Hướng Dẫn Quy Trình Mua Sắm Hàng Hóa Trên Dưới 50 Triệu, 100 Triệu, 200 Triệu, 500 Triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa cần được thực hiện đúng theo từng ngưỡng giá trị để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định. Mỗi mức như dưới 50 triệu, trên 100 triệu hay trên 500 triệu sẽ áp dụng hình thức và thủ tục khác nhau. Việc nắm rõ yêu cầu theo từng ngưỡng giúp hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Tổng quan về quy trình mua sắm hàng hóa

Quy trình mua sắm hàng hóa là trình tự các bước cần thực hiện nhằm đảm bảo hoạt động mua sắm trong đơn vị được triển khai đúng quy định, minh bạch và phù hợp với ngưỡng giá trị được phân cấp. Quy trình mua sắm hàng hoá này bao gồm từ khâu lập nhu cầu, lựa chọn hình thức mua sắm, thẩm định, phê duyệt cho đến ký kết hợp đồng và nghiệm thu hàng hóa.

Tuân thủ đúng quy trình giúp cơ quan, doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực tài chính, phòng ngừa rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để kiểm toán, thanh tra đánh giá tính hợp lệ và hợp lý của các khoản chi.

Tùy theo cơ cấu tổ chức và ngưỡng giá trị mua sắm, trách nhiệm thực hiện và phê duyệt có thể thuộc về các bộ phận khác nhau như phòng hành chính, kế toán, ban giám đốc hoặc hội đồng mua sắm. Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người đứng đầu cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền được giao phê duyệt theo phân cấp là người chịu trách nhiệm cuối cùng về quyết định mua sắm.

>> Xem thêm: Quy Trình Mua Hàng Cho Doanh Nghiệp: 7 Bước Tối Ưu Chi Phí Và Thời Gian

Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 50 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 50 triệu thường áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp nhằm tiết kiệm thời gian và thủ tục. Với ngưỡng giá trị nhỏ, việc thực hiện tương đối đơn giản, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định tài chính nội bộ.

Trình tự thực hiện gồm các bước:

• Bộ phận chuyên môn lập phiếu đề nghị mua sắm, nêu rõ nhu cầu, số lượng, đơn giá dự kiến.
• Người có thẩm quyền xem xét, ký xác nhận hoặc phê duyệt đề nghị.
• Tiến hành khảo sát giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
• Thực hiện mua sắm và tiếp nhận hàng hóa.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, quyết toán.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Phiếu đề nghị mua sắm.
• Báo giá của nhà cung cấp (thường 1 báo giá là đủ ở ngưỡng này).
• Phê duyệt hoặc xác nhận đồng ý của người có thẩm quyền.
• Hóa đơn tài chính, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho (nếu có).
• Các tài liệu khác tùy theo yêu cầu kiểm toán nội bộ.

Mặc dù ngưỡng dưới 50 triệu không yêu cầu đấu thầu hay chào hàng cạnh tranh, nhưng vẫn cần lưu hồ sơ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp uy tín, giá hợp lý và đáp ứng yêu cầu về chất lượng hàng hóa. Tránh chia nhỏ giá trị hợp đồng để lách quy trình, vì đây là hành vi vi phạm quy định hiện hành.

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu đến dưới 100 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 50 triệu đến dưới 100 triệu có mức yêu cầu cao hơn mua sắm trực tiếp thông thường, nhằm đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện khách quan, có cơ sở so sánh giá và minh bạch trong sử dụng ngân sách.

Trình tự thực hiện gồm:

• Lập kế hoạch mua sắm: Bộ phận chuyên môn xác định nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm hàng hóa, trong đó nêu rõ nội dung, chủng loại, số lượng, đơn giá dự kiến và tổng kinh phí.
• Khảo sát và so sánh giá: Thu thập tối thiểu 3 báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau có năng lực, uy tín để làm cơ sở lựa chọn.
• Thẩm định và phê duyệt: Tùy theo quy mô tổ chức, bộ phận tài chính hoặc tổ thẩm định (nếu có) sẽ rà soát hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phương án mua sắm.

>> Xem thêm: Quy trình phê duyệt chuẩn cho doanh nghiệp

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Kế hoạch mua sắm hoặc phiếu đề nghị mua sắm.
• Báo giá của ít nhất 3 nhà cung cấp.
• Biên bản so sánh, đánh giá báo giá.
• Quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền.
• Hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan.

>> Xem thêm: Biểu mẫu đi kèm trong quy trình mua hàng

Trong quy trình mua sắm hàng hoá ngưỡng trên 50 triệu đến dưới 100 triệu, không bắt buộc phải tổ chức đấu thầu nhưng việc lựa chọn nhà cung cấp cần có căn cứ so sánh rõ ràng. Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 100 triệu nếu không được thực hiện đúng có thể dẫn đến rủi ro trong kiểm toán nội bộ, nhất là khi thiếu minh chứng về tính cạnh tranh và hợp lý của giá cả.

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đến dưới 200 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 100 triệu đến dưới 200 triệu thường yêu cầu thực hiện hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn hoặc chào hàng cạnh tranh thông thường, tùy theo quy định của từng đơn vị và tính chất hàng hóa. Đây là ngưỡng đòi hỏi sự minh bạch cao hơn, đồng thời phải có cơ sở đánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo quy trình cụ thể.

Trình tự thực hiện gồm:

• Xây dựng yêu cầu kỹ thuật và kế hoạch mua sắm: Bộ phận chuyên môn lập kế hoạch, nêu rõ tiêu chí kỹ thuật, số lượng, đơn giá dự kiến và tổng giá trị.
• Tổ chức chào hàng cạnh tranh: Gửi thư mời chào hàng hoặc đăng tải thông báo mời chào trên cổng thông tin theo yêu cầu. Thu thập báo giá và hồ sơ năng lực của các nhà cung cấp.
• Thẩm định và phê duyệt: Tổ thẩm định hoặc tổ giúp việc mua sắm tiến hành mở hồ sơ, lập biên bản đánh giá và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả lựa chọn.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Kế hoạch và đề nghị mua sắm.
• Hồ sơ mời chào và báo giá của các nhà cung cấp.
• Biên bản mở hồ sơ, đánh giá chào hàng.
• Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp.
• Hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, thanh lý (nếu có).

Quy trình mua sắm hàng hóa dưới 200 triệu tuy chưa bắt buộc phải đấu thầu rộng rãi, nhưng vẫn cần thực hiện theo hướng có cạnh tranh, có thẩm định. Việc thiếu biên bản so sánh, thiếu căn cứ lựa chọn nhà cung cấp hoặc hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn đến sai phạm trong kiểm tra, thanh tra ngân sách.

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 500 triệu

Quy trình mua sắm hàng hóa trên 500 triệu thuộc nhóm giá trị lớn, bắt buộc phải thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế theo đúng quy định của Luật Đấu thầu. Việc lựa chọn nhà thầu cần đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, công khai, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

Trình tự thực hiện gồm các bước chính:

• Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Cơ quan, đơn vị có nhu cầu mua sắm tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết, bao gồm phạm vi công việc, hình thức lựa chọn, thời gian thực hiện, nguồn vốn và dự toán chi phí.
• Tổ chức đấu thầu: Tiến hành phê duyệt hồ sơ mời thầu, đăng tải thông báo mời thầu lên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, tiếp nhận và mở hồ sơ dự thầu theo đúng thời hạn.
• Đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu tiến hành đánh giá hồ sơ, trình kết quả cho bên mời thầu để phê duyệt, sau đó ký hợp đồng với đơn vị trúng thầu.

Hồ sơ bắt buộc bao gồm:

• Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
• Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
• Biên bản mở thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ.
• Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
• Hợp đồng mua sắm, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng (nếu có).

Do giá trị lớn và quy trình phức tạp, việc mua sắm hàng hóa trên 500 triệu đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận: tài chính – kế toán, pháp chế, chuyên môn kỹ thuật và ban giám đốc. Đơn vị cần lưu trữ đầy đủ toàn bộ hồ sơ đấu thầu để phục vụ kiểm toán, thanh tra và tránh rủi ro pháp lý.

Bảng tổng hợp so sánh quy trình mua sắm hàng hoá theo mức giá

Quy trình mua sắm hàng hóa thường được phân chia theo các ngưỡng giá trị cụ thể nhằm đảm bảo phù hợp với mức độ kiểm soát ngân sách, tính minh bạch và yêu cầu pháp lý. Dưới đây là bảng so sánh tổng hợp giúp đơn vị dễ dàng xác định hình thức và hồ sơ cần thiết theo từng mức chi tiêu:

Ngưỡng giá trị	Hình thức mua sắm	Hồ sơ cần thiết	Cơ quan phê duyệt
Dưới 50 triệu	Mua sắm trực tiếp	– Phiếu đề nghị mua sắm – Báo giá – Hóa đơn/chứng từ	Người đứng đầu đơn vị hoặc cấp tương đương
Từ 50-100 triệu	So sánh báo giá (tối thiểu 3 nhà cung cấp)	– Kế hoạch mua sắm – 3 báo giá – Biên bản so sánh – Phê duyệt phương án	Bộ phận tài chính hoặc người được ủy quyền
Từ 100-200 triệu	Chào hàng cạnh tranh (rút gọn hoặc thông thường)	– Hồ sơ mời chào – Hồ sơ chào giá – Biên bản đánh giá – Quyết định phê duyệt	Ban lãnh đạo hoặc người đứng đầu cơ quan
Trên 500 triệu	Đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế	– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu – Hồ sơ mời thầu – Báo cáo đánh giá – Quyết định kết quả đấu thầu	Tổ chức đấu thầu hoặc Hội đồng đấu thầu được thành lập theo quy định

Ghi chú:

• Càng ở mức giá trị cao, yêu cầu về hồ sơ và minh chứng càng phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan.
• Tất cả các mức đều cần lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán.
• Tránh chia nhỏ gói thầu hoặc hợp đồng để né quy trình tương ứng với giá trị thực tế.

Lưu ý khi thực hiện quy trình mua sắm hàng hóa

Việc thực hiện đúng quy trình mua sắm hàng hóa không chỉ giúp đơn vị sử dụng ngân sách hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro trong thanh kiểm tra. Một số điểm cần lưu ý khi triển khai thực tế:

• Tuân thủ đúng theo từng ngưỡng giá trị: Mỗi mức chi tiêu đi kèm một hình thức mua sắm khác nhau (trực tiếp, chào hàng, đấu thầu). Cố tình chia nhỏ hợp đồng để né thủ tục là hành vi vi phạm và dễ bị xử lý khi kiểm toán.
• Đảm bảo tính minh bạch và cạnh tranh: Ngay cả với mức dưới 100 triệu, đơn vị nên chủ động khảo sát nhiều báo giá để có căn cứ lựa chọn. Điều này giúp tránh nghi ngờ về lợi ích nhóm hoặc chi tiêu thiếu hợp lý.
• Cập nhật văn bản pháp lý mới nhất: Quy định về mua sắm hàng hóa thường thay đổi qua các nghị định như Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Thông tư 68/2022/TT-BTC… Việc cập nhật kịp thời giúp đơn vị tránh áp dụng sai quy trình.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: Các chứng từ liên quan như phiếu đề nghị, báo giá, hợp đồng, hóa đơn… cần được lưu đúng quy trình để phục vụ thanh tra, kiểm toán sau này.

Kết luận

Quy trình mua sắm hàng hóa cần được áp dụng đúng theo từng ngưỡng giá trị để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả sử dụng ngân sách. Việc theo dõi, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ mua sắm sẽ thuận tiện hơn nếu được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý mua hàng chuyên biệt, giúp tự động hóa quy trình, chuẩn hóa biểu mẫu và hạn chế sai sót trong thủ tục hành chính.

>> Xem thêm: Phân hệ Quản lý mua hàng của phần mềm Arito