Hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy trình giao kết, ký kết và đăng ký theo quy định mới

Hợp đồng lao động điện tử ngày càng được doanh nghiệp quan tâm trong quá trình số hóa quản lý nhân sự. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa hiểu rõ hợp đồng lao động điện tử là gì, có giá trị pháp lý ra sao và cần giao kết, ký kết như thế nào để đúng quy định. Bài viết này làm rõ các nội dung cốt lõi về hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp nắm đúng và áp dụng phù hợp trong thực tế.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hình thức giao kết ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng vẫn còn nhiều cách hiểu chưa thống nhất. Vậy hợp đồng lao động điện tử là gì?

1.1. Khái niệm hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là hình thức hợp đồng lao động được thiết lập, giao kết và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua phương tiện điện tử. Bản chất của hợp đồng lao động điện tử vẫn là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được pháp luật công nhận khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung, hình thức và phương thức xác thực. Đây cũng là cơ sở để hiểu đúng hợp đồng lao động điện tử là gì trong bối cảnh pháp luật hiện hành.

Điểm khác biệt cốt lõi giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy

• Hợp đồng điện tử được tạo lập, ký và lưu trữ trên môi trường số
• Việc xác thực dựa trên phương thức điện tử thay vì chữ ký tay
• Dễ dàng tra cứu, quản lý và đối soát dữ liệu hợp đồng

Vì sao hợp đồng lao động điện tử ngày càng được doanh nghiệp sử dụng

• Rút ngắn thời gian giao kết và ký kết hợp đồng
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy
• Phù hợp với mô hình làm việc từ xa và quản lý nhân sự tập trung

1.2. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý khi được giao kết đúng quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng điện tử vẫn có giá trị ràng buộc pháp lý nếu thể hiện rõ ý chí của các bên và đảm bảo tính xác thực.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý khi

• Xác định rõ chủ thể tham gia giao kết hợp đồng
• Nội dung hợp đồng không trái quy định pháp luật
• Có phương thức ký hoặc xác nhận điện tử hợp lệ

Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử được công nhận tương đương hợp đồng giấy

• Đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng
• Có khả năng truy xuất, đối chiếu khi cần thiết
• Được lưu trữ đúng quy định về dữ liệu điện tử

Khi đáp ứng các điều kiện trên, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động giấy và được sử dụng làm căn cứ giải quyết quyền, nghĩa vụ của các bên.

>> Xem thêm: Toàn bộ quy định về Hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

2. Quy trình giao kết và ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới

Quy trình giao kết và ký hợp đồng lao động điện tử cần được thực hiện đúng trình tự để đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng đối soát khi cần thiết. 

2.1. Giao kết hợp đồng lao động điện tử là gì?

Giao kết hợp đồng lao động điện tử là quá trình các bên thể hiện ý chí thống nhất về nội dung hợp đồng thông qua phương tiện điện tử. Đây là bước xác lập thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động trong môi trường số.

Thời điểm xác lập hiệu lực hợp đồng trong môi trường điện tử

• Thời điểm các bên hoàn tất việc chấp thuận nội dung hợp đồng
• Thời điểm hệ thống ghi nhận việc ký hoặc xác nhận điện tử hợp lệ
• Không phụ thuộc vào việc in ra bản giấy sau khi ký

Phân biệt giao kết hợp đồng điện tử và ký hợp đồng điện tử

• Giao kết hợp đồng là quá trình thống nhất ý chí của các bên
• Ký hợp đồng điện tử là hành vi xác nhận cuối cùng để hoàn tất giao kết
• Ký điện tử là một bước trong quy trình giao kết, không thay thế toàn bộ khái niệm giao kết

2.2. Quy trình giao kết và ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định mới

Quy trình giao kết và ký hợp đồng lao động điện tử cần được thực hiện theo trình tự rõ ràng để đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng đối soát khi cần thiết.

Chuẩn bị nội dung và hình thức hợp đồng lao động điện tử

• Soạn thảo đầy đủ các nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động
• Lựa chọn hình thức hợp đồng điện tử phù hợp với mô hình doanh nghiệp
• Đảm bảo dữ liệu hợp đồng có thể xác thực và không bị thay đổi

Thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định

• Các bên sử dụng phương thức ký hoặc xác nhận điện tử hợp lệ
• Đảm bảo xác định được danh tính người ký và thời điểm ký
• Hệ thống ký phải ghi nhận đầy đủ thông tin phục vụ đối chiếu

Hoàn tất giao kết và lưu trữ dữ liệu hợp đồng

• Hợp đồng được xem là hoàn tất khi các bên ký hoặc xác nhận hợp lệ
• Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ dưới dạng điện tử theo quy định
• Có khả năng truy xuất, tra cứu và sử dụng khi phát sinh tranh chấp

3. Triển khai hợp đồng lao động điện tử trong thực tế doanh nghiệp

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn gắn với quy trình nội bộ và yếu tố con người. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do chưa chuẩn hóa đầy đủ các điều kiện cần thiết.

Các khó khăn thường gặp khi áp dụng

• Chưa phân biệt rõ giao kết hợp đồng điện tử và ký hợp đồng điện tử
• Quy trình phê duyệt nội bộ chưa được số hóa, vẫn phụ thuộc xử lý thủ công
• Người lao động chưa quen với phương thức ký và xác nhận điện tử
• Dữ liệu hợp đồng phân tán, khó quản lý và đối soát khi cần thiết

Yêu cầu về hệ thống, quy trình và con người

• Có hệ thống quản lý hợp đồng điện tử đáp ứng yêu cầu xác thực và lưu trữ
• Quy trình giao kết, ký và phê duyệt hợp đồng được chuẩn hóa rõ ràng
• Phân định cụ thể thẩm quyền ký kết và trách nhiệm của các bên liên quan
• Nhân sự phụ trách được hướng dẫn đầy đủ về quy trình và quy định pháp lý

Cách giảm rủi ro pháp lý khi triển khai

• Rà soát nội dung hợp đồng bảo đảm đúng quy định pháp luật lao động
• Lựa chọn phương thức ký và xác thực điện tử phù hợp với từng trường hợp
• Lưu trữ dữ liệu hợp đồng đầy đủ, có khả năng truy xuất và đối chiếu
• Kiểm tra định kỳ quy trình triển khai để kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi

4. Hợp đồng lao động điện tử của ARITO hỗ trợ doanh nghiệp ra sao?

Giải pháp Hợp đồng lao động điện tử của ARITO được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng điện tử theo quy trình rõ ràng, đáp ứng yêu cầu pháp lý và nhu cầu vận hành thực tế.

• Thiết lập cấp duyệt theo quy trình: Cho phép tùy chỉnh luồng phê duyệt theo cơ cấu tổ chức và thẩm quyền ký kết của từng doanh nghiệp, giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình giao kết hợp đồng.
• Biểu mẫu hợp đồng theo đặc thù doanh nghiệp: Hỗ trợ khởi tạo và quản lý hợp đồng, phụ lục phù hợp với từng loại hình nhân sự và chính sách nội bộ, đảm bảo tính thống nhất nhưng vẫn linh hoạt.
• Cập nhật hợp đồng hàng loạt từ Excel: Cho phép nhập dữ liệu hợp đồng với số lượng lớn trong thời gian ngắn, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót phát sinh.
• Phê duyệt và ký duyệt tập trung: Toàn bộ trạng thái phê duyệt và ký kết được quản lý trên một nền tảng thống nhất, thuận tiện theo dõi và đối soát.
• Đa dạng phương thức xác thực: Hỗ trợ eKYC 24h, USB Token, HSM và VNeID, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn phương thức xác thực phù hợp với yêu cầu pháp lý và mô hình vận hành.

5. Kết luận

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình số hóa quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình, lựa chọn phương thức xác thực phù hợp và sử dụng hệ thống quản lý tập trung sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành trong thực tế.

Để hiểu sâu hơn các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, bạn có thể tham khảo bài recap webinar “PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ CHO DOANH NGHIỆP”, nơi tổng hợp các phân tích chuyên môn và lưu ý thực tiễn dành cho doanh nghiệp khi triển khai hợp đồng lao động điện tử từ các diễn giả.