Bảng Chấm Công Theo Giờ Excel: Mẫu Tải Miễn Phí, Công Thức Tính Và Cách Lập

Bảng chấm công theo giờ là công cụ ghi lại giờ vào, giờ ra thực tế của nhân viên để tính chính xác số giờ công, giờ tăng ca và thời gian đi muộn, về sớm. Bài viết cung cấp bảng chấm công theo giờ Excel tải miễn phí, kèm công thức tính số giờ công (kể cả ca qua đêm), cách tính giờ tăng ca theo luật, các hàm Excel cần dùng và những lỗi thường gặp. Bạn tải file về, điền giờ vào giờ ra là bảng tự tính tổng giờ.

Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ là biểu mẫu ghi nhận thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên theo giờ vào và giờ ra trong ngày. Khác với bảng chấm công theo ngày (chỉ đánh dấu có đi làm hay không), bảng theo giờ cho biết chính xác một người làm bao nhiêu giờ, tăng ca bao nhiêu, đi trễ hay về sớm bao lâu.

Cách chấm công này phù hợp với doanh nghiệp trả lương theo giờ, làm việc theo ca, hoặc có nhiều tăng ca như nhà hàng, sản xuất, bán lẻ và dịch vụ.

Lợi ích của bảng chấm công theo giờ bằng Excel

• Tính lương chính xác: trả đúng theo số giờ làm thực tế, minh bạch với nhân viên.
• Kiểm soát tăng ca: biết rõ ai tăng ca bao nhiêu để tính đúng hệ số và kiểm soát chi phí.
• Miễn phí, dễ dùng: chỉ cần Excel, không tốn chi phí phần mềm ban đầu.
• Linh hoạt: tùy chỉnh cột, thêm ca, thêm công thức theo nhu cầu.

Nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ

Một bảng chấm công theo giờ đầy đủ nên gồm:

Nhóm	Cột cần có
Thông tin nhân viên	Mã nhân viên, họ tên, bộ phận
Thời gian làm việc	Ngày công, giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ trưa
Kết quả tính	Tổng giờ công, số giờ làm thêm (OT), đi muộn/về sớm
Xác nhận	Ghi chú, ký xác nhận của nhân viên và quản lý

Công thức tính số giờ công trong Excel

Đây là phần quan trọng và cũng dễ sai nhất.

Công thức cơ bản:

Số giờ công = Giờ ra − Giờ vào − Thời gian nghỉ

Trong Excel, nếu ô giờ được định dạng thời gian, bạn lấy = Giờ ra − Giờ vào. Kết quả ra dạng giờ:phút. Để đổi sang số giờ thập phân (dễ nhân với đơn giá), nhân thêm 24: =(Giờ ra − Giờ vào)*24.

Xử lý ca làm qua đêm:

Nếu nhân viên vào lúc 22h và ra lúc 6h sáng hôm sau, phép trừ thông thường ra số âm. Dùng hàm MOD để xử lý:

=MOD(Giờ ra − Giờ vào, 1)*24

Hàm MOD tự cộng thêm một ngày khi giờ ra nhỏ hơn giờ vào, nên ca qua đêm vẫn tính đúng.

Định dạng ô hiển thị trên 24 giờ:

Khi cộng tổng giờ cả tháng, nếu vượt 24 giờ mà ô định dạng thường sẽ hiển thị sai. Định dạng ô theo [h]:mm để hiển thị đúng tổng số giờ lớn hơn 24.

Cách tính giờ tăng ca (OT) theo quy định

Số giờ tăng ca là phần vượt quá giờ công tiêu chuẩn (thường 8 giờ/ngày). Theo Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm giờ được tính theo hệ số:

Thời điểm làm thêm	Hệ số lương làm thêm
Ngày thường	Ít nhất 150%
Ngày nghỉ hàng tuần	Ít nhất 200%
Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương	Ít nhất 300%
Làm thêm vào ban đêm	Cộng thêm ít nhất 30%

Trong Excel, tách cột giờ tăng ca riêng và nhân với hệ số tương ứng để tính đúng lương làm thêm. Ví dụ, giờ OT ngày thường: = Số giờ OT × Đơn giá giờ × 150%.

5 hàm Excel cần dùng cho bảng chấm công

• Phép trừ giờ và MOD: tính số giờ công, xử lý ca qua đêm.
• SUM: cộng tổng giờ công và tổng OT trong tháng, ví dụ =SUM(D2:D32).
• IF: gắn điều kiện, ví dụ =IF(TongGio>=8;”Đủ công”;”Thiếu công”).
• ROUND: làm tròn số giờ để tính lương gọn, ví dụ =ROUND(SoGio;1).
• VLOOKUP: tra đơn giá giờ hoặc thông tin nhân viên từ bảng khác.

Mẫu bảng chấm công theo giờ Excel (tải miễn phí)

Bấm để tải về, mở bằng Excel và điền giờ vào, giờ ra. File đã cài sẵn công thức tự tính tổng giờ công và giờ tăng ca.

Biểu mẫu	Tải về
Bảng chấm công theo giờ (tự tính giờ công, OT, ca qua đêm)	Tải file Excel
Bảng chấm công theo ca	Tải file Excel
Bảng tổng hợp công tháng	Tải file Excel

Những lỗi thường gặp khi làm bảng chấm công theo giờ Excel

• Số giờ âm với ca qua đêm: quên dùng MOD nên giờ ra nhỏ hơn giờ vào ra số âm.
• Tổng giờ hiển thị sai khi vượt 24: chưa định dạng ô theo [h]:mm.
• Quên trừ giờ nghỉ trưa: tính dư giờ công so với thực tế.
• Nhập giờ sai định dạng: gõ “8h” thay vì “08:00” khiến công thức không tính được.
• Sai công thức khi copy: quên cố định ô tham chiếu (dấu $) làm lệch kết quả.

Có nên chuyển từ Excel sang phần mềm chấm công không?

Tiêu chí	Bảng chấm công Excel	Phần mềm chấm công, HRM
Chi phí ban đầu	Miễn phí	Có phí
Nhập liệu	Thủ công, dễ sai	Tự động từ máy chấm công, vân tay, app
Ca qua đêm, tăng ca	Tự đặt công thức	Tính tự động theo quy tắc
Liên thông tính lương	Phải làm thủ công	Tự động sang bảng lương
Phù hợp	Ít nhân sự, ít ca	Nhiều nhân sự, nhiều ca, nhiều chi nhánh

Excel phù hợp khi quy mô nhỏ. Khi số nhân sự và ca kíp tăng, nhập tay dễ sai và tốn thời gian đối chiếu, đó là lúc nên dùng phần mềm.

Quản lý chấm công và tính lương tự động với phần mềm Arito

Phân hệ quản lý nhân sự HRM của Arito giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận công theo giờ, theo ca tự động từ máy chấm công hoặc ứng dụng, xử lý ca qua đêm và tăng ca theo quy tắc cài sẵn.
• Tính giờ tăng ca theo đúng hệ số 150%, 200%, 300% mà không phải đặt công thức thủ công.
• Liên thông thẳng sang tính lương và kế toán, giảm sai sót khi chuyển số liệu.

Tất cả nằm trong nền tảng phần mềm quản lý doanh nghiệp Arito ERP, giúp chấm công, nhân sự và tiền lương dùng chung một nguồn dữ liệu.

Muốn xem chấm công theo giờ được tính tự động và chuyển thẳng vào bảng lương ra sao? Đăng ký nhận demo miễn phí để đội ngũ Arito tư vấn theo quy mô nhân sự của bạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Cách tính số giờ công trong Excel như thế nào?

Lấy giờ ra trừ giờ vào rồi trừ thời gian nghỉ. Nhân thêm 24 để ra số giờ thập phân. Với ca qua đêm, dùng =MOD(Giờ ra − Giờ vào; 1)*24 để tránh ra số âm.

Làm sao để Excel không hiện số giờ âm khi làm ca đêm?

Dùng hàm MOD thay cho phép trừ trực tiếp. Hàm MOD tự cộng thêm một ngày khi giờ ra nhỏ hơn giờ vào, nên ca qua đêm được tính đúng.

Tại sao tổng giờ trong tháng hiển thị sai?

Vì ô đang định dạng thời gian thông thường, khi tổng vượt 24 giờ sẽ hiển thị sai. Định dạng ô theo [h]:mm để hiển thị đúng tổng số giờ lớn hơn 24.

Giờ tăng ca được tính hệ số bao nhiêu?

Theo Bộ luật Lao động 2019: ngày thường ít nhất 150%, ngày nghỉ hàng tuần ít nhất 200%, ngày lễ Tết ít nhất 300%. Làm thêm ban đêm được cộng thêm ít nhất 30%.

Khi nào nên dùng phần mềm thay cho bảng chấm công Excel?

Khi số nhân sự và ca kíp nhiều, hoặc cần liên thông thẳng sang tính lương. Lúc đó phần mềm giúp lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công, tính tăng ca theo quy tắc và giảm sai sót so với nhập tay.

Kết luận

Bảng chấm công theo giờ Excel là công cụ hữu ích để ghi nhận thời gian làm việc và tính lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô nhỏ. Nắm vững công thức tính giờ, cách xử lý ca qua đêm và hệ số tăng ca sẽ giúp bảng chấm công của bạn chạy đúng. Khi nhân sự tăng lên, chuyển sang phần mềm chấm công sẽ giúp tự động hóa và giảm sai sót khi chuyển số liệu sang bảng lương.