Cách 2	300 ÷ (1 − 10%)	333,33 kg	333,33 − 10% = 300 kg, đủ

Khi hao hụt được đo trên lượng đưa vào, cách 1 luôn cho ra con số thiếu.

Mức chênh lệch giữa hai cách

Tỷ lệ hao hụt	Hệ số cách 1	Hệ số cách 2	Chênh lệch
2%	1,0200	1,0204	0,04%
5%	1,0500	1,0526	0,25%
8%	1,0800	1,0870	0,64%
10%	1,1000	1,1111	1,01%
15%	1,1500	1,1765	2,30%
20%	1,2000	1,2500	4,17%
30%	1,3000	1,4286	9,89%

Kết luận thực tế: với hao hụt dưới 5% thì chọn cách nào cũng không ảnh hưởng đáng kể. Từ 10% trở lên phải xác định rõ tỷ lệ hao hụt đang được đo theo cách nào rồi mới chọn công thức.

Ngành may có hao hụt vải 7 đến 10%, ngành chế biến thực phẩm có công đoạn bỏ vỏ bỏ xương lên tới 30 đến 40%. Hai ngành này cần đặc biệt chú ý.

Điểm quan trọng về hồ sơ hải quan: với hàng gia công và sản xuất xuất khẩu, định mức khai báo theo Thông tư 39/2018/TT-BTC phải là định mức thực tế và có hồ sơ kỹ thuật chứng minh. Doanh nghiệp dùng công thức không khớp với cách đo hao hụt thực tế sẽ tạo ra chênh lệch khi cơ quan hải quan đối chiếu tại thời điểm quyết toán.

Cách xử lý: ghi rõ trong hồ sơ định mức rằng tỷ lệ hao hụt được xác định theo cách nào, kèm biên bản chạy thử hoặc số liệu thống kê làm căn cứ.

Công thức tính định mức lao động

Phần này bản cũ không có.

Định mức giờ công = Thời gian tác nghiệp cơ bản × (1 + Hệ số thời gian phụ)

Trong đó:

Thành phần	Content
Thời gian tác nghiệp cơ bản	Thời gian thao tác trực tiếp lên sản phẩm, đo bằng bấm giờ
Thời gian chuẩn kết	Chuẩn bị đầu ca, thu dọn cuối ca, phân bổ cho số sản phẩm trong ca
Thời gian phục vụ	Vệ sinh máy, thay dao cụ, tiếp liệu
Thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cá nhân	Theo quy định nội bộ và điều kiện lao động

Hệ số thời gian phụ gộp ba nhóm sau, thường trong khoảng 10 đến 20% tùy tính chất công việc và điều kiện làm việc.

Ví dụ: bấm giờ 30 lần thao tác may hoàn chỉnh một áo sơ mi, thời gian trung bình 22 phút. Hệ số thời gian phụ 15%.

Bước	Tính toán	Kết quả
Thời gian tác nghiệp	Trung bình 30 lần bấm giờ	22 phút
Cộng thời gian phụ	22 × (1 + 15%)	25,3 phút
Định mức giờ công	25,3 ÷ 60	0,422 giờ công mỗi áo
Sản lượng định mức một ca 8 giờ	8 ÷ 0,422	18,9 áo

Ba lưu ý khi bấm giờ:

Bấm ít nhất 20 đến 30 lần và loại bỏ các lần bất thường ở hai đầu trước khi lấy trung bình. Bấm 5 lần rồi lấy trung bình cho ra con số không đáng tin.

Bấm ở công nhân có tay nghề trung bình, không bấm ở người giỏi nhất. Định mức xây trên người giỏi nhất thì cả xưởng không đạt được, và định mức mất tác dụng.

Ghi rõ điều kiện khi bấm giờ gồm loại máy, loại nguyên liệu, bố trí chỗ làm. Đổi điều kiện thì phải bấm lại.

Bảy mẫu bảng định mức

Mẫu 1: Định mức nguyên vật liệu chuẩn

Áp dụng chung cho hầu hết ngành. Ví dụ sản phẩm ghế gỗ ăn cơm.

Mã VT	Nguyên vật liệu	ĐVT	Lượng lý thuyết	Tỷ lệ hao hụt	Cách tính	Định mức sử dụng	Đơn giá	Thành tiền
G01	Gỗ tự nhiên	m²	1,20	5%	Trên lượng vào	1,263	850.000	1.073.550
K01	Chân ghế đúc sẵn	cái	4	0%		4	35.000	140.000
O01	Ốc vít	cái	10	2%	Trên lượng vào	11	500	5.500
S01	Sơn phủ	lít	0,15	5%	Trên lượng vào	0,158	180.000	28.440
						Tổng chi phí NVL		1.247.490

Cột “Cách tính” là cột bản cũ không có nhưng nên thêm, để người đọc bảng biết con số định mức được suy ra từ công thức nào.

Với vật tư đếm được theo cái như ốc vít, làm tròn lên số nguyên vì không thể dùng nửa con ốc.

Mẫu 2: Định mức ngành may

Nguyên phụ liệu	ĐVT	Lượng lý thuyết	Hao hụt	Định mức sử dụng	Ghi chú
Vải chính	m	1,60	8%	1,739	Hao hụt do cắt, co vải, đầu tấm
Vải lót cổ và măng sét	m	0,20	5%	0,211
Mex dựng	m	0,15	5%	0,158
Cúc áo	cái	9	3%	10	Làm tròn lên
Chỉ may	cuộn	0,15	2%	0,153
Nhãn mác, tem	bộ	1	1%	1
Túi PE, móc treo	bộ	1	1%	1

Ngành may nên lập định mức riêng cho từng cỡ, vì định mức vải của cỡ S và cỡ XXL chênh nhau đáng kể. Lập một định mức chung cho cả loạt rồi nhân với tỷ lệ cỡ là cách làm nhanh nhưng sai khi cơ cấu cỡ thay đổi.

 Tải ngay: Mẫu đăng ký định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Mẫu 3: Định mức ngành thực phẩm và đồ uống

Lập theo mẻ thay vì theo đơn vị lẻ. Ví dụ mẻ 1.000 chai nước ép cam 330 ml.

Nguyên liệu	ĐVT	Lượng lý thuyết cho 1.000 chai	Hao hụt	Định mức sử dụng
Cam tươi	kg	300	10%	333,33
Đường	kg	25	2%	25,51
Phụ gia, chất bảo quản	kg	1,5	2%	1,53
Chai và nắp	bộ	1.000	3%	1.031
Nhãn dán	cái	1.000	2%	1.021
Thùng carton	cái	42	1%	43

Tất cả áp dụng cách tính hao hụt trên lượng đưa vào.

Với ngành thực phẩm, định mức còn phụ thuộc mùa vụ và chất lượng nguyên liệu đầu vào. Cam vụ chính cho tỷ lệ nước cao hơn cam trái vụ. Nên lập định mức theo mùa hoặc theo nhóm chất lượng nguyên liệu thay vì một con số cố định cả năm.

  Tải ngay: Mẫu danh mục nguyên vật liệu

Mẫu 4: Định mức lao động

Công đoạn	Máy hoặc vị trí	Thời gian tác nghiệp (phút)	Hệ số thời gian phụ	Định mức (phút)	Định mức (giờ công)	Bậc thợ
Cắt	Máy cắt vòng	3,5	12%	3,92	0,065	3/7
May thân	Máy 1 kim	12,0	15%	13,80	0,230	4/7
May cổ và măng sét	Máy chuyên dùng	6,5	15%	7,48	0,125	5/7
Thùa khuy, đính cúc	Máy thùa đính	2,5	12%	2,80	0,047	3/7
Là hoàn thiện	Bàn là hơi	3,0	18%	3,54	0,059	3/7
Kiểm và đóng gói	Bàn kiểm	2,0	10%	2,20	0,037	2/7
Tổng		29,5		33,74	0,562

Cột bậc thợ cần có vì đơn giá tiền lương khác nhau theo bậc. Không có cột này thì không tính được chi phí nhân công trực tiếp cho đúng.

Mẫu 5: Phiếu đăng ký và phê duyệt định mức

Dùng để quản lý phiên bản, tránh tình trạng mỗi bộ phận giữ một bản định mức khác nhau.

Trường	Content
Số hiệu định mức	Theo quy tắc mã cố định
Tên sản phẩm và mã sản phẩm
Phiên bản	V1, V2, V3
Ngày hiệu lực
Thay thế cho phiên bản
Lý do thay đổi	Đổi nguyên liệu, đổi máy, cải tiến quy trình
Căn cứ xây dựng	Chạy thử, bấm giờ, số liệu thống kê, tài liệu kỹ thuật
Người lập, ngày lập
Người kiểm tra, ngày kiểm
Người duyệt, ngày duyệt
Phạm vi áp dụng	Toàn bộ hay chỉ một số đơn hàng

Nguyên tắc quan trọng: không sửa đè lên bản định mức cũ. Mỗi lần thay đổi tạo phiên bản mới và lưu bản cũ. Lý do là khi cần truy nguyên lệnh sản xuất tháng trước dùng định mức nào, phải tra được.

Mẫu 6: Định mức cho báo cáo quyết toán hải quan

Áp dụng với hàng gia công và sản xuất xuất khẩu, theo Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC.

Cột	Content
Mã sản phẩm	Khớp với mã khai báo
Tên sản phẩm
Mã nguyên liệu, vật tư
Tên nguyên liệu, vật tư
Đơn vị tính
Định mức thực tế sử dụng	Lượng thực dùng cho một sản phẩm
Tỷ lệ hao hụt	Ghi rõ cách xác định
Định mức tách nguyên liệu tự cung ứng	Nếu có
Ghi chú

Ba lưu ý về hồ sơ hải quan:

Định mức khai báo phải là định mức thực tế, có hồ sơ kỹ thuật chứng minh, không phải con số làm tròn.

Lưu giữ toàn bộ căn cứ xây dựng định mức gồm biên bản chạy thử, số liệu thống kê tiêu hao thực tế, bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ cắt với ngành may.

Chênh lệch lớn giữa định mức khai báo và tiêu hao thực tế khi quyết toán có thể dẫn đến ấn định thuế. Nên rà soát và điều chỉnh định mức khi phát hiện sai lệch kéo dài, thay vì giữ nguyên đến cuối kỳ.

Mẫu 7: Bảng theo dõi chênh lệch định mức

Mẫu này bản cũ không có nhưng lại là mẫu tạo ra giá trị thực tế lớn nhất.

Cột	Content
Lệnh sản xuất, Kỳ
Mã sản phẩm, Sản lượng thực tế
Mã vật tư, Tên vật tư
Định mức đơn vị	Từ bảng định mức
Lượng định mức cho sản lượng thực tế	Sản lượng × định mức đơn vị
Lượng thực tế sử dụng	Từ phiếu xuất kho
Chênh lệch lượng	Công thức bên dưới
Đơn giá định mức, Đơn giá thực tế
Chênh lệch giá	Công thức bên dưới
Tổng chênh lệch
Nguyên nhân, Bộ phận chịu trách nhiệm

Phân tích chênh lệch định mức

Đây là lý do tồn tại của định mức. Xây định mức xong mà không đem so với thực tế thì định mức chỉ là giấy tờ.

Công thức tách chênh lệch

Chênh lệch lượng = (Lượng thực tế sử dụng − Lượng định mức cho sản lượng thực tế) × Đơn giá định mức

Chênh lệch giá = (Đơn giá thực tế − Đơn giá định mức) × Lượng thực tế sử dụng

Tổng chênh lệch = Chi phí thực tế − Chi phí theo định mức cho sản lượng thực tế

Việc tách làm hai phần quan trọng vì hai loại chênh lệch thuộc trách nhiệm của hai bộ phận khác nhau.

Ví dụ tính

Sản phẩm ghế gỗ, định mức 1,26 m² gỗ mỗi ghế, đơn giá định mức 850.000 đồng mỗi m².

Thông số	Giá trị
Sản lượng thực tế	1.000 ghế
Lượng gỗ thực tế sử dụng	1.310 m²
Đơn giá gỗ thực tế	870.000 đồng/m²

Bước	Tính toán	Kết quả
Lượng định mức cho sản lượng thực tế	1.000 × 1,26	1.260 m²
Chênh lệch lượng	(1.310 − 1.260) × 850.000	42.500.000 đồng, bất lợi
Chênh lệch giá	(870.000 − 850.000) × 1.310	26.200.000 đồng, bất lợi
Tổng chênh lệch	42.500.000 + 26.200.000	68.700.000 đồng

Kiểm tra lại theo cách khác:

	Tính toán	Kết quả
Chi phí thực tế	1.310 × 870.000	1.139.700.000
Chi phí theo định mức	1.260 × 850.000	1.071.000.000
Chênh lệch		68.700.000

Khớp với cách tách ở trên.

Cách đọc kết quả

Loại chênh lệch	Bộ phận chịu trách nhiệm	Nguyên nhân thường gặp
Chênh lệch lượng	Production	Tay nghề, máy móc hỏng, nguyên liệu kém chất lượng, sơ đồ cắt chưa tối ưu, định mức đặt quá chặt
Chênh lệch giá	Mua hàng	Giá thị trường biến động, mua gấp không kịp đàm phán, đổi nhà cung cấp, mua lô nhỏ

Trong ví dụ trên, sản xuất dùng vượt 50 m² gỗ so với định mức, tương đương vượt gần 4%. Mua hàng mua với giá cao hơn định mức 20.000 đồng mỗi m². Hai vấn đề khác nhau và cần hai hướng xử lý khác nhau.

Một lưu ý về việc quy trách nhiệm: chênh lệch lượng đôi khi bắt nguồn từ mua hàng chứ không phải sản xuất. Mua nguyên liệu rẻ nhưng chất lượng thấp làm tỷ lệ hỏng tăng, kết quả là chênh lệch giá có lợi nhưng chênh lệch lượng bất lợi lớn hơn. Nên nhìn hai con số cùng lúc thay vì đánh giá riêng từng bộ phận.

Ngưỡng cần xem xét: nên đặt ngưỡng chênh lệch buộc phải giải trình, ví dụ vượt 5% hoặc vượt một giá trị tuyệt đối nhất định. Không có ngưỡng thì báo cáo chênh lệch chỉ để xem.

Năm bước lập bảng định mức

Bước	Việc làm	Products
1	Phân rã sản phẩm thành danh mục vật tư và công đoạn	Danh mục đầy đủ, không sót vật tư phụ
2	Xác định lượng lý thuyết từ bản vẽ, công thức pha chế, sơ đồ cắt	Lượng lý thuyết từng loại
3	Chạy thử và đo tỷ lệ hao hụt thực tế, ghi rõ cách đo	Biên bản chạy thử có số liệu
4	Tính định mức theo công thức phù hợp với cách đo hao hụt	Bảng định mức
5	Trình duyệt, ban hành, đánh số phiên bản	Phiếu đăng ký định mức đã ký

Bước 3 là bước quyết định chất lượng của định mức. Chạy thử ít nhất 3 mẻ và lấy trung bình. Chạy một mẻ rồi lấy luôn con số đó là cách làm cho ra định mức không ổn định.

Ghi rõ điều kiện chạy thử: loại nguyên liệu, nhà cung cấp, máy móc sử dụng, tay nghề người vận hành. Đổi bất kỳ yếu tố nào trong số này thì định mức cần được kiểm tra lại.

Định mức tĩnh và định mức động

	Định mức tĩnh	Định mức động
Cách áp dụng	Một con số cố định cho cả kỳ	Điều chỉnh theo điều kiện thực tế
Ưu điểm	Đơn giản, dễ so sánh giữa các kỳ	Sát thực tế hơn
Nhược điểm	Lệch khi nguyên liệu hoặc quy trình thay đổi	Khó so sánh, dễ bị dùng để che giấu lãng phí
Phù hợp với	Sản phẩm ổn định, nguyên liệu đồng đều	Nguyên liệu biến động theo mùa, nhiều cỡ, nhiều biến thể

Cách làm cân bằng: giữ định mức tĩnh làm mốc so sánh trong năm, đồng thời ghi nhận các yếu tố làm lệch để giải thích chênh lệch. Điều chỉnh định mức theo định kỳ, ví dụ mỗi 6 tháng hoặc khi có thay đổi lớn, thay vì điều chỉnh liên tục.

Điều chỉnh định mức mỗi khi vượt là cách làm khiến định mức mất hết ý nghĩa kiểm soát.

Cập nhật về chế độ kế toán từ năm 2026

Từ 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016 không thay đổi.

Hai điểm liên quan đến định mức sản xuất:

Biểu mẫu chứng từ nay do doanh nghiệp tự thiết kế. Phụ lục I Thông tư 99/2025 có danh mục biểu mẫu để tham khảo, trong đó nhóm hàng tồn kho gồm 01-VT phiếu nhập kho, 02-VT phiếu xuất kho, 03-VT biên bản kiểm nghiệm, 07-VT bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụ. Doanh nghiệp được sửa đổi bổ sung biểu mẫu, với điều kiện đảm bảo yêu cầu tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận nội dung sửa đổi trong sổ tay kế toán của đơn vị.

Yêu cầu cuối là điểm mới cần lưu ý: tự thiết kế biểu mẫu thì phải có văn bản nội bộ ghi nhận, không phải mỗi bộ phận tự làm một kiểu.

Hệ thống tài khoản có thay đổi. Định mức là đầu vào để tính giá thành, nên khi rà lại quy trình tính giá thành theo Thông tư mới, cần rà luôn cách định mức được đưa vào hạch toán.

Nội dung này cần đối chiếu trực tiếp với văn bản trước khi áp dụng.

Quản lý định mức trên hệ thống

Quản lý định mức bằng bảng tính gặp ba vấn đề khi số lượng sản phẩm tăng: không kiểm soát được phiên bản, không tự so được với thực tế, và không phân bổ được chi phí vào giá thành từng lệnh sản xuất.

Phân hệ quản lý sản xuất của Arito xử lý:

• Khai báo định mức nguyên vật liệu, định mức lao động và định mức giờ máy theo từng sản phẩm và từng biến thể
• Quản lý phiên bản định mức, lưu lịch sử, mỗi lệnh sản xuất gắn với phiên bản định mức đang hiệu lực khi phát lệnh
• Tự sinh nhu cầu nguyên vật liệu từ kế hoạch sản xuất, đối chiếu với tồn kho để ra đề nghị mua hàng
• Ghi nhận tiêu hao thực tế theo lệnh sản xuất, tự tính chênh lệch lượng và chênh lệch giá
• Tính giá thành theo lệnh sản xuất hoặc theo sản phẩm, chi phí chảy sang phân hệ tài chính kế toán
• Kết xuất số liệu phục vụ báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan

Xem thêm bài kế hoạch sản xuất and hệ thống MES. Đăng ký demo để chạy thử trên sản phẩm thật của doanh nghiệp bạn.

Câu hỏi thường gặp

Bảng định mức sản xuất là gì?

Là tài liệu xác định lượng nguyên vật liệu, thời gian lao động và thời gian máy cần thiết để làm ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh. Định mức nhân với sản lượng ra dự toán, và đem so với tiêu hao thực tế ra chênh lệch cần phân tích.

Công thức tính định mức nguyên vật liệu?

Có hai công thức tùy theo cách đo hao hụt. Nếu hao hụt là phần cộng thêm trên lượng lý thuyết thì lấy lượng lý thuyết nhân với một cộng tỷ lệ hao hụt. Nếu hao hụt được đo trên lượng nguyên liệu đưa vào, cách phổ biến hơn trong thực tế, thì lấy lượng lý thuyết chia cho một trừ tỷ lệ hao hụt.

Hai công thức tính hao hụt khác nhau nhiều không?

Ở mức hao hụt 5% chênh nhau khoảng 0,25%, không đáng kể. Ở mức 10% chênh khoảng 1%, ở mức 20% chênh 4,17% và ở mức 30% chênh 9,89%. Ngành may và ngành chế biến thực phẩm có tỷ lệ hao hụt cao nên cần xác định rõ công thức.

Định mức lao động tính thế nào?

Lấy thời gian tác nghiệp cơ bản đo bằng bấm giờ, nhân với một cộng hệ số thời gian phụ. Hệ số thời gian phụ gộp thời gian chuẩn kết, thời gian phục vụ và thời gian nghỉ ngơi, thường trong khoảng 10 đến 20%. Nên bấm giờ ít nhất 20 đến 30 lần ở công nhân có tay nghề trung bình.

Phân tích chênh lệch định mức để làm gì?

Để biết chi phí vượt định mức đến từ đâu. Chênh lệch lượng cho biết sản xuất dùng nhiều hơn định mức bao nhiêu, thuộc trách nhiệm bộ phận sản xuất. Chênh lệch giá cho biết mua hàng mua đắt hơn định mức bao nhiêu, thuộc trách nhiệm bộ phận mua hàng.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có bảng định mức không?

Với doanh nghiệp thông thường thì không bắt buộc về mặt hình thức, nhưng cần cho việc tính giá thành và kiểm soát chi phí. Với hàng gia công và sản xuất xuất khẩu thì định mức là hồ sơ bắt buộc trong báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Bao lâu nên cập nhật định mức một lần?

Định kỳ mỗi 6 tháng, hoặc ngay khi có thay đổi lớn về nguyên liệu, máy móc hay quy trình. Không nên điều chỉnh mỗi khi thực tế vượt định mức, vì như vậy định mức mất hết ý nghĩa kiểm soát.

Định mức khai hải quan sai thì sao?

Chênh lệch lớn giữa định mức khai báo và tiêu hao thực tế khi quyết toán có thể dẫn đến ấn định thuế. Định mức khai báo phải là định mức thực tế và có hồ sơ kỹ thuật chứng minh, gồm biên bản chạy thử, số liệu thống kê và tài liệu kỹ thuật.

Tổng kết

Ba việc nên làm với bảng định mức đang dùng:

Kiểm tra tỷ lệ hao hụt đang được đo theo cách nào rồi đối chiếu với công thức đang áp dụng. Nếu hao hụt được đo bằng cách cân lượng vào và lượng ra, công thức đúng là chia cho phần còn lại chứ không phải nhân thêm. Với hao hụt từ 10% trở lên, sai lệch đủ lớn để gây thiếu nguyên liệu.

Bổ sung định mức lao động và định mức giờ máy nếu mới chỉ có định mức nguyên vật liệu. Ba khoản mục giá thành cần ba loại định mức.

Lập bảng theo dõi chênh lệch và tách thành chênh lệch lượng với chênh lệch giá. Đây là bước biến định mức từ giấy tờ thành công cụ quản trị, và là bước phần lớn doanh nghiệp bỏ qua.

Nội dung mang tính tham khảo, số liệu trong các mẫu là minh họa. Doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành, đặc biệt với hồ sơ hải quan. Cần trao đổi về quản lý định mức và giá thành, liên hệ với Arito.