Quy Trình Mua Hàng Của Công Ty: Sự Khác Biệt Giữa Quy Trình Mua Hàng Của Doanh Nghiệp Thương Mại, Xây Dựng Và Sản Xuất

Quy trình mua hàng của công ty đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra hiệu quả, tiết kiệm và đúng tiến độ. Tuy nhiên, mỗi loại hình doanh nghiệp như thương mại, xây dựng hay sản xuất lại có những đặc thù riêng trong cách tổ chức và triển khai quy trình này. Bài viết dưới đây, ARITO sẽ phân tích chi tiết sự khác biệt giữa các ngành, từ đó xây dựng được quy trình mua hàng phù hợp, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Giới thiệu chung về quy trình mua hàng của công ty

Quy trình mua hàng của công ty là tập hợp các bước nhằm đảm bảo việc chọn lựa, đặt mua và tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ diễn ra hiệu quả và đúng mục tiêu. Đây là một phần quan trọng trong quản lý chi phí và vận hành, giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn cung, tránh lãng phí và tăng hiệu suất hoạt động.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp như thương mại, xây dựng hay sản xuất, quy trình này sẽ có những điểm khác biệt rõ rệt. Hiểu được đặc thù của từng lĩnh vực sẽ giúp xây dựng quy trình mua hàng của công ty phù hợp, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

Các bước cơ bản trong một quy trình mua hàng điển hình

Một quy trình mua hàng của công ty hiệu quả không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn đảm bảo nguồn cung ổn định, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh. Dưới đây là 7 bước cơ bản trong quy trình mua hàng, được thiết kế để tối ưu hóa chi phí và thời gian:

Xác định nhu cầu và lập yêu cầu mua hàng (PR)

Quy trình bắt đầu khi các bộ phận trong doanh nghiệp xác định nhu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ. Sau đó, họ lập Phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Request – PR) với đầy đủ thông tin như tên hàng hóa, số lượng, thời gian cần, ngân sách dự kiến,… và gửi đến bộ phận mua hàng để xử lý.

Phê duyệt yêu cầu mua hàng

Bộ phận có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt yêu cầu mua hàng dựa trên các tiêu chí như tính cần thiết, ngân sách và kế hoạch hoạt động. Quy trình phê duyệt có thể bao gồm nhiều cấp độ, tùy thuộc vào giá trị đơn hàng và chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phê duyệt là gì? Quy trình phê duyệt chuẩn cho doanh nghiệp

Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, chính sách bảo hành và uy tín. Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả chi phí của doanh nghiệp.

Lấy báo giá và đàm phán

Doanh nghiệp yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng và tiến hành so sánh, đàm phán để đạt được điều kiện mua bán tối ưu. Quá trình này giúp đảm bảo doanh nghiệp nhận được giá cả cạnh tranh và các điều khoản thuận lợi.

Lập đơn đặt hàng (PO) và ký kết hợp đồng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp lập Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) hoặc ký hợp đồng mua bán, ghi rõ các điều khoản như tên hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và chính sách bảo hành. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp sau này.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa chuẩn nhất 2025

Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Khi hàng hóa được giao, bộ phận kho phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa so với đơn đặt hàng. Nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản và thông báo để xử lý kịp thời.

Thanh toán và lưu trữ chứng từ

Sau khi xác nhận hàng hóa đạt yêu cầu, bộ phận kế toán tiến hành thanh toán theo điều khoản đã thống nhất. Tất cả chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này.

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại mang tính linh hoạt cao, tập trung vào tốc độ xử lý, khả năng xoay vòng hàng hóa và tối ưu chi phí nhập. Khác với sản xuất hay xây dựng, nơi vật tư phục vụ cho quy trình nội bộ, thương mại là ngành mua hàng để bán lại. Do đó, quy trình mua cần phản ứng nhanh với biến động thị trường và dự báo chính xác nhu cầu.

Đặc điểm nổi bật của quy trình

Quy trình này thường yêu cầu tốc độ xử lý nhanh và linh hoạt theo biến động thị trường. Doanh nghiệp thương mại đặc biệt chú trọng đến giá nhập, chiết khấu và khả năng xoay vòng hàng hóa nhằm tối ưu lợi nhuận và tồn kho.

• Tốc độ nhập hàng quyết định hiệu quả kinh doanh: Hàng hóa phải luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách. Chỉ cần trễ vài ngày, doanh nghiệp có thể mất đơn hàng vào tay đối thủ.
• Sản phẩm không cần gia công: Các mặt hàng thương mại thường đã hoàn thiện như hàng tiêu dùng, điện tử, thời trang,… Doanh nghiệp chủ yếu tập trung vào chọn đúng nguồn cung và giá tốt.
• Nguồn hàng linh hoạt: Có thể nhập trong nước hoặc quốc tế, từ nhiều nhà cung cấp. Cần đánh giá kỹ uy tín, giá cả và chính sách đổi trả.

Các bước cụ thể trong quy trình

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại thường tập trung vào tốc độ và tối ưu giá vốn. Dưới đây là các bước chi tiết giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả, hạn chế tồn kho và nâng cao khả năng xoay vòng vốn.

Bước 1: Dự báo nhu cầu và kiểm tra tồn kho

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý để dự đoán nhu cầu bán trong kỳ và xác định số lượng cần nhập thêm. Việc này giúp tránh dư hàng hoặc thiếu hàng trong mùa cao điểm.

Bước 2: Gửi đề nghị mua hàng (PR)

Bộ phận kho hoặc kinh doanh phát hiện thiếu hàng sẽ lập phiếu yêu cầu. Sau đó, chuyển sang bộ phận mua hàng để xử lý.

Bước 3: Xét duyệt nội bộ

Trưởng bộ phận hoặc cấp quản lý sẽ xem xét tính cần thiết, kiểm tra ngân sách và tiến hành duyệt đề nghị mua.

Bước 4: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Có thể chọn từ danh sách sẵn có hoặc tìm mới. Cần so sánh báo giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán để chọn phương án tối ưu.

Bước 5: Gửi đơn đặt hàng (PO)

Sau khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ phát hành đơn hàng chính thức, thể hiện rõ thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả, ngày giao nhận…

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Khi hàng về, nhân viên kho sẽ kiểm tra kỹ số lượng, mẫu mã, chất lượng theo đúng đơn đặt. Nếu có lỗi, sẽ liên hệ nhà cung cấp xử lý ngay.

Bước 7: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Phòng kế toán thực hiện thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận (trả trước, trả sau hoặc trả chậm). Hồ sơ mua hàng cần được lưu lại đầy đủ để phục vụ đối soát, kiểm toán sau này.

Quy trình mua hàng của công ty xây dựng

Quy trình mua hàng của công ty xây dựng có tính đặc thù cao vì gắn liền với tiến độ thi công, bản vẽ kỹ thuật và các tiêu chuẩn an toàn công trình. Việc mua đúng loại vật tư, giao đúng thời điểm là yếu tố quyết định chất lượng và chi phí dự án.

Đặc điểm nổi bật của quy trình

Quy trình mua hàng của công ty trong lĩnh vực xây dựng thường mang tính linh hoạt cao, thay đổi theo từng giai đoạn thi công. Đặc biệt, khâu mua sắm vật tư và thiết bị phải đáp ứng nhanh tiến độ, đồng thời đảm bảo chất lượng và an toàn công trình.

• Phối hợp chặt giữa phòng kỹ thuật và bộ phận mua hàng: Trước mỗi hạng mục thi công, phòng kỹ thuật sẽ rà soát bản vẽ, lập bảng tiên lượng và dự trù vật tư cần thiết, sau đó phối hợp cùng phòng mua hàng để thực hiện.
  
• Mua hàng chia theo từng giai đoạn thi công: Thay vì mua toàn bộ vật tư cùng lúc, công ty sẽ chia nhỏ đơn hàng theo tiến độ dự án. Cách này giúp giảm chi phí lưu kho và linh hoạt điều chỉnh nếu có phát sinh kỹ thuật.
  
• Thẩm định và phê duyệt nhiều cấp: Một yêu cầu mua vật tư thường phải trải qua nhiều bước phê duyệt: từ kỹ thuật đến giám đốc dự án, kế toán và ban lãnh đạo. Quy trình chặt chẽ này giúp hạn chế sai sót và tối ưu ngân sách.

Các bước điển hình trong quy trình

Các bước điển hình trong quy trình mua hàng của công ty xây dựng thường liên quan đến vật tư, thiết bị và dịch vụ phục vụ công trình. Quy trình này đòi hỏi kiểm soát chặt về tiến độ, chất lượng và chi phí, nhằm đảm bảo công trình được triển khai đúng kế hoạch và ngân sách.

Bước 1: Lập kế hoạch và dự toán vật tư

Kỹ sư hiện trường hoặc giám sát lập danh sách vật tư dựa trên bản vẽ thi công và bảng tiến độ.

Bước 2: Gửi yêu cầu mua hàng nội bộ

Phiếu yêu cầu vật tư được lập và chuyển cho bộ phận mua hàng xử lý, đính kèm thông tin kỹ thuật cụ thể.

Bước 3: Tìm nhà cung cấp và báo giá

Bộ phận mua hàng lấy báo giá từ các nhà cung cấp đủ năng lực, có thể là đối tác lâu năm hoặc lựa chọn mới theo yêu cầu đặc biệt.

Bước 4: Phê duyệt và phát hành đơn đặt hàng

Sau khi chọn nhà cung cấp phù hợp, đơn hàng được lập và gửi đi, kèm theo các điều khoản giao hàng rõ ràng.

Bước 5: Nhận hàng tại công trình và kiểm tra chất lượng

Vật tư khi về công trường sẽ được kiểm tra số lượng, thông số và chất lượng thực tế. Nếu không đạt, sẽ lập biên bản và yêu cầu đổi trả.

Bước 6: Thanh toán và lưu hồ sơ mua hàng

Kế toán thực hiện thanh toán theo hợp đồng. Hồ sơ được lưu trữ đầy đủ để phục vụ thanh quyết toán công trình sau này.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp AritoERP cho ngành xây dựng

Quy trình mua hàng của công ty sản xuất

Quy trình mua hàng của công ty sản xuất là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì vậy, việc mua nguyên vật liệu không chỉ cần đúng chủng loại và số lượng mà còn phải đảm bảo thời gian giao hàng chính xác và chất lượng ổn định.

Đặc điểm nổi bật của quy trình

Đặc điểm nổi bật của quy trình mua hàng của công ty sản xuất nằm ở sự chặt chẽ, liên kết chéo giữa các bộ phận như kế hoạch, kho, mua hàng và kiểm tra chất lượng. Mỗi bước đều hướng đến mục tiêu đảm bảo nguyên vật liệu đúng chuẩn, đủ số lượng và đúng tiến độ để không làm gián đoạn sản xuất.

• Liên kết chặt chẽ với kế hoạch sản xuất: Phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập lịch sản xuất cụ thể theo từng giai đoạn, từ đó phòng mua hàng dựa vào để triển khai đặt hàng vật tư sao cho khớp thời điểm.
• Mua hàng theo định mức BOM (Bill of Materials): BOM là bảng định mức vật tư chi tiết của từng mã sản phẩm. Mỗi đơn sản xuất sẽ căn cứ vào BOM để tính toán số lượng vật tư cần mua, hạn chế tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Kiểm soát đầu vào chặt chẽ để đảm bảo chất lượng đầu ra: Nguyên vật liệu nhập về phải qua khâu kiểm tra chất lượng đầu vào (IQC – Incoming Quality Control) trước khi nhập kho. Những vật tư không đạt yêu cầu sẽ bị từ chối hoặc xử lý theo quy trình nội bộ.

Vai trò của các bộ phận liên quan

Vai trò của các bộ phận liên quan trong quy trình mua hàng của công ty sản xuất là đảm bảo phối hợp nhịp nhàng để mua đúng, đủ, kịp thời. Sự gắn kết này giúp duy trì sản xuất ổn định và kiểm soát chi phí hiệu quả.

• Bộ phận kho: Kiểm tra số lượng và đối chiếu hóa đơn, chứng từ khi hàng hóa đến nơi. Đồng thời, theo dõi tồn kho để đưa ra cảnh báo cho mua hàng kịp thời.
• Bộ phận sản xuất: Cung cấp kế hoạch sản xuất, dự kiến nhu cầu nguyên vật liệu theo từng kỳ. Đồng thời phản hồi nếu vật tư giao về không phù hợp thực tế.
• Bộ phận kiểm tra chất lượng (QC): Chịu trách nhiệm đánh giá chất lượng đầu vào trước khi hàng hóa được chấp nhận. Đây là một bước không thể thiếu để đảm bảo ổn định cho cả dây chuyền sản xuất.

Điểm khác biệt so với doanh nghiệp khác

So với các loại hình doanh nghiệp khác, quy trình mua hàng của công ty sản xuất có những đặc điểm riêng biệt, phản ánh tính chất ngành và mục tiêu vận hành.

• Có quy trình IQC rõ ràng và nghiêm ngặt trước khi nhập kho: Mọi lô hàng đều được kiểm tra theo tiêu chuẩn chất lượng đã định sẵn. Việc kiểm tra này giúp giảm rủi ro sản phẩm lỗi, hỏng, hoặc khiếu nại từ khách hàng về sau.
• Tối ưu theo mô hình Lean hoặc Just-in-time (JIT): Một số công ty sản xuất còn áp dụng mô hình sản xuất tinh gọn, yêu cầu quy trình mua hàng của công ty linh hoạt, nhanh chóng và có khả năng cung ứng đúng lúc, không quá sớm, không quá trễ.

So sánh quy trình mua hàng giữa các loại hình doanh nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp: thương mại, xây dựng hay sản xuất đều có cách tiếp cận riêng đối với quy trình mua hàng, xuất phát từ đặc thù ngành nghề và mục tiêu vận hành. Việc hiểu rõ sự khác biệt này không chỉ giúp tối ưu nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập hệ thống quản lý mua hàng phù hợp.

Tiêu chí	Doanh nghiệp thương mại	Công ty xây dựng	Công ty sản xuất
Mục tiêu chính	Tối ưu giá nhập, kiểm soát tồn kho, xoay vòng vốn nhanh	Đảm bảo đúng tiến độ thi công, đúng vật tư theo giai đoạn	Cung ứng nguyên liệu đúng định mức, đảm bảo không gián đoạn sản xuất
Đặc điểm quy trình	– Mua theo đơn hàng từ khách – Ưu tiên tốc độ, giá cả	– Mua theo từng giai đoạn thi công – Linh hoạt theo thực tế công trình	– Gắn với kế hoạch sản xuất – Căn cứ vào BOM, tồn kho định mức
Cơ chế phê duyệt	Nhanh, linh hoạt, ít cấp phê duyệt	Nhiều cấp phê duyệt: kỹ thuật, dự án, giám đốc	Kết hợp nhiều phòng ban: kế hoạch, kho, QC
Rủi ro thường gặp	– Hết hàng đột xuất – Tồn kho khó bán khi thị trường biến động	– Trễ tiến độ nếu giao hàng chậm – Phát sinh chi phí thay đổi thiết kế	– Dừng sản xuất nếu nguyên liệu không đạt hoặc thiếu hàng loạt
Yêu cầu kiểm tra chất lượng	Không quá nghiêm ngặt, chủ yếu theo cảm quan và thương hiệu	Có nhưng tùy từng công trình, vật tư	Bắt buộc có IQC (kiểm tra chất lượng đầu vào)
Mức độ liên kết nội bộ	Trung bình – liên kết chủ yếu với bộ phận kinh doanh và kho	Cao – cần phối hợp giữa kỹ thuật, kế hoạch, thi công	Rất cao – liên kết chặt với sản xuất, kế hoạch, kho, QC

Những lưu ý khi xây dựng quy trình mua hàng hiệu quả

Để quy trình mua hàng của công ty thực sự trở thành “xương sống” trong hoạt động vận hành, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố then chốt dưới đây:

• Phù hợp với loại hình doanh nghiệp: Mỗi lĩnh vực có đặc thù riêng. Thương mại cần nhanh và linh hoạt, xây dựng cần theo tiến độ công trình, sản xuất yêu cầu chính xác và ổn định. Việc “đo ni đóng giày” giúp quy trình mua hàng của công ty dễ triển khai và mang lại hiệu quả thực tế.
• Ứng dụng công nghệ hỗ trợ: Phần mềm mua hàng hoặc hệ thống ERP giúp quản lý đơn hàng, ngân sách, nhà cung cấp rõ ràng, hạn chế sai sót thủ công và tăng khả năng kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng.
• Gắn kết các phòng ban liên quan: Mua hàng không thể tách rời với kế toán, kho, kỹ thuật hay sản xuất. Liên kết chặt chẽ giúp thông tin đồng nhất, hạn chế trễ tiến độ và lãng phí.
• Thường xuyên rà soát và cải tiến: Quy trình cần được cập nhật, điều chỉnh dựa trên phản hồi thực tế để ngày càng tối ưu hơn về thời gian, chi phí và chất lượng.

Kết luận

Quy trình mua hàng của công ty hiệu quả không chỉ là công cụ vận hành, mà còn là yếu tố tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp thương mại cần quy trình nhanh, gọn, tối ưu giá; doanh nghiệp xây dựng cần tính linh hoạt theo tiến độ công trình; còn doanh nghiệp sản xuất lại đòi hỏi sự chính xác, ổn định và kiểm soát chất lượng chặt chẽ. Không có “khuôn mẫu chung” cho mọi mô hình, điều quan trọng là thiết kế một quy trình phù hợp với cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Phần mềm Quản lý mua hàng