Chữ ký số trên hợp đồng là gì? Hướng dẫn toàn diện từ pháp lý đến triển khai thực tế

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, việc ký kết hợp đồng không còn giới hạn ở giấy tờ truyền thống. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chữ ký số trên hợp đồng để rút ngắn thời gian xử lý, tăng tính bảo mật và tối ưu quy trình quản lý. Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn chữ ký số có ký được hợp đồng không, giá trị pháp lý ra sao và cần đáp ứng điều kiện nào để hợp lệ.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của chữ ký số trong hợp đồng, căn cứ pháp lý liên quan và hướng dẫn cách triển khai thực tế một cách đúng quy định, an toàn và hiệu quả.

1. Chữ ký số trên hợp đồng là gì?

Chữ ký số trên hợp đồng là hình thức ký kết hợp đồng bằng công nghệ mã hóa thay cho chữ ký tay truyền thống. Thay vì ký trực tiếp trên giấy, các bên sử dụng chữ ký số để xác nhận nội dung hợp đồng điện tử trong môi trường trực tuyến.

Hình thức này giúp xác thực danh tính người ký và đảm bảo nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.

1.1. Khái niệm chữ ký số trong hợp đồng

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mã hóa và gắn với chứng thư số của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được lập dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì văn bản giấy.

>> Xem chi tiết: Hợp đồng điện tử là gì?

Khi kết hợp, chữ ký số trong hợp đồng có vai trò:

• Xác nhận chủ thể ký
• Thể hiện sự đồng ý với nội dung hợp đồng
• Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu sau khi ký

Nếu đáp ứng đúng quy định pháp luật, hợp đồng ký số có giá trị tương đương hợp đồng giấy.

1.2. Chữ ký số có ký được hợp đồng không?

Câu trả lời là có. Chữ ký số hoàn toàn có thể dùng để ký hợp đồng trong nhiều giao dịch dân sự và thương mại.

Để hợp đồng ký số có hiệu lực, chữ ký phải được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp, người ký đúng thẩm quyền, hệ thống ký bảo đảm xác thực danh tính và thời điểm ký, đồng thời nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi hoàn tất. Khi đáp ứng các điều kiện này, hợp đồng ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy trong phần lớn trường hợp.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số trên hợp đồng

Khi doanh nghiệp chuyển sang ký kết điện tử, vấn đề được quan tâm nhiều nhất là: hợp đồng ký số có được pháp luật công nhận hay không. Trên thực tế, pháp luật Việt Nam đã có khung quy định tương đối đầy đủ để điều chỉnh việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử, bao gồm cả hợp đồng.

Nếu đáp ứng đúng điều kiện theo luật định, chữ ký số trên hợp đồng có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trong nhiều trường hợp.

2.1. Quy định pháp luật về chữ ký số trên hợp đồng

Việc sử dụng chữ ký số ký hợp đồng tại Việt Nam được điều chỉnh bởi một số văn bản pháp lý quan trọng như:

• Luật Giao dịch điện tử quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử
• Bộ luật Dân sự quy định nguyên tắc giao kết và hiệu lực của hợp đồng
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Theo các quy định này, hợp đồng được ký bằng chữ ký số vẫn có giá trị pháp lý nếu:

• Có thể xác định được người ký
• Thể hiện được sự chấp thuận nội dung hợp đồng
• Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký

2.2. Điều kiện để chữ ký số ký hợp đồng có hiệu lực

Để chữ ký số trên hợp đồng được công nhận hợp pháp, cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Chứng thư số hợp lệ

Chữ ký số phải được tạo ra từ chứng thư số còn hiệu lực, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép phát hành.

• Chủ thể ký có thẩm quyền

Người thực hiện ký số phải là đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ của doanh nghiệp. Nếu ký sai thẩm quyền, hợp đồng có thể bị vô hiệu.

• Bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn

Hệ thống ký phải cho phép xác định chính xác danh tính người ký, thời điểm ký và bảo đảm nội dung hợp đồng không bị chỉnh sửa sau khi ký.

• Không thuộc trường hợp bị hạn chế hình thức

Một số giao dịch đặc thù theo luật chuyên ngành có thể yêu cầu hình thức riêng. Do đó, trước khi áp dụng chữ ký số hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cụ thể.

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, chữ ký số ký hợp đồng được xem là có hiệu lực pháp lý và có thể dùng làm căn cứ giải quyết tranh chấp nếu phát sinh.

3. So sánh quy trình ký giấy truyền thống với chữ ký số hợp đồng

Việc áp dụng chữ ký số trong hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang môi trường số mà còn mang lại nhiều lợi ích rõ ràng về thời gian, chi phí và quản trị rủi ro.

Thay vì in ấn, ký tay, đóng dấu và gửi chuyển phát, toàn bộ quy trình có thể thực hiện trực tuyến chỉ trong vài phút. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có đối tác ở nhiều tỉnh thành hoặc quốc gia khác nhau.

Một số lợi ích nổi bật của chữ ký số hợp đồng gồm:

• Rút ngắn thời gian ký kết và phê duyệt
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và chuyển phát
• Hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ
• Tăng tính minh bạch nhờ lưu vết thời gian và thông tin người ký
• Dễ dàng quản lý, tra cứu và tích hợp với hệ thống nội bộ

Dưới đây là bảng so sánh giữa quy trình ký giấy truyền thống và chữ ký số trên hợp đồng:

Tiêu chí	Ký giấy truyền thống	Chữ ký số hợp đồng
Thời gian ký	Có thể mất vài ngày do in ấn và gửi hồ sơ	Có thể hoàn tất trong vài phút
Chi phí	Tốn chi phí in, đóng dấu, chuyển phát	Giảm đáng kể chi phí vận hành
Phạm vi ký kết	Phụ thuộc vào vị trí địa lý	Ký từ xa, không giới hạn khoảng cách
Lưu trữ	Lưu trữ bản cứng, tốn diện tích	Lưu trữ điện tử, dễ tra cứu
Rủi ro chỉnh sửa	Khó kiểm soát nếu bị sao chép	Có cơ chế phát hiện thay đổi nội dung
Quản lý tiến độ	Theo dõi thủ công	Theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực

4. Hướng dẫn triển khai chữ ký số trên hợp đồng

Để áp dụng chữ ký số trên hợp đồng hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng hình thức ký và xây dựng quy trình rõ ràng. Việc triển khai không quá phức tạp nếu đã có chứng thư số hợp lệ và hệ thống ký phù hợp.

4.1. Các hình thức chữ ký số ký hợp đồng phổ biến

Hiện nay, chữ ký số ký hợp đồng thường được triển khai theo 3 hình thức chính:

• USB Token

Đây là hình thức truyền thống. Chữ ký số được lưu trong thiết bị USB và cắm trực tiếp vào máy tính khi ký.

Ưu điểm là dễ kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, người ký cần mang theo thiết bị và thao tác trên máy tính đã cài phần mềm.

>> Tìm hiểu thêm: Chữ ký số Token.

• Chữ ký số từ xa

Khóa ký được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực. Người dùng có thể ký hợp đồng từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính, thường cần xác thực bằng mã OTP.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có lãnh đạo thường xuyên di chuyển.

• Nền tảng hợp đồng điện tử tích hợp chữ ký số

Doanh nghiệp sử dụng các nền tảng quản lý hợp đồng có sẵn chức năng ký số. Hệ thống cho phép tạo hợp đồng, gửi ký, theo dõi trạng thái và lưu trữ tập trung. Đây là giải pháp phù hợp khi muốn tối ưu toàn bộ quy trình quản lý chữ ký số hợp đồng.

Việc lựa chọn hình thức phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tần suất ký và mức độ tích hợp hệ thống mong muốn.

>> Xem thêm: Giải pháp quản lý hợp đồng điện tử dễ dàng và hiệu quả. 

4.2. Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số

Quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký số có thể triển khai theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng điện tử

Soạn thảo hợp đồng dưới định dạng điện tử như PDF hoặc theo mẫu trên nền tảng quản lý hợp đồng.

Bước 2: Kiểm tra thông tin và thẩm quyền ký

Đảm bảo người thực hiện chữ ký số ký hợp đồng là đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền hợp lệ.

Bước 3: Thực hiện ký số

Cắm USB Token hoặc đăng nhập hệ thống ký từ xa để tiến hành ký. Hệ thống sẽ xác thực danh tính và ghi nhận thời điểm ký.

Bước 4: Gửi cho các bên liên quan ký tiếp

Nếu hợp đồng có nhiều bên, tiếp tục gửi luồng ký theo thứ tự đã thống nhất.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hợp đồng đã ký

Sau khi hoàn tất, hợp đồng được lưu trữ điện tử, có thể tra cứu và sử dụng khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.

Quy trình này có thể điều chỉnh tùy theo mô hình tổ chức, nhưng về cơ bản, việc triển khai chữ ký số trong hợp đồng không phức tạp nếu đã đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và kỹ thuật.

5. Những lỗi thường gặp khi dùng chữ ký số trên hợp đồng

Trong quá trình sử dụng chữ ký số trên hợp đồng, doanh nghiệp có thể gặp một số lỗi kỹ thuật và rủi ro pháp lý nếu không kiểm soát chặt chẽ quy trình ký.

5.1. Các lỗi kỹ thuật và cách xử lý

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Lỗi file không ký được do sai định dạng hoặc file đã bị chỉnh sửa sau khi ký
• Lỗi phần mềm do chưa cài đúng driver, tiện ích ký số hoặc hệ thống chưa cập nhật
• Lỗi xác thực chữ ký số khi chứng thư số hết hạn hoặc bị thu hồi

Cách xử lý thường là kiểm tra lại thời hạn chứng thư số, cập nhật phần mềm ký và đảm bảo sử dụng đúng định dạng file theo yêu cầu hệ thống.

>> Xem thêm: Phân biệt 3 hình thức ký điện tử phổ biến hiện nay.

5.2. Rủi ro pháp lý cần tránh

Ngoài yếu tố kỹ thuật, rủi ro pháp lý cũng cần đặc biệt lưu ý:

• Người ký không đúng thẩm quyền đại diện
• Hợp đồng thiếu các điều kiện hiệu lực cơ bản
• Không lưu trữ đầy đủ dữ liệu chứng minh quá trình ký

Để hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát thẩm quyền ký và lưu trữ hồ sơ điện tử rõ ràng ngay từ đầu.

6. Kết luận

Chữ ký số trên hợp đồng không chỉ là giải pháp thay thế chữ ký tay mà còn là công cụ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và quy trình kỹ thuật, chữ ký số ký hợp đồng có giá trị pháp lý rõ ràng, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí và tăng tính minh bạch.

>> Xem thêm: Giải pháp quản lý và ký kết hợp đồng điện tử tối ưu cho doanh nghiệp.