Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng: bảng phân vai và mã biểu mẫu

Phân tách nhiệm vụ

Nguyên tắc kiểm soát nội bộ: ba nhóm việc sau không do cùng một người thực hiện.

Doanh nghiệp nhỏ không đủ người để tách: bù bằng ba biện pháp. Chủ doanh nghiệp kiểm tra ngẫu nhiên một số lần nhập trong tháng, đối chiếu phiếu nhập với đơn đặt hàng và hóa đơn. Kiểm kê kho đột xuất. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp định kỳ, do người không phải kế toán công nợ thực hiện.

Thời hạn luân chuyển và hậu quả khi chậm

Bản cũ không đề cập phần này nhưng đây là vấn đề vận hành thực tế.

Cách xử lý phổ biến và hiệu quả: quy định hạn nộp chứng từ cho các bộ phận là ngày cuối tháng, và ghi rõ khoản nào nộp muộn thì tính vào tháng sau. Có quy định rõ thì bộ phận mới nộp đúng hạn.

Doanh nghiệp thường xuyên đóng sổ sau ngày 15 hằng tháng nên rà lại nguyên nhân ở đây trước khi nghĩ đến việc đổi phần mềm.

Lưu trữ chứng từ mua hàng

Về file XML: đây là điểm nhiều doanh nghiệp làm sai. Hóa đơn điện tử là file XML, bản PDF chỉ là bản thể hiện. Khi cần chứng minh tính hợp lệ, phải có file XML để kiểm chứng chữ ký số.

Chi tiết ở bài định dạng hóa đơn điện tử.

Về bộ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật: đây là thứ bảo vệ doanh nghiệp khi nhà cung cấp sau này bỏ trốn hoặc ngừng hoạt động. Xem bài mức phạt hóa đơn bất hợp pháp.

Bảy lỗi thường gặp

Lỗi thứ ba xuất phát từ ý định tốt. Kế toán nhập theo hóa đơn để sổ sách khớp chứng từ, nhưng hệ quả là tồn kho trên sổ không bao giờ khớp thực tế và chênh lệch tích tụ qua các kỳ.

Số hóa dòng chứng từ

Bốn dấu hiệu cho thấy quy trình thủ công không còn đáp ứng:

Arito ERP xử lý:

• Chứng từ sinh nối tiếp từ đơn đặt hàng đã duyệt, không nhập lại thông tin ở từng bước
• Đối chiếu tự động ba chứng từ, cảnh báo khi lệch số lượng hoặc đơn giá
• Theo dõi trạng thái từng đơn: đã đặt, đã nhận hàng, đã có hóa đơn, đã thanh toán
• Theo dõi riêng hàng đã nhập chưa có hóa đơn và hóa đơn đã nhận hàng chưa về
• Phân quyền theo ma trận hạn mức phê duyệt, lưu vết người duyệt và thời điểm
• Lưu file XML hóa đơn đầu vào kèm kết quả tra cứu tính hợp lệ
• Liên thông mua hàng, kho and tài chính kế toán
• Biểu mẫu chứng từ theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026

Đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng là gì?

Là quá trình chứng từ đi từ nơi phát sinh, qua các bộ phận kiểm tra và phê duyệt, đến nơi ghi sổ và lưu trữ. Mục đích là kiểm soát, ghi sổ đúng kỳ và có đủ hồ sơ chứng minh khi cần.

Bộ chứng từ mua hàng gồm những gì?

Đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, phiếu giao hàng của bên bán, biên bản kiểm nghiệm mẫu 03-VT, phiếu nhập kho mẫu 01-VT, hóa đơn điện tử đầu vào, đề nghị thanh toán và chứng từ thanh toán.

Phiếu nhập kho là mẫu số mấy?

Mẫu 01-VT theo Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mẫu 02-VT là phiếu xuất kho, mẫu 03-VT là biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Nhiều tài liệu ghi nhầm phiếu xuất kho là 03-VT.

Đối chiếu ba chứng từ là gì?

Là việc đối chiếu đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn trước khi duyệt thanh toán. Chỉ thanh toán phần khớp cả ba. Bước này ngăn thanh toán cho hàng chưa nhận, thanh toán sai đơn giá và thanh toán trùng.

Hàng về trước hóa đơn về sau xử lý thế nào?

Vẫn lập phiếu nhập kho theo số thực nhận, ghi giá tạm tính theo đơn đặt hàng, theo dõi riêng danh sách hàng đã nhập chưa có hóa đơn. Khi hóa đơn về thì đối chiếu, điều chỉnh chênh lệch giá và ghi nhận thuế đầu vào.

Hàng đã về nhưng chưa kiểm nghiệm xong thì hạch toán thế nào?

Theo Thông tư 99/2025, tài khoản hàng mua đang đi đường phản ánh cả hàng đã về đến doanh nghiệp nhưng đang trong quá trình kiểm nghiệm trước khi nhập kho chính thức. Chỉ khi kiểm nghiệm xong và lập phiếu nhập kho mới ghi tăng tài khoản hàng tồn kho.

Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu chứng từ không?

Được. Từ 01/01/2026, biểu mẫu tại Phụ lục I Thông tư 99/2025 chỉ mang tính tham khảo. Điều kiện là đảm bảo yêu cầu về nội dung chứng từ kế toán tại Điều 16 Luật Kế toán và ghi nhận nội dung sửa đổi trong sổ tay kế toán của đơn vị.

Hóa đơn điện tử đầu vào phải lưu file nào?

Phải lưu file XML gốc kèm dữ liệu chữ ký số, không chỉ lưu bản PDF hay bản in. File XML mới là hóa đơn, bản PDF chỉ là bản thể hiện.

Tổng kết

Ba chốt kiểm soát quyết định chất lượng của dòng chứng từ mua hàng:

Bản sao đơn đặt hàng phải đến kho và kế toán trước khi hàng về. Không có nó thì mọi việc kiểm đếm phía sau đều mất ý nghĩa vì không có gì để đối chiếu.

Nhập kho theo số thực nhận, không nhập theo hóa đơn. Nhập theo hóa đơn cho khớp chứng từ là cách làm khiến tồn kho lệch ngay từ lần nhập đầu tiên.

Tách riêng bước đối chiếu ba chứng từ trước khi duyệt thanh toán. Đây là bước ngăn được phần lớn rủi ro về tiền trong toàn bộ chu trình.

Về biểu mẫu, cần nhớ mã đúng: phiếu nhập kho là 01-VT, phiếu xuất kho là 02-VT, biên bản kiểm nghiệm là 03-VT. Và từ 01/01/2026, doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu phải ghi nhận trong sổ tay kế toán.

Nội dung mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần đối chiếu Thông tư 99/2025 hoặc Thông tư 133/2016 và quy chế nội bộ của mình. Cần trao đổi về số hóa dòng chứng từ, liên hệ với Arito.