(Tải Miễn Phí) Mẫu Tờ Trình Bổ Sung Nhân Sự Mới, Chuẩn 2026

Tờ trình bổ sung nhân sự là văn bản được doanh nghiệp sử dụng để đề xuất nhu cầu tuyển thêm người và xin phê duyệt từ cấp quản lý. Nội dung tờ trình thường cần nêu rõ lý do bổ sung, vị trí, số lượng nhân sự, thời điểm cần tuyển và chi phí dự kiến. Trong bài viết này, ARITO tổng hợp các mẫu tờ trình bổ sung nhân sự mới theo nhiều trường hợp thực tế, kèm hướng dẫn cách lập và quy trình xử lý để doanh nghiệp dễ tham khảo, tải về và áp dụng.

1. Tờ trình bổ sung nhân sự là gì?

Tờ trình bổ sung nhân sự là văn bản nội bộ được phòng ban hoặc bộ phận lập nhằm đề xuất doanh nghiệp tuyển thêm người cho một hoặc nhiều vị trí cụ thể. Văn bản này thường được gửi đến cấp quản lý, ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền để xem xét, phê duyệt trước khi chuyển sang bước tuyển dụng.

Thông thường, tờ trình cần nêu rõ lý do bổ sung nhân sự, vị trí cần tuyển, số lượng, thời điểm cần người và chi phí dự kiến. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ cần thiết của nhu cầu tuyển dụng, đồng thời kiểm soát kế hoạch nhân sự và ngân sách tốt hơn.

2. Khi nào cần lập tờ trình bổ sung nhân sự?

Doanh nghiệp nên lập tờ trình bổ sung nhân sự khi nhu cầu nhân lực phát sinh vượt ngoài kế hoạch hiện tại hoặc cần có sự phê duyệt trước khi tuyển dụng. Một số trường hợp phổ biến gồm:

2.1. Phòng ban phát sinh nhu cầu nhân sự mới

Khi khối lượng công việc tăng, phát sinh thêm nhiệm vụ hoặc phòng ban cần bổ sung vị trí chưa có trong cơ cấu hiện tại, bộ phận phụ trách có thể lập tờ trình để đề xuất tuyển thêm nhân sự.

2.2. Nhân sự hiện tại không đáp ứng khối lượng công việc

Nếu số lượng nhân viên hiện có không đủ để xử lý công việc đúng tiến độ, thường xuyên phải làm thêm giờ hoặc tồn đọng nhiều nhiệm vụ, doanh nghiệp có thể xem xét bổ sung nhân sự để phân bổ lại khối lượng công việc hợp lý hơn.

2.3. Nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ dài hạn

Tờ trình cũng thường được lập khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ dài hạn hoặc tạm thời không thể tiếp tục đảm nhiệm công việc. Việc bổ sung nhân sự giúp hạn chế gián đoạn hoạt động của bộ phận.

2.4. Doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thành lập bộ phận mới

Khi mở thêm chi nhánh, mở rộng hoạt động kinh doanh hoặc thành lập phòng ban mới, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu tuyển dụng nhiều vị trí. Tờ trình giúp xác định rõ số lượng, chức danh và thời điểm cần bổ sung nhân sự.

2.5. Phát sinh dự án cần bổ sung nhân sự trong thời gian ngắn

Một số dự án có thể yêu cầu thêm nhân lực trong một khoảng thời gian nhất định. Trong trường hợp này, tờ trình nên nêu rõ thời gian thực hiện dự án, số lượng nhân sự cần bổ sung và thời hạn dự kiến sử dụng nhân lực để cấp quản lý có cơ sở xem xét.

3. Tờ trình bổ sung nhân sự gồm những nội dung nào?

Một tờ trình bổ sung nhân sự nên trình bày đầy đủ nhu cầu tuyển dụng, căn cứ đề xuất và các thông tin cần thiết để cấp có thẩm quyền dễ dàng xem xét. Nội dung càng rõ ràng thì quá trình đánh giá và phê duyệt càng thuận lợi.

3.1. Phần mở đầu và căn cứ lập tờ trình

Phần đầu nên có tên đơn vị, phòng ban đề xuất, tên văn bản, ngày lập và người nhận tờ trình. Doanh nghiệp cũng có thể nêu căn cứ như kế hoạch nhân sự, khối lượng công việc, biến động nhân sự hoặc nhu cầu phát sinh thực tế.

3.2. Lý do và sự cần thiết bổ sung nhân sự

Cần trình bày cụ thể nguyên nhân cần tuyển thêm người, chẳng hạn nhân viên nghỉ việc, công việc tăng, mở rộng quy mô hoặc phát sinh dự án mới. Nên tránh những lý do quá chung chung vì sẽ khó tạo cơ sở cho việc phê duyệt.

3.3. Thông tin vị trí cần bổ sung

Tờ trình nên ghi rõ tên vị trí, phòng ban, chức danh, nhiệm vụ chính và những yêu cầu cơ bản đối với nhân sự cần tuyển. Nếu có nhiều vị trí, nên trình bày riêng từng vị trí để dễ theo dõi.

3.4. Số lượng và thời điểm cần tuyển

Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân sự cần bổ sung cho từng vị trí và thời điểm mong muốn nhân sự bắt đầu làm việc. Thông tin này giúp bộ phận tuyển dụng chủ động xây dựng kế hoạch phù hợp.

3.5. Đề xuất phương án tuyển dụng và chi phí

Tùy từng trường hợp, tờ trình có thể đề xuất tuyển mới, tuyển thay thế, điều chuyển nội bộ hoặc thuê nhân sự ngắn hạn. Đồng thời, nên dự kiến các khoản chi phí liên quan như mức lương, chi phí tuyển dụng hoặc ngân sách nhân sự phát sinh.

3.6. Phần đề nghị phê duyệt

Phần cuối cần nêu rõ nội dung đề nghị cấp quản lý xem xét và phê duyệt. Sau đó là thông tin người lập, trưởng bộ phận, các cấp liên quan và phần ký xác nhận theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

4. Cách lập tờ trình bổ sung nhân sự thuyết phục

Một tờ trình hiệu quả không chỉ nêu nhu cầu tuyển thêm người mà còn cần chứng minh được vì sao doanh nghiệp nên phê duyệt đề xuất đó. Khi lập tờ trình, phòng ban nên trình bày thông tin cụ thể, có số liệu hỗ trợ và gắn nhu cầu nhân sự với tình hình công việc thực tế.

4.1. Xác định rõ nhu cầu và nguyên nhân

Trước khi lập tờ trình, cần xác định chính xác nguyên nhân phát sinh nhu cầu nhân sự như thiếu người, tăng khối lượng công việc, nhân viên nghỉ việc hoặc mở rộng hoạt động. Việc làm rõ nguyên nhân giúp tránh đề xuất tuyển dụng theo cảm tính hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế.

4.2. Đưa ra số liệu chứng minh nhu cầu nhân sự

Nếu có thể, nên bổ sung các số liệu như khối lượng công việc tăng, số dự án đang triển khai, tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, số giờ làm thêm hoặc mức độ quá tải của bộ phận. Những dữ liệu này giúp cấp quản lý có thêm cơ sở để đánh giá tính cần thiết của đề xuất.

4.3. Mô tả cụ thể vị trí và số lượng cần bổ sung

Tờ trình cần xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự và vai trò của từng vị trí trong bộ phận. Không nên chỉ ghi chung chung là “cần bổ sung thêm nhân sự” mà thiếu thông tin về công việc hoặc trách nhiệm dự kiến.

4.4. Dự kiến chi phí và thời gian tuyển dụng

Doanh nghiệp nên ước tính trước mức lương, chi phí tuyển dụng và thời điểm cần nhân sự bắt đầu làm việc. Điều này giúp cấp quản lý đánh giá được ảnh hưởng đến ngân sách và giúp bộ phận tuyển dụng chủ động hơn khi kế hoạch được phê duyệt.

4.5. Kiểm tra thẩm quyền và quy trình phê duyệt

Trước khi gửi tờ trình, cần kiểm tra người có thẩm quyền phê duyệt, các cấp trung gian cần xác nhận và quy trình nội bộ đang được áp dụng. Việc gửi đúng người, đúng quy trình sẽ hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.

5. Tổng hợp mẫu tờ trình bổ sung nhân sự mới nhất 2026

Tùy vào nguyên nhân phát sinh nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu tờ trình khác nhau để trình bày đề xuất rõ ràng và phù hợp hơn. Dưới đây là một số mẫu tờ trình bổ sung nhân sự phổ biến có thể tham khảo và điều chỉnh theo quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp.

5.1. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chung

Mẫu này phù hợp với các trường hợp doanh nghiệp cần đề xuất tuyển thêm nhân sự nhưng không thuộc tình huống đặc thù. Nội dung thường bao gồm lý do bổ sung, vị trí, số lượng, thời điểm cần tuyển, yêu cầu đối với ứng viên và phần đề nghị cấp quản lý phê duyệt.

> Tải ngay: Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự chung

5.2. Mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự cho phòng ban

Mẫu tờ trình này được sử dụng khi một phòng hoặc bộ phận cụ thể phát sinh nhu cầu tuyển thêm người. Ngoài thông tin về vị trí và số lượng, phòng ban nên trình bày rõ khối lượng công việc hiện tại, cơ cấu nhân sự và lý do cần bổ sung để tăng tính thuyết phục.

> Tải ngay: Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự cho phòng ban

5.3. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất

Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp cần bổ sung nhân sự trong thời gian ngắn do nhân viên nghỉ đột xuất, khối lượng công việc tăng nhanh hoặc phát sinh tình huống ngoài kế hoạch. Tờ trình nên làm rõ mức độ cấp thiết và thời điểm cần nhân sự để quá trình phê duyệt được thực hiện nhanh hơn.

> Tải ngay: Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự đột xuất

5.4. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự thay thế

Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự thay thế thường được sử dụng khi một nhân viên nghỉ việc, chuyển bộ phận, nghỉ dài hạn hoặc không còn đảm nhiệm vị trí hiện tại. Trong tờ trình, doanh nghiệp nên ghi rõ vị trí cần thay thế, lý do phát sinh và thời điểm cần nhân sự mới tiếp nhận công việc.

> Tải ngay: Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự thay thế

5.5. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự theo dự án

Khi triển khai dự án mới hoặc cần tăng nhân lực trong một giai đoạn nhất định, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu tờ trình bổ sung nhân sự theo dự án. Nội dung nên xác định rõ tên dự án, thời gian thực hiện, vị trí cần bổ sung, số lượng và khoảng thời gian dự kiến sử dụng nhân sự.

> Tải ngay: Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự theo dự án

6. Quy trình xử lý tờ trình bổ sung nhân sự

Quy trình xử lý tờ trình có thể khác nhau tùy quy mô và cơ cấu doanh nghiệp, nhưng nhìn chung thường gồm 5 bước cơ bản sau:

6.1. Bước 1: Phòng ban xác định nhu cầu

Bộ phận phát sinh nhu cầu cần xác định rõ vị trí, số lượng, lý do và thời điểm cần bổ sung nhân sự. Đây là cơ sở để tránh đề xuất tuyển dụng không cần thiết hoặc vượt quá kế hoạch nhân sự.

6.2. Bước 2: Lập và gửi tờ trình

Sau khi xác định nhu cầu, phòng ban tiến hành lập tờ trình với đầy đủ thông tin cần thiết và gửi đến cấp quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền theo quy trình nội bộ.

6.3. Bước 3: Cấp quản lý kiểm tra, đánh giá

Người có trách nhiệm sẽ xem xét mức độ cần thiết của đề xuất, đối chiếu với cơ cấu nhân sự hiện tại, khối lượng công việc và ngân sách trước khi đưa ra ý kiến.

6.4. Bước 4: Phê duyệt nhu cầu nhân sự

Nếu đề xuất phù hợp, cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt số lượng, vị trí, thời gian tuyển và ngân sách liên quan. Trường hợp chưa phù hợp, tờ trình có thể được yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin.

6.5. Bước 5: Chuyển sang quy trình tuyển dụng

Sau khi được phê duyệt, nhu cầu nhân sự sẽ được chuyển đến bộ phận nhân sự để lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tin, sàng lọc ứng viên và triển khai các bước tiếp theo.

8. Quản lý đề xuất và phê duyệt nhân sự tập trung với ARITO HRM

Khi nhu cầu bổ sung nhân sự được xử lý bằng biểu mẫu rời rạc, email hoặc phê duyệt thủ công, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng khó theo dõi người đề xuất, trạng thái xử lý, ngân sách và kết quả phê duyệt. Khi số lượng phòng ban hoặc nhu cầu tuyển dụng tăng lên, việc kiểm soát dữ liệu càng phức tạp và dễ phát sinh sai lệch giữa bộ phận sử dụng nhân sự, HR và cấp quản lý.

Với phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung nhiều nghiệp vụ nhân sự như tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, vị trí công tác, phòng ban, chấm công, tính lương, đánh giá KPI và báo cáo nhân sự. Hệ thống cũng hỗ trợ quy trình phê duyệt các loại đơn từ theo nhiều cấp và cho phép tùy chỉnh theo đặc thù quản lý của từng doanh nghiệp. Nhờ dữ liệu được tập trung trên cùng hệ thống, bộ phận HR và nhà quản lý có thêm cơ sở để theo dõi tình hình nhân sự và triển khai kế hoạch tuyển dụng phù hợp hơn.

9. Câu hỏi thường gặp về tờ trình bổ sung nhân sự

9.1. Tờ trình bổ sung nhân sự do ai lập?

Thông thường, trưởng phòng, quản lý bộ phận hoặc người phụ trách đơn vị có nhu cầu nhân sự sẽ là người đề xuất và lập tờ trình. Sau đó, văn bản được chuyển đến bộ phận nhân sự và cấp có thẩm quyền để xem xét.

9.2. Tờ trình bổ sung nhân sự cần được ai phê duyệt?

Người phê duyệt phụ thuộc vào quy mô và quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp. Có thể là trưởng bộ phận, giám đốc nhân sự, ban giám đốc hoặc người được phân quyền phê duyệt nhu cầu tuyển dụng.

9.3. Có thể đề xuất nhiều vị trí trong một tờ trình không?

Có. Doanh nghiệp có thể đề xuất nhiều vị trí trong cùng một tờ trình nếu các nhu cầu phát sinh trong cùng phòng ban hoặc cùng một kế hoạch nhân sự. Tuy nhiên, nên trình bày rõ từng vị trí, số lượng và lý do để dễ xem xét.

9.4. Tờ trình bổ sung nhân sự có cần ghi mức lương dự kiến không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc ghi mức lương trong tờ trình. Tuy nhiên, việc bổ sung khoảng lương hoặc ngân sách dự kiến sẽ giúp cấp quản lý đánh giá tốt hơn chi phí phát sinh trước khi phê duyệt.

9.5. Tờ trình bổ sung nhân sự có bắt buộc theo một mẫu cố định không?

Tờ trình bổ sung nhân sự không bắt buộc theo một mẫu cố định. Mỗi đơn vị có thể xây dựng biểu mẫu riêng phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy trình tuyển dụng và thẩm quyền phê duyệt nội bộ.

9.6. Có thể sử dụng mẫu tờ trình bổ sung nhân sự bằng Word không?

Có. File Word phù hợp với doanh nghiệp vẫn đang xử lý hồ sơ theo phương thức truyền thống vì dễ chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ. Khi quy mô lớn hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc số hóa quy trình để theo dõi đề xuất và dữ liệu nhân sự tập trung hơn.

Kết luận

Tờ trình bổ sung nhân sự là căn cứ quan trọng để các phòng ban đề xuất nhu cầu tuyển thêm người và giúp cấp quản lý có cơ sở xem xét, phê duyệt. Một tờ trình đầy đủ nên thể hiện rõ lý do bổ sung, vị trí, số lượng, thời điểm cần tuyển và chi phí dự kiến để quá trình xử lý diễn ra minh bạch, nhất quán hơn. Khi nhu cầu nhân sự ngày càng nhiều và quy trình giấy tờ trở nên khó theo dõi, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang quản lý tập trung bằng phần mềm ARITO HRM để đồng bộ dữ liệu và hỗ trợ quản trị nhân sự hiệu quả hơn.