Quản lý đơn hàng: Khái niệm và quy trình quản lý

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, quản lý đơn hàng đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và duy trì uy tín của shop. Quản lý đơn hàng không chỉ đơn thuần là việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng, mà còn bao gồm cả dịch vụ hậu mãi, đảm bảo mọi yếu tố như giá cả, số lượng, mẫu mã, chất lượng, và thời gian giao hàng đều tuân thủ đúng các thỏa thuận ban đầu. Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả giúp shop không chỉ đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mà còn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, từ đó nâng cao uy tín và danh tiếng trên thị trường. Cùng Arito tìm hiểu ngay!

1. Quản lý đơn hàng là gì? 

Quản lý đơn hàng là quy trình toàn diện, từ việc tiếp nhận thông tin đặt hàng, xử lý và giao sản phẩm đến tay khách hàng, bao gồm cả dịch vụ hậu mãi. Shop xây dựng quy trình này để đảm bảo mọi yếu tố như giá cả, số lượng, mẫu mã, chất lượng, và thời gian giao hàng đều tuân thủ đúng các thỏa thuận ban đầu. Nhờ đó, khách hàng không chỉ hài lòng với sản phẩm và dịch vụ mà còn góp phần củng cố uy tín và danh tiếng cho shop.

2. Quy trình quản lý đơn hàng tối ưu

Quy trình quản lý và xử lý đơn hàng có thể khác nhau tùy theo đặc thù kinh doanh của từng shop, nhưng thông thường sẽ bao gồm 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Giai đoạn đầu tiên bắt đầu khi khách hàng hoàn tất đặt hàng và lựa chọn hình thức thanh toán trên các kênh bán hàng như website, sàn thương mại điện tử, hoặc qua điện thoại.

Bước 2: Xác nhận đơn hàng

Sau khi nhận được thông tin đặt hàng, shop sẽ xác nhận đơn hàng và thông báo cho khách qua các phương tiện như email, website, hoặc điện thoại. Ví dụ, khi khách hàng đặt trên website, họ sẽ nhận được xác nhận đặt hàng thành công qua email đã đăng ký, đồng thời toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ được lưu trữ trong hệ thống.

Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Quá trình này gồm hai giai đoạn chính:

• Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa
  Nhân viên sẽ lấy hàng từ kho, tiến hành đóng gói và lập phiếu xuất kho để giao cho bộ phận vận chuyển. Việc phân loại hàng hóa theo màu sắc, kích thước, chủng loại sẽ giúp tiết kiệm thời gian lấy hàng và chuẩn bị.
• Vận chuyển hàng
  Sau khi đóng gói, hàng sẽ được chuyển đến bộ phận shipper của shop hoặc đơn vị vận chuyển đối tác. Shop cần lập hóa đơn, dán nhãn vận chuyển, và cập nhật thông tin tình trạng đơn hàng lên website hoặc qua email cho khách hàng tùy theo phương thức đặt hàng của họ.

Bước 4: Dịch vụ hậu mãi

Đây là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng. Shop sẽ liên hệ để đảm bảo khách hàng hài lòng với sản phẩm và dịch vụ. Nếu có nhu cầu đổi trả, quy trình cập nhật thông tin kho bãi và xuất – nhập hàng sẽ được thực hiện để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

3.  Những lưu ý để quản lý đơn hàng hiệu quả hơn

Để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hóa, shop cần chú ý các yếu tố sau:

3.1. Quản lý tồn kho

Tồn kho là yếu tố then chốt trong quản lý vận đơn, giúp đánh giá tình hình kinh doanh của shop. Do đó, shop cần kiểm kho thường xuyên và cập nhật chính xác lên hệ thống quản lý để giảm thiểu sai lệch. Đồng thời, shop nên đồng bộ thông tin tồn kho trên các nền tảng bán hàng khác nhau để tránh tình trạng thiếu hàng cung ứng cho khách.

3.2. Phân loại đơn hàng

Phân loại đơn hàng hiệu quả giúp đảm bảo tiến độ xử lý và giao hàng đúng hẹn. Giao hàng chậm trễ có thể ảnh hưởng đến uy tín của shop. Vì vậy, shop cần phân loại đơn hàng để quy trình xử lý và vận chuyển diễn ra nhanh chóng nhất.

Tham khảo: Delay giao hàng là gì? Cách xử lý khi báo delay giao hàng

3.3. Quản lý vận chuyển

Sau khi xác nhận đơn hàng, shop tiến hành đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển. Người bán cần kiểm tra chính xác thông tin như thời gian giao hàng dự kiến. Shop cũng nên theo dõi tình trạng đơn hàng thường xuyên để tránh lạc đơn hoặc giao hàng trễ. Để đảm bảo hàng hóa đến tay khách đúng thời điểm và hạn chế hư hại, shop nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp.

4. Những cách giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Nhờ vào sự phát triển của công nghệ 4.0, các shop hiện nay thường ưu tiên quản lý đơn hàng thông qua công cụ Excel hoặc các ứng dụng thông minh. Mỗi phương thức quản lý đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng shop. Cụ thể:

So sánh	Quản lý đơn hàng trên Excel	Quản lý đơn hàng trên ứng dụng
Mô tả	Shop tạo các file Excel để quản lý trạng thái đơn hàng, đơn hàng phát sinh, và báo cáo định kỳ với các hàm tính toán. Hàng ngày, shop nhập chính xác và kịp thời thông tin liên quan đến đơn hàng để đảm bảo tính chính xác và đối chiếu định kỳ.	Các ứng dụng cung cấp sẵn các tính năng quản lý và xử lý đơn hàng, cho phép shop cập nhật dữ liệu và kiểm tra báo cáo tự động theo từng thời điểm.
Ưu điểm	Dễ dàng thống kê dữ liệu. Nhanh chóng tìm kiếm thông tin. Tự động hóa báo cáo định kỳ theo ý muốn. Không mất phí. Sử dụng được ngay cả khi không có kết nối internet.	Xử lý thông tin đơn hàng nhanh chóng và dễ dàng theo dõi trạng thái hàng hóa. Tích hợp với các đơn vị vận chuyển, giúp theo dõi và xử lý kịp thời các sai sót. Tự động tạo đơn hàng qua mã QR và xác nhận hàng loạt. Tích hợp công cụ quản lý công nợ.
Nhược điểm	Chỉ phù hợp với các shop nhỏ có lượng đơn hàng ít. Sai sót trong thiết lập hàm có thể dẫn đến sai lệch thông tin. Rủi ro cao về bảo mật như mất dữ liệu, máy tính bị virus,…	Mất phí sử dụng. Nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng cho bên thứ ba. Rủi ro mất thông tin và dữ liệu kinh doanh nếu công ty phần mềm bị tấn công. Không thể sử dụng nếu mất kết nối internet.

5. Giới thiệu phần mềm quản lý đơn hàng Arito Solutions

Arito Solutions là một phần mềm quản lý đơn hàng tiên tiến, được thiết kế để giúp các shop tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm bán hàng Arito Solutions:

Tính năng chính:

• Quản lý đơn hàng toàn diện: Từ lúc đặt hàng đến khi giao hàng, Arito Solutions giúp bạn theo dõi và quản lý mọi giai đoạn của đơn hàng.
• Tích hợp vận chuyển: Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và theo dõi trạng thái giao hàng.
• Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh số, tồn kho, và hiệu suất bán hàng, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Quản lý kho hàng: Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, giúp bạn tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
• Tự động hóa quy trình: Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng, gửi thông báo cho khách hàng, và tạo báo cáo định kỳ.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu công việc thủ công, giúp bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh quan trọng hơn.
• Tăng cường hiệu quả: Quản lý đơn hàng và kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng ngay cả với những người không rành về công nghệ.
• Bảo mật cao: Đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh của bạn.

Arito Solutions là lựa chọn lý tưởng cho các shop muốn nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Bạn có thể tìm hiểu thêm và trải nghiệm các tính năng của Arito Solutions để thấy sự khác biệt!