Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP trong doanh nghiệp

Ký hợp đồng lao động điện tử đang trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi chuyển đổi sang quản trị nhân sự số. Tuy nhiên, theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ dừng ở thao tác ký số giữa các bên mà phải tuân thủ một quy trình chặt chẽ, có sự tham gia của nhà cung cấp eContract và nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Bài viết này giúp làm rõ các khái niệm liên quan, giá trị pháp lý và quy trình ký hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp theo đúng quy định hiện hành.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được tạo lập, ký kết và lưu trữ trên môi trường điện tử. Thay vì tồn tại dưới dạng văn bản giấy, hợp đồng được ghi nhận dưới dạng dữ liệu số nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật lao động.

Hợp đồng lao động điện tử được thể hiện thông qua thông điệp dữ liệu, bao gồm toàn bộ thông tin liên quan đến việc giao kết hợp đồng. Cụ thể:

• Nội dung hợp đồng lao động đã được các bên thỏa thuận
• Thông tin nhận dạng của doanh nghiệp và người lao động
• Chữ ký điện tử của các bên tham gia ký kết
• Dữ liệu về thời điểm ký, quá trình chứng thực và xác nhận hợp đồng

Những dữ liệu này được lưu trữ và có thể truy xuất, đối soát khi cần phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

Hợp đồng lao động điện tử được áp dụng khi doanh nghiệp và người lao động thống nhất lựa chọn hình thức giao kết điện tử. Phạm vi áp dụng bao gồm:

• Quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động theo quy định pháp luật
• Các loại hợp đồng lao động xác định thời hạn và không xác định thời hạn
• Trường hợp doanh nghiệp triển khai ký kết, quản lý hợp đồng trên hệ thống điện tử đáp ứng yêu cầu pháp lý

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự, đồng thời vẫn bảo đảm quyền và nghĩa vụ hợp pháp của người lao động theo quy định hiện hành.

2. Ký hợp đồng lao động điện tử khác gì so với hợp đồng giấy và hợp đồng ký số thông thường

So sánh hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bản giấy

Hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bản giấy đều là căn cứ pháp lý xác lập quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, hai hình thức này có sự khác biệt rõ ràng về cách thức tạo lập và quản lý.

Tiêu chí	Hợp đồng lao động bản giấy	Hợp đồng lao động điện tử
Hình thức tồn tại	Văn bản giấy, ký tay	Thông điệp dữ liệu trên môi trường điện tử
Cách thức ký	Ký trực tiếp bằng chữ ký tay	Ký bằng chữ ký điện tử trên hệ thống
Lưu trữ	Lưu hồ sơ vật lý, file scan rời rạc	Lưu trữ tập trung dưới dạng dữ liệu số
Tra cứu, đối soát	Phụ thuộc hồ sơ giấy, dễ thất lạc	Tra cứu nhanh, dễ đối soát
Quản lý số lượng lớn	Khó chuẩn hóa khi nhân sự tăng	Dễ chuẩn hóa theo quy trình
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý theo luật	Có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đúng quy trình

Ký hợp đồng lao động điện tử không giống hoàn toàn với việc ký điện tử trong các giao dịch dân sự hoặc thương mại thông thường. Một số điểm khác biệt chính gồm:

• Quan hệ lao động mang tính lâu dài, gắn với quyền và nghĩa vụ của người lao động
• Hợp đồng lao động chịu sự điều chỉnh riêng của pháp luật lao động
• Ngoài thao tác ký điện tử, hợp đồng còn phải được chứng thực thông điệp dữ liệu
• Dữ liệu hợp đồng phải được gửi và quản lý qua nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định

Vì vậy, việc ký số trên file hợp đồng đơn thuần chưa đủ để được xem là ký hợp đồng lao động điện tử đúng chuẩn.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP đặt ra quy trình riêng cho hợp đồng lao động điện tử nhằm bảo đảm tính pháp lý và khả năng quản lý thống nhất. Việc này xuất phát từ các yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông điệp dữ liệu hợp đồng
• Tăng khả năng kiểm tra, đối soát và truy xuất hợp đồng khi cần thiết
• Hạn chế rủi ro tranh chấp liên quan đến thời điểm ký và nội dung hợp đồng
• Phục vụ công tác quản lý nhà nước đối với quan hệ lao động trên môi trường số

Chính vì vậy, ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ là thay đổi hình thức ký, mà là áp dụng một quy trình đầy đủ theo quy định pháp luật hiện hành.

3. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật. Trong đó, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Nội dung hợp đồng đầy đủ các điều khoản bắt buộc theo pháp luật lao động
• Doanh nghiệp và người lao động có sự thỏa thuận về việc giao kết hợp đồng dưới hình thức điện tử
• Hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ của các bên
• Quy trình ký, chứng thực và quản lý hợp đồng tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP
• Thông điệp dữ liệu của hợp đồng đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất

Trong hợp đồng lao động điện tử, chứng thực thông điệp dữ liệu và ID hợp đồng là hai yếu tố then chốt để xác lập giá trị pháp lý:

• Chứng thực thông điệp dữ liệu giúp xác nhận nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký
• Ghi nhận thời điểm hợp đồng được hoàn tất theo đúng trình tự pháp luật
• ID hợp đồng là mã định danh duy nhất do nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp
• ID hợp đồng cho phép liên kết, đối soát và truy vết hợp đồng trong toàn bộ vòng đời sử dụng

Hai yếu tố này giúp hợp đồng lao động điện tử có căn cứ rõ ràng khi phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc xác minh.

Hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đúng quy định có thể được sử dụng làm căn cứ pháp lý trong nhiều tình huống thực tế, bao gồm:

• Giải quyết tranh chấp lao động giữa doanh nghiệp và người lao động
• Cung cấp hồ sơ khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp
• Đối chiếu thông tin về thời hạn hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên
• Làm căn cứ chứng minh việc tuân thủ pháp luật lao động của doanh nghiệp

Nhờ được quản lý dưới dạng dữ liệu số, hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc cung cấp thông tin và giảm rủi ro thiếu hụt hồ sơ khi cần làm việc với cơ quan quản lý.

>> Xem thêm: Toàn bộ quy định về Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

4. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP được thiết kế theo một luồng xử lý khép kín, bắt đầu từ khâu tạo lập hợp đồng và kết thúc khi hợp đồng hoàn chỉnh được trả về cho doanh nghiệp và người lao động. Toàn bộ quá trình có sự tham gia của nhà cung cấp eContract và nền tảng hợp đồng lao động điện tử nhằm đảm bảo dữ liệu hợp đồng được kiểm soát thống nhất.

Bước 1. Doanh nghiệp và người lao động tạo lập và ký hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống eContract

Ở bước đầu tiên, hợp đồng lao động điện tử được tạo lập và ký kết trực tiếp trên hệ thống của nhà cung cấp eContract.

• Doanh nghiệp khởi tạo nội dung hợp đồng theo mẫu và quy định pháp luật
• Người lao động truy cập hệ thống để xem và ký hợp đồng
• Các bên thực hiện ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ

Trước khi chuyển sang bước chứng thực, dữ liệu hợp đồng cần đảm bảo:

• Nội dung hợp đồng đầy đủ và thống nhất giữa các bên
• Thông tin doanh nghiệp và người lao động chính xác
• Chữ ký điện tử được gắn đầy đủ và hợp lệ

Bước 2. Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu hợp đồng

Sau khi hợp đồng được ký, nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu.

• Chứng thực thông điệp dữ liệu là việc xác nhận tính toàn vẹn và xác thực của nội dung hợp đồng
• Ghi nhận thời điểm hợp đồng hoàn tất ký kết trên môi trường điện tử
• Đảm bảo dữ liệu hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký

Bước này có ý nghĩa pháp lý quan trọng, tạo cơ sở để hợp đồng được chấp nhận trong các bước quản lý tiếp theo.

Bước 3. Gửi hợp đồng đã được chứng thực lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ

Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi chứng thực, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

• Dữ liệu hợp đồng được truyền từ hệ thống eContract sang nền tảng quản lý tập trung
• Mốc thời gian 24 giờ nhằm đảm bảo tính kịp thời và minh bạch dữ liệu

Nếu không tuân thủ đúng quy định về thời gian, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Nguy cơ hợp đồng không được ghi nhận đúng quy trình
• Rủi ro khi bị kiểm tra, thanh tra về việc tuân thủ pháp luật

Bước 4. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử kiểm tra, đối soát và cấp ID hợp đồng duy nhất

Tại bước này, nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện kiểm tra và đối soát dữ liệu hợp đồng.

• Đối chiếu thông tin hợp đồng với các tiêu chí kỹ thuật và pháp lý
• Xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu đã được chứng thực
• Cấp một ID hợp đồng duy nhất cho mỗi hợp đồng lao động điện tử

ID hợp đồng đóng vai trò là mã định danh giúp quản lý, truy vết và đối soát hợp đồng trong suốt quá trình sử dụng.

Bước 5. Nền tảng gửi lại ID hợp đồng cho nhà cung cấp eContract

Sau khi cấp ID, nền tảng hợp đồng lao động điện tử gửi lại thông tin ID cho nhà cung cấp eContract.

• Đảm bảo dữ liệu hợp đồng được đồng bộ giữa các hệ thống
• Hoàn tất chu trình xử lý dữ liệu trung tâm
• Tạo cơ sở để hợp đồng được hoàn thiện và phân phối lại cho các bên

Bước 6. Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử có gắn ID cho doanh nghiệp và người lao động

Ở bước cuối cùng, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử đã gắn ID hợp đồng cho doanh nghiệp và người lao động.

• Hợp đồng ở trạng thái hoàn chỉnh, đầy đủ giá trị pháp lý
• Doanh nghiệp và người lao động sử dụng hợp đồng để lưu trữ, tra cứu và làm căn cứ nghiệp vụ
• Hợp đồng có thể được xuất trình khi cần thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp

Việc hoàn tất đầy đủ các bước trong quy trình giúp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành.

5. Những lưu ý khi doanh nghiệp triển khai ký hợp đồng lao động điện tử

Trong quá trình áp dụng hợp đồng lao động điện tử, nhiều doanh nghiệp gặp phải các sai sót do chưa hiểu đầy đủ yêu cầu pháp lý và quy trình triển khai. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Chỉ ký số trên file hợp đồng mà không thực hiện đầy đủ các bước theo Nghị định 337
• Không thực hiện hoặc bỏ sót bước chứng thực thông điệp dữ liệu
• Gửi hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử không đúng thời hạn quy định
• Lưu trữ hợp đồng rời rạc, thiếu liên kết dữ liệu và ID hợp đồng
• Nhầm lẫn giữa công cụ ký điện tử thông thường và hệ thống eContract dành cho hợp đồng lao động

Những sai sót này có thể khiến hợp đồng không được ghi nhận đúng quy trình và tiềm ẩn rủi ro khi phát sinh tranh chấp hoặc thanh tra.

Giải pháp hợp đồng lao động điện tử của ARITO được xây dựng theo định hướng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai đúng quy trình theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Hệ thống tập trung vào:

• Hỗ trợ tạo lập và ký hợp đồng lao động điện tử trên môi trường số
• Tích hợp quy trình chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định
• Kết nối và đồng bộ dữ liệu với nền tảng hợp đồng lao động điện tử
• Quản lý, lưu trữ hợp đồng tập trung, dễ tra cứu và đối soát

Cách tiếp cận theo quy trình giúp doanh nghiệp không chỉ ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ nhân sự trong dài hạn.

6. Kết luận

Ký hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP đòi hỏi doanh nghiệp tiếp cận đúng bản chất quy trình, không chỉ dừng ở thao tác ký số. Khi hiểu và triển khai đầy đủ từ tạo lập, chứng thực đến quản lý dữ liệu hợp đồng, doanh nghiệp có thể đảm bảo giá trị pháp lý, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ nhân sự trong quá trình vận hành.

>> Xem thêm: Giải pháp Hợp đồng lao động điện tử.