Quản lý doanh nghiệp là gì? Chức năng, trách nhiệm pháp lý và cách làm

Người ký hợp đồng, người duyệt chi, người ra quyết định trong doanh nghiệp đều là người quản lý theo định nghĩa của luật, và đi kèm là trách nhiệm cá nhân mà nhiều người không biết mình đang gánh.

Bài viết trình bày quản lý doanh nghiệp gồm những chức năng gì, ai là người quản lý theo luật, và trách nhiệm pháp lý kèm theo.

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp là việc lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Ba khái niệm hay bị dùng lẫn:

Khái niệm	Trọng tâm	Người thực hiện
Quản trị	Định hướng, giám sát, bảo vệ lợi ích chủ sở hữu	Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên
Quản lý	Tổ chức nguồn lực để đạt mục tiêu	Ban giám đốc, trưởng bộ phận
Điều hành	Vận hành công việc hằng ngày	Giám đốc và cấp quản lý trực tiếp

Trong thực tế ba việc này chồng lấn, nhất là ở doanh nghiệp nhỏ nơi một người làm cả ba. Nhưng khi phân định trách nhiệm hoặc khi có tranh chấp, sự khác biệt trở nên quan trọng.

Ai là người quản lý doanh nghiệp theo luật

Phần này bản cũ nhắc qua và là phần nên làm sâu, vì nó tạo ra vai riêng cho trang.

Theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, người quản lý doanh nghiệp gồm người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, cụ thể:

#	Chức danh
1	Chủ doanh nghiệp tư nhân
2	Thành viên hợp danh
3	Chủ tịch Hội đồng thành viên
4	Thành viên Hội đồng thành viên
5	Chủ tịch công ty
6	Chủ tịch Hội đồng quản trị
7	Thành viên Hội đồng quản trị
8	Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
9	Cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty

Mục số 9 là mục nhiều người không để ý. Điều lệ công ty có thể quy định thêm các chức danh quản lý khác, ví dụ phó tổng giám đốc, giám đốc tài chính, kế toán trưởng. Người được xếp vào nhóm này chịu trách nhiệm của người quản lý theo luật, không chỉ trách nhiệm theo hợp đồng lao động.

Việc nên làm: rà lại Điều lệ công ty xem những chức danh nào đang được liệt kê là chức danh quản lý. Nhiều doanh nghiệp sao chép mẫu điều lệ mà không đọc kỹ phần này.

Trách nhiệm pháp lý của người quản lý

Đây là nội dung mà các bài viết về quản lý doanh nghiệp hầu như không đề cập.

Bốn nghĩa vụ theo luật

Theo Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020 với công ty cổ phần, và Điều 71 với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

Nghĩa vụ	Content
Trung thực và cẩn trọng	Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty
Trung thành	Trung thành với lợi ích của công ty và của chủ sở hữu, cổ đông
Không lạm dụng địa vị	Không lạm dụng địa vị, chức vụ để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác
Không lạm dụng tài sản và cơ hội của công ty	Không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của công ty để tư lợi

Nghĩa vụ về cơ hội kinh doanh là nghĩa vụ hay bị vi phạm mà không ai nghĩ đó là vi phạm. Người quản lý biết công ty đang đàm phán một hợp đồng rồi lập công ty riêng để giành lấy cơ hội đó là hành vi thuộc diện này.

Hệ quả khi vi phạm

Người quản lý vi phạm nghĩa vụ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân và bồi thường thiệt hại cho công ty. Đây là trách nhiệm của cá nhân người quản lý, tách khỏi trách nhiệm của pháp nhân.

Ngoài ra còn có các chế tài khác tùy tính chất và mức độ, gồm xử lý theo điều lệ, xử lý kỷ luật lao động, và trong trường hợp nghiêm trọng là trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp cần đối chiếu điều khoản cụ thể theo loại hình công ty của mình tại Luật Doanh nghiệp 2020, vì quy định có khác nhau giữa công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp tư nhân.

Giao dịch với người có liên quan

Đây là rủi ro pháp lý thực tế nhất với người quản lý ở doanh nghiệp Việt Nam.

Tình huống điển hình: công ty thuê văn phòng của công ty do vợ giám đốc đứng tên, mua hàng của công ty do em ruột chủ tịch làm chủ, hoặc cho công ty liên quan vay vốn.

Nguyên tắc: các giao dịch giữa công ty với người có liên quan phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty chấp thuận theo quy định, và người quản lý có nghĩa vụ kê khai, công khai các lợi ích liên quan của mình.

Ba việc nên làm:

Lập và cập nhật danh sách người có liên quan của từng người quản lý, theo định nghĩa tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Đưa giao dịch với bên liên quan qua đúng cấp phê duyệt, có biên bản, không xử lý như giao dịch thông thường.

Theo dõi các giao dịch này tách riêng trên hệ thống kế toán, vì đây là nội dung kiểm toán viên và cơ quan quản lý luôn xem xét.

Nội dung phần này mang tính định hướng, doanh nghiệp nên tham vấn ý kiến pháp lý với các giao dịch có giá trị lớn.

Năm chức năng của quản lý doanh nghiệp

Chức năng	Content	Sản phẩm cụ thể
Hoạch định	Xác định mục tiêu và cách đạt mục tiêu	Kế hoạch năm, ngân sách, chỉ tiêu từng bộ phận
Tổ chức	Sắp xếp nguồn lực, phân công trách nhiệm	Sơ đồ tổ chức, bảng phân vai, ma trận hạn mức phê duyệt
Bố trí nhân sự	Tuyển, đào tạo, giữ người	Định biên, kế hoạch tuyển dụng, lộ trình phát triển
Lãnh đạo	Dẫn dắt, tạo động lực, truyền đạt	Họp định kỳ, cơ chế phản hồi, chính sách khen thưởng
Kiểm soát	Đo lường kết quả, điều chỉnh sai lệch	Báo cáo thực hiện so với kế hoạch, kiểm soát nội bộ

Chức năng bị bỏ qua nhiều nhất là kiểm soát. Doanh nghiệp thường làm tốt hoạch định và tổ chức, nhưng không có cơ chế đo lường định kỳ, nên không biết kế hoạch có được thực hiện hay không cho đến khi kết quả cuối năm hiện ra.

Bộ chỉ số theo từng chức năng

Phần này bổ sung so với bản cũ, giúp biến các chức năng thành thứ đo được.

Chức năng	Chỉ số	Tần suất
Hoạch định	Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận so với kế hoạch	Hằng tháng
Hoạch định	Chênh lệch thực chi so với ngân sách theo bộ phận	Hằng tháng
Tổ chức	Tỷ lệ công việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng	Hằng quý
Nhân sự	Tỷ lệ nghỉ việc, thời gian tuyển trung bình cho một vị trí	Hằng quý
Lãnh đạo	Tỷ lệ tham gia họp định kỳ, số việc tồn từ cuộc họp trước	Hằng tháng
Kiểm soát	Số ngày đóng sổ kế toán hằng tháng	Hằng tháng
Kiểm soát	Chu kỳ tiền mặt, số ngày thu tiền bình quân	Hằng tháng
Kiểm soát	Độ chính xác tồn kho	Hằng tháng

Chỉ số quan trọng nhất trong bảng là số ngày đóng sổ kế toán. Doanh nghiệp mất hơn 15 ngày để ra báo cáo tháng thì mọi quyết định quản lý đều dựa trên số liệu đã cũ nửa tháng.

Cách tính các chỉ số tài chính có trong bài phân tích báo cáo tài chính and quản lý tài chính doanh nghiệp.

Kiểm soát nội bộ: phần cụ thể nhất của chức năng kiểm soát

Nguyên tắc	Cách thực hiện
Phân tách nhiệm vụ	Ba việc phê duyệt, thực hiện và ghi chép không do cùng một người làm
Ma trận hạn mức phê duyệt	Mỗi mức giá trị có người duyệt tương ứng, ban hành thành văn bản
Đối chiếu độc lập	Người đối chiếu không phải người ghi sổ
Lưu vết	Mọi giao dịch và chỉnh sửa đều biết ai làm và khi nào

Với doanh nghiệp nhỏ không đủ người để phân tách: bù bằng kiểm soát bù trừ. Chủ doanh nghiệp tự đăng nhập xem sổ phụ ngân hàng hằng tuần thay vì xem báo cáo do kế toán lập, kiểm kê kho đột xuất, và đối chiếu công nợ với đối tác định kỳ.

Chi tiết quy trình vận hành có trong bài quy trình quản lý tài chính trong doanh nghiệp.

Nên ưu tiên gì theo quy mô

Quy mô	Ưu tiên số một	Ưu tiên số hai	Chưa cần vội
Dưới 20 người	Tách bạch tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân	Kiểm soát dòng tiền	Sơ đồ tổ chức phức tạp, OKR
20 đến 50 người	Phân vai rõ ràng, ma trận hạn mức duyệt chi	Chuẩn hóa quy trình bán hàng, mua hàng, kho	Balanced Scorecard
50 đến 200 người	Hệ thống báo cáo quản trị theo bộ phận	Kiểm soát nội bộ, phân tách nhiệm vụ
Trên 200 người	Quản trị theo mục tiêu, phân cấp phân quyền	Quản trị rủi ro, kiểm toán nội bộ

Sai lầm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ: áp dụng OKR, Balanced Scorecard hay bộ khung quản trị phức tạp trong khi chưa tách bạch được tiền công ty với tiền cá nhân. Thứ tự này ngược, và bộ khung sẽ không sống được.

Sáu lỗi thường gặp

Lỗi	Hậu quả
Không rà Điều lệ để biết ai là người quản lý theo luật	Người giữ chức danh không biết mình đang chịu trách nhiệm của người quản lý
Xử lý giao dịch với bên liên quan như giao dịch thông thường	Rủi ro pháp lý cho người quản lý và vấn đề khi kiểm toán
Làm tốt hoạch định nhưng bỏ chức năng kiểm soát	Không biết kế hoạch có được thực hiện hay không
Áp bộ khung quản trị phức tạp khi quy mô chưa cần	Tốn công, không ai theo
Không đo được bằng chỉ số	Đánh giá theo cảm tính
Báo cáo quản trị ra quá muộn	Ra quyết định trên số liệu đã cũ

Hệ thống hỗ trợ quản lý

Ba chức năng khó thực hiện nhất khi không có hệ thống là kiểm soát, đo lường và phân quyền.

Arito ERP hỗ trợ:

• Báo cáo quản trị theo thời gian thực, không chờ chốt sổ
• Ngân sách theo bộ phận, cảnh báo khi chi vượt hạn mức
• Phân quyền theo vai trò và ma trận hạn mức phê duyệt, lưu vết người duyệt
• Theo dõi giao dịch với bên liên quan tách riêng
• Các phân hệ tài chính kế toán, bán hàng, mua hàng, kho, hr trên cùng nền dữ liệu
• Chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025 áp dụng từ 01/01/2026

Về hệ thống và công cụ, xem bài hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì. Đăng ký demo.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý doanh nghiệp là gì?

Là việc lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đã đề ra. Gồm năm chức năng: hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát.

Ai là người quản lý doanh nghiệp theo luật?

Theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch và thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.

Người quản lý doanh nghiệp có trách nhiệm gì?

Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất vì lợi ích hợp pháp của công ty; trung thành với lợi ích công ty và chủ sở hữu; không lạm dụng địa vị, chức vụ; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản của công ty để tư lợi.

Quản lý và quản trị doanh nghiệp khác nhau thế nào?

Quản trị thiên về định hướng và giám sát, bảo vệ lợi ích chủ sở hữu, do Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên thực hiện. Quản lý là tổ chức nguồn lực để đạt mục tiêu, do ban giám đốc và trưởng bộ phận thực hiện.

Giao dịch với người có liên quan cần lưu ý gì?

Phải được cơ quan có thẩm quyền trong công ty chấp thuận theo quy định, và người quản lý có nghĩa vụ kê khai, công khai lợi ích liên quan. Nên lập danh sách người có liên quan, đưa giao dịch qua đúng cấp phê duyệt có biên bản, và theo dõi tách riêng trên hệ thống kế toán.

Doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên gì khi quản lý?

Dưới 20 người thì ưu tiên tách bạch tiền doanh nghiệp với tiền cá nhân và kiểm soát dòng tiền. Chưa cần các bộ khung như OKR hay Balanced Scorecard. Từ 20 đến 50 người thì ưu tiên phân vai rõ và ma trận hạn mức duyệt chi.

Đo hiệu quả quản lý bằng chỉ số nào?

Theo từng chức năng: tỷ lệ hoàn thành kế hoạch và chênh lệch ngân sách cho hoạch định, tỷ lệ nghỉ việc cho nhân sự, số ngày đóng sổ kế toán, chu kỳ tiền mặt và độ chính xác tồn kho cho kiểm soát.

Kiểm soát nội bộ gồm những gì?

Bốn nguyên tắc: phân tách nhiệm vụ giữa phê duyệt, thực hiện và ghi chép; ma trận hạn mức phê duyệt ban hành thành văn bản; đối chiếu độc lập; và lưu vết mọi giao dịch. Doanh nghiệp nhỏ không đủ người tách thì bù bằng kiểm soát bù trừ.

Tổng kết

Quản lý doanh nghiệp gồm năm chức năng, nhưng chức năng bị bỏ qua nhiều nhất là kiểm soát. Doanh nghiệp thường lập kế hoạch tốt rồi không đo lường, nên chỉ biết kết quả khi năm đã hết.

Hai việc nên làm ngay, không tốn chi phí:

Rà Điều lệ công ty xem những chức danh nào đang được liệt kê là chức danh quản lý. Người thuộc nhóm này chịu trách nhiệm của người quản lý theo Luật Doanh nghiệp 2020, gồm nghĩa vụ trung thực, cẩn trọng, trung thành và không sử dụng cơ hội kinh doanh của công ty để tư lợi. Nhiều người giữ chức danh mà không biết điều này.

Lập danh sách người có liên quan của từng người quản lý và rà lại các giao dịch đang có với họ. Đây là rủi ro pháp lý thực tế nhất và cũng là nội dung kiểm toán viên luôn xem xét.

Về thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu từ việc tách bạch tiền công ty với tiền cá nhân, trước khi nghĩ đến các bộ khung quản trị phức tạp.

Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý. Cần đối chiếu Luật Doanh nghiệp 2020 theo loại hình công ty của mình. Cần trao đổi về hệ thống hỗ trợ quản lý, liên hệ với Arito.