Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không? Giải đáp 2026

Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không là vấn đề nhiều doanh nghiệp và kế toán quan tâm khi tiếp nhận, hạch toán và xử lý loại hóa đơn này. Nếu không phân biệt đúng hóa đơn bán hàng với hóa đơn GTGT, doanh nghiệp có thể kê khai sai doanh thu, ghi nhận không đúng chi phí hoặc khấu trừ thuế GTGT đầu vào không đúng quy định.

Vậy hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không và cách kê khai đầu ra, đầu vào như thế nào? Trong bài viết này, ARITO sẽ hướng dẫn cách xử lý hóa đơn bán hàng, điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, quy định về khấu trừ thuế GTGT và những sai sót cần tránh khi kê khai thuế năm 2026.

1. Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là chứng từ do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, ghi nhận thông tin chi tiết về giao dịch bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, và các thông tin liên quan khác.

Đây là căn cứ quan trọng để xác nhận hoạt động mua bán đã phát sinh giữa người bán và người mua, đồng thời phục vụ việc quản lý doanh thu, hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế. Trên hóa đơn còn có thể thể hiện thông tin của người bán, người mua, mã số thuế, thời điểm lập hóa đơn, hình thức thanh toán và các nội dung bắt buộc khác theo quy định.

Khác với hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng không thể hiện riêng thuế suất và số tiền thuế GTGT. Loại hóa đơn này thường được sử dụng bởi doanh nghiệp, tổ chức tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn theo quy định.

2. Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không?

Việc kê khai hóa đơn bán hàng được thực hiện khác nhau giữa bên bán và bên mua. Bên bán tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải tổng hợp doanh thu trên hóa đơn để kê khai và tính số thuế phải nộp. Bên mua nhận hóa đơn bán hàng được ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ vào chi phí hoặc tài sản nhưng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2.1 Trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp

Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Doanh thu phát sinh trong kỳ phải được tổng hợp để kê khai trên hồ sơ khai thuế tương ứng. Số thuế GTGT phải nộp được xác định theo công thức:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ thuế GTGT

Tỷ lệ tính thuế phụ thuộc vào từng nhóm hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp kê khai doanh thu đầu ra và tính thuế trực tiếp trên doanh thu, không kê khai thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Cơ quan thuế hiện hướng dẫn người nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thực hiện khai thuế GTGT trên doanh thu theo mẫu khai thuế tương ứng.

2.2 Trường hợp doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ vẫn có thể nhận hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp đang áp dụng phương pháp trực tiếp. Khi đó, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ số tiền trên hóa đơn vào giá trị hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ, chi phí hoặc nguyên giá tài sản tùy theo bản chất giao dịch. Hóa đơn này không được kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Kế toán cũng không được tự tách thuế GTGT từ tổng số tiền thanh toán. Chẳng hạn, doanh nghiệp nhận hóa đơn bán hàng có tổng giá trị 11 triệu đồng thì toàn bộ 11 triệu đồng được ghi nhận vào giá trị hàng mua hoặc chi phí, không được tự chia thành 10 triệu đồng tiền hàng và 1 triệu đồng tiền thuế.

2.3 Cá nhân, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng thì kê khai như thế nào?

Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng phải tổng hợp doanh thu phát sinh để xác định nghĩa vụ thuế theo phương pháp đang áp dụng. Doanh thu tính thuế được xác định dựa trên tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ và các khoản thu thêm mà hộ, cá nhân kinh doanh được hưởng. Do không thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo cơ chế dành cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, hộ kinh doanh không được dùng hóa đơn mua vào để khấu trừ thuế GTGT.

3. Hóa đơn bán hàng có được khấu trừ thuế GTGT không?

Hóa đơn bán hàng không phải là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nguyên nhân là loại hóa đơn này không thể hiện riêng giá chưa có thuế, thuế suất và số tiền thuế GTGT. Do đó, doanh nghiệp nhận hóa đơn không được tự xác định số thuế từ tổng giá thanh toán và không được đưa giá trị này vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện theo pháp luật thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn hiện hành, trong đó Nghị định 181/2025/NĐ-CP là văn bản quy định chi tiết việc thi hành Luật Thuế GTGT. Hóa đơn bán hàng vẫn có giá trị chứng minh giao dịch mua bán và phục vụ hạch toán kế toán. Tuy nhiên, việc được ghi nhận chi phí không đồng nghĩa với việc được khấu trừ thuế GTGT.

4. Hóa đơn bán hàng có được tính vào chi phí hợp lý không?

Hóa đơn bán hàng hợp pháp có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

4.1 Điều kiện để được tính chi phí

Khoản chi cần có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Thông tin trên hóa đơn phải phù hợp với hàng hóa, dịch vụ thực tế đã mua.

Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng. Quy định này được hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và áp dụng từ ngày 15/12/2025.

Như vậy, hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT được khấu trừ nhưng toàn bộ giá trị trên hóa đơn vẫn có thể được ghi nhận vào chi phí nếu đáp ứng đúng điều kiện về hồ sơ và thanh toán.

4.2 Các chứng từ cần đi kèm

Ngoài hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp nên lưu hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng dịch vụ, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Tùy theo tính chất giao dịch, doanh nghiệp có thể cần thêm đề nghị mua hàng, báo giá, đơn đặt hàng, bảng kê chi tiết hoặc tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Hồ sơ càng đầy đủ và thống nhất thì doanh nghiệp càng thuận lợi khi giải trình với cơ quan thuế.

4.3 Những trường hợp bị loại chi phí

Khoản chi có thể không được chấp nhận nếu hóa đơn không hợp pháp, thông tin trên hóa đơn không đúng với giao dịch thực tế hoặc doanh nghiệp không chứng minh được hàng hóa, dịch vụ đã được bàn giao. Chi phí cũng có nguy cơ bị loại khi giao dịch không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, thiếu hợp đồng và chứng từ thanh toán hoặc không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Đối với hóa đơn được lập khống, sử dụng không hợp pháp hoặc dùng để hợp thức hóa chi phí, doanh nghiệp không chỉ bị loại chi phí mà còn có thể bị xử lý về thuế và hóa đơn.

5. Cách kê khai hóa đơn bán hàng trên tờ khai thuế

Khi xử lý hóa đơn bán hàng, kế toán cần phân biệt rõ hóa đơn đầu ra của bên bán và hóa đơn đầu vào của bên mua. Việc kê khai nhầm có thể làm sai doanh thu hoặc tăng không đúng số thuế GTGT được khấu trừ.

5.1 Kê khai đầu ra

Bên bán áp dụng phương pháp trực tiếp cần tổng hợp toàn bộ hóa đơn bán hàng đã lập trong kỳ. Doanh thu sau đó được phân loại theo từng nhóm hoạt động để áp dụng tỷ lệ tính thuế phù hợp.

Doanh thu phải được kê khai đúng kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế. Trường hợp đã phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn nhưng chưa thu được tiền, doanh nghiệp vẫn phải ghi nhận và kê khai theo thời điểm quy định. Số thuế phải nộp được xác định bằng doanh thu tính thuế nhân với tỷ lệ thuế áp dụng cho hoạt động kinh doanh tương ứng.

5.2 Kê khai đầu vào

Doanh nghiệp nhận hóa đơn bán hàng không kê khai hóa đơn này vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Toàn bộ giá trị thanh toán được hạch toán vào hàng hóa, nguyên vật liệu, chi phí hoặc tài sản tùy theo nội dung giao dịch. Hóa đơn cần được lưu cùng hợp đồng, chứng từ giao nhận và chứng từ thanh toán để làm căn cứ ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN.

Nếu nhà cung cấp thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn GTGT nhưng lại lập hóa đơn bán hàng, bên mua nên liên hệ nhà cung cấp để kiểm tra và xử lý trước khi hạch toán.

6. Những sai sót thường gặp khi kê khai hóa đơn bán hàng

Trong quá trình kê khai và hạch toán hóa đơn bán hàng, kế toán rất dễ nhầm lẫn với hóa đơn GTGT, dẫn đến sai số liệu thuế, doanh thu và chi phí. Dưới đây là những sai sót thường gặp doanh nghiệp cần lưu ý để kê khai đúng quy định và hạn chế phải điều chỉnh, bổ sung hồ sơ thuế. 

6.1 Kê khai nhầm sang hóa đơn GTGT

Một số kế toán nhập hóa đơn bán hàng vào phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ như đối với hóa đơn GTGT. Sai sót này làm tăng không đúng số thuế được khấu trừ và có thể dẫn đến phải kê khai bổ sung.

6.2 Khấu trừ sai thuế đầu vào

Hóa đơn bán hàng chỉ thể hiện tổng giá thanh toán nên không được tự bóc tách thuế GTGT theo mức 5%, 8% hoặc 10%. Việc tự chia tổng tiền để xác định thuế đầu vào không có căn cứ và có thể làm sai hồ sơ khai thuế.

6.3 Thiếu doanh thu

Bên bán có thể bỏ sót hóa đơn, kê khai doanh thu thấp hơn số liệu đã lập hoặc ghi nhận hóa đơn không đúng kỳ. Do dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển đến cơ quan thuế, chênh lệch giữa hóa đơn và tờ khai có thể được phát hiện trong quá trình đối chiếu.

6.4 Hạch toán sai tài khoản

Doanh nghiệp nhận hóa đơn bán hàng không được hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Toàn bộ số tiền trên hóa đơn cần được ghi nhận vào giá trị hàng mua, chi phí hoặc nguyên giá tài sản.

6.5 Lập sai thời điểm

Người bán cần lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền trong trường hợp pháp luật quy định phải lập hóa đơn khi thu tiền. Lập hóa đơn chậm có thể dẫn đến kê khai sai kỳ, thiếu doanh thu và phát sinh vi phạm về hóa đơn.

7. Một số câu hỏi thường gặp

Trong quá trình sử dụng và kê khai hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp thường gặp nhiều vướng mắc liên quan đến khấu trừ, hoàn thuế, thanh toán và hình thức hóa đơn. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến giúp kế toán xử lý đúng theo quy định. 

7.1 Hóa đơn bán hàng có phải kê khai trên tờ khai thuế GTGT không?

Đối với bên bán tính thuế theo phương pháp trực tiếp, doanh thu trên hóa đơn bán hàng phải được tổng hợp để kê khai và xác định số thuế phải nộp. Đối với bên mua tính thuế theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn bán hàng không được kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Giá trị hóa đơn được sử dụng để hạch toán hàng hóa, chi phí hoặc tài sản nếu đáp ứng đủ điều kiện.

7.2 Hóa đơn bán hàng có được hoàn thuế không?

Hóa đơn bán hàng không tạo ra số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nên không phải căn cứ trực tiếp để đề nghị hoàn thuế GTGT. Doanh nghiệp chỉ được xem xét khấu trừ hoặc hoàn thuế đối với số thuế GTGT đầu vào đáp ứng đầy đủ điều kiện theo pháp luật thuế GTGT.

7.3 Hóa đơn bán hàng có được xuất cho doanh nghiệp kê khai khấu trừ không?

Đơn vị tính thuế theo phương pháp trực tiếp vẫn có thể lập hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp đang kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Bên mua được sử dụng hóa đơn để chứng minh giao dịch và hạch toán chi phí nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

7.4 Hóa đơn bán hàng có bắt buộc thanh toán chuyển khoản không?

Bản thân hóa đơn bán hàng không làm phát sinh yêu cầu mọi giao dịch đều phải thanh toán bằng chuyển khoản. Tuy nhiên, để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp được áp dụng quy định riêng.

7.5 Hóa đơn bán hàng điện tử có kê khai giống hóa đơn giấy không?

Cách kê khai được xác định theo loại hóa đơn, phương pháp tính thuế và bản chất giao dịch, không chỉ dựa vào hình thức thể hiện của hóa đơn. Hóa đơn bán hàng điện tử hợp pháp vẫn được sử dụng để kê khai doanh thu, hạch toán và xác định chi phí. Tuy nhiên, loại hóa đơn này không được dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Kết luận

Việc xác định hóa đơn bán hàng có phải kê khai thuế hay không cần được phân biệt rõ giữa bên bán và bên mua. Bên bán áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp phải kê khai doanh thu và xác định số thuế phải nộp theo tỷ lệ quy định. Đối với bên mua, giá trị trên hóa đơn được ghi nhận vào hàng hóa, chi phí hoặc tài sản nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Để hạn chế sai sót, kế toán cần kiểm tra chính xác loại hóa đơn, thời điểm lập, phương pháp tính thuế của nhà cung cấp và chứng từ thanh toán liên quan. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ARITO hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu kế toán, bán hàng, mua hàng, kho và tài chính trên cùng một hệ thống. Nhờ khả năng quản lý hóa đơn, hạch toán giao dịch và đối chiếu số liệu tập trung, Arito giúp giảm nhầm lẫn trong quá trình kê khai, nâng cao độ chính xác của báo cáo và hỗ trợ doanh nghiệp chủ động hơn khi quyết toán thuế.