Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng: Những sai lệch thường gặp và cách khắc phục

Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng là bước kiểm soát chi phí quan trọng nhưng lại thường phát sinh nhiều sai lệch trong thực tế. Từ duyệt yêu cầu mua hàng thiếu căn cứ, phê duyệt đơn mua hàng chồng chéo đến quản lý đề nghị mua hàng không minh bạch, những vấn đề này khiến thời gian xử lý kéo dài và rủi ro vượt ngân sách tăng cao. Bài viết tập trung phân tích các sai lệch thường gặp và cách khắc phục theo góc nhìn phê duyệt điện tử.

1. Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng là gì?

Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng là quá trình xem xét và chấp thuận một yêu cầu mua trước khi doanh nghiệp thực sự phát sinh chi phí. Mục tiêu chính của quy trình này là kiểm soát nhu cầu và ngân sách, không phải thực hiện hoạt động mua sắm.

Vai trò của phê duyệt trong kiểm soát chi phí

• Ngăn chặn chi phí phát sinh ngoài kế hoạch
• Giảm rủi ro vượt ngân sách
• Tăng tính minh bạch và trách nhiệm khi duyệt yêu cầu mua hàng

Khi phê duyệt được thực hiện đúng, doanh nghiệp kiểm soát được chi phí ngay từ đầu thay vì xử lý hậu quả sau mua.

Phân biệt phê duyệt đề nghị mua hàng và quy trình mua hàng

Phê duyệt đề nghị mua hàng tập trung vào việc quyết định có cho phép phát sinh chi phí hay không. Ở bước này, doanh nghiệp xem xét nhu cầu, chi phí dự kiến, ngân sách và thẩm quyền phê duyệt. Kết quả chỉ là chấp thuận hoặc từ chối đề nghị mua, chưa thực hiện mua sắm.

Quy trình mua hàng chỉ bắt đầu sau khi đề nghị mua đã được duyệt. Trọng tâm là thực hiện mua như chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng và thanh toán, dựa trên quyết định đã được phê duyệt trước đó.

Có thể phân biệt ngắn gọn:

• Phê duyệt đề nghị mua hàng: quyết định chi tiền
• Quy trình mua hàng: thực hiện mua sắm
• Phê duyệt để kiểm soát chi phí, mua hàng để triển khai nghiệp vụ

2. Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng được thiết kế để giải quyết điều gì?

Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng được xây dựng nhằm xử lý các vấn đề cốt lõi phát sinh trước khi chi phí mua hàng hình thành. Thay vì kiểm soát sau khi đã mua, doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngay từ bước đề nghị.

Kiểm soát chi phí mua hàng từ bước đề nghị

• Ngăn chặn chi phí phát sinh ngoài kế hoạch
• Đảm bảo đề nghị mua phù hợp ngân sách và hạn mức cho phép
• Giảm rủi ro vượt chi phí ngay từ đầu quy trình

Đảm bảo nhu cầu mua có căn cứ

• Yêu cầu người đề nghị làm rõ mục đích sử dụng
• Tránh mua sắm theo cảm tính hoặc thói quen
• Giúp cấp duyệt đánh giá được mức độ cần thiết của đề nghị

Xác định rõ trách nhiệm khi duyệt yêu cầu mua hàng

• Làm rõ ai đề xuất, ai xét duyệt, ai chịu trách nhiệm
• Tránh tình trạng duyệt theo phong trào hoặc né trách nhiệm
• Tăng tính kỷ luật trong phê duyệt đơn mua hàng

Tạo nền tảng cho quản lý đề nghị mua hàng minh bạch

• Mọi đề nghị mua được ghi nhận và theo dõi thống nhất
• Dễ truy vết lịch sử phê duyệt và quyết định chi phí
• Hỗ trợ quản lý đề nghị mua hàng hiệu quả khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

3. Những sai lệch thường gặp trong quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng

Trong thực tế vận hành, quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng thường phát sinh sai lệch không phải do thiếu quy trình, mà do cách lập đề nghị, cách tổ chức phê duyệt và cách quản lý thông tin chưa được chuẩn hóa. Các sai lệch này xuất hiện ở hầu hết các khâu, từ lúc gửi đề nghị cho tới khi phê duyệt chi phí.

3.1. Sai lệch khi lập đề nghị mua hàng

Đây là điểm khởi đầu của nhiều vấn đề trong toàn bộ quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng.

• Thông tin đề nghị mua không đầy đủ: Thiếu dữ liệu về số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần mua hoặc chi phí dự kiến khiến cấp duyệt khó đánh giá tính hợp lý của đề nghị.
• Mô tả nhu cầu không rõ ràng: Nhiều đề nghị chỉ nêu tên vật tư hoặc dịch vụ mà không giải thích lý do mua, dẫn tới việc duyệt yêu cầu mua hàng mang tính cảm tính.
• Không gắn với ngân sách: Đề nghị mua không liên kết với hạn mức hoặc kế hoạch chi phí đã được duyệt trước đó, làm giảm khả năng kiểm soát chi phí mua hàng.

3.2. Sai lệch trong duyệt yêu cầu mua hàng

Sai lệch ở khâu duyệt yêu cầu mua hàng thường xuất phát từ việc thiết kế luồng phê duyệt chưa phù hợp.

• Không rõ người duyệt: Không xác định rõ ai là người có thẩm quyền phê duyệt khiến hồ sơ bị chuyển vòng hoặc chờ đợi kéo dài.
• Luồng duyệt không phù hợp giá trị chi phí: Mọi đề nghị đều đi qua cùng một luồng duyệt, bất kể giá trị lớn hay nhỏ, gây quá tải cho cấp quản lý.
• Chồng chéo thẩm quyền: Nhiều cấp cùng tham gia duyệt nhưng không rõ vai trò, làm giảm trách nhiệm cá nhân trong phê duyệt đơn mua hàng.

3.3. Sai lệch trong phê duyệt đơn mua hàng

Khi chuyển sang phê duyệt đơn mua hàng, các sai lệch tiếp tục phát sinh nếu thiếu tiêu chí và công cụ hỗ trợ.

• Duyệt thiếu hoặc thừa cấp: Có đề nghị cần duyệt nhiều cấp nhưng lại bị rút gọn, trong khi đề nghị nhỏ lại phải qua quá nhiều bước.
• Không có tiêu chí xét duyệt: Việc phê duyệt dựa trên thói quen hoặc kinh nghiệm cá nhân thay vì tiêu chí rõ ràng.
• Phê duyệt chậm do phụ thuộc thủ công: Dùng email, giấy tờ hoặc trao đổi rời rạc khiến thời gian phê duyệt kéo dài và khó theo dõi.

3.4. Sai lệch trong quản lý đề nghị mua hàng

Khi không có hệ thống quản lý tập trung, sai lệch trong quản lý đề nghị mua hàng là điều khó tránh khỏi.

• Không theo dõi được trạng thái: Người gửi không biết đề nghị đang ở bước nào hoặc ai đang xử lý.
• Dữ liệu phân tán: Thông tin đề nghị mua nằm rải rác ở nhiều kênh khác nhau, gây khó khăn cho việc tổng hợp.
• Khó truy vết lịch sử duyệt: Khi cần kiểm tra lại quyết định phê duyệt, doanh nghiệp không có đầy đủ dữ liệu để đối chiếu.

3.5. Sai lệch trong phê duyệt chi phí mua hàng

Sai lệch ở khâu phê duyệt chi phí mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới ngân sách doanh nghiệp.

• Không kiểm soát hạn mức: Phê duyệt khi chưa đối chiếu ngân sách còn lại hoặc hạn mức chi phí.
• Không phân loại chi phí: Gộp chung chi phí thường xuyên và chi phí phát sinh khiến việc xét duyệt thiếu chính xác.
• Dễ phát sinh vượt ngân sách: Nhiều đề nghị nhỏ được duyệt rải rác nhưng cộng dồn lại tạo áp lực lớn lên ngân sách tổng thể.

4. Hệ quả của sai lệch trong quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng

Những sai lệch trong quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng không chỉ gây bất tiện ở từng khâu riêng lẻ mà còn tạo ra hệ quả lan rộng đến vận hành và quản lý chi phí của doanh nghiệp.

Chậm tiến độ xử lý

Khi luồng duyệt không rõ ràng hoặc phụ thuộc vào trao đổi thủ công, đề nghị mua hàng dễ bị tồn đọng. Thời gian chờ phê duyệt kéo dài làm gián đoạn công việc phía sau và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung.

Tăng rủi ro sai sót

Thiếu tiêu chí phê duyệt và thông tin không đầy đủ khiến việc duyệt yêu cầu mua hàng dễ dựa trên cảm tính. Điều này làm tăng nguy cơ duyệt sai nhu cầu, sai chi phí hoặc bỏ sót các điều kiện cần kiểm soát.

Khó xác định trách nhiệm

Khi vai trò và thẩm quyền phê duyệt không được làm rõ, việc truy vết ai đã duyệt, duyệt ở bước nào trở nên khó khăn. Điều này làm giảm trách nhiệm cá nhân và gây lúng túng khi xảy ra vấn đề.

Mất kiểm soát chi phí mua hàng

Các đề nghị mua được duyệt rời rạc, không gắn với ngân sách tổng thể khiến doanh nghiệp khó theo dõi chi phí phát sinh. Về lâu dài, sai lệch trong phê duyệt chi phí mua hàng dẫn đến vượt ngân sách và khó điều chỉnh kế hoạch tài chính.

5. Cách khắc phục sai lệch từ khâu duyệt yêu cầu mua hàng

Để hạn chế sai lệch trong quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng, doanh nghiệp cần chuẩn hóa ngay từ bước duyệt yêu cầu mua hàng, nơi quyết định đầu tiên về chi phí được đưa ra.

Chuẩn hóa thông tin đề nghị

Đề nghị mua cần cung cấp đầy đủ mục đích sử dụng, chi phí dự kiến, thời gian cần mua và bộ phận liên quan. Thông tin càng rõ ràng, việc đánh giá và phê duyệt càng chính xác.

Thống nhất biểu mẫu

Sử dụng biểu mẫu đề nghị mua hàng thống nhất giúp hạn chế thiếu sót thông tin và giảm thời gian xử lý. Đây là nền tảng để quản lý đề nghị mua hàng nhất quán giữa các bộ phận.

Rõ tiêu chí phê duyệt

Tiêu chí xét duyệt cần gắn với giá trị chi phí, mức độ cấp thiết và phạm vi ảnh hưởng. Khi tiêu chí rõ ràng, việc duyệt yêu cầu mua hàng không còn phụ thuộc vào cảm tính cá nhân.

Áp dụng công nghệ để giảm trao đổi thủ công

Thay vì duyệt qua email hoặc giấy tờ rời rạc, doanh nghiệp nên sử dụng công cụ hỗ trợ để thiết lập luồng duyệt rõ ràng, theo dõi trạng thái xử lý và lưu vết lịch sử phê duyệt. Việc áp dụng công nghệ giúp chuẩn hóa quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng và tạo tiền đề cho triển khai phê duyệt điện tử hiệu quả.

>> Xem thêm: Công cụ hỗ trợ thiết lập luồng phê duyệt rõ ràng hơn.

6. Tiêu chí của quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng hiệu quả

Một quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng hiệu quả không chỉ giúp duyệt nhanh hơn mà còn đảm bảo kiểm soát chi phí và tính minh bạch trong vận hành.

• Rõ ràng, minh bạch: Quy trình cần xác định rõ ai là người đề nghị, ai là người phê duyệt và thẩm quyền ở từng bước. Luồng duyệt minh bạch giúp tránh nhầm lẫn, giảm chồng chéo và tăng trách nhiệm khi duyệt yêu cầu mua hàng.
• Kiểm soát chi phí mua hàng: Mỗi đề nghị mua phải được xem xét trên cơ sở ngân sách và hạn mức chi phí. Quy trình hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua hàng ngay từ đầu, thay vì xử lý khi đã phát sinh.
• Dễ theo dõi: Trạng thái của từng đề nghị mua hàng cần được theo dõi rõ ràng trong suốt quá trình phê duyệt. Việc dễ theo dõi giúp giảm thời gian chờ đợi và hạn chế thất lạc thông tin.
• Dễ mở rộng sang phê duyệt điện tử: Quy trình được thiết kế gọn gàng, có tiêu chí và luồng duyệt rõ ràng sẽ dễ dàng chuyển sang phê duyệt điện tử. Đây là điều kiện cần để doanh nghiệp ứng dụng phần mềm phê duyệt mà không phải thay đổi lại toàn bộ cách vận hành.

7. Kết luận

Quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát chi phí và kỷ luật vận hành của doanh nghiệp. Khi tồn tại sai lệch ở các khâu phê duyệt, chi phí dễ phát sinh ngoài kế hoạch, thời gian xử lý kéo dài và trách nhiệm trở nên không rõ ràng.

Việc chuẩn hóa quy trình, tiêu chí và thông tin phê duyệt là nền tảng để duyệt yêu cầu mua hàng hiệu quả. Trên cơ sở đó, áp dụng phê duyệt điện tử giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn, dễ theo dõi và sẵn sàng mở rộng khi quy mô vận hành tăng lên.

>> Xem thêm: Giải pháp phê duyệt điện tử hiện đại giúp tối ưu quy trình phê duyệt.